- Chứng từ sử dụng:
2.2.2 phương pháp kế toán chi phí xây lắp.
2.2.2.1 Kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: 2.2.2.1.1 Nội dung
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là khoản mục chi phí chủ yếu trong sản xuất kinh doanh xây lắp. Nó bao gồm giá trị nguyên vật liệu chính như: gạch, xi măng, sắt, thép, cát, sỏi...và vật liệu phụ như: xăng, dầu, khí đốt...được dùng trực tiếp cho việc chế tạo sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong sản xuất xây lắp không bao gồm trị giá vật liệu xuất dùng cho sử dụng máy thi công, trị giá vật liệu không dùng hết nhập lại kho và trị giá thiết bị lắp đặt do chủ đầu tư cung cấp.
Đối với những vật liệu xuất dùng, chúng liên quan đến công trình, hạng mục công trình nào thì kế toán hạch toán trực tiếp cho hạng mục,công trình đó. Trường hợp vật liệu xuất dùng liên quan đến nhiều đối tượng và không thể hạch toán riêng được, kế toán phải áp dụng phương pháp phân bổ gián tiếp phân bổ chi phí cho các đối tượng theo những tiêu thức thích hợp như: theo định mức tiêu hao, theo hệ số... Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được tính vào giá thành sản phẩm kế toán phải tôn trọng những quy định có tính nguyên tắc sau:
Vật liệu sử dụng cho việc xây dựng hạng mục công trình nào thì tính trực tiếp cho hạng mục công trình đó trên cơ sở các chứng từ gốc có liên quan, theo số lượng thực tế đã sử dụng và theo giá thực tế xuất kho.
Cuối kỳ hạch toán hoặc khi công trình hoàn thành phải tiến hành kiểm kê số vật liệu chưa sử dụng hết ở các công trường, bộ phận sản xuất để tính số vật liệu thực tế sử dụng cho công trình, đồng thời phải hạch toán đúng đắn số phế liệu thu hồi (nếu có) theo từng đối tượng công trình.
Trong điều kiện vật liệu sử dụng cho việc xây dựng nhiều hạng mục công trình thì kế toán áp dụng phương pháp phân bổ để tính chi phí vật liệu trực tiếp cho từng đối tượng hạng mục công trình theo tiêu thức hợp lý: Theo định mức tiêu hao, chi phí vật liệu trực tiếp theo dự toán.
Kế toán phải sử dụng triệt để hệ thống định mức tiêu hao vật liệu áp dụng trong xây dựng cơ bản và phải tác động tích cực để không ngừng hoàn thiện hệ thống định mức đó.
Khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong công ty luôn chiếm tỉ trọng lớn. Như công trình Lô D khu D1 Vườn đào, khoản mục này chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất.
Nguyên vật liệu xuất dùng có thể được huy động từ hai nguồn: Cung cấp tại kho và vật liệu mua ngoài xuất thẳng vào công trình.
- Vật liệu cung cấp tại kho bao gồm những vật liệu đặc chủng như sắt, thép, xăng, dầu... Khi có nhu cầu sử dụng, đội trưởng các đội hoặc chủ nhiệm công trình báo cáo với phòng kế toán để lập phiếu xuất kho.Tuy nhiên trường hợp này ít xảy ra vì xuất phát từ đặc điểm hiện nay nguồn cung cấp vật tư rất phong phú, mặt khác vốn tồn đọng trong các công trình xây dựng cơ bản là rất lớn nên Công ty rất hạn chế việc dự trữ vật tư để tăng thêm vòng quay của vốn lưu động.
- Vật liệu mua ngoài: Đây là hình thức chủ yếu như đã nói ở phần trên. Khi có nhu cầu vật tư căn cứ vào kế hoạch của các công trình Công ty sẽ cử cán bộ vật tư làm việc trực tiếp với các nhà cung cấp, chuẩn bị nguồn vốn để khi Công trường cần sẽ cung cấp kịp thời đảm bảo tiến độ.
Để thực hiện, đội trưởng hoặc chủ nhiệm lập “Đơn xin tạm ứng” trình Giám đốc công ty kèm theo bản dự trù vật tư sử dụng. Sau khi xem xét thấy lí do xin tạm ứng là hợp lí, giám đốc kí duyệt. Đó là cơ sở để thủ quỹ xuất quỹ tiền mặt hoặc kế toán viết séc giao cho người xin tạm ứng. Các khoản tạm ứng này được theo dõi trên tài khoản 1412: Tạm ứng.
Khi nhận được tiền, người xin tạm ứng đi mua vật tư và chuyển thẳng đến chân công trình. Kế toán đội sẽ tiến hành làm thủ tục nhập kho và lập luôn một phiếu xuất kho để kịp thời đưa vật liệu vào sản xuất. Thủ tục này nhằm giúp cho kế toán viên dễ hạch toán và quản lí.
Sau đó người xin tạm ứng sẽ gửi lại phòng kế toán công ty toàn bộ chứng từ gốc: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn giá trị gia tăng (hoặc hóa đơn BH), giấy đề nghị nhập xuất vật tư. Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kế toán tiến hành nhập vào máy lần lượt từ phiếu nhập rồi đến phiếu xuất.
Thông thường vật liệu của Công ty khi mua về thường xuất thẳng đến chân Công trình. Tuy nhiên do đặc điểm của phần mềm kế toán tài khoản 621 chỉ theo dõi tổng chi phí theo từng công trình hay hạng mục công trình, nên để kiểm soát về mặt số luợng cũng như phục vụ cho mục đích cung cấp thông tin kế toán vẫn làm thủ tục nhập xuất kho qua tài khoản 152.
Đối với những vật liệu không cần kiểm soát khối lượng kế toán sẽ hạch toán thẳng vào tài khoản 621 mà không hạch toán qua tài khoản 152.
Việc thanh toán chi phí mua vật tư có thể ghi có tài khoản 1412 (Đối với các xí nghiệp có tổ chức hạch toán riêng kế toán ghi có tài khoản 136), nếu chủ nhiệm công trình tạm ứng tiền đi mua và về làm đề nghị thanh toán. Nếu chủ nhiệm công trình không tạm ứng trước mà đi mua về mới làm đề nghị thanh toán thì kế toán sử dụng TK111, TK331, TK112
TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG HÀ NỘI
CÔNG TY CP LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC & XÂY DỰNG PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 15 tháng 5 năm 2010
Số : 248 Nợ TK : 621 Cú TK : 152
Họ và tên người nhận hàng : Nguyễn Ngọc Bộ phận :
Lý do xuất kho : Khu nhà ở và văn phòng làm việc lô D khu D1 vườn đào
Xuất tại kho : Giao thẳng
ĐVT : đồng TT Tên nhãn hiệu vật tư Mã số Đơn vị
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Chứng từ Thực tế 1 Thép phi 10 Kg 1.500 1.500 8.970 13.455.000 2 Xi măng hoàng thạch Tấn 150 150 960.000 144.000.000 Tổng cộng 157.455.000
Bằng chữ : Một trăm năm mươi bảy triệu bốn trăm năm mươi lăm nghìn đồng chẵn./.
Giấy đề nghị nhập xuất vật tư được dùng để kế toán theo dõi và làm thủ tục hoàn ứng cho chủ nhiệm công trình trong trường hợp chủ nhiệm công trình tạm ứng tiền trước để mua vật tư, hàng hoá.
Trong trường hợp trên sau khi đi mua vật tư về làm đủ thủ tục nhập xuất kho, chủ nhiệm công trình sẽ làm giấy đề nghị nhập, xuất vật tư. Căn cứ vào các chứng từ mà kế toán đội gửi lên (đã có đầy đủ chữ ký của chủ nhiệm công trình và các phòng ban ký duyệt) Kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ đó và nhập vào máy. Mẫu giấy đề nghị này như sau:
GIẤY ĐỀ NGHỊ NHẬP XUẤT VẬT TƯ (Sử dụng cho các chủ nhiệm công trình)
- Tên tôi là: Nguyễn Ngọc - Hợp đồng giao khoán số 120 ký ngày 16 tháng 12 năm 2009
- Bộ phận công tác : Đội thi công số 10 - Thi công hạng mục : Xây thô
- Hiện đang thi công công trình : Khu nhà ở và văn phòng làm việc lô D khu D1 vườn đào Đề nghị Công ty cho nhập xuất số hóa đơn sau vào công trình trên
Hóa đơn, chứng từ mua
Tên đơn vị
bán hàng Mã số thuếngười bán Mặt hàng Đơnvị lượngSố
Doanh số mua chưa có thuế Thuế suất (%) VAT Ghi chú Số TT Số hóa đơn Ngày phát hành HĐ 1 37577 15/5/2010 Công ty CP Hoàng Phương 0500414707 Thép phi 10 Kg 13.455.000 5% 672.750 2 37578 15.5.2010 Công ty CP Hoàng Phương 0500414707 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 144.000.000 10% 14.400.000 Cộng 157.455.000 15.072.750
Tôi xin cam đoan những hóa đơn trên đơn vị mua hàng của các tổ chức, cá nhân theo kê khai. Nếu số hóa đơn kê khai có gì không đúng, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Công ty và Pháp luật.
Hà Nội, ngày 15 thỏng 5 năm 2010
2.2.2.1.2. Tài khoản sử dụng
Để phản ánh các chi phí nguyên liệu, vật liệu sử dụng trực tiếp cho hoạt động xây lắp, sản xuất sản phẩm công nghiệp, thực hiện dịch vụ, lao vụ của doanh nghiệp xây lắp, kế toán sử dụng Tài Khoản 621 “Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp”. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình, từng khối lượng xây lắp, các giai đoạn quy ước đạt điểm dừng kỹ thuật có dự toán riêng. Đối với công trình lắp máy, các thiết bị do chủ đầu tư bàn giao đưa vào lắp đặt không phản ánh ở tài khoản này.