2.3.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Để thực hiện hoạt động bất kỳ hoạt động nào nói chung cũng như hoạt động bán hàng nói riêng đều phát sinh chi phí kèm theo với mục đích duy trì và đảm bảo hoạt động liên tục, hiệu quả của các hoạt động liên quan. Chi phí cho hoạt động bán hàng trong kỳ gồm hai loại: chi phí bán hàng và chi phí QLDN phân bổ cho bộ phận
SV: Trần Thị Cúc KT1 - K4
bán hàng. Cụ thể gồm một số chi phí chính và cần quan tâm, theo dõi như: chi phí lương nhân viên bán hàng và quản lý bán hàng, chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ cho bán hàng, chí vận chuyển hàng cho khách hàng và dịch vụ mua ngoài khác sử dụng cho hoạt động bán hàng phát sinh trong cùng kỳ kinh doanh.
+ Vì Công ty TNHH Thương Mại Dược Mỹ Phẩm Trường Giang chủ yếu sử dụng dịch vụ cho vận chuyển hàng tới cho khách hàng nên chi phí vận chuyển cũng là chi phí khá quan trọng đối với bộ phận quản lý, lãnh đạo Công ty. Để thực hiện mua dịch vụ, Công ty đã ký kết hợp đồng vận chuyển hàng hóa từ trước với một số công ty cung cấp chính, ví dụ: Công ty TNHH Dịch vụ và Vận tải Mai Khánh (phụ lục 2). Mỗi khi phát sinh nghiệp vụ hai bên sẽ lập biên bản bàn giao hàng (phụ lục 3) để thực hiện giao hàng cho bên vận chuyển hàng. Khi hoàn thành, công ty cung cấp dịch vụ sẽ pháthành hóa đơn GTGT (đầu vào) phí vận chuyển (Biểu số 2-12), đồng thời Công ty thường lập phiếu chi (Biểu số 2-13) ngay khi nhận hóa đơn, kết hợp với bộ chứng từ thuê vận chuyển kế toán lập phiếu dịch vụ mua ngoài trong phân hệ bán hàng và công nợ phải thu.
+ Cũng tương tự như chi phí vận chuyển, chi phí điện, nước, điện thoại…cũng là các chi phí của dịch vụ mua ngoài khác trong chi phí bán hàng của Công ty TNHH Thương Mại Dược Mỹ Phẩm Trường Giang và các chứng từ như hóa đơn, phiếu đề nghị thanh toán do công ty cung cấp dịch vụ chuyển cho cũng là căn cứ để kế toán viên lập phiếu chi phí như trên và làm căn cứ để tính và hạch toán chi phí bán hàng của Công ty.
+ Lương của cán bộ, nhân viên Công ty TNHH Thương Mại Dược Mỹ Phẩm Trường Giang được theo dõi cho từng đối tượng theo nhờ hỗ trợ của phần mềm kế toán và bảng tính Excell. Trong mỗi kỳ kế toán, chi phí lương trong bán hàng sẽ được lấy từ bảng phân bổ tiền lương và bảng hiểm của toàn Công ty (Biểu 2-14) là bảng tổng hợp từ bảng theo dõi lương chi tiết theo từng đối tượng sau khi đã được phân bổ theo từng bộ phận sử dung.
+ Đối với một công ty kinh doanh thương mại thần túy như Công ty TNHH Thương Mại Dược Mỹ Phẩm Trường Giang thì giá trị TSCĐ không quá lớn và chỉ phục vụ cho hoạt động bán hàng và quản lý trong doanh nghiệp. TSCĐ được theo
Chuyên đề thực tập chuyân ngành
dõi riêng trong phân hệ TSCĐ của phần mềm kế toán Esoft và trích khấu hao hàng kỳ kinh doanh theo phương thức đường thẳng. Chi phí khấu hao TSCĐ của hoạt động bán hàng sẽ được lấy từ bảng tính và phân bổ khấu hao (Biểu 2-15) vào thời điểm cuối kỳ kinh doanh để phục vụ cung cấp cho công tác xác định kết quả bán hàng.
SV: Trần Thị Cúc KT1 - K4
Biểu số 2-12: Hóa đơn GTGT đầu vào
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001
Liên 2: Giao cho người mua Ký hiệu: MK/11P
Ngày 29 tháng 09 năm 2012 Số: 0000075
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ VẬN TẢI MAI KHÁNH Địa chỉ: Số 10, tổ 5, Phường Định Công, Quận Hoàng Mai, TP. Hà Nội Mã số thuế: 01016200881
Số tài khoản: 124.020.200.1035 tại CN Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Hoàng Mai Điện thoại: 04.36864997 Fax: 04.36864997
Họ tên người mua hàng:……… Tên đơn vị: Công ty TNHH Thương Mại Dược Mỹ Phẩm Trường Giang
Địa chỉ: Số 54 Tôn Đức Thắng Phường Cát Linh Đống Đa Hà Nội
Số tài khoản:……….. Hình thức thanh toán: TM/CK MST: 0101213438
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Chuyên đề thực tập chuyân ngành
Cước vận chuyển hàng 8.904.545
Cộng tiền hàng 8.904.545
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 890.455
Tổng tiền thanh toán 9.795.000
Số tiền viết bằng chữ: Chín triệu bảy trăn chín mười lăm nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu)
SV: Trần Thị Cúc KT1 - K4
Biểu số 2-13: Phiếu chi Đơn vị: Công ty TNHH Thương Mại Dược
Mỹ Phẩm Trường Giang
Địa chỉ: : số 54 Tôn Đức Thắng Phường Cát Linh Đống Đa Hà Nội
PHIẾU CHI Ngày 29 tháng 09 năm 2012 Số: 0054 Nợ: 133 Nợ: 6417 Có: 111 Họ tên người nộp tiền: Trần Thắng
Địa chỉ: Công ty TNHH Dịch vụ và Vận tải Mai Khánh Lý do nộp: Thanh toán tiền cước vận chuyển hàng
Số tiền: 9.795.000 (viết bằng chữ): Chín triệu bảy trăn chín mười lăm nghìn đồng chẵn. Kèm theo 01 chứng từ gốc
Ngày 29 tháng 09 năm 2012 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập Người nộp Thủ quỹ
(ký, họ tên, đóng dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):……… + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):………. + Số tiền quy đổi:……….
Các chứng từ về tính và phân bổ trên, trong quá trình vận dụng vào thực tiễn của Công ty đã được thiết kế sao cho phù hợp hơn nhằm đảm bảo cho công tác kế toán xác định kết quả bán hàng. Cụ thể sự thay đổi này chỉ dựng riêng đối với chi phí QLDN, vì ngoài hoạt động chính là tiếp thị và phân phối hàng hóa kinh doanh Công ty còn tham gia một vài hoạt động đầu tư hoặc tài chính nên cần phải phân bổ
Chuyên đề thực tập chuyân ngành
chi phí QLDN cho các hoạt động khác. Sự sai khác này có ảnh hưởng tới việc thực hiện ghi sổ và công tác xác định kết quả bán hàng của Công ty, vì vậy đặt ra yêu cầu cao hơn đối với phần mềm kế toán của Công ty trong cả thiết kế và vận hành.
Các chứng từ trên sau khi thực hiện nghiệp vụ được kế toán sử dụng để nhập thông tin vào kho dữ lệu trong phần mềm kế toán máy của Công ty, sau đó sẽ được chuyển vào kho chứng từ theo từng bộ hồ sơ khác nhau để lưu giữ.
SV: Trần Thị Cúc KT1 - K41
Biểu số 2-14: Bảng phân bổ tiền lương Đơn vị: Công ty TNHH Thương Mại Dược
Mỹ Phẩm Trường Giang
Địa chỉ:Số 54 Tôn Đức Thắng Phường Cát Linh Đống Đa Hà Nội.
BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM Tháng 09/2012 STT Ghi Có TK Ghi Nợ TK
TK 334 – Phải trả người lao động TK 338 – Phải trả phải nộp khác
Tổng cộng Lương khoảnCác khác Cộng có TK 334 KPCĐ (3382) BHXH (3383) BHYT (3384) BHTN (3389) Cộng có TK 338 A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 TK 6411 204.860.000 380.563.875 4.097.200 34.836.200 6.145.800 2.048.600 47.117.800 427.681.675 2 TK 6421 244.590.000 454.369.413 4.891.800 41.580.300 7.337.700 2.445.900 56.255.700 510.625.113 + Cho bán hàng - - - - - - - 209.356.296 + Cho hoạt động khác - - - - - - - 301.268.817 3 TK 338 - - - - Cộng 449.450.000 834.933.288 8.989.000 76.406.500 13.483.500 4.484.500 103.373.500 938.306.788 Ngày 30 tháng 09 năm 2012
Người lập Kế toán trưởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên)
Chuyên đề thực tập chuyân ngành
Biểu số 2-15: Bảng tính và phân bổ khấu khao Đơn vị: Công ty TNHH Thương Mại Dược Mỹ Phẩm Trường Giang
Địa chỉ:Số 54 Tôn Đức Thắng Phường Cát Linh Đống Đa Hà Nội.
BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO Tháng 09/2012 STT Chỉ tiêu Tỷ lệ khấu hao (%) hoặc thời gian sử dụng
Nơi sử dụng toàn doanh nghiệp
TK 6414
TK 6424
Nguyên giá Số khấu hao Tổng tiền Cho bánhàng động khácCho hoạt
A B 1 2 3 4 5 6 7
1 I – Số khấu hao trích tháng trước ….. 35.700.080.980 122.794.316 86.838.295 35.956.021 45.628.721 41.209.574
2 II – Số khấu hao TSCĐ tăng trong tháng ... - - - -
3 III – Số khấu hao TSCĐ giảm
trong tháng ….. - - - - - -
4 IV – Số khấu hao trích tháng này (I + II – III) ….. 35.700.080.980 122.794.316 86.838.295 35.956.021 45.628.721 41.209.574
Ngày 30 tháng 09 năm 2012
Người lập Kế toán trưởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên)
SV: Trần Thị Cúc KT1 - K4
1