Quá trình hạch toán bao giờ cũng xuát phát từ chứng từ gốc và kết thúc bằng các báo cáo kế toán kế toán qua việc ghi chép, theo dõi, tính toán xử lý số liệu trên các sổ kế toán. Tùy thuộc vào hình thức kế toán doanh nghiệp sử dụng mà sổ sách kế toán doanh nghiệp sử dụng là khác nhau.
Theo hình thức Nhật ký chung: Khi có một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thì kế toán ghi chép vào sổ Nhật ký theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Các loại sổ Nhật ký đó là Nhật ký chung và các Nhật ký đặc biệt như: Nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng, Nhật ký thu tiền và Nhật ký chi tiền. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ Cái các TK 154, TK 152, TK153, TK 334, TK 154 và các TK liên quan theo từng nghiệp vụ phát sinh. Đồng thời với việc ghi vào sổ Nhật ký, các nghiệp vụ đó được ghi vào các sổ chi tiết liên quan như: sổ chi tiết tập hợp chi phí NVLTT, chi phí NCTT, chi phí
SXC. Cuối tháng, quý hoặc năm cộng số liệu trên sổ cái lập bảng Cân đối số phát sinh và đối chiếu để lập Báo cáo tài chính.
*Sơ đồ 02: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung ( Phụ lục 02)
Theo hình thức Nhật ký chứng từ: Căn cứ vào các chứng từ “Bảng phân bổ
NVL, CCDC”, “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH”… kế toán lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ như Nhật ký chứng từ số 1, 2, 5, 7, 8, 10 hoặc các Bảng kê như Bảng kê số 4-“ Tập hợp chi phí sản xuất theo tổ đội”, Bảng kê 6-“ Tập hợp chi phí trả trước và chi phí phải trả” và các sổ chi tiết có liên quan. Nếu các loại chi phí phát sinh nhiều lần, mang tính chất phân bổ thì tập hợp trong các bảng phân bổ sau đó lấy kết quả để ghi vào các Bảng kê hoặc Nhật ký chứng từ liên quan. Cuối tháng khóa sổ, cộng và đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ chi tiết và lấy số liêu tổng cộng trên các Nhật ký chứng từ để ghi vào sổ Cái.
*Sơ đồ 03:Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ.( Phụ
lục 03)
Theo hình thức chứng từ ghi sổ: Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ kế
toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại dùng làm chứng từ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ rồi ghi vào sổ Cái. Đồng thời ghi vào các sổ thẻ chi tiết có liên quan. Cuối tháng khóa sổ và tổng hợp trên sổ Cái và sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ để lập Bảng cân đối số phát sinh.
*Sơ đồ 04:Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ.( phụ lục 04) Theo hình thức Nhật ký sổ cái: Hằng ngày, dựa vào các chứng từ kế toán
hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ. Số liệu được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần sổ Cái trong Nhật ký - sổ Cái. Đồng thời, kế toán ghi vào sổ, thẻ chi tiết liên quan. Cuối tháng, kế toán tiến hành tổng hợp số phát sinh để ghi vào dòng cộng số phát sinh cuối tháng rồi tính số dư cuối tháng của từng TK trên Nhật ký- sổ Cái. Lập Bảng tổng hợp chi tiết dựa vào các sổ thẻ chi tiết rồi tiến hành đồi chiếu với Nhật ký- sổ Cái để lập Báo cáo tài chính.
*Sơ đồ 05: Ttrình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký sổ cái. ( phụ lục 05)
Theo hình thức kế toán trên máy vi tính: Công việc kế toán được thực hiện
thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó.
