5. Kết cấu khóa luận
2.3.2 Phân tích dữ liệu thứ cấp
Trước tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian vừa qua, thực trạng cho thấy công tác quản trị khoản phải thu của công ty còn đang gặp rất nhiều bất cập. Cụ thể vào đi sâu vào các vấn đề như: hoạch định chính sách tín dụng, tổ chức thực hiện kế hoạch quản trị khoản phải thu của công ty, kiểm soát khoản phải thu, xử lý các khoản nợ khó đòi.
(1)Hoạch định chính sách tín dụng của công ty TNHH TM&DV Hùng Nguyên
Công ty TNHH TM&DV Hùng Nguyên là công ty kinh doanh đa lĩnh vực và các ngành nghề, vì thế có thể nói là quy mô về thị trường của công ty tương đối lớn, tiềm lực tài chính của công ty cũng khá mạnh do đó mà việc mở rộng chính sách tín dụng của công ty là hết sức cần thiết. Nhưng thực tế cho thấy tại công ty TNHH TM&DV Hùng Nguyên vẫn chưa có bộ phận đứng ra chuyên trách hay là đảm nhiệm về vấn đề này, trong mỗi đơn hàng với đối tác công ty chưa có các phương án cụ thể để tính toán chi tiết, dự trù các chi phí về nguyên liệu cũng như vật liệu mà chỉ mang tính chất áng chừng, như thế sẽ rất khó khăn cho công tác quản trị các khoản phải thu cũng như các chi phí liên quan, từ đó gây ảnh hưởng không nhỏ đến việc điều hành cho những bộ phận khác.
Đó là hoạch định trước các nội dung công việc. Đó có thể là một trong các nội dung sau: hoạch định chính sách giá bán, các chính sách chiết khấu của công ty trong bán hàng; hoạch định các kiểu mua hàng để phục vụ tính toán lựa chọn phương án mua hàng; mô hình sản xuất, mô hình chi phí phục vụ tính chọn phương án sản xuất; các phương thức thanh toán, các chính sách tín dụng cho khách hàng dùng cho theo dõi thu, theo dõi trả tiền. Về vấn đề này công ty lại chưa thực hiện được một cách triệt để, thực tế cho thấy công ty đang ấn định mức giá cả bán ra thị trường một cách không được rõ ràng lắm, nhiều lúc các mức giá đưa ra bị thay đổi
quá nhanh, khiến cho các phòng ban khác đặc biệt là phòng thu mua của công ty. Chính vì vậy có những đơn hàng công ty vẫn phải bù vốn ra để chịu lỗ.
Đây là việc thiết lập các quy trình, trình tự xử lý trong công việc luân chuyển và thanh khoản các dòng tiền để mọi hoạt động của công ty được diễn ra nhanh chóng. Cụ thể trong những đơn hàng xuất khẩu hoặc công ty cần nhập khẩu nguyên liệu, trang thiết bị…thì khi đó chính sách tín dụng của công ty vẫn còn những vướng mắc khiến cho mọi quá trình như bị trững lại. Những khó khăn này diễn ra phổ biến trong quy trình xử lý nghiệp vụ trong mỗi phòng ban, phân xưởng của đơn vị, quy trình chuyển chứng từ giữa các bộ phận của công ty thông qua tác nghiệp chương trình, quy trình chỉnh lý sửa đổi số liệu khi phát hiện có sai sót của nhân viên trong quá trình tác nghiệp.
(2) Tổ chức thực hiện kế hoạch quản trị khoản phải thu
Trên đây là những số liệu liên quan đến khoản phải thu trong thời gian vừa qua của công ty TNHH TM&DV Hùng Nguyên:
Bảng 2.3: Khoản phải thu của Công ty năm 2012 so với 2011
Chỉ tiêu Khoản mục Năm 2011 Năm 2012 So sánh 2012/2011 Số tiền (Trđ) Tỉ trọng (%) Số tiền (Trđ) Tỉ trọng (%) Số tiền (Trđ) Tỉ lệ (%) Tỉ trọng (%) 1. Phải thu khách hàng 97.845 31,11 79.857 25,42 -17.988 -18,38 -5,69 2. Trả trước cho người bán 3.740 1,18 2.877 1,0 -863 -23,07 -0,18 3. Phải thu ngắn hạn 130.259 41,41 145.870 46,43 15.611 11,98 5,02 4. Các khoản phải thu khác 8.675 2,75 10.047 3,19 1.372 15,81 0,44 5. 5. Phải thu nội bộ 74.062 23,55 75.263 23,96 1.201 1,62 0,41 Tổng cộng 240.519 100 238.651 100 -667 -12,04
Bảng số 2.4: Khoản phải thu của Công ty năm 2013 so với 2012 Chỉ tiêu Khoản mục Năm 2013 Năm 2012 So sánh 2013/2012 Số tiền (Trđ) Tỉ trọng (%) Số tiền (Trđ) Tỉ trọng (%) Số tiền (Trđ) Tỉ lệ (%) Tỉ trọng (%) 1. Phải thu khách hàng 88.659 11,02 79.857 25,42 8.802 9,92 3,49 2. Trả trước cho người bán 28.085 4,49 2.877 1,0 25.208 89,75 9,9 3. Phải thu ngắn hạn 128.956 10,42 145.870 46,43 -16.914 -13,11 -6,7 4. Các khoản phải thu khác 8.734 -13,06 10.047 3,19 -1.313 -15,03 -0,005 6. 5. Phải thu nội bộ 57.813 23,10 75.263 23,96 -17.450 -30,18 -6,92 Tổng cộng 252.094 100 238.651 100 13.443 5,33
Trích: Phòng Kế toán tài chính Công ty TNHH TM&DV Hùng Nguyên
Năm 2013, khoản phải thu ngắn hạn giảm 13,11% so với năm 2012, khoản phải thu của khách hàng tăng 9,92% so với năm 2012, phải thu nội bộ giảm 30,18%. Trong đó khoản phải thu ngắn hạn chiếm 51,15% tổng các khoản phải thu năm 2012. Đến năm 2013, khoản phải thu khách hàng tăng 8.802 triệu VNĐ, tăng 3,49% so với năm 2012 và chiếm 31,11% tổng các khoản phải thu của năm 2013. Như ta thấy khoản phải thu khách hàng, và phải thu ngắn hạn năm 2013 tăng mạnh so với năm trước đó, cho thấy hiệu quả của hoạt động kinh doanh của Công ty cùng với công tác đẩy mạnh thanh toán của khách hàng trong việc thực hiện hợp đồng.
Trong việc thanh toán và trả trước cho người bán thì đây là việc người mua cấp tín dụng cho người bán. Khoản trả trước cho người bán là khoản chiếm tỷ trọng
thấp nhất trong tổng các khoản phải thu của Công ty. Khoản phải thu trả trước cho người bán năm 2011 là 3.740 triệu VNĐ, tăng 1,173% so với năm 2012, chiếm 1,18% tổng các khoản phải thu. Năm 2012, trả trước cho người bán giảm 863 triệu VNĐ, tương ứng với giảm 0,18% so với năm 2011, chiếm tỷ trọng 1,00% tổng các khoản phải thu. Thông thường khoản ứng trước này dùng để thu mua hàng hoá và các sản phẩm từ các nhà sản xuất để thực hiện hợp đồng đúng hạn. Do Công ty cũng phải đi thu mua và nhập nguyên liệu từ các đối tác khác là các doanh nghiệp do đó phải trả trước cho người bán một khoản tiền. Bên cạnh đó, để đảm bảo cho việc kinh doanh các mặt hàng mà Công ty phải nhập khẩu Công ty cũng phải cấp tín dụng cho người bán nước ngoài. Điều này giải thích cho việc khoản trả trước cho người bán của Công ty tăng lên. Ta có thể thấy được năm 2011 khoản phải thu từ khoản trả trước cho người bán tăng lên cao.
Công ty TNHH TM & DV Hùng Nguyên cung ứng rất nhiều các mặt hàng và sản phẩm dịch vụ trải khắp đất nước cho nhiều đơn vị thành viên đối tác. Để cho các hoạt động này được diễn ra trôi chảy và linh hoạt có hiệu quả thì Công ty phải cung cấp vốn một cách thường xuyên và đầy đủ, chính vì thế khoản phải thu nội bộ của Công ty là khoản chiếm tỷ trọng khá lớn trong khoản phải thu của Công ty. Năm 2010, phải thu nội bộ là 57.813 triệu VNĐ, chiếm tỷ trọng 23,10% tổng khoản phải thu và tăng lên 16.249 triệu VNĐ năm 2011. Năm 2012, số liệu này là 75.263 triệu VNĐ, tăn 1.201 triệu đồng so với năm 2011, chiếm tỷ trọng 23,96% tổng khoản phải thu. Điều này cho thấy, hoạt động kinh doanh của Công ty trong năm 2012 là không hiệu. Tuy đây không phải là khoản phải thu phải lập dự phòng hay khoản phải thu khó đòi nhưng cũng đòi hỏi Công ty phải có biện pháp điều chỉnh cho hợp lý nhằm đem lại hiệu quả kinh doanh của Công ty trong thời gian tới.
Trong các khoản phải thu thì các khoản phải thu khác cũng chiếm tỷ trong tương đối cao, năm 2010 là 6,95 %, sang năm 2011 giảm xuống 2,75% và lại tăng lên 3,19% trong năm 2012. Điều này cho thấy tình trạng chưa rõ rang, thiếu sự quản lý của nhà quản trị đối với tình hình tài chính của Công ty.
Từ những phân tích ở trên cho thấy công tác tổ chức kế hoạch quản trị các khoản phải thu của Công ty vẫn còn nhiều điều bất cập, cần phải nghiên cứu tìm ra hướng giải quyết. Công ty cần có những biện pháp thích hợp để nhanh chóng thu hồi các khoản nợ, đặc biệt là các khoản phải thu ngắn hạn, và điều chỉnh các khoản phải thu với tỷ lệ phù hợp, tránh đọng vốn lớn tại những khoản phải thu khó đòi, ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
(3) Kiểm soát khoản phải thu
Kiểm soát về chính sách tín dụng cho khách hàng:
Để đẩy mạnh doanh số bán, Công ty đã thực hiện chính sách nới lỏng tín dụng cho khách hàng trên cơ sở đánh giá vị thế tín dụng của khách hàng. Thực hiện được điều này đã làm cho khoản phải thu khách hàng tăng mạnh và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng các khoản phải thu của Công ty qua các năm.
Từ việc đánh giá vị thế tín dụng của khách hàng mà Công ty áp dụng một chính sách tín dụng hợp lý cho từng khách hàng về tỷ lệ chiết khấu. Các hình thức bán chịu hàng có tỷ lệ chiết khấu mà công ty thường áp dụng như 2/10 net 30, 2/10 net 60, 3/10 net 45…Khách hàng được hưởng 2% (hay 3%) chiết khấu trong thời gian 10 ngày kể từ khi giao hàng, hoặc phải trả 100% số tiền trong thời hạn 30, 45 hay 60 ngày…Đây là hình thức bán hàng phổ biến được doanh nghiệp áp dụng cho các khách hàng của mình. Ngoài ra doanh nghiệp cũng áp dụng hình thức thanh toán theo tháng, theo mùa vụ hoặc theo ngày ghi trên hợp đồng…Thông thường tỷ lệ chiết khấu tăng, doanh số bán tăng, công ty nhận được ít hơn trên mỗi đồng doanh số bán ra nhưng giảm được chi phí thu tiền và nợ khó đòi. Công ty đang dần hoàn thiện chính sách tín dụng bằng cách xây dựng hợp lý các điều kiện bán hàng như tỷ lệ chiết khấu và thời hạn thanh toán đối với từng khách hàng.
Kiểm soát về tổ chức lãnh đạo quản trị khoản phải thu
- Mô hình quản trị khoản phải thu:
Công ty thực hiện việc theo dõi, đánh giá các khoản phải thu dựa trên các số liệu của sổ theo dõi chi tiết các khoản phải thu do bộ phận kế toán của Công ty mở ra, và được báo cáo thường xuyên lên ban lãnh đạo của Công ty. Theo định kỳ 1
năm, Công ty tiến hành phân loại tổng nợ phải thu và chi tiết theo từng khách nợ, để từ đó có những biện pháp thu hồi nợ hiệu quả. Tổng nợ phải thu của Công ty được phân ra thành 5 nhóm chính: Nhóm nợ trong hạn đang trong thời gian thu hồi, nhóm nợ dưới 1 năm, nhóm nợ từ 1 đến 2 năm, nhóm nợ từ 2 đến 3 năm và nhóm nợ trên 3 năm. Từ đây, Công ty có thể nắm rõ được thực trạng và tính hiệu quả của công tác quản trị khoản phải thu của công ty, để đưa ra các chính sách thu hồi nợ hiệu quả hơn, giảm thiểu được một phẩn rủi ro đối vơi các khoản phải thu của công ty.
Công ty đã áp dụng các biện pháp thu hồi những khoản nợ đến hạn như gửi thư, gọi điện nhắc nhở khách hàng thời hạn thanh toán. Đôi khi biện pháp này tỏ ra không hiệu quả bằng việc đòi nợ trực tiếp. Nhưng vì bạn hàng đa phần là người nước ngoài nên việc gặp trực tiếp sẽ làm tăng chi phí thu hồi nợ của công ty, ảnh hưởng đến lợi nhuận nên công ty đã uỷ thác cho người đại diện là các ngân hàng hoặc các tổ chức tín dụng khác tiến hành các thủ tục pháp lý thu hồi nợ.
Thị trường xuất khẩu của Công ty TNHH TM & DV Hùng Nguyên mở rộng trên một số khu vực Châu Á và một số quốc gia láng giềng của Việt Nam. Do đó, việc quản trị khoản phải thu từ khách hàng nước ngoài luôn gây ra những vấn đề nan giải đối với Công ty khi khách hàng luôn tìm cách kéo dài thời hạn thanh toán, gây khó khăn cho việc thu hồi vốn và rủi ro khó nhận biết được thể hiện bằng việc giảm giá trị đồng tiền trong nước đối với khoản phải thu được tính bằng ngoại tệ.
Bảng số 2.5: Tình hình khoản phải thu từ hoạt động xuất khẩu của Công ty TNHH TM & DV Hùng Nguyên Chỉ tiêu Khoản mục Năm 2012 Năm 2011 So sánh 2012/2011 Số tiền (Trđ) Tỉ trọng (%) Số tiền (Trđ) Tỉ trọng (%) Số tiền (Trđ) Tỉ lệ (%) Tỉ trọng (%) 1. Phải thu xuất khẩu 32.996,027 76,92 29.812,305 47,88 -3.183,722 -9,65 -29,04 2.Phải thu của khách hàng trong nước 9.899,953 23,08 32.449,805 52,12 22.549,852 227,78 29,04 3. Tổng phải thu khách hàng 42.895,98 100 62.262,11 100 19.366,13 45,15
Trích: Phòng Kế toán tài chính Công ty TNHH TM & DV Hùng Nguyên
Bảng phân tích trên cho ta thấy phải thu từ khách hàng xuất khẩu chiếm tỉ trọng khá lớn trong tổng khoản phải thu khách hàng của Công ty. Năm 2012, phải thu từ xuất khẩu đạt 32.996,027 triệu đồng chiếm tỷ trọng 76,92% tổng phải thu khách hàng. Sang đến năm 2011, số liệu này có giảm đi do thị trường xuất khẩu gặp nhiều khó khăn ở mức 29.812,305 triệu đồng, chiếm tỷ trọng 47,88% tổng phải thu khách hàng, giảm 9,65% so với năm 2012. Từ đây, ta có thể thấy được rằng mặt hàng xuất khẩu đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty đã có rất nhiều nỗ lực và đã đạt được những thành tựu trong công tác phát triển và mở rộng thị trường xuất khẩu sang các thị trường bên cạnh, cũng như đã có đóng góp lớn lao trong việc giới thiệu và phát triển thương hiệu các mặt hàng và sản phẩm dịch vụ mang thương hiệu Việt Nam sang thị trường bè bạn.
Trong các khoản phải thu phát sinh từ hoạt động xuất khẩu, các khoản nợ khó đòi cũng tăng dần qua các năm từ 2011 đến 2013 điều này thể hiện qua bảng về số liệu về khoản nợ khó đòi của Công ty dưới bảng sau đây:
Bảng số 2.6: Nợ khó đòi trong hoạt động xuất khẩu của Công ty
Chỉ tiêu Phải thu
khách hàng Nợ khó đòi
Tỷ lệ nợ khó đòi (%)
Năm 2011 97.845 12817,695 13,1
Năm 2012 79.857 10221,696 12,8
Trích: Phòng Kế toán tài chính Công ty TNHH TM & DV Hùng Nguyên
Khi Công ty nới lỏng chính sách tín dụng một phần làm mở rộng thị trường tiêu thụ, tăng doanh thu,…nhưng một phần cũng chứa đựng nhiều rủi ro tiềm ẩn như rủi ro không thu hồi được nợ, rủi ro do tác động của tỷ giá, lãi suất,…Để phòng ngừa thực tế phát sinh khoản phải thu khó đòi, ngoài việc phải tìm hiểu kỹ khách hàng, năng lực tài chính của khách hàng, công ty còn kiểm soát khoản phải thu bằng cách uỷ quyền cho các ngân hàng như: Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam, BIDV, VIBank,…và các tổ chức tín dụng khác tiến hành các thủ tục pháp lý đòi nợ. Bên cạnh việc đôn đốc khách hàng trả nợ đúng hạn, đối với những khách hàng chây ì thì công ty đã nhờ đến cơ quan pháp luật xử lý. Song song đó, căn cứ vào kết quả phân loại nợ phải thu của công ty đã lập các khoản dự phòng đối với các khoản phải thu khó đòi. Quỹ dự phòng thường chiếm tỷ lệ từ 10 – 15% tổng doanh thu bán chịu. Điều này giúp cho công ty có thể chủ động đối phó khi rủi ro xảy ra.
Từ số liệu trên ta có thể thấy được tỷ lệ nợ khó đòi luôn có diễn biến phức tạp qua các năm. Điều này được giải thích là do tình hình tài chính khó khăn của khách hàng khi nền kinh tế thế giới bị suy thoái. Sang năm 2012, tỷ lệ này vẫn ở mức cao chiếm 12,8% tổng phải thu khách hàng. Nhưng không vì lý do kinh tế thế giới bị suy thoái mà Công ty vẫn chấp nhận cho đối tác nợ đọng vốn, trên thực tế có thể dễ