Các phương thức thanh toán - Một số sản phẩm kinh- 123docz.net

- Một số sản phẩm kinh doanh chính của công ty:

2.2.1.4. Các phương thức thanh toán

Hoa Nam áp dụng ba phương thức thanh toán là phương thức thanh toán trực tiếp và phương thức thanh toán trả chậm và phương thức thanh toán trả trước

+ Phương thức thanh toán trực tiếp: ngay sau khi chuyển giao xong quyền sở hữu hàng hóa từ công ty cho khách hàng thì khách hàng sẽ thanh toán trực tiếp cho công ty thông qua tiền mặt hoặc chuyển khoản.

+ Phương thức thanh toán trả chậm: sau một khoảng thời gian sau khi hàng hóa được chuyển giao quyền sở hữu thì khách hàng mới thanh toán cho công ty (thường là 30 ngày kể từ ngày giao hóa đơn). Do đó hình thành khoản nợ phải thu của khách hàng. Khoản nợ phải thu này được hạch toán, quản lý chi tiết theo từng vùng quản lý, từng đối tượng quản lý, từng đối tượng phải thu và ghi chép, theo dõi từng lần thanh toán của khách hàng. Theo phương thức này nguồn vốn và tiền hàng thu về sẽ chậm hơn, dễ xảy ra trường hợp hàng hóa đã bàn giao xong mà đến thời hạn phải thanh toán nhưng khách hàng lại chưa thanh toán hay không đủ khả năng thanh toán.

+ Phương thức thanh toán trước: Tùy theo hợp đồng đặt hàng của khách hàng, khách hàng sẽ đặt cọc trước một phần tiền hàng cho Hoa Nam, sau khi nhận được tiền đặt cọc của khách hàng, Hoa Nam sẽ tìm kiếm nhà cung cấp sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng, tiến hàng nhập khẩu và làm các thủ tục thông quan, sau đó chuyển giao hàng hóa cho khách hàng. Sau khi nhận đầy đủ hàng hóa đúng theo các thỏa thuận trong hơp đồng, khách hàng sẽ có trách nhiệm thanh toán nốt số tiền còn lại.

2.2.2 Thực trạng kế toán bán nhóm hàng máy công nghiệp tại công ty cổ phần XNK Hoa Nam

2.2.2.1 Khái quát vận dụng hệ thống kế toán trong kế toán bán nhóm hàng máy công nghiệp tại công ty cổ phần XNK Hoa Nam

Chứng từ sử dụng

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006, và thông tư số 200/2014/TT-BTC, các chứng từ sử dụng trong kế toán bán hàng bao gồm:

- Phiếu xuất kho:

Được dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn GTGT cho khách. Số lượng hàng bán trên phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT phải trùng nhau để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu.

- Hóa đơn GTGT:

Khi bán hàng thì kế toán lập hóa đơn GTGT căn cứ vào hợp đồng kinh tế và phiếu xuất kho. Trên hóa đơn GTGT ghi: Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Có dòng ghi tổng tiền hàng, một dòng ghi tổng tiền thuế GTGT. Dòng tổng tiền thanh toán ghi bằng cả chữ và số. Hóa đơn GTGT lập thành 3 liên, công ty vẫn sử dụng hình thức đặt in hóa đơn và viết tay.

+ Liên 1: Được lưu trên gốc quyển hóa đơn GTGT + Liên 2: Giao cho khách hàng

+ Liên 3: Được dùng làm chứng từ kế toán, lưu giữ tại công ty.

- Chứng từ thanh toán: giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng, phiếu thu,

phiếu chi

- Các chứng từ khác: Hóa đơn cước phí vận chuyển, hợp đồng kinh tế mua

bán hàng hóa, hóa đơn thuê kho, bãi, thuê bốc dỡ hàng hóa, giấy nộp tiền của nhân viên bán hàng.

Tài khoản sử dụng và mã hóa chi tiết TK tại công ty

Công ty sử dụng hệ thống tài khoản ban hành theo QĐ 48 /2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của bộ trưởng BTC. Các tài khoản sử dụng chủ yếu là:

- Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”.Kế toán sử dụng

2 tài khoản chi tiết: TK5111- Doanh thu bán hàng mặt hàng máy công nghiệp; TK5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ để phản ánh doanh thu từ các dịch vụ mà công ty cung cấp như: lắp đặt các dây chuyền công nghệ, sửa chữa các loại máy móc,…

- Tài khoản 5211 “Chiết khấu thương mại”: Phản ánh doanh thu bị giảm trừ do chiết khấu thương mại cho khách hàng mua với số lượng lớn.

- Tài khoản 5212 “hàng bán bị trả lại”: Phản ánh khoản doanh thu bị giảm trừ khi hàng bán bị trả lại.

- Tài khoản 5213 “Giảm giá hàng bán”: Phản ánh khoản doanh thu bị giảm trừ khi giám giá hàng bán cho khách hàng

- Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”: Theo dõi các khoản phải thu của khách, tình hình các khoản nợ và thanh toán của từng khách hàng được mở chi tiết trên TK 131 và theo dõi theo từng đối tượng riêng biệt. Tài khoản 131 được chi tiết

thành 2 tài khoản là 13111 và 13112. Tài khoản 13111 phản ánh doanh thu bán hàng trong nước bằng VNĐ, tài khoản 13112 phản ánh doanh thu bán hàng trong nước thu bằng ngoại tệ. Chủ yếu là đồng USD.

- Tài khoản 156 “Hàng hóa”: Được theo dõi chi tiết theo từng loại mặt hàng bán và mỗi mặt hàng có mã hàng xác định.

- Tài khoản 157: Phản ánh trị giá hàng gửi bán tại các đại lý của công ty

- Tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán”: Dùng để phản ánh trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ.

Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản như TK 111 “Tiền mặt”, TK3331 “Thuế GTGT đầu ra phải nộp”, 138, 338, ...

2.2.2.2 Kế toán các nghiệp vụ bán hàng tại công ty

Bán buôn hàng hóa: Đặc trưng cơ bản của phương thức này là bán hàng với

số lượng lớn nhưng nhưng hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông, chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Khi có đơn hàng thì phòng quản lý bán hàng sẽ kiểm tra xem công ty có đủ khả năng cung cấp không. Nếu công ty đủ khả năng cung cấp về số lượng và chủng loại thì nghiệp vụ bán hàng bắt đầu được tiến hành. Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, nhân viên kinh doanh viết giấy đề nghị xuất kho gửi lên phòng kế toán, kế toán bán hàng in ra thành 3 phiếu xuất kho sau đó chuyển cho phòng kinh doanh 1 phiếu, cho bộ phận kho 2 phiếu; cuối ngày bộ phận kho chuyển phiếu xuất kho cho phòng kế toán 1 phiếu, còn 1 phiếu lưu kho.

Trong phương thức bán buôn, nghiệp vụ bán buôn qua kho là chủ yếu ở công ty. Theo phương thức này công ty trực tiếp xuất hàng từ kho giao cho khách hàng mua hàng. Hàng hóa được coi là tiêu thụ khi khách hàng chấp nhận thanh toán. Việc thanh toán có thể bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hoặc bên mua chấp nhận nợ. Khi đó công ty sẽ giao hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất bán cho khách hàng.

Ngoài ra Công ty còn tiến hành bán buôn vận chuyển thẳng (không qua kho) Khi nghiệp vụ bán buôn hàng hóa phát sinh, sau khi lập hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất bán, kế toán căn cứ vào các chứng từ này phản ánh doanh thu bán hàng:

Nợ TK 111, 112, 131 - Tổng giá trị thanh toán. Có TK 511 – Doanh thu theo giá chưa thuế. Có TK 3331 - Thuế đầu ra phải nộp.

Đồng thời kế toán phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán.

Có TK 156 - Trị giá hàng xuất bán.

Nếu trong quá trình bán phát sinh các chi phí liên quan mà công ty phải chịu thì kế toán căn cứ vào phiếu chi và các chứng từ hợp lệ khác hạch toán tăng chi phí bán hàng:

Nợ TK 6421 – Chi phí bán hàng.

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 111, 112, 331 - Tổng giá thanh toán.

Ví dụ 1: Ngày 12/01/2015 Công ty cổ phần XNK Hoa Nam xuất bán cho

công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại Hà Dương 5 chiếc máy xay thịt TJ- M22E, giá chưa thuế mỗi chiếc là 11.000.000đ, 5 chiếc chậu rửa bát, giá chưa thuế mỗi chiếc là 16.000.000đ, 12 bàn sơ chế, giá chưa thuế mỗi chiếc là 6.500.000đ. Thuế VAT 10% (hóa đơn GTGT số HN/11P 0001411) Giá vốn mỗi máy xay thịt là 9.500.000đ, giá vỗn mỗi chiếc chậu rửa bát là 14.300.000đ, giá vốn mỗi bàn sơ chế là 4.800.000đ.(Phiếu xuất kho số 1-phụ lục số 09). Khách hàng nhận nợ và thanh toán trả chậm sau 30 ngày bằng hình thức chuyển khoản. Thanh toán trước thời hạn hợp đồng 10 ngày được hưởng chiết khấu 2% trên tổng giá trị thanh toán.

Căn cứ HD GTGT số 0001411, kế toán hạch toán nghiệp vụ bán hàng trên như sau: Nợ TK 13111(Haduong): 234.300.000đ Có TK 5111(máy xay thịt): 55.000.000đ Có TK 5111(chậu rửa bát): 80.000.000đ Có TK 5111(bàn sơ chế): 78.000.000đ Có TK 3331: 21.300.000đ

Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho số 20, kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán:

Nợ TK 632: 176.600.000đ Có TK 156 (máy xay thịt): 47.500.000đ Có TK 156 (chậu rửa bát): 71.500.000đ Có TK 156 (bàn sơ chế): 57.600.000đ

Từ các chứng từ gốc, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT kế toán vào phân hệ Bán hàng và công nợ phải thu trên phần mềm kế toán, thực hiện nhập số liệu vào

mục hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, hệ thống phần mềm sẽ tự động lên sổ chi tiết TK 156 (phụ lục số 18, 19 và 20), sổ chi tiết TK 131 (phụ lục số 29), sổ nhật ký chung (phụ lục số 32), Sổ cái các TK 156 (phụ lục số 33), TK 632 (phụ lục số

34), TK 511 (phụ lục số 35), TK 131 (phụ lục số 36), TK 3331 (phụ lục số 37)

- Nhập liệu trên Misa: Vào nghiệp vụ bán hàng – Bán hàng chưa thu tiền, nhập dữ liệu, khai báo thông tin về hóa đơn, khai báo đầy đủ Mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn.

Ví dụ 2: Ngày 16/01/2014 Công ty cổ phần XNK Hoa Nam xuất bán cho

Công ty cổ phần sản xuất hàng thể thao - Maxport 3 chiếc máy rửa rau củ , giá chưa thuế mỗi chiếc là 48.000.000đ, Thuế VAT 10%( Hóa đơn GTGT số HN/11P 0001412-phụ lục). Giá vốn mỗi chiếc là 39.000.000đ (PXK số 02-phụ lục 10). Khách hàng nhận nợ và thanh toán sau 25 ngày kể từ ngày giao hàng.

Căn cứ HD GTGT số 0001410, kế toán hạch toán nghiệp vụ bán hàng trên như sau:

Nợ TK 13111(maxport): 158.400.000đ Có TK511: 144.000.000đ

Có TK 3331: 14.400.000đ

Đồng thời dựa vào PXK số 25 kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán Nợ TK 632: 117.000.000đ

Có TK 156 (máy rửa rau củ): 117.000.000đ

Từ các chứng từ gốc, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT kế toán vào phân hệ Bán hàng và công nợ phải thu trên phần mềm kế toán, thực hiện nhập số liệu vào mục hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, hệ thống phần mềm sẽ tự động lên sổ chi tiết TK 156 (phụ lục số 21), sổ chi tiết TK 131 (phụ lục số 30 ), sổ nhật ký chung (phụ lục số 32), Sổ cái các TK 156 (phụ lục số 33), TK 632 (phụ lục số 34), TK 511 (phụ lục số 35), TK 131 (phụ lục số 36 ), TK 3331 (phụ lục số 37)

Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng, kế toán vào phân hệ Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay trên phần mềm kế toán, thực hiện nhập số liệu vào mục Giấy báo có (thu) của ngân hàng, hệ thống phần mềm sẽ tự động lên sổ Nhật ký chung (phụ lục

số 32), sổ quỹ tiền gửi (phụ lục số 38), sổ cái TK 131 (phụ lục số 36), sổ chi tiết TK

131 (phụ lục 30).

Bán lẻ hàng hóa: Đối với bán lẻ hàng hóa, các khách hàng mua lẻ phải thực

hiện thanh toán ngay bằng tiền mặt. Kế toán dựa vào các bộ chứng từ thực hiện bút toán ghi nhận DT: ghi Nợ TK tiền mặt (111) theo tổng giá thanh toán, ghi Có TK doanh thu bán hàng (511) theo giá chưa thuế, ghi Có TK thuế GTGT phải nộp (3331). Đồng thời thực hiện bút toán phản ánh giá vốn: ghi Nợ TK giá vốn hàng bán (632), ghi Có TK hàng hóa (1561).

Ví dụ 3 : Ngày 20/01/2015, công ty cổ phần XNK Hoa Nam bán cho anh Trần

1.600.000đ/cái(phiếu xuất kho số 03-phụ lục 11). Thuế GTGT 10% (hóa đơn GTGT số HN/11P 0001413-phụ lục). Chiết khấu thương mại 5%.

Căn cứ hóa đơn GTGT kế toán hạch toán doanh thu tương ứng với bút toán: +Bút toán phản ánh chiết khấu thương mại 5% trên tổng số lượng hàng mua.

Nợ TK 5211: 100.000đ Nợ TK 3331:10.000đ

Có TK: 1111: 110.000đ

+Bút toán phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ TK 1111: 2.200.000đ

Có TK 511(máy trộn bột B20G): 2.000.000đ Có TK 3331: 200.000đ

Căn cứ phiếu xuất kho kế toán hạch toán giá vốn: Nợ TK 632: 1.600.000

Có TK 156(máy trộn bột B20G): 1.600..000đ

Từ các chứng từ gốc, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT kế toán vào phân hệ bán hàng và công nợ phải thu trên phần mềm kế toán, thực hiện nhập số liệu vào mục hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, hệ thống phần mềm sẽ tự động lên sổ chi tiết TK 156 (phụ lục số 22), sổ nhật ký chung (phụ lục số 32), Sổ cái các TK 156 (phụ lục số 33), TK 632 (phụ lục số 34), TK 511 (phụ lục số 35), TK 3331 (phụ

lục số 37), TK 111(phụ lục số 39), TK 5211(phụ lục số 41)

Đối với khoản chiết khấu thanh toán cho các khách hàng do khách hàng thanh toán tiền hàng sớm trước thời hạn ghi trong hợp đồng, phù hợp với chính sách bán hàng mà DN đã quy định. Tạị thời điểm khách hàng thanh toán kế toán hạch toán khoản CKTT trên TK 635. Ghi nợ TK 635 (số chiết khấu khách hàng được hưởng) nợ TK 112 (số tiền thực thu của khách hàng) có TK 131 (Tổng số phải thu).

- Vào Nghiệp vụ- Bán hàng- Bán hàng thu tiền ngay. Thêm. Khai báo thông tin về hóa đơn, khai báo đầy đủ Mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn.

Ví dụ 4 : Ngày 31/01/2015, nhận được giấy báo có của ngân hàng thương mại

cổ phần Á Châu (Giấy báo có số NN00124-phụ lục) về số tiền công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại Hà Dương thanh toán hóa đơn ngày 12/01/2015. Do thanh toán trước 10 ngày theo hợp đồng ký kết, công ty Hà Dương được hưởng chiết khấu thanh toán 2% trên tổng giá trị thanh toán. Kế toán thực hiện hạch toán nghiệp vụ vào sổ tiền gửi ngân hàng, sổ theo dõi chi tiết phải thu khách hàng chi tiết cho công ty Hà Dương ứng với bút toán sau:

Nợ TK 1121: 229.614.000đ Nợ TK 635: 4.686.000đ

Có TK 131(Haduong): 234.300.000đ

số 29), sổ Nhật ký chung (32), sổ cái TK 131 (phụ lục 36), sổ quỹ tiền gửi (phụ lục số 38).

Ví dụ 5: Ngày 31/01/2015, Công ty cổ phần sản xuất hàng thể thao -

Maxport xuất trả lại 1 chiếc máy rửa rau củ cho công ty cổ phần XNK Hoa nam do hàng bị kém phẩm chất. Công ty Hoa Nam tiến hành nhập lại kho số hàng trên (Phiếu nhập kho số 1-Phụ lục)

Kế toán hạch toán nghiệp vụ trên như sau:

+Ghi giảm nợ phải thu cho công ty cổ phần XNK Hoa Nam: Nợ TK 5213:48.000.000đ

Nợ TK 3331:4.800.000đ Có TK 131: 52.800.000đ

+ Nhập kho hàng hóa và ghi giảm giá vốn hàng bán: Nợ TK 156(máy rửa rau củ): 39.000.000đ

Có TK 632:39.000.000đ

Căn cứ vào phiếu nhập kho hàng bán trả lại, Kế toán vào phân mục kế toán bán hàng và công nợ phải thu, thưc hiện nhập vào phiếu nhập hàng bán trả lại, phần mềm sẽ tự lên sổ chi tiết TK 156 (phụ lục số 22), sổ nhật ký chung (phụ lục số 32),

Sổ cái các TK 156 (phụ lục số 33), TK 632 (phụ lục số 34), TK 511 (phụ lục số 35), TK 131(phụ lục số 36), TK 3331 (phụ lục số 37), TK 5213(phụ lục số 42)

- Nhập liệu trên Misa: : Vào Nghiệp vụ- Mua hàng- Hàng mua trả lại, giảm giá. Tích vào Thêm. Chọn Hàng mua trả lại. Khai báo hóa đơn xuất hàng mua trả lại.

2.2.2.3 Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung kết hợp với phần mềm kế toán Misa. Công ty hạch toán kế toán trên phần mềm kế toán Misa, theo qui trình của phần mềm số liệu sau khi được cập nhật sẽ tự động chuyển vào các sổ kế toán liên quan. Đối với kế toán bán hàng sau khi cập nhật số liệu vào phân hệ kế toán hàng tồn kho, phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu, thủ kho vào chức năng phiếu xuất kho (thuộc phân hệ quản lý bán hàng để cập nhật số liệu). Kế toán bán hàng căn cứ vào chứng từ xuất này cùng hóa đơn bán hàng sẽ cập nhật số liệu vào chức năng hóa đơn bán hàng (thuộc phân hệ kế toán phải thu, phải trả) từ đó số liệu kế toán sẽ được cập nhật tự động sang các sổ kế toán liên quan. Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán căn cứ vào phiếu thu hoặc giấy báo có kế toán thực hiện nhập số liệu vào phần mềm từ đó số liệu sẽ được cập nhật tự động vào các sổ