2.2.1.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh
- Tên giao dịch: Công ty cổ phần quốc tế Hòa Bình
- Trụ sở : số 16, ngõ 1150 Đường Láng, Láng Thượng, Hà Nội
- Ngành nghề Kinh doanh chính: sản xuất, sang chai, đóng gói và buôn bán thuốc BVTV: thuốc trừ sâu, thuốc trừ bệnh, thuốc trừ cỏ, thuốc kích thích tăng trưởng - Quá trình hình thành và phát triển: Xuất phát từ nền kinh tế thị trường và chính sách đổi mới nền kinh tế, là một nước nông nghiệp đang phát triển để hội nhập vào nền kinh tế thế giới. Do nhu cầu rất lớn của nước ta về thuốc bảo vệ thực vật, đặc biệt là nhu cầu đầu tư kinh doanh của một số thành viên đó góp vốn để thành lập công ty, vào năm 1999 Công ty trách nhiệm hữu hạn kinh doanh xuất nhập khẩu Hoà Bình, cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sô 071839 do Phòng đăng ký kinh doanh thành phố Hà Nội cấp ngày 21/5/1999. Sau hai năm hoạt động kinh doanh, do có nhu cầu thêm vốn để hoạt động kinh doanh có hiệu quả hơn. Ngày 15/2002, hội đồng thành viên công ty lập biên bản thống nhất chuyển đổi hình thức hoạt động thành Công ty cổ phần Vật tư bảo vệ thực vật Hoà Bình. Sau bốn năm hoạt động, hội đồng quản trị Công ty đổi tên thành Công ty Cổ phần hoá chất nông nghiệp Hoà Bình vào ngày 06/7/2007 do Phòng đăng ký kinh doanh, Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103010323. Không ngừng phấn đấu đi đôi với việc không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, Công ty đó chỳ trọng nâng cao trình độ quản lý, trình độ tay nghề cho cán bộ công nhân viên với mục tiêu đưa tiến bộ khoa học vào sản xuất để bắt kịp xu hướng phát triển của thời đại. Nên vào ngày 03 tháng 6 năm 2008 Công ty đổi tên thành Công ty cổ phần Quốc tế Hoà Bình theo giấy chứng nhận kinh doanh số: 0103010323 do Phòng kinh doanh, Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp
BH 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty CP Quốc tế Hòa Bình
(Nguồn: Phòng Hành chính - Tổng hợp) Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Đứng đầu Công ty là Chủ tịch hội đồng quản trị, sau đo là ban giám đốc và các phòng ban chuyên môn.
Được tổ chức thành 4 phòng ban chức năng, có nhiệm vụ chấp hành và đôn đốc thực hiện chính sách chế độ hiện hành, các mệnh lệnh của Ban giám đốc. Các phòng ban được quyền đề xuất với Ban giám đốc những ý kiến vướng mắc trong quá trình thực hiện các quyết định quản lý.
Đại Hội Đồng Cổ Đông công ty, Hội Đồng Quản Trị hoạt động, quyền và
nghĩa vụ như trong Luật Doanh nghiệp.
Ban Kiểm Soát: gồm có 3 thành viên do Đại Hội Đồng Cổ Đông bầu ra. Có
nhiệm kỳ như của Hội Đồng Quản Trị, trong đó có một thành viên có chuyên môn về kế toán. Trưởng Ban kiểm soát là cổ đông của Công ty.
Giám đốc công ty: do Hội Đồng Quản Trị bổ nhiệm một người trong số cổ đông
hoặc người khác. Giám đốc là người đứng đầu ban Giám đốc, là người điều hành hoạt động hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước Hội Đồng Quản Trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị
Giám đốc
Ban kiểm soát
Phòng Hành chính- tổng hợp Phòng kế toán Phòng Kế hoạch- vật tư Phòng Marketing Chi nhánh Thạch Thất- HN
Phó Giám đốc: là người giúp việc cho Giám đốc một hoặc một số lĩnh vực của
Công ty, theo phân công của công ty và chịu trách nhiệm trước công ty, Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị, Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công.
Phòng kế hoạch và Vật tư: lập kế hoạch tìm hiểu nhu cầu thị trường, tổ chức
khai thác nguồn hàng, thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh xuất nhập khẩu. Đều hành, quản lý hoạt động của các chi nhánh, các phân xưởng. Lên kế hoạch thu mua vật tư .
Phòng hành chính tổng hợp: Tổ chức quản lý lao động, đưa ra kế hoạch tiền lư-
ơng được tốt nhất, hợp lý nhất cho công ty và người lao động.
Phòng kế toán: Quản lý tình hình tài chính của công ty cân đối vốn kinh doanh,
hoạch toán các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Phòng Marketing: quảng bá sản phẩm đến các khách hàng mục tiêu trên thị
trường, thực hiện mục tiêu marketing và mục tiêu chiến lược của công ty.
Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của công ty, thực hiện một phần hoặc toàn bộ chức năng của công ty, kể cả chức năng đại diện theo uỷ quyền, ngành nghề kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp với ngành nghề kinh doanh của công ty.
- Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh: Công ty nhập khẩu nguyên liệu về để pha chế, sang chai và đóng gói thành phẩm và kinh doanh các thành phẩm này trên thị trường. Công ty sử dụng kênh phân phối cấp 1 là duy nhất, đó là bán hàng trực tiếp cho các đại lý, nhà bán buôn, hay các Cục bảo vệ thực vật.
- Phương thức bán tại công ty: theo hình thức bán buôn và bán đại lý.
2.2.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
Chế độ kế toán được áp dụng theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 26/3/2006 - Phương pháp kế toán hàng tồn kho
+ Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: theo giá thực tế
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên + Phương pháp đánh giá hàng tồn kho: bình quân gia quyền tháng + Không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
+ Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình: gồm giá mua và các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa TSCĐ vào hoạt động. Tài sản cố định được xác định theo nguyên giá trừ (-) giá trị hao mòn luỹ kế.
+ Phương pháp khấu hao TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình: Phương pháp khấu hao theo đường thẳng để trừ dần vào nguyên giá. Tính và trích khấu hao theo Thông tư 203/2009/TT-BTC ngày 20/10/2009 của Bộ tài chính.
- Nguyên tắc ghi nhận doanh thu
- Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ngoài Công ty được ghi nhận khi việc cung cấp hàng hoá, dịch vụ đó được thực hiện, đã phát hành hoá đơn GTGT và khách hàng đó chấp nhận thanh toán. Công ty ghi nhận doanh thu tài chính đối với các khoản lãi mua hàng chậm trả theo nguyên tắc thực thu.
- Phương pháp nộp thuế GTGT: phương pháp khấu trừ:
- Hình thức kế toán áp dụng: Kế toán trên máy vi tính (phần mềm FAST), hình thức kế toán Nhật ký chung.
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 Kỳ kế toán được quy định là 1 tháng
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là đồng Việt Nam
2.2.2 Thực trạng kế toán tiêu thụ mặt hàng thuốc trừ sâu tại Công ty cổ phần quốc tế Hòa Bình
2.2.2.1 Chứng từ sử dụng và các sổ sách
• Phiếu xuất kho ( Phụ lục 3.4) • Hóa đơn GTGT ( Phụ lục 3.5) • Phiếu thu (Phụ lục 3.6)
• Giấy báo Có Ngân hàng ( Phụ lục 3.7)
2.2.2.2 Tài khoản sử dụng
• TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để hạch toán doanh thu bán hàng trong kỳ, chi tiết cho TK 5111 “Doanh thu bán hàng hóa”
• TK 632 “Giá vốn hàng bán” để phản ánh giá vốn hàng bán trong kỳ
• Các TK thanh toán: TK 111 “Tièn mặt”, TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”, TK 131 “Phải thu khách hàng” để ghi nhận các khỏan nợ của khách hàng
• TK 156 “Hàng hóa” phản ánh giảm giá trị hàng hóa trong kho • TK 531 “Hàng bán bị trả lại” để ghi nhận giá trị hàng bán bị trả lại • TK 635 “Chi phí tài chính” để phản ánh khoản chiết khấu thanh toán • TK 157 “Hàng gửi bán” phản ánh hàng hóa gửi bán đại lý
• TK 641 “ Chi phí bán hàng” chi tiết TK 6418 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” để hạch toán phần hoa hồng trả cho cơ sở đại lý.
2.2.2.3 Quy trình hạch toán
• Bán đại lý
Hạch toán ban đầu: Căn cứ vào Hợp đồng đại lý (HĐ nguyên tắc) (Phụ lục
2.2)đã ký kết giữa công ty và bên nhận đại lý. Khi bên đại lý phát sinh nhu cầu sẽ
gửi Đơn đặt hàng (Phụ lục 2.1) lên Công ty. Công ty căn cứ vào đơn đặt hàng, lập Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý (Phụ lục 2.3) xuất kho hàng hóa, giao hàng xuống đại lý theo đúng số lượng quy cách phẩm chất yêu cầu. Hình thức bán đại lý của công ty là đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng, tức là đại lý bán theo giá công ty công bố, không được phép tự ý tăng giá. Hàng tháng hoặc sau từng đợt, khi bán được hàng, đại lý thông báo và thanh toán tiền hàng cho công ty.
Kế toán căn cứ vào Thông báo bán được hàng (Phụ lục 2.4) của cơ sở đại lý và khỏan tiền đại lý thanh toán, tiến hàng lập Hóa đơn GTGT 000505 (Phụ lục 2.5) ghi nhận số hàng cơ sở đại lý bán.
Ví dụ: Ngày 17/1/2012 Công ty CP Quốc tế Hòa bình xuất kho gian hàng cho cơ sở đại lý là cửa hàng thuốc BVTV Minh Hương. Ngày 27/1/2012, Cửa hàng này gửi thông báo bán hết số hàng công ty ký gửi ngày 17/1/2012, chuyển tiền vào tài khoản ngân hàng của Công ty tại Ngân hàng Techcombank
Bộ chứng từ gồm:: - HĐ nguyên tắc - Đơn đặt hàng
- Thông báo bán được hàng - Hóa đơn GTGT 000505 )
- Giấy Báo có của Ngân hàng (Phụ lục 2.6)
Ngày 17/1/2012 Căn cứ vào Phiếu xuất kho điều chuyển ghi nhận tăng hàng hóa gửi bán ở kho đại lý
Nợ TK 157: 677.600.000
Có TK 156: 677.600.000
Ngày 27/1/2012 Căn cứ vào Thông báo bán được hàng, Giấy báo có của Ngân hàng, HĐ GTGT số 000505, kế toán ghi:
Ghi nhận doanh thu và giá vốn: Nợ TK 131: 711.480.000
Có TK 5111: 677.600.000 Có TK 33311: 33.880.000 Nợ TK 6321: 689.996.000
Có TK 1561: 689.996.000
Hoa hồng cho đại lý là 5%, thuế GTGT cho dịch vụ đại lý là 5%, được ghi nhận như sau: Nợ TK 6418: 33.880.000 Nợ TK 133: 1.694.000 Có TK: 35.574.000 Thu tiền hàng Nợ TK 1121: 675.906.000 Có TK 131: 675.906.000
Kế toán căn cứ vào bộ chứng từ gốc lên sổ Nhật ký chung, nghiệp vụ được đưa vào các Sổ chi tiết hàng gửi đại lý, Sổ chi tiết hàng hóa, Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết thanh toán khách hàng – người mua. Cuối tháng lên sổ cái các TK 511, sổ cái TK 33311, sổ cái TK 632, Sổ cái TK 131, Sổ cái TK 641…
• Bán buôn qua kho
Ví dụ: Ngày 2/1/2012, Công ty CP Quốc tế Hòa Bình bán hàng cho Công ty CP sinh hóa Minh Đức số hàng như sau
Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá (chưa
VAT) Thuốc trừ sâu cuốn lá Cydan Lít 1.500 32.000
Thuốc trừ rầy nâu Actador Gói 1.500 2.333
Thuốc trừ bọ trĩ Actamec Gói 1.500 2.095
Thuốc trừ sâu gai Fuzin Gói 1.000 6.000
VAT 5%. Cũng trong ngày, Công ty CP sinh hóa Minh Đức trả tiền ngay thông qua chuyển khoản.
Bộ chứng từ kế toán bán hàng bao gồm - Phiếu xuất kho số 01 ( Phụ lục 2.7) - Hóa đơn GTGT số 005501 (Phụ lục 2.8) - Giấy báo Có Ngân hàng ( Phụ lục 2.9) Căn cứ vào bộ chứng từ bán hàng hóa, kế toán ghi Ghi nhận doanh thu bán hàng: Nợ TK 131: 66.299.100
Có TK 5111: 63.142.000 Có TK 33311: 3.157.100 Ghi nhận giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: 58.080.000
Có TK 156: 58.080.000 Ghi nhận khoản thanh toán: Nợ TK 1121: 66.299.100
Có TK 131: 66.299.100
Kế toán tập hợp bộ chứng từ bán hàng,tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán theo phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu/Cập nhật số liệu/Hóa đơn
bán hàng kiêm phiếu xuất kho
Dựa vào bộ chứng từ gốc cập nhật vào sổ Nhật ký chung ( Phụ lục 2.13)phản ánh số phát sinh tăng của TK 511, chi tiết TK 5111 “doanh thu bán hàng hóa”, Sổ chi tiết thanh toán khách hàng – người mua, Sổ chi tiét hàng hóa, Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng. Cuối tháng phản ánh lên Sổ cái các TK liên quan.
• Hàng bán bị trả lại
Hạch toán ban đầu: Trong trường hợp vi phạm hợp đồng vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng hóa bị kém phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách đã ghi trong hợp đồng. Khách hàng yêu cầu trả lại hàng cho công ty. Công ty chấp nhận nhận lại hàng.
- Trường hợp 1: Hàng trả lại ngay trong tháng và kế toán chưa kê khai thuế đầu ra, chưa ghi nhận doanh thu: Kế toán có thể tiến hành lập Biên bản hủy hóa đơn và nhập kho số hàng bán bị trả lại. Trường hợp này ngoài thực tế ít áp dụng.
- Trường hợp 2: Hàng trả lại ngay trong tháng hoặc sang tháng sau mới trả lại hàng. Kế toán nội bộ công ty đã kê khai thuế đầu ra và ghi nhận doanh thu theo
từng tháng đúng với quy định về luật thuế GTGT. Trong TH này bên mua hàng sẽ xuất lại một hóa đơn bán hàng trả lại số hàng của công ty, hóa đơn ghi rõ số hàng bán trả lại theo hóa đơn số……Và công ty tiến hành nhạp kho số hàng trả lại theo Phiếu nhập kho
Ví dụ: Ngày 11/1/2012 Công ty CP Quốc tế Hòa Bình bán một số hàng trị giá 427.875.000đ cho Công ty TNHH Nam Nông Phát theo HĐ GTGT số DR/2012B 005502, khách hàng ký nhận nợ. Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT số 005502 đã ghi nhận doanh thu vào ngày 11/1/2012.
Ngày 14/1/2012 khách hàng yêu cầu trả lại hàng do hàng kém phẩm chất so với hợp đồng quy định. Công ty CP Quốc tế Hòa Bình tiến hàng kiểm tra và đồng ý nhận lại hàng.
Bên mua là công ty TNHH Nam Nông Phát xuất hóa đơn trả lại số hàng cho Công ty CP Quốc tế Hòa Bình theo hóa đơn GTGT số 005732DR/2012B ( Phụ lục
210). Công ty CP Quốc tế Hòa Bình tiến hàng nhận lại hàng và nhập kho số hàng
trả lại theo Phiếu nhập kho số 1 ( Phụ lục 2.11) Bộ chứng từ hàng bán bị trả lại bao gồm:
- Hóa đơn GTGT số 005732DR/2012B (Phụ lục 2.10) - Phiếu nhập kho số 1 (Phụ lục 2.11)
Căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán ghi:
Ghi nhận doanh thu hàng bán trả lại, giảm thuế GTGT Nợ TK 531: 407.500.000
Nợ TK 33311: 20.375.000 Có TK 131: 427.875.000
Phản ánh hàng hóa và giá vốn hàng bán trả lại Nợ TK 1561: 352.424.500
Có TK 6321: 352.424.500
Toàn bộ chứng từ gốc kế toán cập nhật dữ liệu vào phần mềm, vào phân hệ
kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Phiếu nhập hàng bán bị trả lại, chương trình máy tự động ghi Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết thanh toán
khách hàng, Sổ chi tiết hàng hóa và phản ánh trên Sổ cái các tài khoản • Chiết khấu thanh toán
Ví dụ: Ngày 13/1/2012, Công ty CP quốc tế Hòa Bình có bán hàng cho công ty
TNHH BVTV Thái Nguyên. Để thúc đẩy khách hàng thanh toán tiền hàng, trên hợp đồng bán hàng có thỏa thuận, nếu công ty thanh toán trong vòng 5 ngày kể từ ngày mua hàng thì sẽ được hưởng 0,3% chiết khấu thanh toán. Tổng giá thanh toán trên HĐ số 005503 là : 877.023.000 đ
Ngày 18/01/2012, Công ty TNHH BVTV Thái Nguyên thanh toán toàn bộ tiền
hàng ngày 13/01/2012 bằng chuyển khoản, công ty CP Quốc tế Hòa Bình tính chiết khấu thanh toán cho Công ty TNHH BVTV Thái Nguyên
Kế toán lập chứng từ: Phiếu chiết khấu thanh toán (Phụ lục 2.12) Kế toán ghi nhận khoản chiết khấu thanh toán:
Nợ TK 1121: 874.391.931 Có TK 131: 874/391/931 Nợ TK 635: 2.631.069
Có TK 131: 2631.069
Kế toán cập nhật dữ liệu vào phần mềm lên Nhật ký chung và lên các Sổ chi