: Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Chỉ quan hệ kiểm tra đối chiếu.
Báo cáo tài chính
* Chứng từ ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ
Trong tháng khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh các nhân viên kế toán theo các chức năng đã phân công công thực hiện việc hạch toán ban đầu. Tổ chức hạch toán ban đầu là tổ chức hệ thống chứng từ, quy định hướng dẫn cách cách ghi chép vào các chứng từ và tổ chức việc luân chuyển, bảo quản chứng từ trong doanh nghiệp theo quy định hiện hành. Việc hạch toán ban đầu tại doanh nghiệp bao gồm :
- Xác định các loại chứng từ sử dụng trong từng bộ phận, từng cửa hàng, các chứng từ liên quan phải được ghi chép sử dụng đúng quy định của Bộ tài chính. Bên cạnh đó, do yêu cầu công việc kinh doanh nên doanh nghiệp cỏ thể sử dụng thêm một số chứng từ luân chuyển nội bộ mà không làm ảnh hưởng đến quá trình chung.
- Kế toán trưởng hướng dẫn việc ghi chép chứng từ phải đầy đủ về nội dung lẫn tính hợp lệ, hợp pháp.
- Quy định trình tự luân chuyển các chứng từ ban đầu từ các bộ phận lên phòng kế toán và công tác bảo quản lưu trữchứng từ.
Chất lượng công tác kế toán ( tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, rõ ràng, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ.. ) được quyết định trước hết ở hạch toán ban đâù. Do đó, kế toán không chỉ hướng dẫn nghiệp vụ ghi chép chứng từ mà còn phải tăng cường công tác kiểm tra giám sát, nhằm đảm bảo các hoạt động kinh doanh , tài chính đã được phản ánh trong chứng từ đúng chế độ, chính sách và các hiện tượng hành vi tiêu cực trong quá trình quản lý kinh doanh của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp Tư Nhân Thắng Thuý là doanh nghiệp kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, ngoài các chứng từ nội bộ, trong quá trình mua hàng doanh nghiệp còn sử dụng các chứng từ hoá đơn do Bộ Tài Chính ban hành kèm theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006:
- Hoá đơn GTGT( hoá đơn đỏ ) : Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký với người bán, doanh nghiệp yêu cầu người bán giao lại hoá đơn ( liên 2), đây là căn cứ đầu tiên mang tính pháp lý nhất. Trong đó người bán phải ghi đầy đủ, đúng quy định để hoá đơn có giá trị pháp lý :
+ Giá bán : Chưa thuế GTGT
+ Thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT + Tổng giá thanh toán ( đã có thuế GTGT )
- Hoá đơn bán hàng được sử dụng trong trường hợp công ty mua hàng của đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc mua hàng hoá ở các của hàng miễn thuế. Hiện tại doanh nghiệp chưa phát sinh các trường hợp mua hàng của các đơn vị này.
- Phiếu nhập kho : khi hàng hoá được chuyển đến kho của doanh nghiệp, bộ phận nghiệp vụ đối chiếu chứng từ giao hàng của bên bán. Nếu phù hợp tiến hành kiểm tra và làm thủ tục nhập kho. Thủ kho ký nhận vào hoá đơn bán GTGT, Phiếu giao hàng giao trả liên chứng từ cho người bán. Một liên gửi bộ phận làm nghiệp vụ thanh toán. Số liệu ghi trên phiếu nhập kho được lấy từ hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho được lập thành 2liên :
+ Một liên giao cho kế toán kho
+ Một liên giao cho kế toán thanh toán, kế toán công nợ làm căn cứ ghi sổ chi tiết.
Trương hợp doanh nghiệp mua hàng gửi bán thằng hoặc bàn ngày thì dưới sự báo cáo của bộ phận bán hàng, và các chứng từ tập hợp Bộ phận kho làm thủ tục nhập kho và xuất kho cho lô hàng đó trong ngày. Đây là điểm khác biệt trong hạch toán của doanh nghiệp với chế độ kế toán ban hành.
- Uỷ nhiệm chi : Hiện nay hầu hết các giao dịch thanh toán của doanh nghiệp đều được thực hiện qua ngân hàng. Khi mua hàng thanh toán ngày thì bộ phận mua hàng gửi yêu cầu thanh toán của bên bán, cùng bộ chứng từ mua hàng đến bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán viết uỷ nhiệm chi, kế toán trưởng ký và gửi đến giám đốc doanh nghiệp ký, đóng dấu gửi đến ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản yêu cầu thanh toán. Sau đó ngân hàng sẽ gửi giấy báo có kèm chứng từ thu phí dịch vụ chuyển tiền cho doanh nghiệp để làm căn cừ ghi sổ kế toán.
Dưới đây là một số minh hoạ một bộ chứng từ mua hàng thuốc lá Vinataba Sài Gòn của Doanh Nghiệp Tư Nhân Thắng Thuý trong tháng 5/ 2010 ( Số liệu do bộ phận kế toán cung cấp)