7 Kết cấu khóa luận
3.2.2.2Mở thư tín dụng (L/C)
Hẩu hết các hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện ô tô của công ty trong thời gian qua đều quy định thanh toán tiền hàng bằng L/C. Để có được thư tín dụng, công ty căn cứ vào các điều của hợp đồng nhập khẩu để đến ngân hàng làm đơn xin ở L/C. Ngân hàng mà công ty thường mở L/C là: ngân hàng Vietinbank. Nội dung của L/C mở luôn thống nhất với điều khoản của hợp đồng như: số lượng, giá cả, quy cách, chất lượng, thời hạn giao hàng, thời hạn thanh toán... Do đó, công ty thường lấy hợp đồng làm căn cứ đưa ra quyết định đối với từng điều kiện trong L/C.
Quá trình tiến hành nghiệp vụ của công ty:
Sau khi nhận được hợp đồng đã kí, cán bộ phòng Xuất nhập khẩu căn cứ vào điều kiện quy định trong hợp đồng tiến hành soạn thảo đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng. Trưởng phòng Xuất nhập khẩu tiến hành kiểm tra, xem xét.
Nếu đơn xin mở L/C đạt, cán bộ phòng Xuất nhập khẩu chuyển bộ hồ sơ gồm: Hợp đồng đã được phê duyệt, phương án kinh doanh, đơn xin ở L/C cho phòng Kế toán – Tổng hợp.
Khi nhận được hồ sơ từ phòng Xuất nhập khẩu, trưởng phòng Kế toán – Tổng hợp tiến hành xem xet. Nếu đạt thì trưởng phòng Kế toán – Tổng hợp trình Giám đốc duyệt đơn xin mở L/C
Sau khi nhận được bộ hồ sơ xin mở L/C đã phê duyệt, cán bộ phòng Kế toán – Tổng hợp tiến hành làm thủ tục L/C tại ngân hàng và nhận từ ngân hàng bản L/C gốc, sau đó sao và chuyển cho phòng Xuất nhập khẩu 1 bản L/C.
Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu linh kiện ô tô của Công ty cổ phần ô tô An Hưng đều mở L/C trả ngay và không hủy ngang. Tuy nhiên, việc mở L/C như thế nào
là hoàn toàn phụ thuộc vào sự thỏa thuận giữa công ty và bên đối tác nước ngoài khi đàm phán, kí kết hợp đồng.
Sau khi L/C được bên đối tác nước ngoài chấp nhận và tiến hành giao hàng, đồng thời công ty sẽ nhận được bộ chứng từ hàng hoá từ người bán hoặc ngân hàng mở L/C. Có thể có các trường hợp sau xảy ra: Hoặc bộ chứng từ về trước hàng về sau; Hoặc bộ chứng từ và hàng cùng về, Hoặc bộ chứng từ về sau hàng về trước. Và bộ chứng từ hàng hoá này chính là cơ sở để công ty tiến hành các bước tiếp theo như làm thủ tục hải quan, nhận hàng...
Đôi khi trong qúa trình mở L/C đối tác nước ngoài muốn công ty mở ở ngân hàng mà công ty không có tài khoản hoặc tài khoản ở ngân hàng đó không đủ cho hợp đồng. Điều này đã gây cản trở phần nào trong quá trình thực hiện hợp đồng .