tại công ty TNHH Xuân Hoà
3.1 Mục tiêu của hệ thống
Đối với bất kì doanh nghiệp sản xuất nào, quản lí thành phẩm có hiệu quả là một nhân tố quan trọng đối với tình hình sản xuất của công ty, bởi phần doanh thu của những doanh nghiệp này từ việc bán thành phẩm. Trên cơ sở hệ thống quản lí thành phẩm hiện tại, cần xây dựng hệ thống mới khắc phục được những hạn chế của hệ thống cũ, và có nhiều sự trợ giúp hơn đối với công việc quản lí của
chóng, thao tác vào ra dữ liệu đơn giản, chính xác, dễ thực hiện, có khả năng phát hiện lỗi tốt, giao diện trình bày đẹp, dễ hiểu, dễ sử dụng.
3.2 Xác định yêu cầu và mô tả bài toán
3.2.1 Mô tả bài toán
Khi sản phẩm hoàn thành,bộ phận sản xuất lập phiếu nhập kho và ghi thành 3 liên, người lập phiếu kí và ghi rõ họ tên, người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập kho thành phẩm. Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho để nhập vật tư dụng cụ sản phẩm hàng hóa và cùng người giao hàng kí vào phiếu.Thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 3 người giao hàng giữ .Trong phiếu nhập chưa ghi giá thành thành phẩm mà chỉ ghi số lượng nhập
Khi có yêu cầu mua hàng của khách hàng, phiếu xuất kho do bộ phận kho lập thành 3 liên. Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt( ghi rõ họ tên ) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Sauk hi xuất kho, thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ghi ngày, tháng ,năm xuất kho và cùng người nhận hàng kí tên vào phiếu xuất( ghi rõ họ tên ).
Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho bộ phận kế toán để kế toán ghi vào sổ kế toán
Liên 3: Người nhận thành phẩm giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng
Cuối ngày, căn cứ vào phiếu xuất và phiếu nhập kho trong ngày, thủ kho tổng hợp vào thẻ kho theo dõi chi tiết từng mặt hàng. Căn cứ vào số lượng nhập - xuất trong ngày, thủ kho tính số lượng tồn kho và ghi vào thẻ kho. Thẻ kho chỉ được lập cho một mặt hàng của một kho.
Hàng tháng, thủ kho lập báo cáo về tình hình nhập, xuất, tồn kho gửi lên lãnh đạo công ty.
Cuối tháng, căn cứ vào các chứng từ do thủ kho gửi lên, bộ phận kế toán tiến hành tập hợp chi phí và tính giá thành thành phẩm
3.2.2 Phân tích yêu cầu
Đối với bài toán kế toán thành phẩm chương trình xây dựng cần đảm bảo được các yêu cầu chính sau:
- Lập các phiếu nhập /xuất
- Quản lý danh mục các sản phẩm sản xuất - Quản lý danh mục các kho hàng
- Quản lý danh mục khách hàng - Quản lý số dư đầu kì hàng tồn kho - In các báo cáo
+ Thẻ kho
+ Báo cáo tổng hợp Nhập - xuất - tồn
+ Báo cáo tổng hợp Nhập - xuất - tồn theo kho - Tra cứu
+ Tra cứu phiếu nhập xuất + Tra cứu thông tin về kho
+ Tra cứu thông tin về khách hàng
3.2.3 Tài liệu thu thập được
a) Bảng tài khoản: b) Phiếu nhập:
Đơn vị……… Mẫu số: 01- VT
Bộ phận…….. ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày...tháng…năm… Có:………… Số :……….. Nợ :……….. Tên bộ phận sản xuất : ………. Địa chỉ ( bộ phận ):………. Địa chỉ:
Nhập tại kho:……… địa điểm ………..
STT Tên hàng Mã số Đơn vị
tính Theo Số lượng CT Thực nhập
Cộng
Viết bằng chữ:... Ngày…… tháng…… năm….. Người lập phiếu Người giao Thủ kho Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) c. Phiếu xuất
Đơn vị……… Mẫu số: 02- VT
Bộ phận…….. ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày...tháng…năm… Có:………… Số :……….. Nợ :………… Họ và tên người nhận hàng: ………. Địa chỉ ( bộ phận ):………. Lý do xuất kho………..
Xuất tại kho:……… địa điểm ………..
STT Tên hàng Mã số Đơn vị tính Theo Số lượng CT Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Cộng Viết bằng chữ:... Ngày…… tháng…… năm….. Người lập phiếu Người giao Thủ kho Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
d. Thẻ kho
Đơn vị……… Mẫu số: 01- VT
Bộ phận…….. ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO (SỔ KHO)
Tên sản phẩm:... Đơn vị tính :...……….. Mã số: ...………..
STT Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác
nhận Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu kỳ Nhập kho Xuất bán … ….. Tồn
Sổ này có …….trang, đánh số từ trang 01 đến trang…… ……. Ngày mở sổ………..
Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu) e. Báo cáo nhập - xuất - tồn sản phẩm
BÁO CÁO NHẬP - XUẤT - TỒN SẢN PHẨM Tháng ...Kho... STT Mã sản phẩm Tên sản phẩm Đơn vị tính Tồn kho đầu kì Nhập kho trong kì Xuất kho trong kì Tồn kho cuối kì SL ST SL ST SL ST SL ST 3.3 Mô hình nghiệp vụ 3.3.1 Biểu đồ ngữ cảnh
Yêu cầu đặt hàng Báo cáo N-X-T HĐ bán hàng Yêu cầu báo cáo
Yêu cầu Phiếu nhập kho nhập kho Lãnh đạo 0 Hệ Thống Quản Lí Kho Thành Phẩm Khách hàng
3.3.2 Biểu đồ phân cấp chức năng 3.3.3 Ma trận thực thể chức năng 3.3.3 Ma trận thực thể chức năng
3.4 Phân tích mô hình khái niệm – logic
3.4.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 3.4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 3.4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 3.4.3 Mô hình E-R
3.5 Chuyển mô hình E-R sang mô hình quan hệ