- Phiếu xuất kho:
Dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn cho khách hàng. Trên PXK chỉ ghi số lượng hàng bán, không ghi số tiền. Số lượng trên PXK và trên hóa đơn GTGT phải trùng nhau để thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu.
- Hóa đơn GTGT:
Khi bán hàng thì kế toán lập hóa đơn GTGT căn cứ vào hợp đồng kinh tế và PXK. Trên hóa đơn GTGT ghi: Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Có dòng ghi tổng tiền hàng, Một dòng ghi tiền thuế GTGT. Dòng tổng tiền thanh toán ghi bằng cả chữ và số. Hóa đơn GTGT lập thành 3 liên, viết 1 lần qua giấy than:
+ Liên 1 màu tím được lưu tại quyển gốc. + Liên 2 màu đỏ để giao cho khách hàng.
+ Liên 3 màu xanh được dùng làm chứng từ kế toán, lưu giữ tại Công ty.
Là hóa đơn bán hàng do Công ty lập kiêm luôn phiếu giao hàng cho khach hàng. Loại hóa đơn này dùng khi người mua không cần thiết lấy hóa đơn GTGT( hóa đơn đỏ) thì kế toán lập hóa đơn này giao cho khách.
- Phiếu thu:
Kế toán lập nhằm xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, hạch toán các khoản liên quan.
- Sổ phụ ngân hàng, Giấy báo có của ngân hàng Techcombank:
Là chứng từ được gửi từ ngân hàng để xác nhận khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của Công ty.
- Phiếu chi:
Kế toán lập nhằm xác định số tiền mặt thực tế chi khi phát sinh các khoản phải chi liên quan đến bán hàng. Là căn cứ xác định chi phí bán hàng.
- Chứng từ nghiệp vụ khác:
Khi phát sinh các nghiệp vụ khác liên quan thì kế toán lập chứng từ nghiệp vụ khác để phản ánh và lưu tại Công ty.
o Trình tự luân chuyển chứng từ:
Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, chứng từ được lập để phản ánh nội dung kinh tế của các nghiệp vụ tại thời điểm phát sinh. Các chứng từ sẽ được kiểm tra về mặt nội dung, quy cách theo quy định của Công ty. Nếu chứng từ hợp lý thì sẽ được chuyển đến phòng kế toán và các bộ phận liên quan khác. Kế toán có trách nhiệm ghi sổ kế toán theo hình thức NKC và chứng từ đó được lưu tại Công ty.
3.4.2.2.Tài khoản kế toán sử dụng và trình tự hạch toán. a. Tài khoản kế toán sử dụng
Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Kế toán mở sổ chi tiết TK 511 để theo dõi tình hình tiêu thụ cho từng mặt hàng, nhóm hàng.
Tài khoản 131 “Phải thu khách hàng”: Theo dõi các khoản phải thu của khách hàng, tình hình các khoản nợ và thanh toán của khách hàng được mở
Tài khoản 156 “Hàng hóa” được theo dõi chi tiết cho từng loại mặt hàng bán và mỗi loại hàng có mã xác định.
Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”: Dùng phản ánh trị giá hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản như TK 111 “Tiền mặt”, TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”, TK 3331 “Thuế GTGT đầu ra phải nộp”,….
b. Trình tự hạch toán
Bán buôn hàng hóa:
Sau khi lập PXK và hóa đơn GTGT của hàng bán, kế toán căn cứ vào các chứng từ này ghi tăng tiền: Nợ Tài khoản tiền mặt, tiền gửi (111,112) hoặc ghi tăng khoản phải thu khách hàng: Nợ tài khoản phải thu khách hàng (131) theo tổng giá thanh toán, ghi tăng doanh thu bán : Có tài khoản doanh thu bán hàng (511) theo giá bán chưa thuế và ghi tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp vào ngân sách Nhà nước: Có tài khoản thuế GTGT đầu ra phải nộp (3331).
Đồng thời kế toán ghi tăng giá vốn hàng bán: Nợ tài khoản giá vốn hàng bán (632), ghi Có tài khoản hàng hóa (156) theo trị giá xuất kho. Trị giá xuất kho của hàng hóa bán kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ.
Nếu trong quá trình bán hàng phát sinh chi phí liên quan mà Công ty phải chịu thì kế toán căn cứ và phiếu chi và các chứng từ hợp lệ khác hạch toán tăng chi phí bán hàng: Nợ tài khoản chi phí bán hàng (6421), ghi tăng thuế GTGT đầu vào: Nợ tài khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (133) đồng thời ghi tăng các khoản phải thanh toán: Có tài khoản phải trả người bán (331) nếu Công ty còn nợ, ghi giảm khoản tiền nếu thanh toán: Có tài khoản tiền mặt (111) nếu thanh toán bằng tiền mặt, hoặc có tài khoản tiền gửi ngân hàng (112) nếu thanh toán bằng chuyển khoản.
Ngày 25/10/2009, Công ty TNHH thiết bị giáo dục nội thất Tín Nghĩa bán cho Công ty TNHH Tùng Dương 10 bộ bàn ghế mẫu giáo (Ban MG,Ghe MG) với giá bán 481.818đ / chiếc, thuế suất là 10%. Giá vốn của 10 bộ bàn ghế mẫu giáo này là 4.189.722đ. Khi đồng ý bán hàng cho khách kế toán viết hóa đơn GTGT số DD/2009B 0058075( Biểu 3.1). Căn cứ vào hóa đơn GTGT trên thủ kho lập PXK số 0058075 (Biểu 3.2), giao liên 2 màu đỏ cho khách hàng. Dựa vào 2 chứng từ là hóa đơn GTGT và PXK kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131: 5.299.998đ
Có TK511: 4.818.1800đ Có TK 3331: 481.818đ
Đồng thời kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632: 4.189.722đ
Có TK 156: 4.189.722đ
Ngày06/11/2009, khách hàng thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt, lập phiếu thu số 0389( Biểu 3.3). Kế toán ghi giảm khoản nợ phải thu, tăng tiền mặt tại quỹ như sau:
Nợ TK 1111: 5.299.998đ
Có TK 131 ( Công ty Tùng Dương): 5.299.998.
VD2:
Ngày 25/10/2009 Công ty TNHH thiết bị giáo dục và nội thất Tín Nghĩa bán cho Công ty TNHH Tùng Dương – Phủ Lý – Hà Nam 20 bộ bàn ghế mẫu giáo với giá bán là 481.818đ/ bộ,và 6 quầy bán hàng của bé với giá bán là 1.195.455đ/ chiếc .Thuế GTGT hai loại hàng hóa này là 10%.Giá vốn của 20 bộ bàn ghế này là 8.379.444đ, giá vốn của 6 quầy bán hàng của bé là 5.977.275đ . Kế toán lập Hóa đơn GTGT số DD/2009B 0058074(Biểu
TNHH thiết bị giáo dục và nội thất Tín Nghĩa là 16.809.090đ. Căn cứ vào hóa đơn trên, lập PXK số 0058074 ( Biểu 3.5). Dựa theo Hóa đơn và PXK kế toán ghi:
Nợ TK 131: 18.490.000đ
Có TK 511( bàn ghế mẫu giáo):9.636.360đ
Có TK 511(quầy bán hàng): 7.172.730đ Có TK 3331: 1.680.909đ
Đồng thời kế toán ghi giá vốn hàng bán :
Nợ TK 632: 8.958.719đ Có Tk 156: 8.958.719đ
Ngày 08/11/2009 khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán lập phiếu thu 0393 (Biểu 3.6). Căn cứ vào phiếu thu này kế toán ghi:
Nợ TK 1111/ Có TK 131: 18.490.000đ
Bán lẻ hàng hóa: Công ty bán hàng cho các trường học, tổ chức giáo dục hoặc cá nhân tiêu dùng thì trình tự hạch toán cũng giống như trường hợp bán buôn qua kho.
VD3:
Ngày 12/03/2010 Công ty bán cho Trường mầm non Tự Nhiên – xã Tự Nhiên – huyện Thường Tín- Hà Nội 15 chiếc bàn mẫu giáo ( Ban MG ) với giá bán là 313.687đ/ chiếc và 30 chiếc ghế mẫu giáo (Ghe MG) với giá bán là 84.090,6đ / chiếc. Thuế GTGT là 10%. Tổng số tiền mà khách hàng phải trả cho Công ty theo Hóa đơn là 7.950.000đ Giá vốn hàng bán của ghế là 2.466.000đ, giá vốn của bàn là 4.653.750đ. Căn cứ theo hóa đơn AP/2010B 0067102 (Biểu 3.7) thủ kho lập PXK số 0067102 (Biểu 3.8), giao liên 2 màu đỏ cho khách. Căn cứ vào chứng từ trên kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131: 7.950.000đ
Có TK 511( Ban MG):4.704.555đ Có TK 511 (Ghe MG):2.522.718đ
Có TK 3331:722.727đ
Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán của bàn và ghế mẫu giáo:
Nợ TK 632: 7.119.750đ Có TK 156: 7.119.750đ
Ngày 19/03/2010, căn cứ vào giấy báo Có của Ngân hàng Techcombank (Biểu 3.9) kế toán ghi :
Nợ TK 1121: 7.950.000đ
Có TK 131( MN Tự Nhiên): 7.950.000đ
Cũng trong ngày 12/03/2010 chi trả tiền vận chuyển hàng đến trường Mầm non Tự Nhiên cho anh Trường là 350.000đ
Kế toán viết Phiếu chi số 0276 ( Biểu 3.10) và căn cứ vào phiếu chi hạch toán khoản chi phí bán hàng:
Nợ TK 6421: 350.000đ Có TK 111: 350.000đ