h) Trách nhiệm quyền hạn của phân xưởng sản xuất
3.2.4.5.Thủ tục mua hàng: TT –
a) Mục đích
Quy định trình tự và cách thức thực hiện các hoạt động mua hàng và đánh giá lựa chọn nhà cung cấp, nhằm đảm bảo hàng hoá mua vào phù hợp với các yêu cầu mua đã được xác định.
b) Phạm vi
Thủ tục này áp dụng cho tất cả các hoạt động mua hàng có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm sản xuất tại Công ty.
Thực hiện các biện pháp
Lưu hồ sơ Phân tích thông tin Thực hiện yêu cầu
Xem xét yêu cầu
Đo lường sự thõa mãn Tiếp nhận yêucầu
Xem xét
c) Thủ tục
Sơ đồ 3.5:Thủ tục mua hàng
d) Phụ lục
− Phiếu đánh giá lựa chọn nhà cung cấp BM 4.5.1
− Danh sách nhà cung cấp được phê duyệt BM 4.5.2
− Phiếu đề nghị mua hàng BM 4.5.3
− Phiếu giám sát nhà cung cấp BM 4.5.4
− Thủ tục kiểm soát sản phẩm không phù hợp TT-SPKPH
− Thủ tục kiểm soát hồ sơ TT-KSHS e) Tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp
- Mục đích: xác định các tiêu chí và chuẩn mực đánh giá lựa chọn nhà cung cấp, nhằm đảm bảo chất lượng ổn đinh của tất cả các hàng hoá/dịch vụ mua vào phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm sản xuất tại công ty.
- Phạm vi: tiêu chuẩn đánh giá này áp dụng cho việc đánh giá lựa chọn tất cả các nhà cung cấp nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, bao bì hay các nhà
không
Nhu cầu mua
Viết phiếu đề nghị Phê duyệt không Đạt Lập đơn đặt hàng Đặt hàng Phê duyệt Lựa chọn NCC Đạt Kiểm soát sản phẩm không phù hợp Lập kế hoạch nhận hàng Nhập kho Thanh toán Kiểm tra Lưu hồ sơ không
cung cấp dịch vụ có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm được sản xuất tại công ty.
Bảng 3.1: Đánh giá nhà cung cấp mới
Stt Chỉ tiêu đánh giá
Chuẩn mực Xếp
loại
1 Chất lượng
Tất cả các chỉ tiêu chất lượng đều đạt vượt yêu cầu của Công ty
Tốt Tất cả các chỉ tiêu chất lượng đều đạt và có một hoặc vài chỉ tiêu đạt cao hơn yêu cầu của Công ty Khá Tất cả các chỉ tiêu chất lượng đều đạt yêu cầu của Công ty, nhưng không có chỉ tiêu nào đạt mức cao hơn yêu cầu của Công ty.
Trung bình Có một hoặc vài chỉ tiêu không đạt yêu cầu của Công ty.
Yếu Tất cả các chỉ tiêu chất lượng đều không đạt yêu cầu. Kém 2 Giá Thấp hơn các nhà cung cấp cạnh tranh từ 5% trở lên Tốt
Thấp hơn các nhà cung cấp cạnh tranh dưới 5% Khá Có giá ngang bằng với các nhà cung cấp cạnh tranh Trung
bình Giá cao hơn các nhà cung cấp cạnh tranh, nhưng không quá 3%
Yếu Giá cao hơn các nhà cung cấp cạnh tranh từ 3% trở lên Kém 3 Phương thức
giao hàng
Giao hàng tại nơi mà Công ty yêu cầu, bao gồm cả vận chuyển và xếp dỡ
Tốt
Giao hàng tại nơi mà Công ty yêu cầu, chi phí xếp dỡ mỗi bên chịu một đầu
Khá
Giao hàng tại nơi của nhà cung cấp và có hỗ trợ xếp dỡ.
Trung bình Giao hàng tại nơi của nhà cung cấp và không có hỗ trợ xếp dỡ
Stt Chỉ tiêu đánh giá Chuẩn mực Xếp loại 4 Thời gian giao hàng
Giao hàng đúng hạn theo yêu cầu trên đơn đặt hàng và trong giờ hành chánh
Tốt Giao hàng đúng hạn nhưng không đảm bảo trong giờ hành chánh
Khá Giao hàng đúng hạn nhưng chỉ có thể giao ngoài giờ hành chánh.
Trung bình Giao hàng trễ hạn từ 1-2 ngày so với đơn đặt hàng Yếu Giao hàng trễ hạn từ 2 ngày trở lên so với yêu cầu trên đơn đặt hàng. Kém 5 Phương thức và thời hạn thanh toán Công nợ đến 60 ngày Tốt Công nợ đến 45 ngày Khá
Công nợ đến 30 ngày Trung
bình
Công nợ đến 15 ngày Yếu
Trả tiền ngay Kém
Bảng 3.2: Đánh giá nhà cung cấp hiện có (Đã được đánh giá lựa chọn trước đó) Stt Chỉ tiêu đánh giá Chuẩn mực Xếp loại 1 Chất lượng
Không vi phạm các yêu cầu về chất lượng trong năm.
Tốt Vi phạm các yêu cầu về chất lượng không quá 3 lần/năm
Khá Vi phạm các yêu cầu về chất lượng từ 3 lần/năm nhưng không quá 5 lần/năm
Trung bình Vi phạm các yêu cầu về chất lượng trên 5 lần/năm Yếu 2 Giá Thấp hơn các nhà cung cấp cạnh tranh từ 5% trở lên Tốt
Stt Chỉ tiêu đánh giá
Chuẩn mực Xếp
loại Thấp hơn các nhà cung cấp cạnh tranh dưới 5% Khá Có giá ngang bằng với các nhà cung cấp cạnh tranh Trung
bình Giá cao hơn các nhà cung cấp cạnh tranh, nhưng không quá 3%
Yếu Giá cao hơn các nhà cung cấp cạnh tranh từ 3% trở lên
Kém
3 Phương thức giao hàng
Giao hàng tại nơi mà Công ty yêu cầu, bao gồm cả vận chuyển và xếp dỡ
Tốt Giao hàng tại nơi mà Công ty yêu cầu, chi phí xếp dỡ mỗi bên chịu một đầu
Khá
Giao hàng tại nơi của nhà cung cấp và có hỗ trợ xếp dỡ.
Trung bình Giao hàng tại nơi của nhà cung cấp và không có hỗ trợ xếp dỡ
Yếu
4 Thời gian giao hàng
Giao hàng đúng hạn nhưng không đảm bảo trong giờ hành chánh
Khá
Giao hàng đúng hạn nhưng chỉ có thể giao ngoài giờ hành chánh.
Trung bình Giao hàng trễ hạn từ 1-2 ngày so với đơn đặt hàng Yếu Giao hàng trễ hạn từ 2 ngày trở lên so với yêu cầu trên đơn đặt hàng.
Kém
5 Công nợ đến 90 ngày Tốt
Công nợ đến 60 ngày Khá
Công nợ đến 30 ngày Trung
bình
Stt Chỉ tiêu đánh giá
Chuẩn mực Xếp
loại
Trả tiền ngay Kém