II .Các nghiệp vụ kế toán chủ yếu
3 .Kế toán thanh toán không dùng tiền mặt và thanh toán vốn
3.1.3. Nội dung xử lý kế toán
*Chuyển tiền điện tử:
*Ví dụ1:Ngày 04/08/2010 Chi nhanh xăng dầu Thành Phố Bắc Ninh TK 421101.000019 nộp vào NHNNo & PTNT Thành Phố Bắc Ninh bộ UNC trích TKTG trả tiền điện sản xuất cho sở Điện lực TPBN có Tk tại NHNNo & PTNT Thành Phố Bắc Giang số tiên 70.000.000đ
- Khi nhận được bộ UNC kế toán tiến hành xử lý như sau: Đối với kế toán giao dịch:
Kiểm tra tính hợp lệ hợp phap của việc lập chứng từ, chứng từ lập theo mẫu quy định, dấu , chữ ký trên chứng từ đúng mẫu đã đăng ký tại NH, kiểm tra số dư TKTG của KH thực hiện chuyển tiền.
Chứng từ hợp lệ, hợp pháp, chuyển sang kiểm soát duyệt, đồng thời kế toán hạch toán: NỘI TỆ ->TIỀN GỬI KKH& CKH -> CHUYỂN TIỀN ĐI->CTĐT NỘI TỈNH
Nợ Tk 421101.000019: 70.000.000 Có Tk 519101.000023: 70.000.000
Ghi số bút toán lên góc bên phải chứng từ chuyển tiền. Sau đó tiến hành nhập dữ liệu trên chứng từ, vào chương trình chuyển tiền điện tử gồm các yếu tố sau:
+Tên người phát lệnh và người nhận lệnh +TK của người phát lênh và người nhận lệnh
+Tên NH phục vụ người phát lênh va người nhận lệnh +Mã NH phục vụ người phát lệnh, người nhận lênh +Số tiền bằng số , bằng chữ
+Nội dung chuyển ->Ghi->Duyệt
Kiểm soát lại các thông tin đã nhập vào máy, ký trên chứng từ giấy. Sau đó chuyển chứng từ giấy đông thời với việc truyền giữ liệu qua mạng vi tính cho kế toán chuyển tiền xử lý
Đối với kế toán chuyển tiền:
Nhận được chứng từ gốc và dữ liệu qua mạng vi tính, kế toán kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ , tính hợp pháp của nghiệp vụ, chữ ký của kế toán giao dịch, kiểm tra sự khớp đúng giữa dữ liệu trên máy tính và chứng từ
Nếu phát hiện trên chứng từ hoặc dữ liệu có sai sót phải chuyển trả cho kế toán giao dịch để xử lý lại. Kế toán chuyển tiền không được sửa chữa bất cứ yếu tố nào trên chứng từ giấy cũng như dữ liệu đã nhập
Nếu đúng tiến hành lập lênh chuyển tiền, căn cứ vào chứng từ chuyển tiền, kế toán chuyển tiền bổ sung thêm các yếu tổ còn lại để hoàn chỉnh một lênh chuyển tiền, trên cơ sở kế toán giao dịch đã nhập vào ban đầu theo mẫu quy định bao gồm các yếu tố:
+Gõ page up, page down để chọn bút toán +Tên NH phát lệnh và nhận lệnh
+Mã NH phục phụ người phát lênh và nhận lệnh +Số tiên bằng số:
Sau khi nhập đầy đủ và kiểm soát lại các dữ liệu. Kế toán chuyển tiền ký vào chứng từ gốc, chữ ký điện tử vào lênh chuyển tiền, sau đó chuyển toàn bộ dữ liệu lênh chuyển tiền và chứng từ gốc chuyển cho người kiểm soát
* Đối với người kiểm soát:
Người kiểm soát kiểm tra sự khớp đúng giữa lênh chuyển tiền trên máy vớic chứng từ gốc do kế toán chuyển tiền chuyển đến
Đảm bảo dữ liệu đã nhập đầy đủ, chính xác khớp đúng với chứng từ chuyển tiền của khách hàng .Kiểm tra chữ ký của kế toán giao dịch, kế toán chuyển tiền trên chứng từ giấy. Nếu có sai xót chuyển lại kế toán chuyển tiền xử lý. Người kiểm soát không được tự ý sủa chữa, bổ sung bất kỳ yếu tố nào trên chứng từ gốc chuyển tiền cũng như dữ liệu của lệnh chuyển tiền. Nếu đúng, người kiểm soát ký duyệt(ghi chữ ký điện tử). Lệnh chuyển tiền, vào mật mã truyền tin, nén File gửi lênh chuyển tiền đi
*Ví dụ 2: Ngày 04/08/2010 NHNNo & PTNT Thành Phố Bắc Ninh nhận đựoc File chuyển tiền đến của Công ty Sứ Hải Phòng có Tk tại NHNNo Hải Dương chuyển cho công ty TNHH Hà Giang Tk 421101.02378 tại NHNNo & PTNT Thành Phố Bắc Ninh , số tiền 60.000.000đ. Kế toán tiến hành xử lý như sau:
- Vào chương trình kiểm tra chữ ký điện tử để xác định tính đúng đắn chính xác của lệnh chuyển tiên đến. Sau đó chuyển qua kế toán chuyển tiền xử lý tiếp. Kế toán chuyển tiền in 2 liên lệnh chuyển tiền đến, kiểm soát các yếu tố của lệnh chuyển tiền như: Tính hợp lệ, hợp pháp của các yếu tố trên lệnh chuyển tiền, nội dung lệnh chuyển tiền. Sau khi kiểm soát xong, kế toán chuyển tiền ký vào các liên chuyển tiền. Lấy chữ ký kiểm soát trên lênh chuyển tiền sau đó chuyển các liên lệnh chuyển tiền đến cho kế toán giao dịch xử lý tiếp. Kế toán giao dịch căn cứ lênh chuyển tiền do kế toán chuyển tiền chuyển đến thực hiện kiểm soát lại, ký trên chứng từ và hạch toán:
Nợ Tk 519101.00023: 60.000.000 Có Tk 421101.02378 : 60.000.000
Xử lý các lệnh chuyển tiền đến:
-1 liên lệnh chuyển tiền dùng để ạch toán và đóng vào nhật ký chứng từ
-1 liên dùng để báo có cho Công ty Sứ Hải Phòng
*Thanh toán bù trừ:
*Ví dụ 1 :Ngày 05/08/2010 Nhận được bảng kê chứng từ thanh toán bù trừ của NH Công thương Băc Ninh kem theo UNC, số tiền của UNC la 18.000.000đ,do công ty Phú Ninh trả cho Công Ty Hà Giang Tk tại NHNNo & PTNT Thành Phố Bắc Ninh
- Kế toán kiểm tra , đối chiếu số liệu trên bảng kê này với chứng từ thanh toán kèm theo, sau đó ký vào sổ giao nhận chứng từ của NH Công thương Bắc Ninh. Căn cứ vào bảng kê chứng từ thanh toán bù trừ do NH Công Thương Bắc Ninh giao và hạch toán
Nợ Tk 5012.01: 18.000.000 Có Tk 421101.02378: 18.000.000
*Ví dụ 2: ngày 05/08/2010 NHNNo & PTNT Thành Phố Bắc Ninh giao chứng từ thanh toán bù trừ vế có cho NH Đầu Tư Băc Ninh, kèm theo UNC của công ty DABACO trả cho công ty may Kinh Bắc, số tiền 35.000.000đ
-Kế toán hạch toán :
Nợ Tk 421101.00269: 35.000.000 Có TK 5012.01 : 35..000.000
- 1liên Bảng kê chứng từ thanh toán bù trừ làm căn cứ để hạch toán, 1 liên kem với chứng từ gốc giao cho NH Đầu Tư Bắc Ninh.