II- Xây dựng chương trình và tổ chức việc thực hiện chương trình công tác của cơ quan.
c. Các nghiệp vụ hành chính Văn phòng.
Các nghiệp vụ hành chính văn phòng ngày nay được xây dựng đầy đủ, hoàn chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc hành chính Văn phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt theo những quy tắc, quy trình thống nhất, hợp lý. Có trang thiết bị hiện đại, có con người làm việc trong Văn phòng được đào tạo đạt trình độ cao cũng sẽ là lãng phí khi các Văn phòng không có được những quy tắc, quy trình nghiệp vụ chuẩn mực và mang tính khoa học cao.
Mỗi công việc trong Văn phòng như xây dựng chương trình công tác, xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức một cuộc hội nghị, một chuyến đi công tác, phân loại sắp xếp một khối hồ sơ tài liệu, tu bổ tài liệu lưu trữ v.v... đều phải đưa ra những quy định nghiệp vụ đúng đắn, những quy trình tổ chức thực hiện hợp lý.
Các nghiệp vụ hành chính Văn phòng có vai trò kết nối các thiết bị kỹ thuật với con người làm Văn phòng làm cho cấu trúc ba mặt cơ bản của Văn phòng trở nên hài hoà, biến các tiềm năng Văn phòng thành hiệu quả thiết thực, cụ thể.
III- Những vấn đề về hiện đại hoá văn phòng ở nước ta hiện nay.
Cùng với sự phát triển của khoa học - công nghệ, đặc biệt đối với các thành tựu về tin học, máy tính điện tử, kỹ thuật viễn thông và sự mở rộng quan hệ kinh tế, hội nhập với cộng đồng quốc tế, ở nước ta cũng đã xuất hiện Văn phòng hiện đại ở nhiều ngành, nhiều cấp. Ở các tổ chức sản xuất kinh doanh lớn, các xí nghiệp liên doanh với nước ngoài, mô hình Văn phòng hiện đại đã được đáp ứng khá phổ biến. Trong một số cơ quan hành chính Nhà nước, các cơ quan cấp trung ương và cấp tỉnh bước đầu đã có các Văn phòng được tổ chức theo xu hướng hiện đại ở những mức độ khác nhau và có sự đan xen giữa Văn phòng kiểu mới và Văn phòng kiểu cũ. Điểm yếu nhất trong các Văn phòng ở nước ta là các hoạt động Văn phòng còn mang tính bị động, chức năng phục vụ hậu cần và công việc giấy tờ sự vụ lấn át chức năng chủ động xử lý thông tin. Trình độ xử lý thông tin và tin học hoá trong Văn phòng còn ở mức thấp. Nguy cơ tụt hậu trong tổ chức hoạt động Văn phòng là rất nặng nề. Nhiều cơ quan, tổ chức cấp huyện và đặc biệt ở cấp cơ sở trang thiết bị còn nghèo nàn, lạc hậu, người lao động Văn phòng được đào tạo còn ít. Do vậy, yêu cầu xây dựng Văn phòng theo xu hướng hiện đại nhằm đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hoá, hiện đại hoá là rất cấp bách. Đảng và Nhà nước ta đã rất quan tâm đến vấn đề hiện đại hoá Văn phòng và đã chỉ rõ” Văn phòng càng sớm hiện đại hoá, càng phục vụ tốt sự lãnh đạo của Đảng. Hiện đại hoá Văn phòng cũng không tốn kém lắm, điều kiện để trang bị cơ sở vật chất cũng không khó lắm, cái quan trọng là phải đào tạo con
người thích ứng với trang thiết bị hiện đại đó với phong cách làm việc mới, hiện đại. Trước hết, phải hiện đại chính tri thức con người làm việc ở Văn phòng, sau đó mới hiện đại hoá trang thiết bị.
CÂU HỎI:
Câu 1: Trình bày về sự ra đời của Văn phòng hiện đại? Câu 2: Cấu trúc ba mặt cơ bản của Văn phòng hiện đại? Câu 3: Vấn đề hiện đại hoá Văn phòng ở nước ta hiện nay?
THẢO LUÂN
Việc hiện đại hoá văn phòng trong giai đoạn hiện nay đòi hỏi ở cán bộ
văn phòng những yêu cầu gì?
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng của trường THLT và NVVP Trung ương I. 2. Quản trị hành chính văn phòng - Nguyễn Hữu Thân.
3. Quản trị hành chính văn phòng - Mike Havey.
5. Các văn bản quy định về lễ tân và Nghi thức nhà nước.
6. Nghị định số: 18/2003/NĐ-CP, ngày 20/2/2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Chính phủ.
7. Quyết định số: 98/2003/QĐ-BNN, ngày 04/9/2003 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ.
8. Quyết định số: 34/2003/QĐ-UB, ngày 12/3/2003 của Uỷ ban Nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh ban hành quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và quan hệ công tác của Văn phòng HĐND và UBND Thành phố.