Công việc này nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh XNK của công ty sẽ tiến hành làm song song với việc đi lấy lệnh.Công ty sẽ đăng ký VSATTP tại Trung Tâm Y Tế Dự Phòng Hải Phòng – Địa chỉ : 21 Lê Đại Hành – Hồng Bàng – Hải Phòng.
Hồ sơ bao gồm :
- HĐNK
- Invoice
- Packing List
- Giấy giới thiệu
- Công văn của công ty gồm 02 bản
Sau khi kiểm tra thông tin trên giấy đăng ký với thông tin trên Invoice, Packing List, HĐNK, nếu trùng khớp nhau trung tâm y tế dự phòng sẽ ký tên và đóng dấu xác nhận, trung tâm y tế sẽ giữ lại 1 giấy đăng ký và gửi lại 1 giấy cho công ty.Kèm với đó trung tâm y tế sẽ phúc đáp lại công văn và gửi lại cho công ty 01 bản.
Bước 3 : Làm thủ tục Hải Quan giải phóng hàng
Nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh XNK của công ty chuẩn bị các chứng từ cần thiết để lên tờ khai, nhập các thông tin cần thiết về lô hàng vào phần mềm khai báo hải quan điện tử.(phần mềm Ecus 4).Nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh XNK của công ty làm thủ tục Hải quan phải điền đầy đủ vào tờ khai các tiêu chí cần thiết của tờ khai nhập khẩu:
Những điểm chính cần khai báo trên tờ khai Hải Quan:
Ô 1: Người xuất khẩu: ghi mã số kinh doanh, tên, địa chỉ của bên xuất khẩu
Ô 2: Người nhập khẩu: mã số thuế, tên, địa chỉ, số điện thoại cá nhân hay công ty làm thủ tục nhập hàng
Ô 3, Ô 4: Người uỷ thác, đại lý làm thủ tục Hải Quan.
Ô 5: Loại hình nhập khẩu: đánh dấu X vào ô phù hợp với loại hình nhập khẩu của doanh nghiệp ( ví dụ: NSX01 Nhập để sản xuất hàng xuất khẩu)
Ô 6: Hóa đơn thương mại: thông tin về số hoá đơn và ngày lập hóa đơn. (Lưu ý: ngày lập hóa đơn phải sau ngày ký kết hợp đồng).
Ô 7: Giấy phép kinh doanh : thể hiện thông tin về giấy phép và ngày cấp giấy phép, ngày hết hạn giấy phép (nếu có)
Ô 8: Hợp đồng : thông tin về hợp đồng thương mại và ngày ký kết hợp đồng, ngày hết hạn hợp đồng của doanh nghiệp nhập khẩu.
Ô 9: Vận đơn : thể hiện thông tin về số và ngày vận đơn Ô 10, Ô 11 : Cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng
Ô 12: Phương tiện vận tải : thông tin về phương tiện vận tải (loại phương tiện, ngày đến, tên và số hiệu phương tiện vận tải)
Ô 13: Nước xuất khẩu
Ô 14: Điều kiện giao hàng (VD: DAF) Ô 15: Phương thức thanh toán (VD: TTR)
Ô 16: Đồng tiền thanh toán Ô 17: Tỷ giá tính thuế Ô 18: Mô tả hàng hóa Ô 19: Mã số hàng hóa Ô 20: Xuất xứ Ô 21: Chế độ ưu đãi Ô 22: Lượng hàng Ô 23: Đơn vị tính
Ô 24: Đơn giá nguyên tệ
Ô 25: Trị giá nguyên tệ = Ô 22 * Ô 24 Ô 26: Thuế nhập khẩu
Ô 27,28,29: Thuế TTĐB,BVMT,GTGT Ô 30: Tổng só tiền thuế (ô 26+27+28+29) Ô 31: Lượng hàng, số hiệu container Ô 32: Chứng từ đi kèm
Ô 33: Người khai ký tên.Người có thẩm quyền trong công ty đóng dấu, ký tên, ghi rõ họ tên, chức vụ, và chịu trách nhiệm về nội dung đã được khai trên tờ khai Hải Quan. Ô 34: Kết quả phân luồng và hướng dẫn làm thủ tục Hải Quan
Ô 35: Ghi chép khác
Ô 36: Xác nhận của Hải Quan giám sát
Ô 37: Xác nhận giải phóng hàng/đưa hàng về bảo quản/chuyển cửa khẩu Ô 38: Xác nhận thông quan
Nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh XNK của công ty phải khai báo đầy đủ và chính xác những nội dung trên theo yêu cầu của cơ quan Hải quan. Những thông tin trên tờ khai hải quan phải phù hợp và trùng khớp với những chứng từ liên quan như: hợp đồng, hoá đơn thương mại, bảng chi tiết đóng gói hàng hóa, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, lệnh giao hàng.
Sau đó đợi 1 khoảng thời gian nhất định Hải quan sẽ phản hồi, trả về số Tờ khai và Kết quả phân luồng, hướng dẫn thủ tục Hải quan.
Căn cứ trên kết quả phản hồi của cơ quan Hải quan, doanh nghiệp tiến hành theo hướng dẫn của kết quả được phản hồi:
- Trường hợp nếu Nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh XNK của công ty khai báo sai hoặc chứng từ không rõ ràng thì cơ quan Hải quan gửi phản hồi yêu cầu bổ sung và điều chỉnh, sau khi điều chỉnh nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh XNK của công ty gửi khai báo lại để lấy lại số tiếp nhận mới.
- Nếu tờ khai điên tử được chấp nhận, hệ thống mạng của Hải quan sẽ tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai, phân luồng hàng hóa và hướng dẫn làm thủ tục hải quan.
Sau khi đã đăng ký tờ khai, nhận được phản hồi về số tiếp nhận, số tờ khai phân luồng. Nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh XNK của công ty in tờ khai làm 2 bản xin chữ ký và đóng dấu của giám đốc công ty, sắp xếp chứng từ theo thứ tự và mang lên chi cục Hải Quan làm thủ tục giải phóng hàng.
Hồ sơ hải quan bao gồm:
- Tờ khai hải quan nhập khẩu: 02 bản (01 bản dành cho người nhập khẩu, 01 bản dành cho Hải quan lưu).
- Invoice: 01 bản chính - Packing list: 01 bản chính - 1 HĐNK
- Vận đơn: 01 bản sao - 1 lệnh giao hàng (D/O) gốc
Nếu lô hàng thuộc luồng xanh: Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký làm thủ tục hải quan, cán bộ đăng ký đóng dấu thông quan cho hàng hóa.
Nếu lô hàng thuộc luồng vàng: Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký làm thủ tục hải quan, cán bộ đăng ký chuyển hồ sơ qua bộ phận thuế, giá để kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nếu hồ sơ của doanh nghiệp hợp lệ, những thông tin về tên hàng hóa, mã số hàng hóa, giá hàng hóa…rõ ràng và phù hợp với chính sách thuế của Nhà nước sẽ chuyển cho lãnh đạo Chi cục ký thông quan, nếu không hợp lệ và rõ ràng cán bộ giá thuế chuyển sang bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa để xác định hàng hóa và thuế suất của mặt hàng đó. Trường hợp này, cán bộ kiểm tra hồ sơ ký thông quan hàng hóa.
Nếu lô hàng thuộc luồng đỏ: Hồ sơ sau khi đăng ký chuyển qua cán bộ kiểm tra giá thuế. Sau đó chuyển cho cán bộ kiểm tra hàng hóa. Chủ hàng sẽ phải xuất trình hàng hóa để công chức Hải quan kiểm tra. Sau khi kiểm tra xong nếu không có phát sinh, không vi phạm về thủ tục hải quan sẽ chuyển cho lãnh đạo chi cục ký thông
quan. Tùy tỷ lệ phân kiểm của lãnh đạo Hải quan mà ngưởi chủ hàng phải xuất trình 5%, 10%, hay toàn bộ lô hàng để hải quan kiểm tra. Trong quá trình kiểm tra phải nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh XNK của công ty phải hiểu rõ về hàng hóa nhập khẩu của mình để giải thích cho công chức Hải quan khi kiểm tra hàng, tránh trường hợp không rõ mặt hàng sẽ dẫn tới kiểm tra sai mặt hàng khi đó có thể sẽ sai về áp mã thuế và trị giá khai báo. Trường hợp này, cán bộ kiểm hóa ký thông quan hàng hóa.
Sau đó nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh XNK của công ty đến ô thu phí Hải quan để nộp phí hải quan và đến ô cửa trả tờ khai để nhận tờ khai đã đóng dấu giải phóng hàng ( vì phải có giấy chứng nhận đạt yêu cầu VSATTP thì Hải Quan mới xác nhận thông quan).
Bước 4 : Thuê vận chuyển
Ngay từ đầu năm công ty tiến hành kí hợp đồng thuê đầu container để phục vụ cho việc vận chuyển. Khi đến thời điểm nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh XNK của công ty sẽ gọi điện cho giám đốc công ty ….. để họ điều xe như trong hợp đồng đã kí kết.Sau đó, nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh XNK của công ty cùng với lái xe của công ty…thoản thuận và lên kế hoạch về thời gian để đưa xe ra bãi lấy hàng 1 cách thuận lợi nhất.
Bước 5 : Làm thủ tục nhận hàng tại Cảng 1.Đổi lệnh lấy hàng
- Nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh XNK của công ty mang 1 bản D/O và 1 bản giấy mượn container đến phòng cấp lệnh tại cảng nơi hàng đến để đóng phí nâng hàng. Sau khi thu phí, phòng cấp lệnh cảng giữ lại D/O và giấy mượn container đó, giao lại cho nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh XNK của công ty “Phiếu giao nhận container”.
2.Nhận hàng và thanh lý Hải Quan Cổng
- Nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh XNK của công ty đem hóa đơn phòng Cấp lệnh cấp tới phòng điều độ lấy Phiếu điều động công nhân hoặc xe nâng, liên hệ với đội trưởng đội xe nâng, dẫn đội xe nâng ra bãi container tiến hành bốc container lên phương tiện vận tải của mình hay rút ruột tại bãi, bốc hàng lên xe. Khi nhận hàng, nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh XNK của công ty cần kiểm tra tình trạng container trước khi kéo ra khỏi cảng, nếu phát hiện container bị hư hỏng, móp méo thì
phải yêu cầu Điều độ bãi phê chú vào “Phiếu giao nhận container” để sau này có cơ sở miễn trách đối với hãng tàu.
- “Phiếu giao nhận container” do phòng Cấp lệnh cảng lập có 4 liên: trắng, xanh, hồng, vàng. Phòng Cấp lệnh cảng giữ lại liên trắng, giao 3 liên còn lại cho nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh XNK của công ty. Liên xanh được nhân viên kho bãi giữ lại khi giao container cho người giao nhận. Nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh XNK của công ty đem “Phiếu giao nhận container”, tờ khai xin xác nhận của hải quan cổng. Nhân viên hải quan căn cứ vào bản kê chi tiết số lượng, mã số container đi kèm theo tờ khai hải quan để đóng dấu xác nhận đã “đăng ký hải quan” vào liên vàng trên “Phiếu giao nhận container”. Nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh XNK của công ty trao lại cho lái xe để xuất trình lúc ra cổng. Liên vàng “Phiếu giao nhận container” được bảo vệ cảng giữ lại sau khi phương tiện vận tải vận chuyển container ra khỏi cảng. Liên xanh được nhân viên kho bãi giữ lại khi giao container cho nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh XNK của công ty.
Bước 6 : Theo dõi giao hàng về Nhà máy
Sau khi làm xong các thủ tục lấy hàng ra khỏi Cảng, nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh XNK của công ty có thể đi cùng lái xe về Nhà máy hoặc lái xe đi một mình và nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh XNK của công ty sẽ theo dõi tình hình qua điện thoại.
Bước 7 : Cơ quan chuyên ngành lấy mẫu lọ về phân tích
Sau khi hàng được vận chuyển về Nhà máy, bên công ty sẽ gọi điện cho bên chuyên ngành ( bên VSATTP) để họ cử cán bộ xuống Nhà máy của công ty để lấy mẫu về kiểm tra phân tích như trong công văn, nhân viên công ty sẽ đi cùng và thực hiện theo mọi yêu cầu của cán bộ chuyên ngành để việc lấy mẫu được diễn ra thuận lợi.Cơ quan chuyên ngành sẽ giám sát toàn bộ quá trình dỡ hàng ra khỏi cont của công ty, sau đó tiến hành lấy mẫu mang về phân tích và cử cán bộ túc trực giám sát lô hàng cho đến khi hàng hóa có giấy chứng nhận VSATTP và được xác nhận thông quan.Cán bộ chuyên ngành mang mẫu lọ về phân tích và thông thường phải 10-15 ngày mới có kết quả và lúc đấy mới cấp giấy chứng nhận.
Sau khi dỡ hàng ra khỏi cont để cán bộ chuyên ngành lấy mẫu, lái xe sẽ vận chuyển cont rỗng về địa điểm trả vỏ ghi trên giấy mượn cont, nộp phí hạ vỏ tại phòng cấp lệnh, thủ tục giống như lúc lấy hàng, giữ lại liên hồng EIR có xác nhận tình trạng cont của nhân viên kho bãi trả vỏ.
* Lưu ý : Nếu lấy hàng và hạ vỏ tại cùng 1 bãi thì chỉ cần làm thủ tục lúc ban đầu khi lấy hàng, chỉ cần 1 phiếu EIR màu hồng ban đầu.
Bước 9 : Lấy lại tiền cược trên hãng tàu
Nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh XNK của công ty mang liên hồng EIR khi trả vỏ, biên lai thu tiền và giấy mượn vỏ lên hãng tàu lấy lại tiền cược.
Bước 10 : Lên VSATTP lấy giấy chứng nhận,lên Hải Quan xin xác nhận thông quan
Sau khi cán bộ chuyên ngành lấy mẫu về kiểm tra phân tích, 10-15 ngày sau sẽ có kết quả, nếu đạt yêu cầu chất lượng, nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh XNK của công ty sẽ lên VSATTP lấy giấy chứng nhận.Sau đó, nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh XNK của công ty sẽ mang giấy chứng nhận đạt VSATTP, tờ khai cùng với đó là phiếu tiếp nhận bổ sung chứng từ hồ sơ Hải Quan theo mẫu của Hải Quan cấp lên Hải Quan xin dấu xác nhận thông quan.
Bước 11: Kết thúc quy trình giao nhận hàng nhập
Sau khi có giấy chứng nhận đạt yêu cầu VSATTP và được Hải Quan xác nhận thông quan Công ty được phép đưa lô hàng vào sử dụng, kết thúc toàn bộ quy trình giao nhận hàng nhập của công ty.
3.2.2.Quy trình giao nhận nhập khẩu mặt hàng chai lọ thủy tinh 500ml của công ty Sản Xuất & Thương Mại Việt Nga
Bước 1 : Nhận hồ sơ từ bên nước ngoài
Sau khi Công ty Việt Nga ký Hợp đồng mua bán số 01/VN-CHUN/2013 ngày 08 tháng 10 năm 2013 với GUANGXI PINGXIANG CHUNLEI IMP.& EXP.TRADING CO.,LTD ( công ty mậu dịch xnk chunlei bằng tường quảng tây ), nhập khẩu 3.000.000 lọ thủy tinh 500ml với điều kiện giao hàng từng phần, thời gian giao hàng từ tháng 1 đến tháng 5 năm 2014 và từ đầu năm công ty Việt Nga đã nhập khá nhiều đợt cho nên đợt này công ty Việt Nga yêu cầu bên phía Trung Quốc cung cấp hàng với số lượng 330.330 chiếc và đóng vào 5 cont 40’.
Sau khi nhận được yêu cầu của công ty Việt Nga, bên phía công ty Trung Quốc tiến hành các thủ tục cho lô hàng và gửi bộ hồ sơ sang cho công ty Việt Nga để công ty Việt Nga làm thủ tục nhập cho lô hàng.
Hồ sơ bao gồm : Invoice, Packing List, B/L
Bước 2 : Lấy lệnh giao hàng và đăng ký VSATTP 1.Lấy lệnh giao hàng
- Sau khi công ty nhận được giấy báo hàng đến của hãng tàu MCC. Nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh XNK của công ty lên hãng tàu MCC chi nhánh Hải Phòng tại 15A Hoàng Diệu – Hồng Bàng – Hải Phòng để làm thủ tục lấy lệnh và mượn vỏ.Khi lên hãng tàu nhân viên công ty cần phải mang theo : giấy giới thiệu, 1 B/L gốc
và 1 B/L photo, giấy báo hàng đến.Nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh XNK của
công ty lên tầng 7 của tòa nhà, vào phòng đầu tiên, vào quầy đầu tiên là quầy của hãng MCC để nộp hồ sơ và đóng các phí theo yêu cầu :
+ Phí bốc xếp (THC): 2.813.615 VND/1cont 40’ + Phí mất cân bằng cont: 602.917 VND/1cont 40’ + Phí chứng từ: 600.000 VND/1 bộ vận đơn + Phí vệ sinh cont: 227.272/1cont 40’
- Hãng MCC cấp cho nhân viên công ty 2 D/O và 1 B/L photo có dấu COPY của hãng.2 D/O này, 1 cái để đi lấy hàng còn 1 cái để làm thủ tục Hải Quan.
- Cần chú ý thời hạn hiệu lực của Lệnh giao hàng trong việc lưu kho, lưu bãi, lưu ca tàu để sắp xếp thời gian hợp lý, tiến hành là thủ tục nhận hàng để tránh tình trạng phát sinh thêm các chi phí khác., trường hợp này công ty được hãng MCC free 14 ngày.
- Sau đó nhân viên công ty viết giấy mượn cont theo mẫu của hãng tàu và đóng tiền cược vỏ cont ( 2.000.000 VND/1 cont 40’).MCC cấp cho nhân viên 2 giấy mượn vỏ, 1 giấy để xuống cảng lấy hàng, 1 giấy để lên lấy lại tiền cược.
2. Đăng ký VSATTP
Nhân viên công ty lên đăng ký VSATTP tại Trung Tâm Y Tế Dự Phòng Hải Phòng