II- Xây dựng chương trình và tổ chức việc thực hiện chương trình công tác của cơ quan.
ĐỔI MỚI VÀ HIỆN ĐẠI HOÁ VĂN PHÒNG
Sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước do Đảng cộng sản Việt Nam lãnh đạo trong hơn 15 năm qua đã đạt được những thành tựu quan trọng về nhiều mặt. Bước vào thế kỷ XXI, trước những yêu cầu to lớn của đất nước cũng như những đòi hỏi, những xu hướng phát triển tất yếu của thời đại như toàn cầu hoá, phát triển mạng thông tin toàn cầu, phát triển các ngành khoa học mũi nhọn điện tư í- tin học, tiến tới hình thành một nền kinh tế tri thức...thì mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động trong xã hội không ngừng đổi mới và hiện đại hoá. Văn phòng trong các cơ quan, tổ chức Đảng, Nhà nước, đoàn thể xã hội...cũng ở trong bối cảnh chung đó và cần được chuyển nhanh sang Văn phòng kiểu mới, hiện đại.
I. Sự ra đời của văn phòng hiện đại
Vào những năm đầu của thập niên 80, trên phạm vi thế giới xuất hiện một hiện tượng được gọi là bùng nổ thông tin. Bùng nổ thông tin là sự phản ánh dưới dạng thông tin bởi sự hội tụ đột ngột của năm yếu tố thời đại sau đây:
1. Cách mạng khoa học- công nghệ phát triển như vũ bão, tạo nên một hệ quả hết sức quan trọng, một nhân tố hàng đầu trong cạnh tranh kinh tế và phát triển xã hội là rút ngắn chu kỳ đổi mới công nghệ.
2. Hình thành nhanh chóng quan hệ kinh tế - thương mại trong phạm vi toàn cầu đã buộc mỗi nước phải mở cửa, gấp rút hội nhập thị trường thế giới và cộng đồng quốc tế.
3. Để đáp ứng nhu cầu cạnh tranh trên quy mô toàn cầu, chính phủ các nước đều phải ra sức tăng cường quản lý nhà nước trong công cuộc phát triển kinh tế - xã hội trong nước và quan hệ kinh tế với thế giới.
4. Trong thời đại mới, vai trò con người được nâng cao hơn bao giờ hết, phản ánh tính nhân bản trong nền sản xuất hiện đại đồng thời cũng phản ánh sự giác ngộ cao hơn của xã hội loài người và các vấn đề liên quan đến con người và xã hội.
5. Cuộc cách mạng thông tin với những thành tựu về công nghệ thông tin phát triển đến chóng mặt, làm thay đổi khái niệm xử lý thông tin của chúng ta.
Hiện tượng bùng nổ thông tin làm cho các nhà quản lý, các chủ nhân của nền sản xuất hiện đại, các chủ doanh nghiệp hiểu ra rằng: bên cạnh những nguồn lực truyền thống như
nguyên liệu, năng lượng, tiền vốn, nhân lực còn có một nguồn lực được xác định là quan trọng nhất, vượt lên trên mọi nguồn lực khác là thông tin. Thông tin len lỏi, thâm nhập tới ”hang cùng ngỏ hẻm” của nền sản xuất hiện đại, của mọi mặt hoạt động trong đời sống xã hội, có tác dụng thúc đẩy mạnh mẽ, có ảnh hưởng sâu sắc, có tính quyết định đối với quá trình phát triển kinh tế - xã hội của mỗi quốc gia, mỗi ngành, mỗi lĩnh vực.
Thông tin vô cùng quan trọng và do vậy nắm lấy thông tin, xử lý tốt nhất thông tin nhằm phục vụ cho lãnh đạo, cho quản lý, cho sản xuất kinh doanh... trở thành mục tiêu hàng đầu của mọi ngành, mọi cấp. Văn phòng với cách hiểu truyền thống, thông thường là tổ chức chỉ làm công việc giấy tờ, hành chính, sự vụ trong một cơ quan, một doanh nghiệp đã không còn thích hợp nữa. Văn phòng phải hướng toàn bộ hoạt động của mình vào hoạt động xử lý thông tin và trở thành một trung tâm xử lý thông tin để hoạt động xử lý thông tin được nhanh chóng, chủ động, đầy đủ và chính xác nhất. Các nhà quản lý, các chủ doanh nghiệp trước đây chỉ chú ý đến sản xuất ở các phân xưởng, đến quản lý vật tư, nguyên liệu, nhân lực...thì nay đã chú ý đến trung tâm điều hành, trung tâm xử lý thông tin của mình là Văn phòng là đã đầu tư thích đáng để nâng cấp, phát triển Văn phòng lên tầm cao mới mà thời đại đòi hỏi. Các nhà quản trị học đã tập trung nghiên cứu, phối hợp cùng với các nhà quản lý, các chủ doanh nghiệp đầu tư tiền của, công sức, trí tuệ xây dựng Văn phòng trở thành Văn phòng kiểu mới với tên gọi là Văn phòng hiện đại (modern office).
II- Nội dung đổi mới và hiện đại hoá văn phòng.
1- Làm rõ chức năng chủ động xử lý thông tin của Văn phòng.
Theo cách hiểu thông thường Văn phòng có chức năng chính: Tham mưu và đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan, cho lãnh đậo. Văn phòng được hiểu là ”Bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan”. Trong quá trình thực hiện chức năng tham mưu của Văn phòng thì công việc xử lý thông tin, đảm bảo thông tin là hoạt động sẵn có của mọi loại hình Văn phòng dù là Văn phòng kiểu cũ hay Văn phòng kiểu mới. Tuy vậy, công việc xử lý thông tin của Văn phòng kiểu cũ thường mang nặng tính thụ động, chủ yếu là tổng hợp các tình hình, các số liệu, nhìn lại những cái đã qua, những công việc đã làm. Vì vậy, năng xuất lao động, hiệu quả của hoạt động Văn phòng thường rất thấp. Cả bộ máy Văn phòng thường chỉ loay hoay với những công việc giấy tờ sự vụ, phục vụ hậu cần rất bị động, chắp vá. Khi chuyển sang Văn phòng hiện đại, xử lý thông tin và cao hơn nữa là chủ động xử lý thông tin trở thành chức năng cơ bản nhất và là công việc chủ đạo, chi phối toàn bộ hoạt động của Văn phòng. Cần hướng mọi hoạt động của Văn phòng vào mục tiêu chủ động xử lý thông tin để đón đầu, tiên liệu, dự báo phát triển, giúp các cấp lãnh đạo đưa ra được những quyết định quản lý đúng đắn, sáng tạo. Chỉ có như vậy Văn phòng mới góp phần tăng năng xuất lao động, tạo ra hiệu quả thiết thực, đảm bảo sự sống còn và phát triển của mỗi cơ quan, tổ chức, mỗi doanh nghiệp. Người ta gọi đó là chức năng chủ động xử lý thông tin yểm trợ hành chính của Văn phòng hiện đại.
2. Đổi mới và hiện đại hoá toàn diện Văn phòng.
Văn phòng kiểu cũ hoặc kiểu mới vẫn bao gồm cấu trúc 3 mặt cơ bản là trang thiết bị kỹ thuật Văn phòng, con người làm Văn phòng và các nghiệp vụ hành chính Văn phòng. Ba mặt kể trên có mối quan hệ chặt chẽ, có tác động qua lại với nhau trong quá trình thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng và do vậy cần được phát triển đồng bộ, không được xem nhẹ mặt nào. Khi chuyển lên Văn phòng hiện đại, ba mặt đó được nâng lên về vật chất do được đầu tư thích đáng, đảm bảo cho Văn phòng đủ thực hiện chức năng chủ động xử lý thông tin.
Trang thiết bị kỹ thuật trong Văn phòng là thành phần” cách mạng” nhất và dễ đưa vào Văn phòng nhất vì ngày càng được cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại hết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ. Chỉ khoảng 10-15 năm lại đây, trang thiết bị kỹ thuật trong Văn phòng đã có những bước tiến lớn hết sức nhanh chóng.
Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản như máy đánh chữ đã nhanh chóng chuyển từ máy đánh chữ cơ khí lên máy đánh chữ điện, máy đánh chữ điện tử. Các thế hệ máy tính điện tử đổi đời liên tục hàng năm với sự cạnh tranh gay gắt của nhiều hãng sản xuất trên thế giới. Máy tính điện tử được ứng dụng ngày càng rộng rãi trong công tác Văn phòng tạo ra những khả năng, những thuận lợi rất to lớn trong các khâu soạn thảo văn bản, lưu tữ, hệ thống hoá và tra tìm các dữ liệu, làm cho hoạt động xử lý thông tin của Văn phòng đạt hiệu quả ngày càng cao. Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản như telex, fax và cao hơn nữa là Internet...cùng các thiết bị viễn thông được xử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng thông tin cục bộ, toàn quốc gia và toàn cầu được dễ dàng, thuận lợi.
Các vật dụng thông thường trong Văn phòng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹp đến các giá kệ hồ sơ...ngày càng tiện dụng và được bày bán đầy ắp trong các của hàng thiết bị Văn phòng với hình thức mẫu mã đẹp, giá cả thích hợp.
Trang thiết bị cũng như môi trường Văn phòng được cải thiện rất đáng kể nhờ con người đưa vào ứng dụng rộng rãi nhiều lĩnh vực khoa học - kỹ thuật trong hoạt động Văn phòng. Các ngành khoa học- công nghệ mà mũi nhọn là tin học, kỹ thuật máy tính, kỹ thuật viễn thông đã giúp cho Văn phòng thực hiện các hoạt động xử lý thông tin, lưu trữ và truyền thông tin trong phạm vi một cơ quan, một địa phương, một ngành, cả nước và giữa các quốc gia với nhau một cách nhanh chóng, thuận lợi, chính xác.
Nhóm ngành khoa học “công thái học” (ergonomies) được vận dụng vào Văn phòng nhằm tối ưu hoá các mẫu thiết bị, môi trường Văn phòng, làm cho người làm Văn phòng làm việc thoải mái, đỡ hao tốn sức lao động mà vẫn đạt được hiệu năng công tác cao. Chỉ với việc cải tiến bàn làm việc hình chữ nhật thành bàn hình chữ L hoặc chữ U cùng với ghế xoay, một nhân viên Văn phòng có thể ngồi một chỗ vẫn thao tác thuận lợi khi làm các công việc xử lý giấy tờ, sử dụng các thiết bị Văn phòng để soạn thảo văn bản, đánh máy văn bản, truyền văn bản, các thiết bị viễn thông...Môi trường Văn phòng được thiết kế với nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn, màu tường...thích hợp. Mặt bằng Văn phòng được cải tiến từ những căn phòng khép kín với rất nhiều nhược điểm sang mô hình Văn phòng mặt bằng mở (open plan office) với diện tích khoảng 60 - 80 m2, đủ chỗ cho khoảng 20 vị trí làm việc. Văn phòng mặt bằng mở có nhiều ưu điểm như tạo điều kiện cho dây chuyền công việc, sự liên kết thông tin giữa các khâu trong xử lý thông tin của Văn phòng được liên tục; người lãnh đại Văn phòng; kiểm soát công việc Văn phòng được dễ dàng; giảm kinh phí đầu tư xây dựng mặt bằng và trang thiết bị cho Văn phòng; dễ bố trí lại các vị trí làm việc trong Văn phòng khi người lãnh đạo Văn phòng có những sáng kiến mới v.v...
b. Con người làm Văn phòng.
Con người làm việc trong Văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể của Văn phòng. Lao động Văn phòng kiểu cũ ít được đào tạo, có nơi quan niệm là loại hình lao động giấy tờ, hành chính thuần tuý sự vụ, giản đơn. Vì vậy, người làm Văn phòng thường ít được đào tạo, việc bố trí,sử dụng lao động Văn phòng còn tuỳ tiện, chắp vá. Trong Văn phòng hiện đại, nhân tố con người được coi trọng hơn bao giờ hết. Lao động trong Văn phòng được coi là lao động thông tin với tính sáng tạo và trí tuệ ngày càng tăng. Do đó, người lao động Văn phòng được đào tạo đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật, kỹ năng
giao tiếp - ứng xử. Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác được giao, tạo điều kiện cho họ dễ dàng thích ứng khi phải chuyển đổi công tác, dễ dàng đào tạo lại để đáp ứng những yêu cầu cao hơn, phù hợp với những đòi hỏi ngày càng cao và đang biến động hàng ngày của thị trường sức lao động.
Nhóm ngành khoa học giao tiếp - ứng xử với các ngành khoa học như tâm lý học, xã hội học, dân tộc học, mỹ học v.v...giúp người lao động có khả năng khẳng định vị trí của mình trong cộng đồng, trong ê kíp làm việc để từ đó tạo ra động cơ, ý chí vươn lên và xây dựng hoài bão nghề nghiệp. Các ngành khoa học này cũng giúp người lao động biết cách phòng tránh các tình huống căng thẳng trong quá trình làm việc (stress), biết trang điểm làm tăng vẻ đẹp, tính hấp dẫn của con người và bộ mặt Văn phòng, biết giao tiếp văn minh, lịch sự, tạo được tin cậy đối với khách hàng v.v...