Đối với một công ty XNK, thường xuyên có mối quan hệ với đối tác nước ngoài , việc thanh toán đòi hỏi phải hết sức đảm bảo. Việc thanh toán nhanh, chính xác, thuận tiện , đúng luật sẽ thúc đẩy nhanh t ốc độ lưu chuyển hàng hóa, lưu chuyển vốn của các bên tham gia, mở rộng và củng cố mối quan hệ hợp tác làm ăn giữa các nước khác. Tuy nhiên, trong buôn bán quốc tế, dù ở hình thức nào luôn tồn tại một mâu thuẫn. Người mua muốn có được hàng hóa trước khi trả tiền, người bán lại muốn nhận tiền trước khi chuyển giao hàng hóa cho người mua. Chính vì vậy phương thức thanh toán tín dụng chứng từ phát huy được tính ưu việt của nó so với hai phương thức thanh toán chuyển tiền và nhờ thu. Phương thức thanh toán chuyển tiền và nhờ thu có nhiều hạn chế và rủi ro nên thường chỉ áp dụng với những khách hàng thường xuyên , có mối quan hệ làm ăn lâu dài , mật thiết với công ty. Do đảm bảo quyền lợi cho cả người xuất khẩu và nhập khẩu, thuận tiện, dễ sử dụng ngay với những người mới tham gia vào thị trường buôn bán quốc tế nên phương thức thanh t oán tín dụng chứng từ này càng giữu vai trò quan trọng trong hoạt đọng buôn bán quốc tế. Người xuất khẩu chỉ nhận tiền khi đã xuất trình một bộ hồ sơ đầy đủ , hợp lệ cho một bên thứ ba đọc lập (là các ngân hàng nhưuVietcombank, eximbank…), còn người mua chỉ được nhận quyền sở hữu hàng khi đã thanh toán cho người bán . Thư tín dụng đảm bảo cho bên mua và bên bán không hiểu biết nhiều về nhau hay trong lần đầu tiên giao dịch vẫn có thể yên tâm rằng bên bán sẽ nhận được tiền đúng hẹn còn bên mua sẽ có hàng đúng nhưu thỏa thuận khi hai bên đã thực hiện nghiêm chỉnh và đầy đủ nghĩa vụ tỏng hợp đồng.
Qua thực tiễn ta thấy, đối với công ty CP XNK 1 Việt Nam nói riêng và các công ty XNK nói chung, việc áp dụng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ hầu hết được sử dụng rộng rãi trong các hợp đồng XNK lớn, đã tạo cho công ty những bạn hàng lớn, những thị trường lớn và chiếm được lòng tin của các đối tác. Trong các năm vừa qua , các hợp đòng thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ đã tăng lên :
Bảng 2.6. Tình hình thanh toán theophương thức tín dụng chứng từ
Đơn vị: triệu USD
Năm Số HĐXK
được ký Trị giá Số HĐ thanh toán theophương thức tín dụng chứng từ L/C Trị giá Tỷ trọng (%) 2012 43 78,313 29 44,011906 56,2 2013 36 71,163 23 39,424302 55,4 (Nguồn: Phòng tổng hợp – công ty cổ phần XNK tổng hợp I ) Thông thường , quy trình thanh toán L/C đối với hoạt động xuất khẩu của công ty CP XNK tổng hợp 1 được thực hiện như sau:
- Vietcombank sau khi nhận được L/C hoặc sửa đổi L/C từ ngân hàng phát hành sẽ thông báo cho Công ty . Công ty có thể nhận L/C giao tại trụ sở của ngân hàng hoặc qua đường bưu điện hoặc yêu cầu giao tận tay nếu doanh số giao dịch lớn.
- Công ty sau khi nhận được L/C hoặc sửa đổi L/C thì kiểm tra kỹ nội dung của L/C, đối chiếu với các điều khoản hợp đồng đã ký kết . Nếu thấy không thể thực hiện được đầy đủ , đúng các điều kiện , điều khoản qui định trong L/C thì lập tức yêu cầu ngân hàng mở L/C sửa đổi L/C thông qua ngân hàng mở L/C
- Khi Công ty đã chấp nhận L/C được nhận công ty sẽ chuẩn bị hàng hóa và giao hàng vào thời gian quy định đồng thời lập các chứng từ theo yêu cầu trong L/C.
- Công ty tiến hành xuất trình bộ chứng từ tại Vietcombank kèm theo bản gốc L/C, các sửa đổi L/C có liên quan ( nếu có) cùng thư thông báo L/C, sửa đổi L/C có xác nhận mã/chữ ký đúng và thư yêu cầu thanh toán theo mẫu .
- Bộ chứng từ thanh toán thường bao gồm : +Hối phiếu
+Thư yêu cầu thanh toán tiền hàng xuất khẩu bằng L/C +Hóa đơn thương mại(03 bản)
+Chứng từ vận tải ( vận đơn) : 02 bản ( 01 bản gốc) +Bản kê chi tiết hàng hóa (packing list ); 03 bản
+Các loại giấy tờ về hàng hóa : giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận kiểm dịch , biên lai giao hàng
+Các giấy tờ khác nếu yêu cầu
- Khi bộ chứng từ được xuất trình phù hợp với các điều khoản , điều kiện của L/C , Vietcombank sẽ thanh toán cho Công ty theo một trong hai hình thức:
+Thanh toán khi nhận được tiên từ ngân hàng nước ngoài
+Thanh toán ngay một số tiền nhất định dưới hình thức chiết khấu chứng từ. 2.4. Đánh giá chung về hoạt động thanh toán hàng xuất khẩu tại công ty GENERALEXIM 2.4.1. Những ưu điểm trong hoạt động thanh toán hàng xuất khẩu tại công ty
Công ty đã biết vận dụng phong phú các phương thức thanh toán phù hợp với từng đối tượng khách hàng, tạo điều kiện thanh toán đúng, đủ, nhanh và đảm bảo an toàn hiệu quả. Trước đây, công ty thường sử dụng phương thức ghi sổ trong hoạt động xuất nhập khẩu với các nước XHCN thì nay đã chuyển sang sử dụng các phương thức thanh toán nhanh với các thị trường như phương thức chuyển tiền, phương thức nhờ thu và phương thức tín dụng chứng từ. Trong xuất khẩu, đối với những khách hàng truyền thống, có sự tin tưởng lẫn nhau, công ty thường sử dụng phương thức chuyển tiền còn với những khách hàng mới, sự hiểu biết lẫn nhau còn hạn chế, giá trị hợp đồng lớn thì thường dùng phương thức tín dụng chứng từ. Ngoài ra, các điều khoản thanh toán cũng được công ty quan tâm và kiểm tra chặt chẽ. Điều này góp phần làm giảm thiểu rủi ro, tạo điều kiện cho hoạt động thanh toán hàng xuất được diễn ra dễ dàng, thuận tiện và đạt hiệu quả cao. Nhờ vậy, công ty ngày càng củng cố được lòng tin, uy tín của mình với các bạn hàng trong và ngoài nước.
Bộ chứng từ thanh toán được xuất trình đầy đủ và đúng thời hạn: Số lượng các chứng từ phái xuất trình được công ty lập đầy đủ cả về số lượng và chủng loại theo yêu cầu của L/C. Thời gian lập và kiểm tra bộ chứng từ thanh toán được phân chia một cách hợp lý nên bộ chứng từ xuất trình đúng thời hạn. Ít xảy ra trường hợp xuất trình bộ chứng từ chậm trễ.
thu cho ngân hàng nhờ thu, nhà xuất khẩu phái lập một hồ sơ gồm: Đơn yêu cầu gửi chứng từ nhờ thu hàng xuất và bộ chứng từ nhờ thu gửi cho ngân hàng phục vụ mình. Đối với phương thức tín dụng chứng từ, sau khi lập xong bộ chứng từthanh toán, nhà xuất khẩu gửi cho ngân hàng trả tiền thư yêu cầu thanh toán hàng xuất, trong đó nói rõ về bộ chứng từ xuất trình (số lượng và chủng loại) và bộ chứng từ thanh toán. Nắm rõ được thủ tục thanh toán trên, nên các giao dịch giữa công ty và ngân hàng thường diễn ra thuận tiện. Bên cạnh đó, Công ty cũng phối hợp với ngân hàng thanh toán khi làm thủ tục thanh toán như giái đáp những thắc mắc của ngân hàng về bộ chứng từ một cách rõ ràng và đầy đủ.
Bên cạnh những ưu điểm trên, hoạt động thanh toán hàng xuất tại công ty cổ phần XNK tổng hợp I cũng còn những hạn chế nhât định cần được khắc phục, tháo gỡ.
2.4.2. Những hạn chế về hoạt động thanh toán hàng xuất khẩu tại công ty
Chât lượng lập bộ chứng từ còn chưa cao còn nhiều sai sót trong khâu lập chứng từ. Các chứng từ đều phù hợp về mặt hình thức nhưng nội dung vẫn còn nhiều sai sót, chứng từ mắc nhiều sai sót nhât là hoá đơn thương mại, nhiều sai sót bắt buộc phái sửa chữa. Điều này làm mât nhiều thời gian lập chứng từ do đó kéo dài thời gian hoàn thiện bộ chứng từ hoàn chỉnh ảnh hưởng lớn đến thời gian, quy trình và thủ tục thanh toán hàng xuất. Ngoài ra, việc sửa đổi, làm lại chứng từ sẽ làm phát sinh các khoản chi phí trong thanh toán như chi phí tu chỉnh vận tái đơn, những khoản chi phí này thường không nhỏ.
Tốc độ luân chuyển chứng từ thanh toán giữa các bộ phận thanh toán chưa nhanh.Việc lập một bộ chứng từ hoàn chỉnh tại công ty nếu không găp vướng mắc gì mât khoảng 2 – 3 ngày. Thời gian này là lâu, trong một số trường hợp còn bị kéo dài hơn lên tới 3 - 4 ngày, mặt khác sau khi lập xong bộ chứng từ xuất trình, phòng kinh doanh phái chuyển cho phòng kế tài chính để làm thủ tục thu tiền. Thời gian thanh toán luân chuyển và kiểm tra chứng từ tại mỗi bộ phận là không quá 3 ngày làm việc tại công ty cổ phần XNK tổng hợp I. Thời gian luân chuyển và kiểm tra bộ chứng từ như trên là chậm – gây ảnh hưởng đến tốc độ thanh toán và khả năng thu hồi vốn của công ty.
Công ty đã rât thận trọng trong việc lựa chọn đối tác, loại hàng phù hợp với từng phương thức thanh toán, song quá trình thực hiện thanh toán còn để xảy ra những rủi ro nhât định. Do mặt hàng xuất khẩu chính của công ty là nông sản, thuỷ hái sản...những mặt hàng này thường có biến động về giá nên công ty thường gặp rủi ro trong giá bán như phái giảm giá. Điều này, buộc công ty phái tìm người mua mới và làm phát sinh các chi phí khác như lưu kho, lưu cảng hay chi phí tìm người mua mới...gây tổn thât trực tiếp tới lợi nhuận của công ty. Trong giai đoạn hiện nay, rủi ro do biến động tỷ giá hối đoái, lạm phát đã ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động thanh toán hàng xuất khẩu của công ty.
Việc lựa chọn phương thức thanh toán chưa phù hợp với từ mặt hàng và từng loại hình xuất khẩu. Mặc dù, công ty đã biết vận dụng phong phú các phương thức thanh toán với từng đối tượng khách hàng nhưng đối với từng mặt hàng, từng loại hình xuất khẩu còn cứng nhắc, không linh hoạt, chỉ dùng 3 phương thức thanh toán chủ yếu là phương thức điện chuyển tiền, phương thức nhờ thu kèm chứng từ và phương thức tín dụng chứng từ.
Chương III: Biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động thanh toán hàng xuất khẩu tại công ty: