Quá trình hình thành và phát triển.
Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Hồng Hải được thành lập ngày 09 tháng 11 năm 2009 theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0104990390 do Sở kế hoạch và đầu tư Thành Phố Hà Nội cấp.
Bảng 2.4 : Giới thiệu tổng quan về công ty cổ phần công nghệ Hồng Hải. (Nguồn : Bản giới thiệu hồ sơ năng lực của công ty cổ phần &công nghệ Hồng Hải)
Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần công nghệ Hồng Hải.
Tên công ty CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ HỒNG HẢI. Tên giao dịch tiếng Anh HONGHAI TECHNOLOGY JOINT STOCK
COMPANY. Tên viết tắt HONGHAITEC., JSC.
Địa chỉ trụ sở chính 296 Lạc Trung - phường Vĩnh Tuy - Quận Hai Bà Trưng - TP. Hà Nội
Điện thoại/ Fax 04 - 3628 - 5628 | 04 - 3628 - 5638
Loại hình doanh nghiệp Công Ty Cổ Phần
Người đại diện theo pháp luật Nguyễn Thị Thu Trang Vốn điều lệ 7.500.000.000
Chức năng nhiệm vụ các phòng ban.
Ban giám đốc.
Ban giám đốc có chức năng điều hành mọi hoạt động của công ty. Nhân sự lãnh đạo gồm 04 thành viên:
Phòng Kinh Doanh và phát triển thị trường.
Bộ phận kinh doanh có chức năng tư vấn cho ban giám đốc về chiến lược kinh doanh của công ty đồng thời chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ hoạt động kinh doanh trên. Nhiệm vụ cụ thể là:
- Nghiên cứu thị trường, cập nhật các thông tin về thị trường, giá cả, tính năng các sản phẩm và dịch vụ mà công ty đang kinh doanh.
- Đề xuất các yêu cầu về tính năng, nghiệp vụ của sản phẩm mà công ty đang kinh doanh nhằm đáp ứng được những yêu cầu của khách hàng.
- Phối hợp với phòng phát triển sản phẩm để thực hiện phát triển các tính năng mới cho sản phẩm.
- Tìm kiếm đối tác kinh doanh và đề xuất các biện pháp để chăm sóc khách hàng truyền thống, duy trì quan hệ với khách hàng hiện tại, phát triển mở rộng khách hàng mới, tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
- Tìm hiểu thông tin về các đối thủ cạnh tramh (giá cả, tính năng, chiến lược phát triển, …), báo cáo và đề xuất giải pháp để ban giám đốc có quyết sách linh hoạt, kịp thời.
- Xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng tháng, hàng quý, hàng năm và những giải pháp cụ thể, những đề xuất cần thiết để thực hiện được kế hoạch đề ra, trình ban giám đốc để phê duyệt kế hoạch.
- Mở rộng phát triển hệ thống đại lý bán hàng
- Tham gia đàm phán, ký kết các hợp đồng kinh tế, phối hợp triển khai thực hiện và thanh quyết toán các hợp đồng.
Phòng Phát triển sản phẩm.
- Phát triển các sản phẩm dịch vụ phục vụ mục đích kinh doanh của công ty. - Phát triển các sản phẩm dịch vụ theo đơn đặt hàng của khách hàng.
- Phối hợp với phòng Kinh doanh và phát triển thị trường để nâng cấp các sản phẩm hiện có, phát triển các sản phẩn mới cho công ty.
- Nghiên cứu, tư vấn với Ban Giám đốc các công nghệ mới, đường hướng phát triển sản phẩm về mặt công nghệ.
Phòng Kế toán – Hành chính.
Phòng kế toán – hành chính bao gồm các chức năng, nhiệm vụ sau : - Quản trị công việc văn phòng, công tác nhân sự tiền lương
- Cập nhật, tìm hiểu các chủ trương chính sách và các quy định của Nhà nước có liên quan đến công tác quản lý tài chính, kế toán như: chính sách thuế, Pháp lệnh kế toán thống kê, ... (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ đầu vào như phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi.
- Ghi chép sổ sách, hạch toán, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. - Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp, khách hàng theo định kỳ hoặc đột xuất, đôn đốc và thực hiện thu hồi công nợ.
- Kiểm kê hàng tồn kho, kiểm kê quỹ, két hàng tháng.
- Hướng dẫn các phòng, bộ phận trong Công ty thực hiện các quy định về những vấn đề có liên quan đến công tác tài chính kế toán.
- Lập các báo cáo kết quả kinh doanh, tồn quỹ, công nợ trình Giám đốc hàng tháng, hàng quý, hàng năm.
- Lập và nộp các báo cáo về công tác kế toán theo quy định của Nhà nước. - Kiểm tra, rà soát và chuẩn bị tài liệu để quyết toán với cơ quan thuế. - Lưu giữ hồ sơ, chứng từ kế toán.
- Phân tích tình hình hoạt động tài chính, các chỉ tiêu về doanh số, phân tích các báo cáo, tìm ra nguyên nhân những tồn tại và đề xuất giải pháp xử lý.
Phòng chăm sóc khách hàng.
Phòng chăm sóc khách hàng bao gồm các chức năng và nhiệm vụ sau:
- Thực hiện chăm sóc khách hàng sau bán hàng, hỗ trợ giải đáp thắc mắc của khách hàng liên quan đến sản phẩm dịch vụ công ty đang kinh doanh.
- Bảo trì bảo dưỡng phần mềm, thiết bị là sản phẩm của công ty cung cấp cho khách hàng trong thời gian còn hạn bảo trì bảo dưỡng.
- Kiểm tra và giám sát chất lượng sản phẩm, dịch vụ hỗ trợ nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ của công ty.
- Tư vấn định hướng chiến lược về nhiệm vụ và hướng kinh doanh của phòng cho lãnh đạo.
Cơ cấu nhân sự của doanh nghiệp.
Về nhân sự, Công ty cổ phần Công Nghệ Hồng Hải tập trung nhiều cán bộ chuyên gia về công nghệ thông tin, điện tử viễn thông có kinh nghiệm và trình độ cao bên cạnh đội ngũ kinh doanh giỏi năng động. Chính những con người này đã làm nên sự vượt trội của các sản phẩm, dịch vụ của công ty và giúp công ty không ngừng tạo nên những giá trị gia tăng cho khách hàng. Tính tới thời điểm hiện nay, công ty đã có tổng cộng 44 cán bộ nhân viên chính thức và một đội ngũ cộng tác viên đông đảo đến từ các trường đại học hàng đầu việt nam cụ thể như sau:
• Nhân sự quản lý (cấp trưởng phòng trở lên): 08 người.
• Nhân sự kinh doanh: 12 người.
• Nhân sự kỹ thuật, chuyên gia: 15 người.
• Nhân sự khác: 9 người.
Tình hình ứng dụng CNTT, HTTT và TMĐT của doanh nghiệp.
Trang thiết bị phần cứng và các phần mềm ứng dụng.
Về trang thiết bị phần cứng tại công ty : Công ty có 1 máy chủ được đặt tại trụ sở chính của công ty và công ty có 2 máy chủ thuê ngoài của Tập đoàn viễn thông quân đội Viettel. Mỗi phòng ban được trang bị từ 10 – 12 máy tính bàn cho nhân viên ngoài ra có 1 – 3 máy tính cá nhân. Tất cả đều được kết nối trực tiếp vào mạng internet thông qua các cổng mạng đã lắp đặt sẵn( bao gồm cả mang có dây và wifi).
Về phần mềm : công ty có sử dụng các phần mềm ứng dụng như : - Microsoft office 2010. Dành cho các ứng dụng văn phòng
- Skype phiên bản 6.1 dùng cho việc chia sẻ tài liệu và hội thoại nhóm. - Visual SVN server dùng để xây dựng các dự án nhóm của công ty.
- Ngoài ra còn có các phần mềm ứng dụng khác hỗ trợ các nghiệp vụ cụ thể cho từng phòng ban, ví dụ như : Visual Studio 2010, Visual C# , SQL server 2008…
Thực trạng ứng dụng TMĐT của công ty.
Trước khi nói về thực trạng thương mại điện tử của doanh nghiệp ta cần nói đến vai trò to lớn của thương mại điện tử trong nền kinh tế thị trường hiện nay.Thương mại điện tử giúp các doanh nghiệp mở rộng thị trường, vươn tới nhiều quốc gia, các khu vực rộng lớn trên toàn thế giới. Với chi phí rất thấp, một doanh nghiệp có thể nhanh chóng tìm được nhiều khách hàng, nhà cung cấp tốt và các đối tác kinh doanh phù hợp.
Tuy nhiên do công ty còn mới thành lập, cơ cấu tổ chức còn đơn giản, chưa có phòng ban chuyên trách về lĩnh vực thương mại điên tử.Công ty đã có website riêng với tên miền là : www.honghai.co nhưng website này chủ yếu để giới thiệu và quảng bá hình ảnh của công ty.Website cũng đã có các trang giới thiệu thiệu sản phẩm dịch vụ của công ty nhưng chưa đươc gắn với thương mại điện tử.
Nhận thấy lợi ích to lớn của thương mại điện tử vì vậy trong tương lai gần bộ phận kinh doanh phối hợp với phòng phát triển sản phẩm và kiểm soát chất lượng đã xây dựng chiến lược phát triển các hoạt động thương mại điện tử cho công ty.Qua đó công ty đang có nhu cầu tuyển dụng nhân sự phụ trách phát triển thương mại điện tử.
Trong thời gian sắp tới website www.honghai.co sẽ được tích hợp các mô-đun sản phẩm và các dịch vụ của công ty.Trong đó các sản phẩm,dịch vụ được tổ chức theo kiểu các gian hàng và có tích hợp với chức năng đặt hàng cho các khách hàng nhỏ lẻ, đối với khách hàng là đại lý,các công ty vận tải khi gửi thông báo đặt hàng khách hàng sẽ được nhân viên của công ty trực tiếp liên hệ và giao dịch bằng việc kí kết hợp đồng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tuy nhiên do đặc thù của từng ngành nghề kinh doanh nên công ty chưa áp dụng các hình thức thanh toán trực tuyến.Mọi hoạt động thanh toán và chi phí phát sinh phát khi sử dụng dịch vụ sẽ được thanh toán theo hình thức thủ công, trong đó có một số được hỗ trỡ thanh toán hợp đồng bằng hình thức chuyển khoản.