2.3.2.2.1 Tài khoản sử dụng:
Kế toán bán hàng vật phẩm quảng cáo tại công ty sử dụng các tài khoản tổng hợp, không mở chi tiết theo theo từng mặt hàng, bao gồm:
Tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” : tài khoản này dung để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng trong kì.
Tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán”: tài khoản này phản ánh trị giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ trong kì.cuối tháng kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Tài khoản 131 “ Phải thu khách hàng”: dùng để theo dõi tình hình công nợ với khách hàng.
Tài khoản 155 “ Thành phẩm”: tài khoản này dung để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại thành phẩm của doanh nghiệp. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản: 111 “ tiền mặt”, 112 “tiền gửi ngân hàng”, 3331 “thuế GTGT phải nộp”
Kế toán không mở chi tiết cho các tài khoản.
2.3.2.2.2 Trình tự kế toán:
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, căn cứ vào hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng, kế toán tiến hành lập hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng. Trường hợp khách hàng thanh toán ngay, kế toán tiến hành lập phiếu thu dựa trên hoá đơn GTGT. Trường hợp khách hàng nhận nợ, khi nhận được tiền hàng do khách hàng thanh toán, lập phiếu thu theo số tiền thực nhận; trường hợp khách hàng thanh toán thông qua chuyển khoản ngân hàng, ban đầu khi chưa nhận được giấy báo có của ngân hàng, kế toán hạch toán như thanh toán chậm trả.
Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán ghi tăng doanh thu bán hàng (theo giá chưa thuế) vào TK 511, ghi tăng số thuế GTGT phải nộp của số hàng bán vào TK 3331 tương ứng với ghi tăng số tiền mặt thu được (TK 111) hoặc tăng khoản phải thu khách hàng (TK 131). Kế toán vào sổ nhật kí bán hàng tương ứng với khoản doanh thu bán hàng, ghi vào nhật ký chung phần thuế GTGT phải nộp, vào sổ chi tiết thanh toán với người mua (TH thanh toán chậm trả); ghi vào nhật ký thu tiền, sổ quĩ tiền mặt để ghi nhận doanh thu và theo dõi theo dõi số tiền mặt thu được (TH thanh toán ngay tiền mặt).
Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán ghi tăng giá vốn hàng bán (TK 632), ghi giảm trị giá thành phẩm xuất kho (TK 155). Kế toán kế toán phản ánh vào sổ nhật ký chung và sổ chi tiết vật tư hàng hoá để theo dõi giá vốn hàng bán và tình hình biến động HTK.
Trường hợp khách hàng trả chậm, khi nhận được tiền khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, căn cứ vào phiếu thu hoặc giấy báo có ghi tăng tiền mặt (TK 111) hoặc tiền gửi ngân hàng (TK 112) tương ứng với ghi giảm khoản phải thu khách hàng (TK 131). Kế toán ghi chép vào sổ nhật ký thu tiền và sổ quĩ tiền mặt hoặc sổ tiền gửi ngân hàng, vào sổ chi tiết thanh toán với người mua.
Kế toán trường hợp giảm giá hàng bán:
Hiện tại, công ty chưa có chính sách chiết khấu thương mại dành cho khách hàng. Trường hợp hàng bán trả lại cũng rất xảy ra, đa số các trường hợp ghi giảm doanh thu là giảm giá hàng bán; trong những trường hợp mặt hàng không được đúng như yêu cầu của khách, nhân viên kinh doanh sẽ thuyết phục và giảm giá cho khách hàng để không xảy ra trường hợp hàng bán trả lại, đồng thời phòng kinh doanh lập “ biên bản xác nhận hàng giảm giá”. Căn cứ vào biên bản này và hoá đơn GTGT khách hàng trả lại kế toán ghi tăng khoản giảm giá hàng bán vào TK 532, ghi giảm số thuế GTGT phải nộp, tương ứng với ghi giảm khoản phải thu khách hàng (TK 131) hoặc giảm tiền mặt (TK 111). Kế toán ghi chép vào sổ nhật ký chung và sổ chi tiết thanh toán với người mua (TH ghi giảm TK 131), vào sổ nhật ký chi tiền và sổ quĩ tiền mặt ( TH ghi giảm TK 111).
Từ các số liệu các sổ nhật ký, kế toán vào sổ cái các tài khoản: TK 511, 632, 131, 111, 112.
CHƯƠNG 3: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT PHƯƠNG PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
CÔNG NGHỆ TRUYỀN THÔNG VÀ QUẢNG CÁO TINH HOA 3.1 Đánh giá thực trạng công tác kế toán bán hàng tại công ty Cổ Phần Công Nghệ Truyền Thông và Quảng Cáo Tinh Hoa.
3.1.1 Ưu điểm.
Nhìn chung, công tác kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng tại công ty Cổ Phần Công Nghệ Truyền Thông và Quảng Cáo Tinh Hoa đã tuân thủ theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Số liệu kế toán của công ty đã phản ánh trung thực, kịp thời, chính xác tình hình tài chính của công ty, phục vụ hữu ích cho công tác quản lý kinh doanh của công ty. Các thông tin do kế toán cung cấp không chỉ gúp cho giám đốc công ty đưa ra những quyết định đúng đắn mà còn cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài quan tâm đến công ty như: cục thuế, ngân hàng,….
Về tổ chức bộ máy kế toán:
Do qui mô của công ty nhỏ nên bộ máy kế toán của công ty cũng được tổ chức gọn nhẹ, đơn giản gồm 1 kế toán tổng hợp và 1 thủ quĩ. Kế toán tổng hợp là người phụ trách chính về phần hành kế toán của công ty, thủ quĩ phụ trợ kế toán tổng hợp trong việc theo dõi tiền mặt của công ty. Họ đều là những người có trình độ chuyên môn, chăm chỉ, tận tâm với công việc. Như vậy, bộ phận kế toán đã đáp ứng tốt những yêu cầu cơ bản trong công tác quản lý tài chính của công ty.
Về chứng từ sử dụng và quá trình luân chuyển chứng từ:
Các chứng từ bắt buộc hầu hết đều được sử dụng theo đúng mẫu qui định của Bộ Tài Chính, có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan, ghi chép đúng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách đầy đủ, chính xác đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán. Các chứng từ hướng dẫn được thiết kế
phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty mà vẫn đảm bảo đầy đủ các nội dung theo qui định của Luật Kế Toán. Quá trình luân chuyển chứng từ cũng diễn ra hợp lý và đúng trình tự. Các chứng từ ban đầu sau khi được kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ mới được sử dụng làm căn cứ để ghi sổ nhật ký chung, sổ chi tiết. Có thể nói quá trình lập và luân chuyển chứng từ đã tạo ra cơ sở ban đầu cho việc hạch toán và ghi chép kế toán được đầy đủ, chính xác, kịp thời, tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận kế toán thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.
Về hệ thống tài khoản sử dụng và vận dụng hệ thống tài khoản:
Hệ thống tài khoản sử dụng phù hợp với chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Hệ thống tài khoản kế toán công ty sử dụng phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý trình độ nhân viên kế toán, thuận tiệncho việc ghi sổ kế toán, kiểm tra đối chiếu.
Công tác hạch toán đã được tổ chức một cách đơn giản, linh hoạt nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý. Trình tự hạch toán ghi nhận doanh thu, giá vốn đều được thực hiện theo qui định chung; từ đó hạn chế được việc ghi chép trùng lặp. luôn đảm bảo giải quyết và phản ánh kịp thời các nghiệp vụ bán hàng phát sinh.
Về hình thức kế toán, sổ kế toán:
Hình thức kế toán nhật ký chung được công ty áp dụng vừa đơn giản, dễ ghi chép thuận lợi cho công tác quản lý, dễ dàng cho việc áp dụng kế toán máy về sau.
Hệ thống sổ sách kế toán được công ty áp dụng đúng với qui định tài chính hiện hành.
Công ty đã tuân thủ nguyên tắc giá gốc được qui định trong VAS 02 “Hàng tồn kho”. Việc công ty áp dụng phương pháp thực tế đích danh trong xác định giá vốn hàng bán là hợp lý vì đây là phương pháp đơn giản, dễ ghi chép, chính xác, hơn nữa các nghiệp vụ bán hàng phát sinh rải rác và không thường xuyên, các vật phẩm quảng cáo lại mang tính đặc thù khác nhau nên việc áp dụng phương pháp thực tế đích danh là rất phù hợp.
Về việc quản lý hàng tồn kho:
Giữa thủ kho và kế toán bán hàng của công ty luôn cùng theo dõi chi tiết sự biến động của hàng hoá sau mỗi lần nhập - xuất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu, dễ dàng phát hiện sai sót nhầm lẫn.
3.1.2 Hạn chế.
Bên cạnh những thành công cơ bản đã đạt được ở trên, kế toán bán hàng tại công ty Cổ Phần Công Nghệ Truyền Thông và Quảng Cáo Tinh Hoa vẫn còn những hạn chế cần có sự thay đổi hoàn thiện để kế toán bán hàng thực sự phát huy hết vai trò của mình.
Về tổ chức bộ máy kế toán:
Tuy bộ máy của công ty gọn nhẹ phù hợp với qui mô kinh doanh, nhưng với sự phát triển trong tương lai, hơn nữa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngày càng nhiều, phức tạp hơn yêu cầu quản lý đối với công tác kế toán ngày càng nặng nề hơn, khối lượng công việc lớn gây áp lực với nhân viên kế toán trong khi công ty chưa có phần mềm kế toán hỗ trợ.
Về chứng từ sử dụng:
Nhìn chung, hệ thống chứng từ công ty sử dụng hiện nay đều đã phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Tuy vậy vẫn còn một số mẫu chứng từ chưa theo đúng qui định hiện hành. Mẫu phiếu xuất kho của công ty vẫn sử dụng vẫn chưa đầy đủ các nội dung cơ bản theo qui định như: chưa có số nợ
- có ở góc phải, không có cột mã số, cột theo dõi theo chứng từ, chưa có tổng số tiền ở cuối bảng.
Về tài khoản sử dụng:
Các vật phẩm quảng cáo hay có đơn đặt hàng như: băng rôn, biển quảng cáo, tờ rơi công ty, khi hạch toán doanh thu kế toán bán hàng chưa chi tiết tài khoản doanh thu, cũng như giá vốn để thuận tiện cho việc phản ánh và theo dõi chi tiết doanh thu cũng như giá vốn của các mặt hàng này.
Về các chính sách xúc tiến bán hàng:
Hiện tại công ty chưa có chính sách chiết khấu thương mại dành cho đối tượng khách hàng với những đơn đặt hàng có khối lượng lớn. Điều này đã hưởng không tốt đến việc thu hút các đơn đặt hàng lớn (chẳng hạn những đơn đặt hàng in tờ rơi quảng cáo thường đặt với khối lượng lớn)
Về tình hình thu hồi công nợ:
Công ty chưa áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh. Điều này ảnh hưởng đến việc huy động nguồn vốn lưu động, giảm khả năng huy động vốn bằng tiền khi có nhu cầu sử dụng.
Công ty cũng không trích lập dự phòng phải thu khó đòi: điều này vi phạm nguyên tắc thận trọng khi kế toán các khoản công nợ, tuy số tiền khách hàng nợ công ty không nhiều nhưng trong nhiều trường hợp các khoản nợ đó có thể gặp khó khăn trong quá trình thu hồi do nhiều nguyên nhân khách quan khác nhau; gây khó khăn trong việc huy động vốn kinh doanh.
Ngoài ra, phòng kế toán chưa áp dụng phần mềm kế toán vào công tác hạch toán mà mới chỉ sử dụng phần mềm Excel hỗ trợ sử lý số liệu, điều này làm khối lượng công việc nặng nề hơn đối với nhân viên kế toán, qui trình xử lý số liệu lâu hơn.
3.2 Các đề xuất hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty Cổ Phần Công Nghệ Truyền Thông và Quảng Cáo Tinh Hoa. Nghệ Truyền Thông và Quảng Cáo Tinh Hoa.
Về tổ chức bộ máy kế toán:
Hiện tại công ty chỉ có 2 nhân viên kế toán trong đó chỉ có 1 kế toán tổng hợp đảm nhận hầu hết tất cả các công việc kế toán nên công việc có lúc gây áp lực cho kế toán tổng hợp. Hơn nữa, công ty lại chưa áp dụng phần mềm kế toán hỗ trợ cho công tác kế toán. Vậy nên công ty nên tuyển thêm nhân viên kế toán để san sẻ bớt công việc cho kế toán tổng hợp hoặc công ty nên đầu tư áp dụng phần mềm kế toán để giúp cho công tác hạch toán được nhanh chóng, chính xác, giảm khối lượng ghi chép. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm kế toán phù hợp với qui mô của doanh nghiệp vừa và nhỏ. Công ty có thể xem xét sử dụng một số phần mềm hiện đang được sử dụng nhiều như: Misa, Fast Accounting,….
Về hoàn thiện mẫu chứng từ kế toán:
Mẫu phiếu xuất kho công ty đang sử dụng chưa đảm bảo nội dung qui định. Do vậy, để đảm bảo căn cứ pháp lý cho hạch toán nên thay đổi mẫu phiếu xuất kho theo quyết định 15.
CT CP Công Nghệ Truyền Thông Mẫu số: S02 - VT
& Quảng Cáo Tinh Hoa (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC
20 – Kim Liên - Đống Đa – Hà Nội Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày…. Tháng …. Năm Nợ:………
Số……… Có:………
- Họ và tên người nhận hàng………..Địa chỉ (bộ phận)………. - Lý do xuất kho………
- Xuất tại kho (ngăn lô)………. Địa điểm………..
cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá số vị tính tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Cộng x x x x x Tổng số tiền (viết bằng chữ)……….. Số chứng từ gốc kèm theo………. Ngày lập: ……….. Thủ kho Người giao Người nhận Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Về tài khoản sử dụng:
Kế toán bán hàng nên mở chi tiết cho tài khoản doanh thu theo từng vật phẩm quảng cáo hay có đơn đặt hàng như sau:
TK 51111: Doanh thu bán băng rôn
TK 51112: Doanh thu bán biển quảng cáo TK 51113: Doanh thu bán tờ rơi
Tương ứng với các TK phản ánh doanh thu, tài khoản giá vốn hàng bán và thành phẩm cũng được mở chi tiết, như vậy thuận tiện cho việc theo dõi doanh thu và giá vốn trên các sổ chi tiết.
Công ty nên có chính sách chiết khấu thương mại dành cho những khách hàng đặt mua với khối lượng lớn. Tuỳ thuộc vào số lượng đơn đặt hàng, khối lượng hàng đặt, công ty đưa ra mức chiết khấu thương mại cho phù hợp theo thoả thuận giữa hai bên, chẳng hạn công ty qui định chiết khấu thương mại 2% đối với những đơn đặt hàng in tờ rơi với số lượng từ 1000 tờ trở lên. Khi đó, kế toán lập hoá đơn phải ghi thêm khoản mục chiết khấu thương mại bao gồm: giá bán chưa thuế, chiết khấu thương mại (trên giá bán chưa thuế), thuế GTGT, tổng giá thanh toán (chưa trừ chiết khấu). Đồng thời kế toán bán hàng phải mở thêm tài khoản 521 để phản ánh khoản chiết khấu thương mại dành cho khách hàng.
Kết cấu của TK 521:
Bên nợ: khoản chiết khấu thương mại công ty chấp nhận giảm trừ cho khách hàng và phản ánh trên hoá đơn GTGT.
Bên có: cuối kì kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thương mại phát sinh trong kì sang TK 511 để xác định doanh thu thuần.
TK 521 không có số dư cuối kì.
Hạch toán qua TK 521 chiết khấu thương mại như sau:
Khi phát sinh chiết khấu thương mại dành cho khách hàng, Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán phản ánh khoản chiết khấu đó vào bên nợ TK 521, ghi giảm số thuế GTGT đầu ra tương ứng với số chiết khấu (TK 3331), ghi giảm khoản tiền đã thu hoặc phải thu khách hàng ( TK 111, 112, 131). Kế toán vào nhật kí chi tiền, sổ quĩ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng (TH giảm TK 111, 112); vào sổ chi tiết thanh toán với người mua (TH ghi giảm TK 131)
Cuối kì, kết chuyển khoản chiết khấu thương mại sang tài khoản doanh thu để xác định doanh thu thuần: ghi giảm doanh thu bán hàng (TK
511), ghi giảm số chiết khấu thương mại đã dành cho khách (TK 521). Kế