3.3.1.1. Hoàn thiện quy trình hoạch định trong công ty.
- Xác định mục tiêu:
Mục tiêu là cái đích hướng mọi hành động của công ty. Công ty cổ phần tin học an bình. Đang theo đuổi 3 mục tiêu.
+ Tăng doanh thu và lợi nhuận + Nâng cao năng lực cạnh tranh
Có thể nói hai mục tiêu này sẽ tạo nên sự vững mạnh và thịnh vượng cho công ty trong tương lai. Tuy nhiên để theo đuổi hai mục tiêu này là rất khó khăn, đặc biệt đối với công ty CP tin học An Bình vì là một công ty nhỏ. Việc nâng cao năng lực cạnh tranh sẽ mất nhiều chi phí và sẽ giảm lợi nhuận và ngược lại. Mục tiêu mà công ty muốn đạt được là những kết quả trong tương lai mà công ty phải huy động một nguồn lực nhất định để thực hiện. Nếu mục tiêu không được định lượng một cách chính xác và cụ thể thì rất khó có thể đạt được. Mục tiêu quá cao sẽ có thể làm hao tổn nguồn lực của công ty và mục tiêu quá thấp sẽ dẫn tới hao phí nguồn lực không cần thiết. Mục tiêu của công ty cần xây dựng trên nguồn lực của doanh nghiệp kết hợp với những phân tích yếu tố từ nguồn lực bên ngoài, sẽ giảm đi tính chủ quan khi thực hiện các mục tiêu.
Hơn nữa, công ty không nên theo đuổi quá nhiều mục tiêu cùng một lúc, như vậy sẽ ảnh hưởng đến kết quả của mục tiêu, đặc biệt là mục tiêu có tính nghịch nhau.
- Công ty cần xây dựng mục tiêu có định hướng rõ ràng: Bàn phím, con chuột là những mặt hàng chủ đạo của công ty. Công ty phải tạo thành một thế mạnh riêng và mục tiêu đưa ra phải ở mức tối đa có thể. Các mặt hàng mới được công ty kinh doanh như bàn kê máy tính, các phần mềm tin học, do chưa biết thị trường có chấp nhận hay không nên mục tiêu đề ra ở mức thấp, mang tính chất thăm dò.
- Công ty cần xây dựng mục tiêu một cách linh hoạt. Khi thị trường thay đổi mục tiêu này cũng phải thay đổi theo. Khi thị trường các huyện ngoại thành Hà Nội tiến triển tốt, có thể huy động nguồn lực ở khu vực nội thành Hà Nội mà không ảnh hưởng đến thị trường nội thành.
- Xác định lựa chọn phương án chiến lược.
Hiện tại, công ty đang thực hiện hai chiến lược đó là thâm nhập thị trường và phát triển thị trường. Công ty chưa có chiến lược dự phòng cho hai chiến lược này. Khi thị trường gặp khó khăn, thì hai chiến lược này khó đem lại kết quả như mong muốn. Công ty cần xây dựng một chiến lược để dự phòng cho các chiến lược này. Có thể sử dụng chiến lược đa dạng hóa sản phẩm, khi sả phẩm trên thị trường gặp khó khăn thì có thể thay thế sản phẩm kinh doanh khác.
Bộ máy công tác hoạch định có ảnh hưởng không nhỏ tới công tác hoạch định. Bộ máy cồng kềnh, chồng chéo không những làm tăng chi phí hoạch định mà hiệu quả mang lại không cao. Vì vậy, bộ máy làm công tác hoạch định cần được phân công hợp lý, tránh trường hợp bộ phận làm quá nhiều bộ phận làm quá ít gây lãng phí nguồn lực. Hơn nữa, các bộ phận này phải kết hợp với nhau tạo ra một khối thống nhất vì mục tiêu chung của công ty.
- Phòng kinh doanh: Các nhân viên trong phòng kinh doanh có nhiệm vụ thu thập các số liệu như: thông tin cá nhân của khách hàng, tần suất mua hàng, đặc biệt là các ý kiến phản hồi về sản phẩm, dịch vụ của công ty từ phía khách hàng. Trưởng phòng kinh doanh sẽ tổng hợp và báo cáo lên ban giám đốc.
- Phòng kỹ thuật: Tìm hiểu thông tin về sản phẩm mới, và các dịch vụ đi kèm, tạo ra các giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ như bảo hành tại nhà; vận chuyển trong 15km…Trưởng phòng kỹ thuật sẽ tổng hợp, lập thành báo cáo trình lên ban giám đốc.
- Phòng kế toán: Có nhiệm vụ tổng hợp các thông tin về hoạt động kinh doanh từ trước như doanh thu, lợi nhuận, cơ cấu sản phẩm tiêu thụ…Ngoài ra, các nhân viên phòng kế toán còn tiếp nhận những thông tin phản hồi từ khách hàng qua điện thoại, email của công ty. Từ đó, trưởng phòng kế toán lập ra một bản báo cáo trình lên ban giám đốc.
Các phòng ban này phải kết hợp chặt chẽ với nhau, trao đổi những thông tin khi cần thiết để đưa ra những kế hoạch của bộ phận mình đầy đủ, chính xác nhất.
3.3.1.3. Nâng cao chất lượng cán bộ làm công tác hoạch định
Nâng cao chất lượng cán bộ làm công tác hoạch định là vấn đề quan trọng trong công tác hoạch định của công ty. Việc nâng cao năng lực cho bộ phận làm công tác hoạch định có vai trò quyết định sự thành công hay thất bại, phương hướng phát triển của công ty. Công ty nên thống nhất công tác bồi dưỡng cán bộ toàn diện về lý luận chính trị, phẩm chất đạo đức, trình độ chuyên môn và năng lực thực tiễn.
Công ty nên xây dựng một hệ thống tiêu chuẩn có tính chất pháp lý cho từng loại cán bộ hoạch định trên hai mặt cơ bản là năng lực và phẩm chất đạo đức. Đội ngũ làm công tác hoạch định có tác động mạnh mẽ tới mục tiêu, chiến lược của công ty. Do đó, họ là những người có đạo đức tốt, có năng lực chuyên môn vững vàng mới đủ khả năng làm công tác hoạch định cho công ty. Ngoài ra, công ty bố trí cán bộ làm công tác hoạch định đúng với khả năng của mỗi người để họ phát huy được trình độ, năng lực của mình.
Nhằm nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ này, công ty có thể gửi họ đi học các khóa học tại các trường đại học, hoặc đi dự các buổi hội thảo,…Điều này giúp họ
vừa nắm vững được các lý luận khoa học vừa có được kiến thức thực tiễn góp phần nâng cao hiệu quả của công tác hoạch định.
3.3.1.4. Nâng cao hoạt động thu thập và xử lý thông tin.
Nguồn thông tin là vô cùng quan trọng trong công tác hoạch định của mỗi doanh nghiệp. Nguồn thông tin của công ty hiện nay chưa được đầy đủ, tin cậy về số lượng, chất lượng phục vụ cho công tác hoạch định. Chỉ thu thập thông tin một cách chính xác , kịp thời, đầy đủ công ty mới có thể lập các kế hoạch một cách hiệu quả. Các thông tin mà công ty cần thu thập như:
- Thông tin về môi trường kinh doanh vĩ mô: kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học, kỹ thuật, chính trị, pháp luật.
- Thông tin về khách hàng mục tiêu: thói quen mua hàng, tần suất mua hàng, địa điểm phân bố của khách hàng, khả năng thanh toán của khách hàng, những phản hồi từ phía khách hàng về sản phẩm và công ty.
- Thông tin về sản phẩm: giá cả và chương trình khuyến mại của từng sản phẩm, thông tin kỹ thuật của sản phẩm. Đặc biệt là các sản phẩm mới cung ứng trên thị trường.
Ngoài các biện pháp sẵn có của công ty như phổ cập internet đến các phòng ban, bộ phận. Để xây dựng được một hệ thống thông tin tốt công ty cần có sự đóng góp của toàn bộ nhân viên trong công ty và được họ thực hiện một cách nghiêm túc. Các phòng ban hỗ trợ nhau trong việc thu thập thông tin một cách chính xác. Hơn cả, công ty cần nâng cao trình độ cho đội ngũ xử lý thông tin. Họ là các trưởng phòng và ban giám đốc của công ty. Xử lý thông tin tốt mới mang lại hiệu quả cho công tác hoạch định.
3.3.1.5. Tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban
Hoạch định của công ty có hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều vào khả năng, trình độ của tất cả các cá nhân cũng như các phòng ban trong công ty. Các nhà quản trị phải tạo dựng và phát triển mối quan hệ giữa các phòng ban này, giúp họ hoàn thành các nhiệm vụ được giao.
Phòng kinh doanh có thể dựa vào bộ phận kho để xây dựng kế hoạch mua hàng và bán hàng cho mình. Như vậy sẽ tránh được tình trạng thiếu hoặc dư thừa hàng hóa. Ngoài ra, phòng kinh doanh còn kết hợp với phòng kế toán xây dựng lên mục tiêu về doanh số cũng như lợi nhuận dự kiến. Dựa vào những thông tin về sản phẩm cũng như các chính sách của sản phẩm của phòng kỹ thuật để đưa ra những kế hoạch bán hàng cho phù hợp.
Phòng kỹ thuật sẽ dựa vào những khối lượng bán kế hoạch của phòng kinh doanh để xây dựng cho mình các kế hoạch như phân công nhân lực vận chuyển, lắp ráp, bảo hành, bảo dưỡng sản phẩm cho từng khu vực. Phòng kế toán sẽ dựa vào số liệu từ các phòng ban này lập báo cáo về doanh thu, lợi nhuận, số lượng hàng nhập, hàng tồn. Từ đó giúp ban giám đốc nắm bắt tình hình kinh doanh của công ty để đưa ra những quyết định hoạch định phù hợp.
Các phòng ban này có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch của phòng mình rồi trình lên ban giám đốc tổng hợp xây dựng kế hoạch tổng thể cho toàn công ty.