3.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Công ty hạch toán độc lập, hoạt động theo cơ chế tự chủ về tài chính. Do đó các văn bản điều chỉnh hoạt động Kế toán - Tài chính của Công ty là những văn bản do Bộ tài chính quy định cho các doanh nghiệp cổ phần xây xây lắp thuộc Nhà nớc nói chung.
Do đặc điểm và tính chất hoạt động mà Công ty quyết định chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Theo mô hình này toàn bộ Công ty chỉ tổ chức một phòng kế toán tại văn phòng Công ty với nhiệm vụ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại tổ đội, công truờng, xí nghiệp trực thuộc Công ty và khối văn phòng. Còn tại các đơn vị trực thuộc không có bộ máy kế toán riêng, thay vào đó ở mỗi đơn vị phụ thuộc có một đến hai nhân viên thống kê kế toán với nhiệm vụ: thu thập chứng từ, kiểm tra xử lý sơ bộ chứng từ của các nghiệp vụ phát sinh tại công trình mình và gửi các chứng từ về phòng kế toán- tài chính.
Về việc tổ chức bộ máy kế toán nh trên là phù hợp với cơ cấu tổ chức nhân sự tổng thể của Công ty, đảm bảo tính khả thi của chế độ kế toán trong thực tiễn hoạt động của Công ty giúp ích cho việc cung cấp thông tin cho quản lý và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Sơ đồ hình thức tổ chức tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Thơng mại và Chuyển giao công nghệ Nhất Tuấn
Biểu số 04: Tổ chức bộ máy kế toán
Nhiệm vụ của từng kế toán trong bộ máy kế toán của công ty
- Kế toán trởng: Kiểm tra giám sát các hoạt động tài chính của công ty đồng thời có nhiệm vụ chỉ đạo, tổ chức, hớng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của công ty. Kế toán trởng còn chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề tài chính của công ty, kiểm tra, phê duyệt các biểu mẫu, các báo cáo của các kế toán viên trong Phòng tài chính kế toán. Cùng với lãnh đạo công ty ra những quyết định về tài chính
- Kế toán Tổng hợp: Phụ trách tổng hợp kế toán, theo dõi những biến động tăng giảm tài sản, kế toán căn cứ vào các chứng từ, hoá đơn để phản ánh tình hình thực tế tài sản của Công ty. Ngoài ra còn lập các báo cáo kế toán.
- Kế toán thuế: Phụ trách theo quyền và nghĩa vụ về thuế của công ty. Hàng tháng, quý, năm có trách nhiệm lập các báo cáo thuế, cập nhật những chế độ và luật mới nhất về tình hình thuế, theo dõi thời gian và những quy định khi giao nộp thuế.
Xởng cơ điện Trung Tâm Thiết bị - Công Nghiệp Kế Toán thuế Kế Toán thuế Kế Toán Tiền Lư ơng, BHXH, BHYT Kế Toán Tiền Lư ơng, BHXH, BHYT Kế Toán Tổng HợpKế Toán Tổng Hợp Kế Toán TSCĐ & CCDC Kế Toán TSCĐ & CCDC Kế Toán vốn bằng Tiền & Thanh Toán C.Nợ Kế Toán vốn bằng Tiền & Thanh Toán C.Nợ (T rưởng phòng kế toán
) oán trưởng Kế t rưởng phòng kế toán (T
) oán trưởng Kế t
Các nhân viên thống kê, kế toán ở các công trình ( không tổ chức kế toán riêng)
Các nhân viên thống kê, kế toán ở các công trình ( không tổ chức kế toán riêng)
Thủ quỹ Thủ quỹ
- Kế toán tiền lơng và Bẩo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn: Phụ trách theo dõi tình hình nhân công lao động, chấm công, thanh toán lơng, nộp BHXH, BHYT theo quy định.
- Kế toán tài sản cố định và công cụ dụng cụ: Phụ trách theo dõi tình hình biến động về TSCĐ& CCDC của công ty, căn cứ vào các chứng từ hoá đơn để phản ánh tình hình thực tế tài sản cố định và công cụ dụng cụ của Công ty. Tiến hành ghi sổ kế toán căn cứ vào tỷ lệ khấu hao để tính khấu hao cho tài sản cố định. Theo dõi tài sản và làm các bảo lãnh dự thầu với các ngân hàng khi công ty dự thầu và làm thầu.
- Kế toán vốn bằng tiền và công nợ: Phụ trách theo dõi phát sinh dòng tiền của công ty. Chịu trách nhiệm thanh toán với khách hàng và theo dõi công nợ phải thu, phải trả theo các hợp đồng thanh quyết toán với các nhà thầu căn cứ trên các hợp đồng của công ty. Đồng thời cùng với kế toán tổng hơp lập các báo cáo tài chính của công ty.
- Thủ quỹ: là ngời trực tiếp quản lý tiền mặt tại quỹ của Công ty, có nhiệm vụ nhận tiền từ ngân hàng và các đơn vị khác chuyển về công ty, thực hiện các khoản thu chi đã duyệt căn cứ vào các chứng từ hợp lệ. Hàng ngày lập các báo cáo quỹ đồng thời thờng xuyên kiểm tra và so sánh tiền mặt tại quỹ với số tiền mặt tại quỹ với số tiền mặt đợc phản ánh trên sổ sách kế toán để tìm ra và kịp thời giải quyết những sai phạm trong quản lý tiền mặt
-Thống kê kế toán tại các công trình: Là ngời có trách nhiệm nhận tạm ứng tại phòng kế toán công ty, chi trả những phát sinh trong quá trình thi công công trình. Tập hợp mọi chứng từ hoá đơn phát sinh, báo cáo phân loại chi phí và hoàn ứng tiền theo quy định.
3.2.2. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty
3.2.2.1. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán chung
Công ty hiện nay đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC cuả Bộ Tài Chính ban hành ngày 20/03/2006, và các thông t hớng dẫn chế độ kế toán theo quy định hiện hành của Bộ Tài Chính.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc, phơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác
Đồng tiền mà công ty sử dụng là Việt Nam đồng( VND), ngoài ra để phục vụ hoạt động nhập khẩu các thiết bị công ty còn sử dụng đồng Đô la Mỹ (USD) để hạch toán hoạt động nhập khẩu. Tỷ gía mà công ty áp dụng là tỷ giá thực tế tại thời điểm giao dịch.
- Hình thức sổ kế toán đang áp dụng : Công ty tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật Ký Chung.
- Phơng pháp kế toán TSCĐ
Nguyên tắc đánh giá tài sản: Theo nguyên gía
Phơng pháp khấu hao: Công ty tính khấu hao TSCĐ theo phơng pháp khấu hao tuyến tính ( đờng thẳng).
- Nộp thuế giá trị gia tăng : theo phơng pháp khấu trừ - Mã số thuế : 0402642126
3.2.2.2. Vận dụng chế độ chứng từ
Dựa trên các biểu mẫu chứng từ do Bộ Tài Chính ban hành, bao gồm cả chứng từ bắt buộc và chứng từ hớng dẫn. Để phù hợp với loại hình sản xuất kinh doanh của công ty, đơn vị sử dụng các loại chứng từ chủ yếu sau:
- Các chứng từ về lao động và tiền lơng: + Bảng chấm công
+ Bảng thanh toán lơng +Phiếu nghỉ hởng BHXH + Bảng thanh toán BHXH
+Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành + Phiếu báo làm thêm giờ
+ Hợp đồng giao khoán
+ Biên bản điều tra tai nạn lao động - Chứng từ thanh toán:
+ Phiếu thu +Phiếu chi
+ Giấy đề nghị tạm ứng + Uỷ nhiệm chi
- Chứng từ về mua vật t hàng hoá + Hoá đơn GTGT
+ Phiếu kê mua hàng - Chứng từ về TSCĐ + Thẻ TSCĐ
+ Biên bản thanh lý TSCĐ
+ Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành + Biên bản đánh gía lại TSCĐ
3.2.2.3. Vận dụng chế độ tài khoản
Hệ thống tài khoản kế toán đang đợc áp dụng tại công ty dựa trên Hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC, ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính về ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp.
Để thực hiện các phần hành kế toán cơ bản tại công ty, đơn vị sử dụng một số tài khoản cơ bản sau:
* TK 211: Tài sản cố đinh hữu hình. Tài khoản này đợc dùng để phản ánh nguyên giá toàn bộ TSCĐ HH thuộc quyền sở hữu của đơn vị hiện có, biến động tăng, giảm trong kỳ.
Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số các tài khoản liên quan: TK 214 – Khấu hao TSCĐ, TK 009 – Nguồn vốn khấu hao cơ bản . . …
* TK 152: Nguyên liệu, vật liệu. ( TK này đợc sử dụng để phản ánh tình hình tăng giảm nguyên liệu, vật liệu của đơn vị trong kỳ).
* TK 334: Phải trả công nhân viên ( Dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của công ty về tiền lơng, tiền công, phục cấp, BHXH, tiền thởng
…). Tài khoản này đợc chi tiết thành các tiểu khoản sau: + TK 3341: Thanh toán lơng
+ TK 3342: Thanh toán các khoản khác
* TK 338: Phải trả, phải nộp khác. Dùng để phản ánh các khoản phải trả, phải nộp cho cơ quan pháp lụât, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về BHXH,
BHYT, KPCĐ, các khoản khấu trừ lơng, Tài khoản này đ… ợc chi tiết thành 6 tiểu khoản: + TK 3381: Tài sản thừa chờ xử lý + TK 3882: KPCĐ + TK 3883: BHXH + TK 3384: BHYT
+ TK 3387: Doanh thu cha thc hiện + TK 3388: Phải nộp khác
* TK 621 Chi phí NVLTT: tài khoản này đợc sử dụng để phản ánh các chi phí NVL phát sinh liên quan trực tiếp đến việc xây dựng hay lắp đặt công trình. Tài khoản này đợc mở chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình, các giai đoạn công việc hay khối lợng xây lắp có dự toán riêng.
* TK 622 Chi phí NCTT: tài khoản này đợc sử dụng để phản ánh toàn bộ chi phí về tiền công và các khoản phải trả cho công nhân trực tiếp xây lắp. Tài khoản này đợc mở chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình, …
*TK 623 Chi phí sử dụng máy thi công: tài khoản này đợc sử dụng để tập hợp và phân bổ chi phí sử dụng máy thi công phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất thi công công trình.
*TK 627 Chi phí SXC”: tài khoản này đợc sử dụng để phản ánh các khoản chi phí phục vụ cho quá trình sản xuất xây lắp tại các công trờng, các đội và các bộ phận sản xuất kinh doanh xây lắp. Tài khoản này đợc mở chi tiết theo từng đơn vị trực thuộc, đội xây lắp, …
- TK 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang: tài khoản này đợc sử dụng để tổng hợp chi phí sản xuất phục vụ cho việc tính giá thành công trình, hạng mục công trình, …
Ngoài ra, trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ hạch toán kế toán tại đơn vị, kế toán còn sử dụng nhiều tài khoản khác nh: TK 111, TK112, TK 153, TK 133, TK 131, TK138, TK 331, TK333, …