Hệ thống hồ sơ địa chính là tài liệu giúp cho công tác quản lý Nhà nớc về đất đai đợc chặt chẽ và khoa học hơn. Nó cũng là cơ sở để giải quyết quan hệ pháp luật về đất đai. Từ năm 1981, Tổng cục Quản lý ruộng đất, nay là Bộ Tài nguyên và Môi trờng đã ban hành nhiều văn bản và mẫu biểu phục vụ cho công tác lập hồ sơ địa chính nh: Quyết định 56/QĐ-ĐKTK ngày 05/11/1981, Quyết định 499/QĐ-ĐC ngày 27/7/1995, Thông t 1990/2001/TT-TCĐC ngày 30/11/2001, Thông t 29/2004/TT-BTN&MT, Thông t 09/2007/TT-BTN&MT ngày 20/7/2007.
Hiện nay, hệ thống hồ sơ địa chính dạng giấy trên địa bàn Xó La Phự đ- ợc sử dụng là hệ thống hồ sơ địa chính lập theo Quyết định 56/QĐ-ĐKTK:
- Bản đồ chủ yếu là bản đồ giải thửa và các loại bản đồ khác chỉnh lý cho phù hợp với hiện trạng sử dụng đất. Công cụ đo vẽ thô sơ: thớc dây, thớc tre, máy bàn đạc cải tiến của Việt Nam, công nghệ can sao bằng tay nên độ chính xác cha cao. Bản đồ giải thửa theo Chỉ thị 299/TTg đo vẽ năm 1992 với 19 tờ bản đồ, tỷ lệ 1/1000 đợc can vẽ bằng bút sắt, chỉnh lý không đợc ký và xác nhận, biến động lớn, lu giữ lộn xộn, bảo quản không cẩn thận.
- Sổ địa chính theo Quyết định 56/QĐ-ĐKTK ngày 5/11/1981 gồm 3 biểu mẫu đo đạc, 09 mẫu biểu thống kê. Bao gồm sổ mục kê ruộng đất và sổ địa chính do UBND xã lập 2 bộ lu ở 2 cấp huyện và xã.
- Sổ mục kê có 02 sổ, sổ địa chính có 03 sổ. - 30 quyển bản sao Hồ sơ kỹ thuật thửa đất.
- 21/33 quyển biên bản xác định ranh giới, mốc giới thửa đất.
Bản đồ đã giúp cho Xó rất nhiều trong việc nắm bắt hiện trạng, thuận lợi cho công tác quản lý bề mặt của Xó nhng để ứng dụng trong công tác kê khai đăng ký thì hiệu quả không cao vì hình dáng, kích thớc, diện tích nhiều thửa sai khác so với hiện trạng. Khi đa bản vẽ cho các hộ dân về kiểm tra thì hầu hết các hộ dân đều không đồng ý với bản vẽ. Chính vì điều này mà ngoài công tác phân loại xét duyệt, UBND Xó còn phải thành lập tổ công tác đi đo để kiểm tra kích thớc nhà, đất.