3. XÂY DỰNG GIẢI PHÁP ERP VÀO CÔNG TY TNHH SX & TM TÂN QUANG MINH NƯỚC GIẢI KHÁT
3.7. Giải pháp kế toán tổng hợp
Việc ghi sổ trong hệ thống tài khoản mới đòi hỏi bất cứ các hoạt động kinh tế phát sinh phải ghi chép thông qua các nhóm số của hệ thống tài khoản. Cách phân nhóm này đảm bảo sẽ hạch toán được chi tiết các nghiệp vụ theo chuẩn mực kế toán của Việt Nam và phân lớp quản lý tới mức chi tiết nhất phù hợp với yêu cầu quản lý chi tiết theo nhiều đối tượng.
Theo dõi và lập kế hoạch ngân sách cho • Từng tài khoản
• Từng khách hàng hay nhà cung ứng • Từng mã hàng , vật tư nguyên vật liệu • Từng dự án
• Và các tiêu thức theo yêu cầu
- Xây dựng một ngân sách thể hiện doanh thu và chi chi dự toán trong một vài kỳ toán.
- Xây dựng tổ chức ngân sách thể hiện các văn phòng, các ban và các trung tâm chi phí để nhập và bảo vệ số liệu ngân sách
- Tính toán số lượng ngân sách để cập nhật số dư ngân sách từ các công thức ngân sách và công thức ngân sách gộp
- Thực hiện các yêu cầu trực tiếp để xem xét các thông tin về ngân sách. Dùng các yêu cầu này để hiển thị số dư ngân sách, cũng như số dư thực tế và dự chi. Hệ thống sẽ đối chiếu giữa ngân sách tổng thể và chi tiết và kiểm tra phân chênh lệch.
- Hệ thống xây dựng các báo cáo khác nhau chứa đựng các thông tin về ngân sách để đảm bảo mọi cấp quản lý của doanh nghiệp có thể có được các thông tin theo mức về ngân sách.
- Xây dựng và chạy chức năng tổng hợp để tổng hợp số dư ngân sách giữa các bộ sổ khác nhau.
- Đóng ngân sách để ngăn chặn sự thay đổi bất thường hoặc không hợp lệ. Có thể đóng một phần hoặc toàn bộ ngân sách.
- Chuyển số dư ngân sách ra loại tiền báo cáo để so sánh với số thực tế trong các báo cáo tài chính. Giải pháp đề ra nên cho phép tạo các báo cáo để so sánh các phiên bản ngân sách khác nhau trong cũng loại tiền báo cáo.
Theo dõi và quản lý đa tiền tệ. Đánh giá chênh lệch tỷ giá
- Một công đồ uống Việt Nam hiện nay có mối quan hệ với nhiều đối tác trên nhiều nước do đó khi thanh quyết toán các đơn hang thường sử dụng nhiều loại tiền tệ khác nhau. Do đó giải pháp đưa ra sẽ quản lý và theo dõi đa tiền tệ. Nhưng do thị trường tiền tệ luôn biến động nên giải pháp cần phải đánh giá được chênh lệch tỷ giá giữa thời điểm phát sinh, thanh toán và báo cáo tài chính.
- Quản lý đa tiền tệ là một giải pháp phức tạp vì quan hệ nhiều chiều giữa các đồng tiền luôn biến đổi. Hiện nay các công ty chủ yếu xét mối quan hệ giữa đồng Việt Nam và các đồng ngoại tệ khác trên.
- Khi có các đánh giá chênh lệch tỷ giá giải pháp sẽ tự động đưa ra các bút toán điều chỉnh và thiết lập các báo cáo ảnh hưởng của chênh lệch tỷ giá đến tất cả các mặt của công ty.
Lập cân đối kế toán, cân đối số phát sinh.
Đối với bất kỳ hệ kế toán tổng hợp nào thì cân đối số liệu kế toán, cân đối số liệu phát sinh là yêu cầu tiên quyết đầu tiên. Tuy nhiên ở đây do tài khoản phân cấp theo nhiều mức khác nhau dẫn đến giải pháp cũng đưa ra cân đối theo các mức của tài khoản để đảm bảo có thể nhìn thấy được số liệu tài chính doanh nghiệp theo từng cấp. Các số liệu cân đối kế toán, cân đối phát sinh là cơ sở để lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế, lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính cho Bộ Tài chính, cơ quan thuế. Ngoài ra nó cũng là số liệu để phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp
Khả năng phân tích trực tuyến số liệu tài chính nhiều năm
Các dữ liệu tài chính được lưu trên cơ sở dữ liệu thiết kế lưu nhiều năm nên đảm bảo dữ liệu sau nhiều năm có thể sử dụng làm đầu vào cho các dịch vụ phân tích dữ liệu trực tuyến. Mặt khác cơ sở dữ liệu thiết kế là cơ sở dữ liệu quan hệ lưu tập trung trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ mạnh là SQL Server 2000 hoặc Oracle. Trên các hệ quản trị này các dịch vụ tích hợp phân tích trực tuyến khá mạnh như OLAP tiến hành trên kho dữ liệu Data Warehouse. Dựa trên dữ liệu tài chính lưu tập trung nhiều năm có thể ứng dụng các kỹ thuật khai phá dữ liệu để phân tích quy luật thị trường mục tiêu, khách hàng mục tiêu, phân tích rủi ro về thị phần, khách hàng, chất lượng, phân tích về đối thủ cạnh tranh, dự đoán xu thế phát triển các mặt hàng hoá, xu thê nhu cầu nguyên phụ liệu, xu hướng thời trang… Các tool OLAP chú trọng vào việc cung cấp phân tích dữ liệu đa chiều trực tuyến chất lượng cao với câu lệnh SQL theo các tính giản lược và sự tách nhỏ theo nhiều chiều. Đây là vấn đề mở tuỳ thuộc nhu cầu từng thời điểm của doanh nghiệp sẽ có các lợi ích thu được khi phân tích dữ liệu hiện có khi sử dụng giải pháp ERP tổng thể nơi dữ liệu đã được chuẩn hoá với thông tin đa dạng và đầy đủ nhất về nội tại và tác động bên ngoài của doanh nghiệp.