. Hy vọng có thêm đơn đặt hàng khác
3. Viết thư loại thuyết phục
(1) Các thư bán hàng
Sắp xếp ý tứ bức thư theo kiểu qui nạp gồm 4 bước:
+ Thu hút sự chú ý vào món hàng. Ví dụ đặt câu hỏi: vì sao sản phẩm của chúng tôi được khách hàng ưa thích?
+ Giới thiệu sản phẩm và thu hút sự quan tâm tới sản phẩm đó
+ Nêu những lý do đủ sức thuyết phục, do chỗ chúng đáp ứng những nhu cầu của người đọc + Thúc đẩy hành động
3. Viết thư loại thuyết phục
(2) Các thư yêu cầu và thư đòi tiền:
+ Đối với thư yêu cầu điều chỉnh một cách hợp lý (lá thư thể hiện sự phàn nàn, không hài lòng về hàng hóa nhưng không thỏa mãn yêu cầu đặt ra Không dùng lời lẽ gay gắt trong thư yêu cầu điều chỉnh, mà phải coi trọng thái độ của người nhận sao cho người đó thấy vui vẻ khi đọc thư.
Ví dụ: Thư khiếu nại về hàng hóa kém phẩm chất
Thưa quí Ông,
Gần đây chúng tôi nhận được một số phàn nàn của
khách hàng về bút bi của quí ông. Hiển nhiên là bút bi đã không thỏa mãn khách hàng và trong một số trường hợp chúng tôi đã phải hoàn tiền lại cho khách hàng.
Loại bút bi khách hàng phàn nàn nằm trong lô hàng 1000 chiếc cung cấp theo đơn hàng số 340. Đơn hàng được thực hiện theo mẫu chúng tôi đặt tại công ty. Chính chúng tôi đã so sánh mẫu bút đặt hàng với số bút giao hàng và thấy
nhiều cây do khách hàng phàn nàn đã không đúng chất lượng yêu cầu. Một số cây bị chảy mực, một số khác viết không ra mực. Những phàn nàn chỉ liên quan đến lô bút đã nêu. Các đợt bút trước rất thỏa đáng. Do đó chúng tôi viết thư này yêu cầu được trả lại số bút còn chưa bán được, tổng cộng là 800 cây và yêu cầu được thay thế bằng loại bút có phẩm chất tốt mà chúng tôi vẫn quen biết trước đây.
+ Đối với thư yêu cầu một sự đáp ứng thuận lợi, ví dụ mời một chuyên gia đến nói chuyện tại cuộc hội thảo cuối năm
Cách sắp xếp ý tứ nên theo kiểu qui nạp, đi dần từng bước đến đỉnh điểm mà không nên dùng lối suy diễn ít hiệu quả
Ví dụ, nên mở đầu bằng câu: “Lớp bồi dưỡng tại công ty chúng tôi rất muốn học về…” và cứ vậy đi tới lời yêu cầu một cách tự nhiên, không cần quá nhấn mạnh.
+ Các thư đòi nợ phải đáp ứng được hai yêu cầu: Đòi được nợ và giữ được quan hệ tốt
Thư đòi nợ phải tuân theo cách sắp xếp qui nạp khi nhận thư, người mắc nợ biết thư đề cập đến vấn đề gì rồi. Cho nên thư viết ngắn, không cần dẫn nhập, không cần lời thanh minh
Người mắc nợ dài ngày chưa trả không thể thanh toán ngay, nên phải tính đến một qui trình nhiều thư đòi nợ, nếu thư thứ nhất không được đáp ứng thì gửi thư thứ hai, thứ ba,…
Viết dãy thư đòi nợ kế tục nhau phải tuân theo bốn nguyên tắc: + Nêu thời hạn chót + Nhịp thư đều đặn + Sự thông cảm + Lời lẽ cứng rắn dần lên
Lời lẽ cứng rắn dần lên thể hiện sự nghiêm trọng của vấn đề, thường thì nên lần lượt qua 5 bước sau: Nhắc nhở, yêu cầu trả nợ sớm, kêu gọi lần ba, khẩn cấp, tối hậu thư (trước khi nhờ đến pháp luật).
Ví dụ viết thư yêu cầu thanh toán:
Thưa Ông,
Chúng tôi băn khoăn không hiểu tại sao lại không nhận được thư tín gì của ông liên quan đến bức điện đề ngày 3 tháng 7 về số tiền 150 triệu đồng mà quí công ty nợ chúng tôi theo
bảng kê ngày 10 tháng 3 vừa qua.
Chúng tôi mong rằng Ông giải thích cho chúng tôi rõ tại sao số tiền trên lại chưa được thanh toán.
Chắc rằng Ông cũng đồng ý là chúng tôi đã hết sức nhẫn lại với quí công ty. Nhưng chúng tôi hiện nay không còn cách nào khác là phải áp dụng các biện pháp cần thiết để thu hồi số nợ thiếu nói trên.
Chúng tôi mong sẽ tránh làm việc gì xét ra có hại đến thanh danh và uy tín của quí công ty. Với quan điểm đó, chúng tôi dành cho Ông thêm một tháng nữa để ông có điều kiện thu
Ví dụ viết thư yêu cầu thanh toán:
Thưa Ông,
Hóa đơn của chúng tôi đề ngày 1 tháng 3 đã quá hạn thanh toán đến hơn 3 tháng nay và mặc dù chúng tôi đã nhắc nhở trong thư đề ngày 2 tháng 6, chúng tôi vẫn chưa nhận được thư hồi âm của Ông.
Chúng tôi rất tiếc là phải thông báo cho ông rõ do sự làm ăn thiếu tín nhiệm này, chúng tôi phải ấn định một thời hạn chót là 20 ngày kể từ hôm này để ông lo thanh toán số nợ cho chúng tôi.
Trong thời gian gian này, nếu ông không thanh toán số nợ thì buộc lòng chúng tôi phải nhờ đến pháp luật phân xử.