Nghệ Truyền Thông và Quảng Cáo Tinh Hoa.
Về tổ chức bộ máy kế toán:
Hiện tại công ty chỉ có 2 nhân viên kế toán trong đó chỉ có 1 kế toán tổng hợp đảm nhận hầu hết tất cả các công việc kế toán nên công việc có lúc gây áp lực cho kế toán tổng hợp. Hơn nữa, công ty lại chưa áp dụng phần mềm kế toán hỗ trợ cho công tác kế toán. Vậy nên công ty nên tuyển thêm nhân viên kế toán để san sẻ bớt công việc cho kế toán tổng hợp hoặc công ty nên đầu tư áp dụng phần mềm kế toán để giúp cho công tác hạch toán được nhanh chóng, chính xác, giảm khối lượng ghi chép. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm kế toán phù hợp với qui mô của doanh nghiệp vừa và nhỏ. Công ty có thể xem xét sử dụng một số phần mềm hiện đang được sử dụng nhiều như: Misa, Fast Accounting,….
Về hoàn thiện mẫu chứng từ kế toán:
Mẫu phiếu xuất kho công ty đang sử dụng chưa đảm bảo nội dung qui định. Do vậy, để đảm bảo căn cứ pháp lý cho hạch toán nên thay đổi mẫu phiếu xuất kho theo quyết định 15.
CT CP Công Nghệ Truyền Thông Mẫu số: S02 - VT
& Quảng Cáo Tinh Hoa (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC
20 – Kim Liên - Đống Đa – Hà Nội Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày…. Tháng …. Năm Nợ:………
Số……… Có:………
- Họ và tên người nhận hàng………..Địa chỉ (bộ phận)………. - Lý do xuất kho………
- Xuất tại kho (ngăn lô)………. Địa điểm………..
cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá số vị tính tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Cộng x x x x x Tổng số tiền (viết bằng chữ)……….. Số chứng từ gốc kèm theo………. Ngày lập: ……….. Thủ kho Người giao Người nhận Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Về tài khoản sử dụng:
Kế toán bán hàng nên mở chi tiết cho tài khoản doanh thu theo từng vật phẩm quảng cáo hay có đơn đặt hàng như sau:
TK 51111: Doanh thu bán băng rôn
TK 51112: Doanh thu bán biển quảng cáo TK 51113: Doanh thu bán tờ rơi
Tương ứng với các TK phản ánh doanh thu, tài khoản giá vốn hàng bán và thành phẩm cũng được mở chi tiết, như vậy thuận tiện cho việc theo dõi doanh thu và giá vốn trên các sổ chi tiết.
Công ty nên có chính sách chiết khấu thương mại dành cho những khách hàng đặt mua với khối lượng lớn. Tuỳ thuộc vào số lượng đơn đặt hàng, khối lượng hàng đặt, công ty đưa ra mức chiết khấu thương mại cho phù hợp theo thoả thuận giữa hai bên, chẳng hạn công ty qui định chiết khấu thương mại 2% đối với những đơn đặt hàng in tờ rơi với số lượng từ 1000 tờ trở lên. Khi đó, kế toán lập hoá đơn phải ghi thêm khoản mục chiết khấu thương mại bao gồm: giá bán chưa thuế, chiết khấu thương mại (trên giá bán chưa thuế), thuế GTGT, tổng giá thanh toán (chưa trừ chiết khấu). Đồng thời kế toán bán hàng phải mở thêm tài khoản 521 để phản ánh khoản chiết khấu thương mại dành cho khách hàng.
Kết cấu của TK 521:
Bên nợ: khoản chiết khấu thương mại công ty chấp nhận giảm trừ cho khách hàng và phản ánh trên hoá đơn GTGT.
Bên có: cuối kì kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thương mại phát sinh trong kì sang TK 511 để xác định doanh thu thuần.
TK 521 không có số dư cuối kì.
Hạch toán qua TK 521 chiết khấu thương mại như sau:
Khi phát sinh chiết khấu thương mại dành cho khách hàng, Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán phản ánh khoản chiết khấu đó vào bên nợ TK 521, ghi giảm số thuế GTGT đầu ra tương ứng với số chiết khấu (TK 3331), ghi giảm khoản tiền đã thu hoặc phải thu khách hàng ( TK 111, 112, 131). Kế toán vào nhật kí chi tiền, sổ quĩ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng (TH giảm TK 111, 112); vào sổ chi tiết thanh toán với người mua (TH ghi giảm TK 131)
Cuối kì, kết chuyển khoản chiết khấu thương mại sang tài khoản doanh thu để xác định doanh thu thuần: ghi giảm doanh thu bán hàng (TK
511), ghi giảm số chiết khấu thương mại đã dành cho khách (TK 521). Kế toán ghi chép vào nhật ký chung.
Về chính sách chiết khấu thanh toán:
Để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh công ty nên đề ra
chính sách chiết khấu thanh toán, chẳng hạn công ty sẽ chiết khấu 1% trên
tổng số phải thu nếu khách hàng thanh toán sớm trong vòng 15 ngày. Tuỳ
theo giá trị đặt hàng, thời hạn nhận nợ mà qui định tỉ lệ chiết khấu và thời
hạn hưởng chiết khấu thanh toán, điều này phải được ghi rõ trong hợp đồng
kinh tế với khách hàng. Khi phát sinh chiết khấu thanh toán, kế toán nên
hạch toán vào chi phí tài chính. Vì vậy, công ty sử dụng TK 635 để phản ánh
khoản chiết khấu thanh toán này.
Khi phát sinh chiết khấu thanh toán, căn cứ vào hợp đồng kinh tế, biên bản nhận nợ, kế toán phản ánh chiết khấu thanh toán vào bên nợ TK 635, ghi tăng số tiền thực thu (TK 111, 112), ghi giảm số phải thu khách hàng ( TK 131). Kế toán ghi vào sổ nhật ký thu tiền, sổ quĩ tiền mặt hoặc sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi phí sản xuất kinh doanh TK 635 và sổ cái các TK trên.
Về việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi:
Công ty nên lập dự phòng phải thu khó đòi để phòng những tổn thất về các khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh của một kì kế toán.
Những qui định hiện hành về trích lập dự phòng phải thu khó đòi Các bằng chứng để khoản phải thu được coi là phải thu khó đòi:
- Số tiền phải thu phải phải theo dõi được cho từng đối tượng, theo từng nội dung, từng khoản nợ, trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi.
- Phải có giấy tờ gốc hoặc giấy xác nhận của đối tượng về số tiền còn nợchưa trả bao gồm: Hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ…
Căn cứ để được ghi nhận một khoản nợ phải thu khó đòi là:
- Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, DN đã đòi nhiều lần nhưng chưa thu được
- Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn
Mức trích lập dự phòng theo thông tư 228/2009/TT – BTC qui định:
Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm.
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.
Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết… thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
Kế toán sử dụng TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi” để phản ánh và theo dõi khoản dự phòng phải thu khó đòi.
Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Xoá các khoản nợ phải thu khó đòi.
Bên có: Số dự phòng nợ phải thu khó đòi được lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Số dư bên có: Số dự phòng nợ phải thu khó đòi hiện còn cuối kì.
Trình tự hạch toán dự phòng phải thu khó đòi:
Cuối niên độ kế toán, kế toán xác định những khoản nợ phải lập dự phòng, tính toán xác định số dự phòng cần lập hoặc hoàn nhập.
Nếu số dự phòng cần cần trích lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã trích lập năm ngoái chưa sử dụng hết thì kế toán tiến hành trích lập tiếp dự phòng phải thu khó đòi theo số chênh lệch lớn hơn đó, chi phí trích lập tính váo chi phí QLDN nên hạch toán ghi tăng chi phí QLDN (TK 642), ghi tăng số dự phòng nợ phải thu khó đòi vào bên Có TK 139.
Nếu số dự phòng cần trích lập năm nay nhỏ hơn số dư dự phòng đã trích lập năm trước, kế toán hoàn nhập dự phòng số chênh lệch phản ánh vào bên Nợ TK 139, ghi giảm chi phí tương ứng vào TK 642.
Vận dụng những qui định về trích lập dự phòng vào thực tế công ty:
Theo như qui định ở trên, ban đầu kế toán phải lập bảng thống kê các khách nợ của công ty bao gồm các cột: Tên người nợ, số nợ, thời điểm nợ, thời hạn nợ như dưới đây:
STT Khách nợ Số nợ (đồng) Thời điểm nợ Thời hạn nợ Ghi chú 1 Công ty TNHH Sóng
Hồng
7.122.860 07/01/2009 9 tháng Quá hạn thanh toán 7 tháng 2 Cửa hàng Thành Đạt 18.750.000 15/07/2009 6 tháng Quá hạn thanh
toán 3 tháng 3 Cửa hàng Phương Thu 5.045.000 20/02/2010 3 tháng
4 Cửa hàng Thu Hằng 6.850.000 24/02/2010 6 tháng 5 Cửa hàng Hưng Thịnh 8.050.000 23/03/2010 3 tháng
Từ bảng thống kê nợ ở trên, có công ty TNHH Sóng Hồng đã quá hạn
thanh toán 7 tháng, Công ty đã đòi nợ nhiều lần nhưng cửa hàng vẫn chưa
chịu thanh toán nên kế toán sẽ trích lập dự phòng phải thu khó đòi cho
trường hợp này. Theo như qui định về mức trích lập dự phòng, thì công ty sẽ
trích lập 30% tổng số nợ tức: 30% * 7.122.860 = 2.133.858 (đồng).
Sau đó căn cứ vào hợp đồng kinh tế, cam kết nợ, kế toán trích lập dự phòng vào chi phí QLDN (TK 642), phản ánh số dự phòng vào bên Có TK 139. Kế toán ghi vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết chi phi phí sản xuất kinh doanh, sau đó vào sổ cái TK 642, 139.
KẾT LUẬN
Qua quá trình học tập và thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty Cổ Phần Công Nghệ Truyền Thông và Quảng Cáo Tinh Hoa em nhận thấy công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng là một vấn đề vừa mang tính lý luận vừa mang tính thực tiễn cao.
Khi nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển gắn liền với sự thay đổi của môi trường kinh doanh đòi hỏi các DN phải không ngừng hoàn thiện bộ máy kế toán và công tác hạch toán kế toán sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý. Vì vậy, việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng luôn là yêu cầu cần thiết để kế toán thực sự trở thành một công cụ quản lý kinh tế hữu hiệu.
Qua thực tế, công tác kế toán bán hàng tại công ty Cổ Phần Công Nghệ Truyền Thông và Quảng Cáo Tinh Hoa về cơ bản đã tương đối hợp lý nhưng vẫn còn một số hạn chế nhất định. Vì thế, em mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện phần hành kế toán này ở công ty. Tuy nhiên do trình độ và thời gian có hạn nên đề tài nghiên cứu của em không thể tránh khỏi
những thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô trong bộ môn kế toán và cán bộ nhân viên công ty.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam 26 chuẩn mực kế toán và các văn bản hướng dẫn thực hiện (NXB Lao động xã hội 2006).
2. Chế độ kế toán doanh nghiệp - Hệ thống tài khoản kế toán (quyển 1) – NXB Tài chính 2006.
3. Chế độ kế toán kế toán doanh nghiệp - Hệ thống báo cáo tài chính, chế độ chứng từ và sổ kế toán (Quyển 2) – NXB Tài chính 2006.
4. Giáo trình kế toán tài chính trường Học viện Tài chính – NXB Tài chính 5. Giáo trình kế toán doanh nghiệp thương mại dịch vụ trường Đại học Thương Mại.
