- Trung dài hạn 37.334 99.728 62.394 167 b Phân theo TP KT
3. Quy trình của một số hoạt động cụ thể(***) 1 Quy trình cho vay tại SeABank Văn Phú
3. 1. Quy trình cho vay tại SeABank Văn Phú
Hiện nay, SeABank Văn Phú đang áp dụng Quy chế cho vay ban hành theo quyết định số 284/200/QĐ - NHNN1 ngày 25/08/2000 của Thống đốc NHNN Việt Nam và các văn bản hớng dẫn của SeABank.
Căn cứ vào quy định số 161/QĐ - HĐQT ngày 20/11/1998 của Chủ tịch Hội đồng Quản trị SeABank Văn Phú về hội đồng tín dụng và cán bộ tín dụng. Ngày 22/12/1998 Tổng giám đốc NHCT VN đã ra hớng dẫn về nghiệp vụ cho vay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Cụ thể nh sau:
Nghiệp vụ đợc phân ra làm ba giai đoạn. - Giai đoạn trớc khi cho vay - Giai đoạn trong khi cho vay - Giai đoạn sau khi cho vay
Và mỗi khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến vấn đề cho vay, thu nợ, thu lãi thì phải tiến hành kịp thời và chính xác dựa trên cơ sở các chứng từ hợp lý hợp lệ, tuân tthủ các quy định và chế độ kế toán hiện hành.
Khi khách hàng có nhu cầu vay vốn SeABank Văn Phú yêu cầu khách hàng gửi hồ sơ cần thiết và quy định về hồi sơ nó tuỳ thuộc vào từng đối tợng khách hàng.
Nh khách hàng là tổ chức, doanh nghiệp thì hồ sơ gồm có: - Hồ sơ khách hàng
- Hồ sơ cho vay.
Ví dụ: NH đồng ý cho Ông Minh vay 300 triệu với lãi suất 0,85%/1tháng có tài sản thế chấp là một ngôi nhà trị giá 400 triệu.
* Hồ sơ khách hàng gồm có:
- Quyết định hoặc giấy phép thành lập
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép đầu t - Giấy phép hành nghề của cơ quan quản lý chuyên môn - Điều lệ hoạt động
- Quyết định bổ nhiệm tổng giám đốc, kế toán trởng. - Quy chế hoạt động tài chính (nếu có).
- Danh sách thành viên hội đồng quản trị và những cổ động sở hữu lớn hơn hoặc bằng 10% vốn để góp (đối với doanh nghiệp là Công ty TNHH, cổ phần).
- Các văn bản giấy tờ khác liên quan (nếu có). * Hồ sơ vay vốn gồm có:
- Giấy đề nghị vay vốn. - Hồ sơ tài chính khách hàng. - Hồ sơ đảm bảo tiền vay.
- Các văn bản giấy tờ khác có liên quan khi nhận đợc hồ sơ thì các CBTD tiến hành kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế đối với khách hàng, SeABank Văn Phú có thể kiểm tra tại chỗ và phỏng vấn khách hàng toàn bộ hoặc một phần các nội dung trên. Sau đó tiến hành lập báo cáo, thời gian hoàn thành và lập báo cáo không quá hai ngày đối với cho vay ngắn hạn và 7 ngày đối với cho vay trung và dài hạn. Trờng hợp hồ sơ không đủ điều kiện để thẩm định hoặc vợt quá khả năng quản lý thì SeABank Văn Phú thông báo ngay bằng văn bản và hoàn trả hồ sơ cho khách hàng. Sau đó SeABank Văn Phú tiến hành nghiệp vụ thẩm định khoản vay của khách hàng.
Ngay sau khi thẩm định xong, mỗi khoản cho vay của SeABank Văn Phú đều phải lập "Tờ trình đề nghị phê duyệt khoản vay" do các đơn vị nghiệp vụ cho vay có chức năng nhiệm vụ theo quy định của SeABank Văn Phú quy trình thời gian hoàn hành và chuyển giao tờ trình phê duyệt khoản vay tuỳ thuộc vào khách hàng vay và chất lợng báo cáo thẩm định nhng tối đa không quá một ngày đối với khoản vay ngắn hạn và 3 ngày đối với khoản vay trung và dài hạn. Tiếp đó SeABank Văn Phú tiến hành phê duyệt khoản vay ngay trên tờ trình phê duyệt khoản vay và phải đa ra đợc một trong bốn quyết định sau:
- Đồng ý cho vay, không kèm theo điều kiện bổ sung hoặc
- Đồng ý cho vay về nguyên tắc, có kèm theo điều kiện bổ sung hoặc - Đồng ý cho vay và trình cấp trên trực tiếp (có lý do) hoặc
- Không đồng ý cho vay (có lý do).
Thời gian phê duyệt không quá hai ngày đối với cho vay ngắn hạn và 5 ngày đối với cho vay trung - dài hạn (tại chi nhánh). Phê duyệt có kết quả thì SeABank Văn Phú phải thực hiện hông báo ngày bằng văn bản cho khách hàng để triển khai thực hiện.
Nếu đợc vay thì khách hàng và ngân hàng phải đàm phán ký kết hợp đồng tín dụng và hợp đồng bảo đảm tiền vay (để đảm bảo tính pháp lý trớc các cơ quan pháp luật, hợp đồng tín dụng phải đợc ký trên văn bản đã đợc soạn thảo toàn bộ bằng máy ính theo mẫu quy định). Rồi thông báo cho cơ quan quản lý về tài sản đảm bảo tiền vay. Sau đó thì ngân hàng mở một hồ sơ khách hàng vì mỗi một khách hàng vay đều đợc SeABank Văn Phú quản lý bằng việc mở duy nhất một "Một hồ sơ khách hàng vay" để cập nhậtt văn bản và thông tin liên quan đến khách hàng vay. Các khoản vay của từng khách hàng vay đợc quản lý riêng biệt bằng "Hồ sơ nghiệp vụ" nằm trong "Hồ sơ khách hàng vay" và đợc quản lý đồng thời bằng văn bản và tệp tính trong thời gian thực hiện khoản vay.
Sau khi hoàn thiện thủ tục cho vay và căn cứ vào yêu cầu của khách hàng. SeABank Văn Phú thực hiện giải ngân cho khách hàng nh sau:
- SeABank Văn Phú hớng dẫn khách hàng làm thủ tục rút tiền vay: Giấy vay tiền khách hàng phải lập 3 liên theo quy định.
+ Một liên do cán bộ tín dụng giữ
+ Một liên do khách hàng giữ để theo dõi trả nợ
- Kiểm tra mục đích sử dụng vốn vay: SeABank Văn Phú thực hiện kiểm tra lại mục đích sử dụng vốn vay tiền chứng từ rút tiền vay so với mục đích vay ghi trên giấy đề nghị vay vốn và trong hợp đồng tín dụng.
- Phê duyệt giải ngân: Cấp thẩm quyền cho vay của MSB thực hiện phê duyệt giải ngân đồng thời trên máy tính và ký duyệt trên giấy phê duyệt giải ngân theo đúng nội dung của khoản vay đã đợc phê duyệt.
- Giải ngân khoản vay.
- Cập nhật hồ sơ giải ngân và phân hệ "Quản lý cho vay" trên máy tính.
3. 1.3. Giai đoạn sau khi cho vay.
Sau khi khách hàng nhận đợc tiền vay, ngân hàng cần phải tiến hành kiểm tra khách hàng. Vay định kỳ xem tiền vay có đợc sử dụng đúng mục đích hay không, theo dõi tình hình sản xuất và khả năng trả nợ, trả lãi, của khách hàng.
3. 1.4. Kiểm soát và xử lý khoản vay của SeABank Văn Phú
1 - Kiểm tra kiểm soát nội bộ: Định kỳ hay đột xuất, SeABank Văn Phú hiện kiểm tra việc cho vay theo quy định hiện hành của SeABank Văn Phú về kiểm tra, kiểm tra nội bộ.
2 - Xử lý khoản cho vay. Mỗi phát dinh trong quá trình quản lý khoản cho vay, SeABank Văn Phú phải lập tờ trình xử lý khoản cho vay và trình cấp có thẩm quyền để xử lý các trờng hợp.
+ Thu hồi một phần hoặc toàn bộ nợ vay trớc hạn + Gia thu nợ
+ Thay đổi tài sản bảo đảm tiền vay.
* Những trờng hợp khác nh dừng tính lãi, giảm lãi, miễn lãi, xoá nợ, phát mại tài sản, đợc xử lý theo quy định hiện hành của SeABank Văn Phú.
3 - Phê duyệt xử lý khoản cho vay. a. Căn cứ phê duyệt.
- Tờ trình xử lý khoản vay
- Các báo cáo tình hình thực hiện khoản vay.
- Các quy định hiện hành của SeABank Văn Phú, Nhà nớc và thông tin khác.
b. Phê duyệt: Cấp thẩm quyền cho vay phê duyệt ngay trên "Tờ trình xử lý khoản vay" đối với khoản cho vay không thông qua Hội đồng tín dụng; hoặc Hội đồng tín dụng quyết nghị phê duyệtt bằng văn bản.
Đối với khoản cho vay do Hội đồng tín dụng quản lý phê duyệt, trừ trờng hợp khẩn cấp phải xử lý ngay để đảm bảo an toàn vốn cho SeABank Văn Phú.
4 - Thông báo triển khai thực hiện: Sau khi có kết quả phê duyệt xử lý khoản vay của cấp thẩm quyền hoặc của Hội đồng tín dụng, SeABank Văn Phú phải tthh thông báo văn bản cho khách hàng hoặc cho chi nhánh SeABank Văn Phú để triển khai thực hiện.
5 - Cập nhật vào hồ sơ nghiệp vụ (bằng văn bản và phân hệ "Quản lý cho vay" trên máy tính) những văn bản phát sinh và thông tin đã đợc phê duyệt.
3. 2. Quy trình kế toán.
* Các thể thức thanh toán.
UNC là lệnh viết của chủ tài khoản yêu cầu Ngân hàng phục vụ mình trích một số tiền nhất định từ tài khoản của mình chuyển vào tài khoản đợc hởng, để thanh toán tiền mau bán, cung ứng hàng hoá, dịch vụ... UNC đợc áp dụng để thanh toán cho ngời đợc hởng có tài khoản ở cùng ngân hàng, khác hệ hống ngân hàng, khác tỉnh.
Ví dụ: Đơn vị Bình Minh có TKTG tại SeABank Văn Phú, phát hành 1 UNC thanh toán cho đơn vị Hoa Ban có TKTG tại SeABank Văn Phú số tiền là 100 triệu đồng.
Quy trình: Đơn vị Bình Minh mang 3 liên UNC ra Ngân hàng, Ngân hàng nhận đợc UNC của khách hàng đối chiếu chữ ký, con dấu, số tài khoản, đã đăng ký với Ngân hàng đã chính xác cha, kiểm tra số d có đủ số tiền để thanh toán không, nếu kiểm tra tất cả điều kiện trên mà đạt đợc các yêu cầu trên thì kế toán ngân hàng tiến hành thanh toán.
Ngân hàng ghi Nợ TK gửi của Ngân hàng Bình Minh 100 triệu Có TK gửi của Ngân hàng Hoa Ban 100 triệu Ngân hàng dùng liên chính hạch toán lu chứng từ tại ngân hàng. 1 liên báo Nợ cho đơn vị Bình Minh
1 liên báo Có cho đơn vị Hoa Ban.
* UNC là lệnh viết trên mẫu in sẵn, đơn vị bán lập, nhờ ngân hàng phục vụ mình thu hộ tiền sau khi đã hoàn thành cung ứng hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho đơn vị mua theo hợp đồng thoả thuận.
Ví dụ: Đơn vị Minh Thu có TK tại SeABank phát hành UNT đổi tiền đơn vị Hoà Phát có tiền tại SeABank Văn Phú là 5.000 triệu.
Quy trình: Nhận đợc UNT qua thanh toán bù trừ, Ngân hàng Hàng Hải tiến hành kiểm tra UNT, tên đơn vị mua hàng, số tài khoản, số d nếu thấy đầy đủ các điều kiện trên thì Ngân hàng tiến hành thanh toán cho đơn vị Hoà Phát.
Ngân hàng Hàng Hải 1 liên chính ghi Nợ cho TK của đơn vị Hoà Phát 5.000 triệu.
Có cho TK liên quan 5.000 triệu.
Dùng 1 liên cho UNT báo Nợ cho khách hàng còn 2 liên giao cho Ngân hàng Công thơng. Ngân hàng Công thơng nhận đợc hai liên ghi:
Nợ cho TK liên quan 5.000 triệu
Có cho TK khách hàng 5.000 triệu 1 liên ghi có
1 liên báo có.
* Séc là lệnh trả tiền của chủ tài khoản, đợc lập theo mẫu do ngân hàng quy định, yêu cầu đơn vị thanh oán (Ngân hàng, kho bạc) trích một số tiền từ tài khoản của mình để trả cho ngời thụ hởng.
Ví dụ: Đơn vị Lan Anh có tài khoản tại Ngân hàng Hàng Hải phát hành séc thanh toán cho đơn vị thu tiền có TK ại Ngân hàng Đầu t số tiền 10.000T.
Đơn vị Thu Hiền lập bảng kê nộp séc kèm theo cả séc và nộp cho Ngân hàng Đầu t. Ngân hàng Đầu t giao cho Ngân hàng Hàng Hải nhận đợc tờ séc ngân hàng kiểm tra các yếu tố trên tờ séc, yêu cầu trả cho, số CMT, Địa chỉ, số tài khoản, kiểm tra số d tài khoản khách hàng có đủ tiền không nếu thấy đầy đủ hợp lệ các yếu tố trên thì Ngân hàng tiến hành thanh toán.
Nợ TK Lan Anh 10.000T
Có TK liên quan 10.000T Dùng séc để hạch toán lu chứng từ.
1 liên bảng kê báo nợ cho khách hàng
2 liên giao cho khách hàng bên kia nhận đợc. 1 liên ghi có 1 liên báo có.
Nợ cho TK liên quan 10.000T
Có cho TK khách hàng 10.000T