Ngày nay, sự phát triển vƣợt bậc của công nghệ thông tin và viễn thông đã và đang tạo ra nhiều cơ hội song cũng ít thách thức cho hoạt động thông tin – thƣ viện. Ngay từ khi còn hoạt động trong môi trƣờng truyền thống, thực tế đã cho thấy: Vốn tài liệu của cơ quan thông tin – thƣ viện không thể dáp ứng đƣợc hết các nhu cầu của ngƣời dùng tin. Trong môi trƣờng hiện đại, ngƣời dùng tin chìm ngập trong biển thông tin nhƣng lại rất khó khăn trong việc tìm kiếm đâu là thông tin chất lƣợng, có giá trị, phù hợp với nhu cầu…Vì vây, hệ thống các cơ quan thông tin – thƣ viện cần phải liên kết để khắc phục tình trạng phân tán về nguồn thông tin. Đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng cao của ngƣời dùng tin. Các cơ quan thông tin – thƣ viện không đáp ứng một cách nhanh chóng mà còn đầy đủ về nội dung và hình thức tài liệu cho ngƣời dùng tin. Chính vì vậy cần có sự trao đổi, hợp tác liên thông giữa các cơ quan thông tin – thƣ viện. Sử dụng lại các bản ghi biên mục chuẩn, tiết kiệm thời gian, công sức, sự trùng lặp và kinh phí xử lý tài liệu. Tuy nhiên, hiện nay, các cơ quan thông tin – thƣ viện chƣa có sự liên thông, trao đổi thông tin/tài liệu.
Nguyên nhân chƣa có sự liên thông trao đổi
- Các quy tắc mô tả chƣa thống nhất.
- Công cụ sử dụng chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu trao đổi. - Nền tảng về tiềm lực công nghệ thông tin chƣa có.
Hình 2. Chuẩn trao đổi dữ liệu [31]
Nội dung cần thống nhất liên thông
Thống nhất về quy tắc mô tả tài liệu: sử dụng MARC21 Thống nhất về định dạng chủ đề và phân loại tài liệu Thống nhất về định chủ đề và phân loại tài liệu.
Thống nhất trong việc sử dụng phần mềm và các chuẩn công nghệ thông tin.
Nội dung trao đổi
Trao đổi bản ghi biên mục Thông qua tệp: ISO2709 MARC
Thông qua Z39.50 Trao đổi tài liệu Tài liệu số
Các yếu tố và vấn đề liên quan đến liên thông chia sẻ nguồn lực thông tin Hạ tầng công nghệ thông tin
Phần mềm
Tuân theo các chuẩn trong thƣ viện và các chuẩn công nghệ thông tin Yếu tố con ngƣời: các nhà lãnh đạo, quản lý và các cán bộ thực thi
Có thể dẫn chứng ra mô hình liên thông Thƣ viện quốc gia và các tỉnh thành đã triển khai trong nhiều năm qua.
Mục đích trao đổi thông tin
Nhập dữ liệu từ thƣ viện Tỉnh/Thành phố lên thƣ viện Quốc gia.
Thƣ viện Tỉnh/Thành phố truy cập, khai thác thông tin thƣ mục của Thƣ viện Quốc gia.
Đảm bảo tính thống nhất và phát triển hệ thống. Trao đổi liên thƣ viện.
Thực hiện quá trình trao đổi thông tin:
Các thƣ viện tỉnh xuất các bản ghi thƣ mục cần chuyển lên Thƣ viện quốc gia ra tệp ISO 2790, hoặc dƣới dạng XML, hoặc dƣới dạng xuất nhập của Ilib.
Thƣ viện tỉnh gửi tệp này lên cho Thƣ viện quốc gia thông qua mạng WAN.
Thƣ viện Quốc gia kiểm tra lại tệp đã nhận và nhập chúng vào Cơ sở dữ liệu thông qua Module Nhập/Xuất dữ liệu.
Các thƣ viện truy cập vào Web của Thƣ viện Quốc gia để khai thác thông tin thƣ mục tại Thƣ viện Quốc gia trên các giao diện thân thiện với ngƣời dùng tin.
Các thƣ viện tỉnh cũng có thể thực hiện tra cứu trên cơ sở dữ liệu của các cơ quan thông tin – thƣ viện khác (trong nƣớc hoặc quốc tế) thông qua giao thức Z39.50 tại chính thƣ viện mình hoặc nối vào trang Web của Thƣ viện Quốc gia và quốc tế khác (Ví dụ nhƣ: tra cứu tại các cơ quan thông tin – thƣ viện các trƣờng đại học trong nƣớc hay tra cứu vào thƣ viện Quốc hội Mỹ,…) nhằm làm phong phú nguồn dữ liệu cho thƣ viện mình, phục vụ ngƣời dùng tin ngày một tốt hơn.
Các thƣ viện tỉnh có thể sao các bản ghi từ cơ sơ dữ liệu của Thƣ viện Quốc gia bằng cách sử dụng Module Nhập/Xuất dữ liệu.
