12 Synavet Neomycin sulfate, Tetracyclin HCl,
3.3.2.Thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng NK nguyên liệu sản xuất thuốcthú y của công ty cổ phần Dược & Vật tư thú y HANVET
Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu sản xuất thuốc thú y của cổ phần Dược & Vật tư thú y HANVET được tiến hành qua các bước cơ bản sau:
- Chuẩn bị chứng từ thực hiện hợp đồng NK
Công ty cổ phần Dược & Vật tư thú y HANVET chuẩn bị hợp đồng nhập khẩu vật tư phải chuẩn bị các chứng từ sau:
• Có hồ sơ xin nhập khẩu, bao gồm đơn xin nhập khẩu, giấy chứng nhận thực hành tốt sản xuất thuốc (GMP) của cơ sở sản xuất, bản tóm tắt đặc tính, hiệu lực, độ an toàn của sản phẩm, phiếu phân tích, giấy chứng nhận được phép sản xuất, lưu hành của cơ quan có thẩm quyền của nước sản xuất;
• Mẫu thuốc thú y, chế phẩm sinh học, vi sinh vật, hóa chất dùng trong thú y có đủ nhãn thành phẩm, nhãn trung gian, bao bì sản phẩm, số lượng thuốc để cơ quan kiểm nghiệm thuốc thú y, chế phẩm sinh học, vi sinh vật, hóa chất dùng trong thú y kiểm tra chất lượng.
• Trong trường hợp có dịch bệnh khẩn cấp, việc nhập khẩu thuốc thú y, vắc xin chưa có trong Danh mục thuốc thú y được phép lưu hành tại Việt Nam do Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ trưởng Bộ Thuỷ sản quyết định.
- Thuê phương tiện vận tải
Công ty tiến hành nhập khẩu theo phương thức CIF hoặc CFR, đối với các vật tư thú y quan trọng, nhập với số lượng ít, phương tiện vận chuyển từ nước xuất khẩu thường là máy bay; đối với các lô hàng giá trị lớn và không có yêu cầu bảo hiểm cao
thường là các lô hàng vận chuyển bằng đường biển. Có tới 93% các lô hàng của HANVET được vận chuyển bằng đường biển, còn lại 7% là đường hàng không.
Khi kí kết hợp đồng với bên đối tác, nhận được thông báo về thời gian, địa điểm hàng đến, Công ty sẽ có kế hoạch nhận hàng cho nhân viên giao nhận, chuẩn bị phương tiện vận chuyển và kho bãi…. Công ty thường thuê các công ty vận tải BEE logistics, Airsea global thay Công ty thực hiện hoạt động nhận hàng. Khi đó Công ty sẽ gửi bộ chứng từ cho công ty vận tải đi nhận hàng và theo dõi quá trình nhận hàng đó và chuyển hàng từ cảng Hải Phòng về Hà Nội. Đối với vận chuyển bằng đường hàng không, chính nhân viên của bộ phận xuất nhập khẩu sẽ trự tiếp đến sân bay Nội Bài, tiến hành giao các chứng từ và nhận hàng.
- Mua bảo hiểm cho hàng hóa và làm thủ tục hải quan
Với những hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện CIF, Công ty sẽ thương lượng với người bán để mua bảo hiểm cho phù hợp với từng lô hàng. Với những hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện CFR, HANVET cũng thường để bên đối tác tiến hành mua bảo hiểm hàng hóa, bởi các công ty bảo hiểm ở Việt Nam thường có quy mô nhỏ, và chưa chuyên nghiệp.
Sau khi hoàn tất các thủ tục cần thiết để nộp cho Chi cục Hải quan Hà Nội phê duyệt, sau khi Cơ quan Hải quan kiểm tra xác định tính hợp lệ, đầy đủ của Đơn yêu cầu và các tài liệu liên quan và Cơ quan Hải quan thông báo bằng văn bản cho người nộp đơn về việc chấp nhận, không chấp nhận Đơn yêu cầu trong thời gian theo quy định. Trong tờ khai hàng hóa nhập khẩu đối với Cơ quan hải quan, cần nêu rõ quy cách phẩm chất, mà số hàng hóa, xuất xứ, số lượng, đơn giá nguyên tệ, trị giá nguyên tệ của từng loại vật tư mà HANVET nhập khẩu. Năm 2010, Công ty vẫn làm thủ tục hải quan trực tiếp với cơ quan Hải quan. Nhưng đến năm 2011, khi hải quan điện tử được áp dụng ở Việt Nam, công ty đã lập tức áp dụng hình thức này để tiết kiệm thời gian và chi phí làm thủ tục hải quan. Quy trình thực hiện thủ tục Hải quan điện tử của Công ty như sau:
Khai tờ khai hải quan điện tử
Nhận thông tin phản hồi từ cơ quan Hải quan
Luồng xanh
Luồng vàng
Luồng đỏ
Kiểm tra hồ sơ hải quan
Kiểm tra hàng hoá
Doanh nghiệp in tờ khai trên hệ thống của mình để nhận hàng 1
2
3
4
( Nguồn: Phòng Kế toán – CTCP Dược & Vật tư thú y HANVET).
Sau khi có số tờ khai thì doanh nghiệp chờ phản hồi của cơ quan Hải quan để xem xét kết quả phân luồng tờ khai, thủ tục hải quan điện tử được phân thành 3 luồng chính: luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ.
- Nếu tờ khai được phân luồng xanh:
Doanh nghiệp in 2 bản tờ khai điện tử, ký tên, đóng dấu doanh nghiệp, đem ra cơ quan Hải quan nộp cho cán đăng ký đóng dấu thông quan hàng hoá. Thường hợp này cán bộ đăng ký thông quan hàng hoá.
- Nếu tờ khai được phân luồng vàng:
• Luồng vàng điện tử: Hình thức giống như luồng xanh.
• Luồng vàng giấy: Doanh nghiệp in 2 bản tờ khai điện tử, ký tên, đóng dấu doanh nghiệp, kèm với toàn bộ chứng từ XNK cần thiết đem ra cơ quan Hải quan làm thủ tục. Tờ khai sẽ được chuyển qua cán bộ thuế kiểm tra và quyết định DN có được thông quan hàng hoá hay không, tiếp đến bước 4, cán bộ kiểm hoá ký thông quan hàng hoá. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Nếu tờ khai được phân luồng đỏ: Doanh nghiệp in 2 bản tờ khai điện tử, ký tên, đóng dấu doanh nghiệp, kèm bộ chứng từ XNK cần thiết đem ra cơ quan Hải quan. Tờ khai sẽ được xử lý qua bước 3, các khâu đăng ký- tính thuế và cuối cùng là kiểm hoá để kiểm tra thực tế hàng hoá. Tiếp đến bước 4 cán bộ kiểm hoá ký thông quan hàng hoá.
- Nhận hàng, kiểm tra hàng và thanh toán
Công ty thường nhận hàng tại sân bay Nội Bài, cảng Hải Phòng. Khi nhận hàng công ty cần trình vận đơn (B/L), hóa đơn thương mại ( Invoice), danh sách đóng gói (packing list) cho hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng ( thường là 3 bản D/O). Sau khi đã đóng phí lưu kho, xếp dỡ để lấy biên lai thanh toán. Sau đó dung D/O và biên lai làm phiếu xuất kho và thực hiện kiểm hàng hóa hải quan trước khi đem hàng về. Quy trình cụ thể như sau:
Xuất trình vận đơn gốc và các chứng từ khác ( Invoice, packing list…) cho đại diện hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng ( D/O ). Trả phí lệnh giao hàng, làm hàng tại cảng, phí vệ sinh container, phí chứng từ…
• Nhân viên giao nhận hàng phải trao trả cho văn phòng quản lý tàu các chứng từ để xác nhận D/O, các chứng từ gồm có: Lệnh giao hàng (D/O) có giấy xác nhận của hải quan; Bản sao vận đơn hoặc chứng từ vận chuyển có giá trị tương đương; Giấy mượn vỏ Container.
• Mang bản D/O đã có xác nhận của hãng tàu có ghi phương thức nhận hàng (nhận hàng nguyên Container) đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho.
• Ký biên bản giao nhận hàng hóa với cảng.
• Ký biên bản giao nhận hàng hóa với người vận tải.
• Nhận các chứng từ liên quan: biên bản lược khai hàng hóa của thuyền trưởng (Cargo Manifest), biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC), biên bản hàng hư hỏng đổ vỡ (COR), hóa đơn bốc xếp giao nhận hàng
Cán bộ giao nhận tìm vị trí của Container tại bãi, kiểm tra xi, chì xem còn nguyên không, chì có cặp chặt vào khóa, xem xét cả bên ngoài của Container có bị rạn nứt không.
Với các khoản phí liên quan khác thì quyết toán chi phí liên quan đến giao nhận trong vòng 15 ngày, nếu có sự chậm trễ, cán bộ giao nhận phải chịu trách nhiệm. Công ty thường cố gắng đến nhận hàng ở cảng trong thời gian ngắn nhất kể từ khi nhận được giấy báo hàng, tuy nhiên vẫn còn nhiều lần đến nhận hàng trễ, thời gian trễ theo điều tra là
khoảng 7 – 10 ngày. Điều này gây ảnh hưởng đến thời gian giao hàng cho khách và làm tăng thêm nhiều chi phí cho việc nhận và bảo quản hàng hóa.
Hiện nay công ty đang sử dụng hình thức nhập khẩu uỷ thác. Nhập khẩu theo hình thức này cụng ty sẽ tốn nhiều chi phí trung gian làm giảm hiệu quả kinh doanh nhập khẩu đồng thời không tạo được mối quan hệ làm ăn trực tiếp với nước bạn. Phương thức thanh tóan hàng nhập khẩu của công ty hiện nay chủ yếu là phương thức D/P (trả tiền trước khi nhận hàng hóa). Phương thức này sẽ có nguy cơ rủi ro rất cao trong kinh doanh.
- Khiếu nại hoặc giải quyết khiếu nại nếu có
Khi hàng về đến kho, nhân viên phải có mặt tại kho để kiểm tra lại hàng hóa. Cán bộ giao nhận chuyển hồ sơ liên quan cho bộ phận phụ trách làm nhập kho.
Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu như có phát sinh khiếu nại thì công ty thường khiếu nại trong những trường hợp sau:
• Nếu hàng có chất lượng hoặc số lượng không phù hợp với hợp đồng, thời hạn giao hàng bị vi phạm thì công ty khiếu nại người bán. Đối với trường hợp hàng giao chậm thì tuỳ theo quy định trong hợp đồng mà có tỷ lệ phạt khác nhau nhưng thông thường tỷ lệ phạt là 0,5% giá trị hợp đồng cho mỗi tuần giao chậm và tỷ lệ phạt tối đa là 10% giá trị hợp đồng.
• Nếu người bán không gửi các hướng dẫn chi tiết về thành phần thuốc, công dụng, hay các đặc điểm của các vật tư thú y đặc biệt, các catalogue thì công ty khiếu nại người bán và yêu cầu phạt bồi thường nhưng thông thường phạt với tỷ lệ 0,1% giá trị hợp đồng cho mỗi tuần giao chậm.
• Nếu hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc nếu sự tổn thất đó do lỗi của người vận tải gây nên thì công ty vẫn khiếu nại người bán, khi đó người bán sẽ khiếu nại người vận tải và người vận tải sẽ phải chịu trách nhiệm.
• Nếu hàng hoá bị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của người thứ ba gây nên, khi những rủi ro này đã được mua bảo hiểm thì công ty khiếu nại công ty bảo hiểm.
Sau khi phát hiện các lỗi cần khiếu nại, công ty lập hồ sơ khiếu nại bao gồm đơn khiếu nại kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất (biên bản giám định, xác nhận của thuyền trưởng trong trường hợp hàng hoá thiếu...), hóa đơn, vận đơn đường biển, đơn bảo hiểm (nếu khiếu nại công ty bảo hiểm)... Hồ sơ khiếu nại cần được lập
ngay để khỏi bỏ lỡ thời hạn khiếu nại.Thông thường nếu có phát sinh khiếu nại thì hai bên thường thoả thuận để tìm ra biện pháp giải quyết một cách thoả đáng nhất, tránh phải kiện nhau tại Hội đồng trọng tài hoặc Toà án, bởi như vậy sẽ rất tốn kém, mất thời gian và nhiều vấn đề khác phát sinh.
Trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu vật tư thú y, một số tồn tại được thống kê:
Thứ nhất, khi áp dụng hải quan điện tử từ năm 2010 thì Công ty chỉ cần tại Công ty của mình khai báo và cần một đường truyền internet tốt. Tuy nhiên nhiều khi Công ty khai báo xong các thủ tục nhấn nút gửi đi nhưng ở chi cục hải quan lại không nhận được hoặc nhận mà không mở ra được thì doanh nghiệp buộc thực hiện lại từ đầu việc khai hải quan. Hoặc là đôi khi tờ khai của doanh nghiệp bị trả về, yêu cầu bổ sung, điều chỉnh do khai báo, áp thuế sai hoặc chứng từ không rõ ràng. Số lượng hợp đồng xảy ra sai sót khi khai Hải quan năm 2011 chiếm khoảng 25 % tổng số hợp đồng được giao nhận bằng đường biển.
Bảng 3.6. Số hợp đồng có sai sót trong việc khai Hải quan năm 2010- 2012
Chỉ tiêu 2010 2011 2012 Tổng số hợp đồng giao nhận bằng đường biển 150 145 151 Tổng số hợp đồng giao nhận bằng đường hàng không 8 10 12
Số hợp đồng sai sót khi khai Hải quan
23 20 15
+ Do áp thuế sai
6 5 3 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Do sai lệch thông tin
3 4 3
+ Do thiếu loại chứng từ 13 10 9
+ Do lỗi hệ thống 2 1 0
( Nguồn: Phòng Kế toán – Công ty CP Dược & Vật tư thú y HANVET).
Tỷ lệ sai sót về chứng từ, phải làm lại đã giảm từ 23/158 hợp đồng nhập khẩu bằng đường biển năm 2010 xuống còn 20/155 hợp đồng năm 2011 và 15/163 năm 2012. Số hợp đồng sai sót do thiếu loại chứng từ đã giảm đáng kể, không có lỗi do hệ thống
mạng máy tính, các lỗi do áp thuế sai, sai lệch thông tin cũng có xu hướng giảm. Nhân viên công ty ngày càng chuyên nghiệp hơn trong việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nhận hàng. Tỷ lệ số tờ khai được phân luồng vàng và luồng xanh cũng tăng lên qua các năm. Năm 2008, doanh thu từ hoạt động nhập khẩu là 94,4 tỷ đồng, năm 2009 là 129,28 tỷ đồng, năm 2010 là 147,5 tỷ đồng, năm 2011 là 168,62 tỷ đồng, năm 2012 là 192,74 tỷ đồng; tương ứng tốc độ tăng doanh thu từ năm 2008 đến năm 2012 lần lượt là 20%; 18%; 26,4%; 0,27%. Điều này do công ty không ngừng dùng các biện pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh nhập khẩu, tìm kiếm thêm các bạn hàng mới có uy tín, cải tiến sản phẩm đồng thời nghiên cứu tìm ra thêm sản phẩm mới, không ngừng mở rộng quy mô nhập khẩu, đồng thời khắc phục những sai sót trong quá trình thực hiện hợp đồng dẫn đến làm tăng doanh thu.
Thứ hai, Công ty đã tạo được uy tín với cơ quan Hải quan, phối hợp tốt trong công tác nhận hàng, kiểm hàng nên thời gian giao nhận làm các thủ tục diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, chi phí.
Thứ ba, Công tác giao nhận hàng hoá tại sân bay, bến cảng và làm thủ tục hải quan mặc dù còn có nhiều khó khăn song công ty đã có những biện pháp thích hợp hoàn thành nhanh chóng, hàng nhập về đúng thời hạn quy định, đúng số lượng và chất lượng vận chuyển tới Công ty.