Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung và tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Phòng kế toán đợc trang bị máy vi tính, toàn bộ kế toán tổng hợp và một phần kế toán phân tích đều đợc thực hiện trên máy. Với phần mềm kế toán đã đợc nâng cấp và đội ngũ nhân viên kế toán có tay nghề, trình độ cao, công tác kế toán ngày càng hoàn thiện hơn.
Phòng tài chính kế toán có 11 ngời đợc tổ chức theo sơ đồ sau đó mỗi ngời đều đợc phân công công việc cụ thể.
Sơ đồ 2: Bộ máy kế toán tại công ty TNHH Xây Dựng Thơng Mại và Phát triển Thành Đạt.
Tiếp thị đấu thầu
Thu hồi vốn Thực hiện
xây lắp Bàn giao nghiệm thu công trình Lập kế hoạch thi công Tổ chức thi công Ký kết hợp đồng
* Vai trò tổ chức của từng bộ phận .
- Kế toán trởng : Là ngời điều hành mọi hoạt động rong phòng kế toán, là ngời chịu trách nhiệm trớc giám đốc vấn dề tài chính của công ty.
- Kế toán tổng hợp: kiêm kế toán tiền lơng , BHXH, TSCĐ, kế toán bàn hàng... Có nhiệm vụ ghi chép toàn bộ hoạt dông diễn ra trong ngày , tổng hợp các số liệu chứng từ phát sinhđể cung cấp cho kế toán trởng.
- Kế toán công nợ: Đánh giá đơn hàng, xuất đơn hàng cho bộ phận bán hàng đi giao hàng... Theo dõi chi tiết công nợ của từng khách hàng, từng ngời bán hàng. Lên kế hoạch thu hồi nợ, thanh toán tiền hàng. theo dõi thu chi hàng ngày, cuối tháng lập báo cáo quỹ.
- Thu quỹ : Là ngời quản lý lợng tiền mặt tại quỹ. Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn quỹ tiền mặt . Chịu trách nhiệm trớc kế toán trởng và giám đốc về tiền mặt , tiền quỹ hằng ngày. Cuối tháng thu quỹ phải lập báo cáo quỹ để đối chiếu kiểm tra với kế toán công nợ và kế toán tổng hợp.
- Kế toán thuế: Viết hóa đơn và chuyển hóa đơn cho bộ phận giao hàng, hàng tháng lập báo cáo thuế GTGT, TNDN , hàng quý, năm lập báo cáo thuế tạm tính, quyết toán thuế
- Kế toán kho: Là ngời theo dõi sổ sách lợng hàng hóa nhập xuất trong kho. Lên kế hoạch xuất nhập hàng tháng.
* Chế độ kế toán áp dụng:
+ Các chính sách chung đợc áp dụng:
- Công ty sử dụng hệ thống chứng từ, danh mục tài khoản kế toán, báo cáo tài chính theo QĐ số 15/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính đã sửa đổi, bổ sung theo hệ thống chuẩn mực kế toán Việt nam.
Kế toán Thuế Kế toán Kho Kế toán Công nợ Kế toán Tr ởng Kế toán Tổng hợp Thủ quỹ
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ.
- Kỳ kế toán: theo năm (bắt đầu ngày 1/1 kết thúc 31/12)
- Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phơng pháp hạch toán thờng xuyên. - Phơng pháp tính giá hàng tồn kho: theo phơng pháp nhập trớc – xuất trớc. - Phơng pháp khấu hao TSCĐ: phơng pháp khấu hao theo đờng thẳng.
- Hệ thống sổ sách và báo cáo Công ty sử dụng:
Công ty sử dụng hình thức sổ kế toán là hình thức kế toán nhật ký chung, áp dụng các loại sổ sách theo quy định của Bộ tài chính mới ban hành năm 2006. Theo hình thức này Công ty sử dụng các loại sổ sách kế toán sau:
• Sổ nhật ký chung.
• Sổ cái theo hình thức nhật ký chung. • Sổ quỹ.
• Sổ kế toán chi tiết. • Sổ kế toán tổng hợp…
Các bảng phân bổ: bảng phân bổ chi phí sản xuất chung, bảng tính khấu hao, phân bổ khấu hao TSCĐ, bảng phân bổ NVL và CCDC,, bảng phân bổ tiền lơng…
Hàng tháng kế toán căn cứ chứng từ gốc, kiểm tra tính hợp pháp ghi vào số nhật ký chung, số và thẻ chi tiết theo trình tự thời gian. Từ nhật ký chung tổng hợp số liệu để ghi vào sổ cái, cuối tháng căn cứ vào số liệu ở sổ cái lập bảng tổng hợp số liệu và báo cáo tài chính.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán đợc dùng làm căn cứ ghi sổ nh phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu chi... Trớc hết kế toán tiến hành ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Do đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết nên đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc ghi vào các sổ kế toán chi tiết liên quan.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt có liên quan. Định kỳ 5 ngày tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi lại vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái. Cuối tháng, (quý hay năm) cộng số liệu ghi trên sổ cái và bảng cân đối kế toán.
Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp đúng với số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (đợc lập từ các sổ kế toán chi tiết), kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính.
Chứng từ gốc
Nhật ký chung Các số nhật ký
đặc biệt Sổ kế toán chi
tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối kế toán Báo cáo kế toán
Ngoài ra công ty còn thực hiện đầy đủ các chế độ báo cáo do Bộ tài chính quy định bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán lập hàng quý.
- Kết quả sản xuất hoạt động kinh doanh lập hàng quí. - Báo cáo lu chuyển tiền tệ lập 6 tháng 1lần
- Bảng thuyết minh báo cáo tài chính lập hàng năm.
Để phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh tơng đối lớn, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thờng xuyên, liên tục. Do vậy công tác tập hợp chi phí và tính giá thành snả phẩm đã đợc công ty phân loại thành 4 khoản mục chi phí nh sau:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (TK 621) - Chi phí nhân công trực tiếp (TK 622) - Chi phí sử dụng máy thi công (TK 623) - Chi phí sản xuất chung (TK 627)
Phơng pháp phân loại chi phí theo từng khoản mục của công ty nhằm quản lý chặt chẽ toàn diện, liên tục mọi khoản vật t, tài sản, lao động, tiền vốn... Đồng thời cũng tạo điều kiện cho công tác tính giá thành và định mức sản xuất cho kỳ sau.