Cần phải nghiêm túc, thận trọng khi thực hiện ERP. Tuy nhiên không nên quá phóng to tác dụng của ERP đối với hoạt động doanh nghiệp, mà quá chú trọng vào nó mà quên các yếu tố tổng thể của doanh nghiệp. Cần phải xem xét cẩn thận về vấn đề quản lý hoạt động của doanh nghiệp mình có thực hiện tốt không? hệ thống thông tin, phần mềm hiện tại của doanh nghiệp có đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp hay không?
Khi quyết định thực hiện ERP, cần phải xem xét, đánh giá tổng thể, các giải pháp có thể có, và tiến hành lựa chọn sản phẩm và nhà tư vấn triển khai ERP.
Ngay khi quyết định ứng dụng ERP, doanh nghiệp có thể chưa có một hiểu biết sâu về ERP cũng như những chiến lược thực hiện. Có nhiều cách để doanh nghiệp có thể tiếp cận với các phần mềm ERP, và lựa chọn giải pháp phù hợp với doanh nghiệp mình. Nếu là doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp nên tìm đến các công ty, nhà tư vấn chuyên nghiệp bằng một hợp đồng tư vấn để chọn lựa giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp mình. Và dựa vào lời khuyên của nhà tư vấn, doanh nghiệp tham khảo, xem xét và đưa ra quyết định cuối cùng về lựa chọn giải pháp ERP. Đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn, để tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp có thể tiếp cận với các nhà cung cấp giải pháp thông qua các buổi giới thiệu sản phẩm, các phương tiện truyền thông để lựa chọn, dựa vào kinh nghiệm tích lũy và nhu cầu của doanh nghiệp để lựa chọn giải pháp thích hợp. Việc lựa chọn giải pháp nào phụ thuộc vào nhu cầu, năng lực và kinh nghiệm của nhà quản lý doanh nghiệp, tuy nhiên để tránh những sai sót thường gặp, các doanh nghiệp nên lưu ý những điểm sau:
Yếu tố quan trọng nhất là sự phù hợp
Các doanh nghiệp có quy mô, lĩnh vực sản xuất kinh doanh, nhu cầu về tính năng khác nhau có sự yêu cầu về giải pháp khác nhau. Do đó, không nên làm theo một cách rập khuôn theo một doanh nghiệp đã ứng dụng thành công giải pháp ERP. Mà phải biết đánh giá tổng quan về doanh nghiệp, lựa chọn giải pháp có sự phù hợp cao nhất. Một giải pháp dành cho công ty lớn chưa chắc đã phù hợp với công ty nhỏ và ngược lại, giải pháp nhỏ sẽ không phù hợp với quy mô doanh nghiệp lớn. Giải pháp có thế mạnh về lĩnh vực sản xuất nhưng chưa chắc đã phù hợp cho doanh nghiệp ở lĩnh vực thương mại. Giải pháp giá cao chưa chắc đã phù hợp hơn giải pháp giá trị thấp hơn. Giải pháp có các tính năng mạnh nhưng doanh nghiệp có thể không có nhu cầu về các tính năng mạnh này.
Giá cả của giải pháp ERP là tiêu chí rất quan trọng nhưng không phải là tiêu chí quan trọng nhất. Nên dựa vào khả năng tài chính của doanh nghiệp, đưa ra một khung các giá trị kinh phí. Và dựa vào đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn một giải pháp ERP phù hợp nhất mà giá cả nằm trong khoảng kinh phí dự trù này. Các giải pháp giá cao chưa chắc đã phù hợp với doanh nghiệp, có thể do giá cả không tương đương với hiệu quả giải pháp mang lại cho doanh nghiệp do chiến lược bán hàng của nhà cung cấp, cũng có thể các tính năng của giải pháp giá cao không phù hợp với doanh nghiệp, tính năng quá nhiều, quá mạnh, doanh nghiệp không sử dụng hết, gây ra lãng phí. Các giải pháp quá quá thấp cũng có thể không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp. Do đó không nên cố sức chạy theo giải pháp giá quá cao hoặc quá tiết kiệm mà chọn một giải pháp giá quá thấp.
Tham khảo càng nhiều giải pháp càng tốt trước khi quyết định
Việc làm này tuy mất nhiều thời gian, nhưng là một việc quan trọng ảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp trong thời gian tới, nên cần phải chú trọng và không nên làm sơ sài. Xem xét càng nhiều sản phẩm sẽ cho doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện, nhiều khía cạnh về các giải pháp ERP. Từ đó doanh nghiệp có thể lựa chọn được giải pháp phù hợp với doanh nghiệp.
Lựa chọn các giải pháp năng động, có thể biến đổi dễ dàng khi doanh nghiệp thay đổi
Doanh nghiệp luôn luôn có sự thay đổi trong theo thời gian. Tuy nhiên, thời gian triển khai đến khi kết thúc của một dự án ERP có thể kéo dài đến vài năm. Do đó phải chọn lựa giải pháp ERP có sự linh hoạt cao, có thể điều chỉnh được để phù hợp với sự thay đổi của doanh nghiệp, tránh tình trạng dự án ERP chưa đưa vào sử dụng đã không còn phù hợp. Cách giải quyết có thể là lựa chọn những giải pháp chưa đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp nhưng được trang bị sẵn công cụ, cơ chế trong phần mềm để có thể dễ dàng biến đổi phù hợp với sự thay đổi của doanh nghiệp. Những chọn lựa như vậy có thể đem đến thành công cho doanh nghiệp. Nếu lựa chọn giải pháp hoàn toàn
phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp hiện tại, khi doanh nghiệp mở rộng, phát triển thì hệ thống ERP sẽ không còn phù hợp nữa.
Tham khảo ý kiến của các khách hàng đã và đang sử dụng sản phẩm
Đặc biệt nên tham khảo được các thông tin về sự thành công của sản phẩm áp dụng cho các khách hàng có quy mô và lĩnh vực hoạt động, ngành nghề kinh doanh tương tự như doanh nghiệp của bạn. Các sản phẩm có thương hiệu tốt, đã áp dụng thành công ở nhiều khách hàng sẽ có khả năng thành công nhiều hơn so với các sản phẩm không có thương hiệu. Bên cạnh đó, có thể học hỏi kinh nghiệm của các doanh nghiệp đã ứng dụng thành công để có sự lựa chọn hợp lý.