4. Sổ kế toán:
3.1.2Những mặt hạn chế, tồn tại và nguyên nhân
Về bộ máy kế toán:
Trình độ của cán bộ nhân viên trong phòng kế toán nhìn chung khá cao nhưng hầu hết là đội ngũ trẻ nên chưa có nhiều kinh nghiệm nghề nghiệp nên việc sử lý số liệu còn chậm và đôi khi còn mắc sai sót.
Về hệ thống chứng từ:
Do các bộ phận hoạt động tương đối độc lập nên việc luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban và các bộ phận còn chậm làm ảnh hưởng đến việc xử lý và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Bên cạnh đó còn việc viết nhầm, viết sai chứng từ cũng ảnh hưởng tương đối đến tính chính xác của kết quả kinh doanh cuối kỳ.
Về hệ thống tài khoản kế toán:
Mặc dù hầu hết các nghiệp vụ phát sinh trong công ty đều được phản ánh vào các tài khoản kế toán tuy nhiên còn có một số hạn chế. Công ty áp dụng đúng chế độ kế toán danh cho doanh nghiệp vừa và nhỏ nên đôi khi còn hơi cứng nhắc: Các TK chưa được mở các TK con, như TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh; TK 911 – xác định kết quả kinh doanh không có TK cấp 2 chi tiết theo từng loại hoạt động làm cho hoạt động theo dõi kết quả kinh doanh gặp nhiều khó khăn.
Về hệ thống sổ kế toán:
Mặc dù hầu hết những sổ sách chứng từ của công ty đều tuân theo chế độ kế toán hiện hành nhưng vẫn còn một số những hạn chế nhất định. Đáng lưu ý nhất là việc mở sổ chi tiết cho các tài khoản 511 và 632. Đối với Sổ cái TK 511 công ty chỉ mở sổ chi tiết cho doanh thu bán hàng hóa và doanh thu cung cấp dịch vụ mà chưa mở chi tiết cho từng hàng hóa hoặc từng loại dịch vụ. Như vậy sẽ ảnh hưởng nhiều đến việc theo dõi hoạt động tiêu thụ cũng như kết quả của từng nhóm ngành hàng và dịch vụ. Hơn nữa, khi chủ doanh nghiệp yêu cầu xem xét kết quả chi tiết về doanh thu của nhóm sản phẩm nào đó sẽ mất nhiều thời gian tập hợp và kết quả thiếu chính xác.
Ngoài ra, việc ghi nhận chi phí quản lý kinh doanh tại đơn vị còn chưa kịp thời. Các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong tháng đều để đến cuối tháng kế toán mới tập hợp toàn bộ các khoản chi phí đó trên TK cấp 2 là TK 6421 và TK 6422. Việc hạch toán như vậy dễ dẫn đến việc bỏ sót, nhầm lẫn làm cho việc xác định chi phí bị sai lệch, ảnh hưởng đến việc xác định kết quả kinh doanh không chính xác vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm.