III. ĐÁNH GIÁ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN Lí CễNG TY 1.Ưu điểm:
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN Lí Ở CễNG TY CỔ PHẦN PICO PLAZA
BỘ MÁY QUẢN Lí Ở CễNG TY CỔ PHẦN PICO PLAZA
TRONG NH ỮNG N ĂM T ỚI
Tất cả cỏc doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế thị trường đều hiểu rằng muốn tồn tại và phỏt triển thỡ luụn phải quan tõm đến việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức mỡnh cho thớch ứng với những biến động của mụi trường. Trước hết, cơ cấu phải phản ỏnh cỏc mục tiờu và cỏc kế hoạch vỡ cỏc hoạt động được nảy sinh từ đú. Thứ hai, nú phải phản ỏnh quyền hạn cú thể sử dụng đối với việc quản lý một doanh nghiệp. Quyền hạn trong một tổ chức là quyền được xỏc định về mặt xó hội để thực hiện những sỏng tạo. Thứ ba, cơ cấu tổ chức, giống như một kế hoạch bất kỳ, phải phản ỏnh mụi trường của mỡnh. Giống như những tiền đề của một kế hoạch, cỏc tiền đề của một cơ cấu tổ chức cũng cú thể là kinh tế, cụng nghệ, chớnh trị, xó hội hay đạo đức. Nú phải được thiết kế ra để làm việc, để cho cỏc thành viờn của một nhúm cựng đúng gúp sức lực, và để giỳp cho con người đạt được những mục tiờu một cỏch cú hiệu quả trong tương lai thay đổi. Với ý nghĩa đú, một cơ cấu tổ chức cú hiệu lực khụng bao giờ là tĩnh tại. Khụng thể cú một cơ cấu tổ chức nào tốt duy nhất cú thể làm việc tốt trong mọi tỡnh huống. Một cơ cấu tổ chức cú hiệu quả cũn phụ thuộc vào hoàn cảnh. Thứ tư, tổ chức bao gồm những con người. Cỏc nhúm hoạt động và những mối quan hệ quyền hạn của một cơ cấu tổ chức phải tớnh đến những hạn chế và thúi quen của con người.
Nhỡn chung mọi doanh nghiệp khi hoàn thiện một cơ cấu tổ chức phải bảo đảm: - Bộ mỏy được tổ chức gọn nhẹ nhưng hiệu lực.
- Chi phớ quản lý giảm nhưng vẫn tăng hiệu suất quản lý. - ứng dụng cụng nghệ hiện đại vào quản lý.
- Tăng hiệu quả chung của sản xuất kinh doanh.
Bờn cạnh cỏc yờu cầu trờn, những nguyờn tắc tổ chức thường được ỏp dụng trờn thực tế là:
- Gắn với mục tiờu và chức năng. - Cõn đối, hiệu quả, linh hoạt.
- Khoa học, hợp lý, phự hợp với hoàn cảnh thực tiễn. - Kết hợp quyền lợi, quyền hạn và trỏch nhiệm.
- Tổ chức theo cụng việc, theo nhiệm vụ chứ khụng theo nhu cầu của mỗi cỏ nhõn.
- Tuõn theo cỏc quy luật khỏch quan về tổ chức như ỏp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật trong quản lý.
- Khụng chồng chộo, khụng bỏ sút chức năng.
Hướng tới mục tiờu hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý, trờn cơ sở cỏc yờu cầu và nguyờn tắc trờn, em xin đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm nõng cao hiệu quả hoạt động của cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý tại Cụng ty Cổ phần Pico Plaza:
Cơ cấu tổ chức của mỗi một tổ chức khụng chỉ đơn thuần là sơ đồ tổ chức bộ mỏy, do đú cỏc giải phỏp xõy dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý bờn cạnh việc thiết lập sơ đồ của một cơ cấu tổ chức thỡ vấn đề quan trọng đặt ra là cơ chế vận hành của cơ cấu. Do đú bờn cạnh biện phỏp hoàn thiện về mụ hỡnh tổ chức là cỏc biện phỏp đảm bảo cho bộ mỏy quản lý hoạt động với năng suất chất lượng và hiệu quả cao nhất. Kết hợp lý thuyết với thực tế cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý của Cụng ty em xin đề xuất một số biện phỏp sau:
1.Hoàn thiện vấn đề xỏc định biờn chế bộ mỏy quản lý.
Mỗi doanh nghiệp đều cần phải coi việc đề cập đến số lượng, chất lượng lao động, đặc biệt lao động quản lý, là vấn đề sống cũn. Chức năng định biờn liờn quan đến việc sắp xếp con người vào những vị trớ trong cơ cấu tổ chức theo cỏch nào đú để đảm bảo rằng nú cú đủ khả năng điều hành được doanh nghiệp cả hiện tại lẫn trong tương lai. Việc xỏc định biờn chế phải được coi là một hệ thống - một hệ thống con trong toàn bộ hệ thống quản lý, nú bao gồm những quỏ trỡnh tỏc động tương hỗ của việc đỏnh giỏ, dự trữ, chọn lựa và khai triển về mặt quản lý.
Chức năng quản lý của việc xỏc định biờn chế hay định biờn được định nghĩa là việc sắp xếp cỏc cương vị trong cơ cấu tổ chức qua việc xỏc định những đũi hỏi
về nhõn lực, dự trữ nhõn lực, tuyển mộ, chọn lựa, sắp xếp, đề bạt, đỏnh giỏ, bồi hoàn và đào tạo con người. Rừ ràng là việc định biờn phải gắn chặt với việc tổ chức, tức là gắn với việc định ra cỏc cơ cấu hướng đớch của cỏc vai trũ nhiệm vụ và vị trớ cụng tỏc. Cỏc chức năng quản lý của việc định biờn quan hệ với toàn bộ hệ thống quản lý. Cỏc “kế hoạch của doanh nghiệp” chớnh là cơ sở của cỏc “kế hoạch về cơ cấu tổ chức” cần thiết để đạt được cỏc mục tiờu của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức hiện nay và cơ cấu được dự thảo quy định “số lượng và chủng loại những người quản lý cần thiết”. Những nhu cầu này về người quản lý được so sỏnh với những tài năng cú thể sử dụng trong số những nguồn dự trữ cho quản lý. Dựa vào sự phõn tớch này, “cỏc nguồn từ bờn ngoài và bờn trong” được sử dụng thụng qua cỏc quỏ trỡnh “tuyển mộ, lựa chọn, sắp xếp và đề bạt”. Những khớa cạnh quan trọng khỏc của việc định biờn là “đỏnh giỏ”, “đào tạo và phỏt triển” những người quản lý. Cỏc kế hoạch của doanh nghiệp chớnh là cơ sở cho việc định biờn. Để thực hiện cỏc kế hoạch cần phải lập ra một cơ cấu tổ chức. Kế hoạch tổ chức đũi hỏi phải cú sự giao phú những quyền hạn cần thiết cho người quản lý sao cho họ cú thể thực hiện được cỏc hoạt động triển khai, sản xuất, phõn phối ...sản phẩm. Đồng thời cũng phải lập kế hoạch về sự kết hợp ngang dọc của những mối quan hệ quyền hạn và thụng tin. Để thực hiện mỗi giai đoạn của chương trỡnh, phải sắp xếp những người quản lý cú năng lực và duy trỡ họ trong cơ cấu tổ chức, và điều đú đạt được qua việc lập kế hoạch.
Số lượng người quản lý cần thiết cho một doanh nghiệp phụ thuộc khụng chỉ vào quy mụ của nú mà cũn phụ thuộc vào độ phức tạp của cơ cấu tổ chức, vào cỏc kế hoạch mở rộng của nú và vào mức độ luõn chuyển nhõn viờn quản lý. Tỷ lệ giữa số người quản lý và số lượng nhõn viờn khụng tuõn theo bất kỳ quy luật nào. Rất cú thể cần biến đổi cơ cấu qua việc mở rộng hay thu hẹp quyền hạn được giao, sao cho số lượng người quản lý trong một doanh nghiệp nhất định sẽ tăng hay giảm khụng phụ thuộc vào quy mụ hoạt động của nú. Tỷ lệ bổ nhiệm cỏn bộ hàng năm vào cỏc chức vụ quản lý cú thể được xỏc định bằng việc xem xột những kinh nghiệm trước kia và dự tớnh trong tương laiNhư vậy, cụng tỏc định biờn trong doanh nghiệp là vụ cựng quan trọng, khụng chỉ liờn quan đến việc định ra số lượng
lao động, chất lượng lao động mà cũn liờn quan đến vấn đề làm sao để cú được số, chất lượng lao động ấy.
Vấn đề xỏc định biờn chế lao động quản lý trong Cụng ty Cổ Phần Pico Plaza cần được hoàn thiện theo cỏc bước:
-Phõn tớch, tổng hợp kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trờn cỏc mặt hoạt động.
-Đỏnh giỏ thành tớch cụng tỏc của từng cỏ nhõn lao động quản lý, mức độ đúng gúp cho hiệu quả chung của Cụng ty. Đỏnh giỏ khả năng phỏt triển để cú kế hoạch phự hợp.
-Tớnh toỏn chi phớ cho hoạt động quản lý trờn tổng chi phớ sản xuất kinh doanh, dự tớnh số lượng lao động quản lý và chi phớ cho hoạt động quản lý trong giai đoạn mới.
-Giảm dần số lượng lao động quản lý đến mức thấp nhất nhưng vẫn đảm bảo thực hiện đầy đủ cỏc chức năng quản lý.
-Xõy dựng kế hoạch nhõn sự của hoạt động quản lý cho phự hợp với cỏc đối tượng và với mục tiờu của Cụng ty.
Từ biện phỏp trờn, cần cụ thể hoỏ đối với từng phũng ban trong vấn đề định biờn lao động quản lý:
2.Hoàn thiện cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ cỏc phũng ban
Hoàn thiện chức năng của cỏc phũng ban đảm bảo: -Rừ ràng, đầy đủ, gọn nhẹ.
-Khụng trựng, lặp, bỏ sot, chồng chộo chức năng giữa cỏc phũng ban.
-Đảm bảo thực hiện tốt quy chế tập trung dõn chủ, tận dụng cỏc chuyờn gia thuộc bộ phận tham mưu.
3.Hoàn thiện vấn đề xỏc định quy chế phối hợp giữa cỏc bộ phận.
Cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý của một doanh nghiệp chỉ cú thể thực hiện tốt chức năng của mỡnh khi cỏc bộ phận trong cơ cấu ấy được phối hợp với nhau một cỏch hợp lý cả về chiều ngang và chiều dọc. Để giỳp cho mọi người cựng làm việc với nhau một cỏch cú hiệu quả trong việc hoàn thành cỏc mục tiờu, cần phải xõy
dựng và duy trỡ một cơ cấu nhất định về những vai trũ, nhiệm vụ và vị trớ cụng tỏc. Những điều đú thuộc phạm vi của tổ chức.
Mục đớch của cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý trong doanh nghiệp là nhằm lập ra một hệ thống chớnh thức gồm cỏc vai trũ nhiệm vụ mà con người cú thể thực hiện, sao cho họ cú thể cộng tỏc một cỏch tốt nhất với nhau để đạt được cỏc mục tiờu của doanh nghiệp. Để làm được điều đú thỡ một trong những hoạt động của lĩnh vực tổ chức là xỏc định quy chế hoạt động và phối hợp cỏc bộ phận trong doanh nghiệp.
Quy chế phối hợp được xỏc định rừ ràng một mặt sẽ hạn chế được sự trựng lắp, chồng chộo, bỏ sút chức năng của cỏc bộ phận, đồng thời cỏc bộ phận sẽ kết hợp với nhau để cựng thực hiện tốt cỏc nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Quy chế phối hợp cỏc bộ phận của Cụng ty Cổ phần Pico Plaza được xỏc định qua cỏc mối quan hệ ngang và dọc trong cơ cấu.
Hoàn thiện quy chế phối hợp tức là hoàn thiện vấn đề phõn phối quyền hạn, chức năng của cỏc bộ phận, lónh đạo Cụng ty phải khộo lộo để đạt được sự hoà hợp giữa cỏc nhúm. Muốn vậy, cần thực hiện cỏc nội dung:
-Xõy dựng mối quan hệ tương hỗ giữa cỏc nhúm. -Phỏt triển cỏc phương ỏn kớch thớch sự hợp tỏc. Phõn quyền trỏch nhiệm.
- Phỏt triển những mối liờn lạc cởi mở.
- Đề cao tinh thần trỏch nhiệm và tự chủ của cỏc nhúm vỡ mục tiờu chung. Nõng cao hiệu quả trong việc phối hợp hoạt động giữa cỏc phũng ban nhằm nõng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, nõng cao chất lượng sản phẩm. Khoa học quản lý đó chỉ ra rằng sự phõn cụng lao động theo hướng chuyờn mpụn hoỏ thỡ mới cú hiệu quả. Nhưng mối quan hệ giữa cỏc bộ phận đem lại yếu tố quyết định đối với chất lượng sản phẩm. Vậy mà quan hệ giữa một số phũng ban, bộ phận trong cụng ty cũn thiếu đồng bộ. Do đú việc hoàn thiện lại mối quan hệ giữa cỏc bộ phận là rất cần thiết để giỳp cho bộ mỏy quản lý hoạt động cú hiệu quả hơn.
4.Định rừ cơ chế và phương thức quản lý.
Bộ mỏy quản lý chịu ảnh hưởng trực tiếp của cơ chế quản lý. Đú là sự ảnh hưởng tới quỏ trỡnh hỡnh thành hệ thống cỏc mục tiờu, cỏc phương ỏn sản xuất ,cỏc hỡnh thức kinh doanh, việc bố trớ cỏc bộ phận quản lý, cỏc phương thức tỏc động của lónh đạo tới nhõn viờn trong một hệ thống. Điều này xuất phỏt từ những chớnh sỏch, chủ trương, đường lối do cơ chế quản lý quy định bắt buộc cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý phải thớch nghi, phải được bố trớ, sắp xếp cho phự hợp với những ràng buộc của cơ chế quản lý.
Một cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý để cú thể phỏt huy thế mạnh thỡ sau cụng tỏc định biờn là vấn đề định ra cơ chế và phương thức quản lý. Cơ chế được hiểu theo nghĩa chung nhất là cỏch thức mà theo đú một quỏ trỡnh được thực hiện. Cú nghĩa là cơ chế chớnh là cơ sở để thực hiện chức năng của cơ cấu tổ chức.
Một cơ cấu tổ chức phỏt huy được hiệu lực là khi nú giỳp cho việc hoàn thành cỏc mục tiờu của doanh nghiệp với mức tối thiểu về chi phớ
Cơ chế quản lý của Cụng ty Cổ phần Pico Plaza bao gồm cỏc nội dung: - Đảm bảo vai trũ lónh đạo trong Cụng ty.
- Hỡnh thành hệ thống quyền lực và thụng tin rừ ràng, thụng suốt trong tất cả cỏc bộ phận, cỏc thành viờn của Cụng ty.
Vấn đề đảm bảo quyền lónh đạo đó và đang được Cụng ty thực hiện tốt, thể hiện qua cỏc thành tớch mà cỏn bộ cụng nhõn viờn Cụng ty đó đạt được. Lónh đạo Cụng ty cần tiếp tục duy trỡ sự lónh đạo này. Vấn đề cũn lại sau khi đó xõy dựng được một cơ cấu bộ mỏy quản lý là phải tổ chức để cho cơ cấu ấy vận hành mang lại hiệu quả sản xuất kinh doanh cao nhất.
Một trong những phương phỏp quản lý được đề ra đú là phải tổ chức và hoàn thiện hệ thống phõn quyền, giao quyền.
Mục đớch chủ yếu của việc giao quyền là làm cho việc xõy dựng một tổ chức cú thể thực hiện được. Chớnh vỡ khụng thể cú được một người nào đú trong doanh nghiệp cú khả năng làm được tất cả mọi cụng việc để hoàn thành mục tiờu của một nhúm, vỡ vậy khi một doanh nghiệp phỏt triển khụng thể cú việc một người nào đú sẽ giữ toàn bộ quyền ra quyết định.
Cỏc nguyờn tắc giao quyền ( cũng đồng thời là cỏc nguyờn tắc tổ chức ): - Nguyờn tắc giao quyền theo kết quả mong muốn: Do việc giao quyền là nhằm trang bị cho người quản lý một cụng cụ để quản lý sao cho cỏc mục tiờu đảm bảo sẽ được thực hiện tốt, quyền được giao cho từng người quản lý cần phải tương xứng, nhằm bảo đảm rằng họ cú khả năng hoàn thành cỏc kết quả mong muốn. Một thực trạng hiện nay khụng chỉ tại Cụng ty Đầu tư- Xõy dựng Hà Nội là vấn đề thiếu sự tương xứng giữa quyền hạn và trỏch nhiệm. Cấp trờn giao nhiệm vụ cho cấp dưới mà khụng phõn tớch kỹ mối quan hệ giữa mục tiờu cần đạt và khả năng của cấp dưới.
Để thực hiện tốt nguyờn tắc này, lónh đạo Cụng ty cần phải phõn giao trỏch nhiệm căn cứ vào mục tiờu doanh nghiệp và vào chức vụ quản lý cú thể đảm nhận được mức độ quyền hạn như thế nào, và cú thể thực hiện được mục tiờu nào.
- Nguyờn tắc xỏc định theo chức năng: Để định ra cỏc bộ phận, cỏc uỷ viờn quản trị phải nhúm gộp cỏc hoạt động nhằm tạo điều kiện cho việc hoàn thành cỏc mục tiờu, và những người quản lý của mỗi bộ phận nhỏ phải cú quyền phối hợp cỏc hoạt động của bộ phận nhỏ cựng với cỏc bộ phận khỏc trong toàn bộ tổ chức. Những đũi hỏi này nảy sinh nguyờn tắc xỏc định theo chức năng: Một cương vị hay một bộ phận cú được sự xỏc định càng rừ ràng về cỏc kết quả mong đợi, về cỏc hoạt động cần tiến hành, về quyền hạn được giao trong tổ chức, về sự hiểu rừ quyền lực và cỏc mối liờn hệ về thụng tin với cỏc cương vị khỏc thỡ những người chịu trỏch nhiệm càng cú thể đúng gúp nhiều hơn vào việc hoàn thành mục tiờu của doanh nghiệp. Việc coi nhẹ nguyờn tắc này dễ dẫn đến nguy cơ về sự lẫn lộn khụng biết ai sẽ phải làm việc gỡ. Nguyờn tắc này, bao gồm cả việc giao quyền và phõn chia bộ phận- mặc dự đơn giản về mặt nhận thức nhưng thường rất phức tạp