Chi phí triển khai phụ thuộc vào rất nhiều thành tố như mức độ tùy chỉnh, quy mô, phạm vi triển khai, độ phức tạp của các nghiệp vụ và nhiều thành tố khác. Kết quả nghiên cứu của Panorama cho thấy có 3 phần chính cấu thành nên chi phí triển khai:
- Chi phí triển khai liên quan đến kỹ thuật: Bao gồm chi phí bản quyền, cài đặt kỹ thuật, kiểm tra, tích hợp, nâng cấp phần cứng và máy chủ, chi phí vận hành và hỗ trợ hàng năm, chi phí hosting phần mềm.
- Chi phí triển khai liên quan đến nội tại doanh nghiệp: Bao gồm chi phí cho các hoạt động quản lý chuyển đổi, tái cấu trúc quy trình kinh doanh, đào tạo, nhân sự cho đội dự án.
Các SMBs và các doanh nghiệp lớn thường tốn trên 70% ngân sách triển khai vào phần kỹ thuật. Và chỉ dành khoảng 16% ngân sách dành cho các vấn đề liên quan trong nội tại doanh nghiệp và chi phí tư vấn cho bên thứ 3. Số liệu nghiên cứu chỉ ra rằng, phần lớn các dự án ERP thất bại hay gặp khó khăn có liên quan đến việc dành quá ít ngân sách cho khoản mục thứ 2 này.
Một điều mà mọi người luôn ngầm hiểu đó là chi phí triển khai ERP thực tế bao giờ cũng lớn hơn kế hoạch ngân sách đặt ra. Bảng 1.2 cho thấy, chỉ 5,4% các SMBs triển khai ERP với chi phí dưới mức ngân sách dự kiến, trong khi đó với các tổ chức lớn thì không hề có điều này. 35% SMBs và 36% các DN lớn triển khai với chi phí dao động khoảng 5% so với ngân sách.
Dù việc triển khai các dự án vượt ngoài ngân sách là vấn đề không mong muốn đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, tuy nhiên với các SMBs thì điều này tác động nghiêm trọng hơn nhiều so với các tổ chức lớn. Như đã chỉ ra trong phần 1 của bài nghiên cứu, nguyên nhân chính gây ra việc tăng chi phí triển khai bao gồm: việc đánh giá sai trong quá trình làm việc với các nhà cung cấp, kế hoạch triển khai không sát, không kiểm soát được phạm vi dự án...
Bảng 1.2: So sánh tổng thể giữa SMBs và DN lớn
SMBs DN lớn
Thời gian triển khai (tháng) 18,8 25,2 Chi phí triển khai (triệu USD) 3,07 24,07
Chi phí/doanh thu (%) 10,5 4,9
Vượt dưới 5% ngân sách (%) 40,5 35,9 Vượt từ 5-100% ngân sách (%) 59,5 64,1
Thành viên dự án 14 74
Mức độ chỉnh sửa Thấp Cao
Nguồn: PC World Viet Nam 1.2.4.2 Các vấn đề khác trong triển khai ERP
Các doanh nghiệp lớn đòi hỏi nhiều thành viên (là nhân viên doanh nghiệp) tham gia dự án hơn là các SMBs. Điều này có thể lý giải bởi mức độ phức tạp trong các quy trình nghiệp vụ cũng như phạm vi triển khai. Tuy nhiên câu hỏi đặt ra là sự khác biệt này cụ thể như thế nào?
Theo nghiên cứu, tại các doanh nghiệp lớn, trung bình cần 28 thành viên tham gia với vai trò nòng cốt, cùng 15 chuyên viên ERP. Và đối với các SMBs, chỉ có 6 thành viên nòng cốt và 3 chuyên viên ERP. Sự chênh lệch này còn lớn hơn khi khảo sát cho thấy số lượng các thành viên dự án của đối tác, trung bình trong các dự án ERP tại các SMBs là 3 người, và các doanh nghiệp lớn là 31 người. Những số liệu này lý giải một điều là những rủi ro khi triển khai ERP tại SMBs chính là vấn đề nguồn lực dự án. Ngoài ra, một yếu tố khác cũng ảnh hưởng tới chi phí, độ phức tạp cũng như thời gian triển khai của một dự án ERP đó là mức độ tùy chỉnh giải pháp.
1.3Xu thế ứng dụng ERP đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam
Đi kèm với xu thế phát triển của toàn thế giới, xu thế phát triển của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay là điều tất yếu. Hơn bất kỳ ai, các doanh nghiệp, đặc biệt là các tập đoàn, các công ty hàng đầu phải chịu sức ép cạnh tranh từ toàn cầu hóa và việc tiến hành niêm yết trên thị trường chứng khoán đòi hỏi sự cần thiết phải ứng dụng ERP. Có thể xem xu thế ứng dụng ERP là tất yếu vì xu thế này là hệ quả, bắt nguồn từ 5 xu thế quan trọng khác, thứ nhất là xu thế phát triển internet trong thời đại hiện nay, thứ hai là xu thế toàn cầu hóa, thứ ba là xu thế sự gia tăng ngày càng nhanh tốc độ thay đổi, thứ tư là việc xem trọng hơn quyền lợi của khách hàng và cuối cùng là sự hình thành và phát triển của công nghệ thông tin. Việc nhận thức các thay đổi mang tính xu thế của thời đại và kịp thời thay đổi thích nghi với các xu thế đó là điều kiện cấp thiết để sống còn của doanh nghiệp, vậy nên việc doanh nghiệp áp dụng ERP trong thời đại hiện nay là điều kiện hiển nhiên.
Hiện nay vẫn còn xảy ra hiện tượng không cân xứng giữa vai trò và vị trí của ERP trong doanh nghiệp, nguyên nhân của hiện tượng này là do khối lượng thông tin truyền tải đến doanh nghiệp chưa giúp họ hiểu một cách rõ ràng về những tác động của ERP. Vấn đề đưa ra giải pháp để nâng cấp doanh nghiệp trở thành một vấn đề cấp thiết khi Việt Nam đang hướng đến quá trình hội nhập sâu rộng và dài lâu.
Theo ông Nguyễn Chí Đức, tổng giám đốc Exact Software, cho rằng “nhìn chung năm qua, thị trường ERP VN tăng trưởng cao ở hầu hết các phân khúc, đặc biệt trong phân khúc các công ty vừa và nhỏ. Rất nhiều công ty do ý thức được tầm quan trọng của hệ thống ERP đã không chỉ hoạch địch ngân sách lớn cho ERP mà còn sử dụng các dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp nhằm làm tăng hiệu quả ứng dụng ERP.”
Một vài doanh nghiệp lớn như Kinh Đô, Bibica, Phong Phú, Vinamilk, FPT, PV Drilling …đã nhập cuộc vào xu hướng xây dựng ứng dụng ERP cho doanh nghiệp mình với các hợp đồng ERP lên tới hàng triệu USD và sẵn sàng tiến hành công cuộc cải tổ quản lý.
Vinamilk trong năm 2006 đã ký với Công ty FPT một hợp đồng để triển khai và ứng dụng quy trình ERP cho hệ thống phân phối và quản lý khách hàng của Vinamilk trên phạm vi toàn quốc. Dự án được đầu tư 34 tỷ đồng để triển khai một hệ thống ERP trên nền tảng giải pháp SAP và Solomon của Microsoft cho một hệ thống bao gồm khoảng 200 nhà phân phối, hơn 1000 đại lý và hơn 70000 khách hàng lẻ. Hệ thống này khi được áp dụng đã cho phép Vinamilk quản ly trực tuyến tất cả các số liệu tự hệ thống các nhà phân phối trên thi trường.
Công ty cổ phần bánh kẹo Biên Hòa với thương hiệu Bibica trong năm 2004 đã lựa chọn chiến lược ERP bằng cách chọn lựa giải pháp Oracle E-Business Suite Special Edition thông qua nhà cung cấp dịch vụ FES. Sau một năm tiến hành triển khai ERP tại công ty, công ty Bibica đã kiểm soát được toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh từ cấp nhà máy đến cấp chi nhánh một cách thường xuyên và triệt để. Nhờ thiết lập quy trình ERP, công ty có thể thiết lập kế hoạch mua hàng phù hợp tuyệt đối với kế hoạch sản xuất của công ty, đồng thời cắt giảm chi phí tồn kho và xác định nhanh chóng hiệu quả sản xuất của công ty.
Công ty Sữa đậu nành Việt Nam – VinaSoy trong năm 2005 đã đầu tư 950 triệu đồng cho giải pháp ERP với đối tác là công ty Giải Pháp Công Nghệ Thông Tin Vũ Thái Duy áp dụng cho 10 phân hệ chức năng trong công ty. Sau khi áp dụng hệ thống ERP, chuỗi công việc giữa các phòng ban chức năng của công ty gần như không còn nữa và luôn được nhìn nhận và xem xét một cách tổng thể và xuyên suốt, hệ thống hơn 65000 điểm bán hàng của công ty cũng được quản lý theo quy trình đã được phân tích và chuẩn hóa. Tất cả công việc của công ty đều được tiến hành trong một tổng thể thống nhất và xuyên suốt.
Công ty Thép Việt – Pomina vào ngày 27/05/2010 đã tiến hành áp dụng dự án ERP với tổng giá trị đầu tư hơn 2 triệu USD với các đối tác Công ty Hệ thống Thông tin FPT (FIS) và công ty HAND đến từ Hàn Quốc. Dự án ERP cho công ty Thép Việt – Pomina được triển khai trên các phân hệ như kế toán quản trị, sản xuất, kế toán tài chính, bảo trì thiết bị, báo cáo hợp nhất …
Kết luận chương 1:
Tóm lại, qua tình hính ứng dụng và phát triển ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam như trên, có thể thấy rằng việc áp dụng ERP là xu thế tất yếu của các doanh nghiệp đang trên đà phát triển tại Việt Nam trên bất kỳ lĩnh vực nào, đảm bảo cho sự hội nhập quốc tế và phát triển dài hạn của các doanh nghiệp.
CHƯƠNG 2:
MỐI QUAN HỆ GIỮA ERP VÀ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP
2.1Hiệu quả hoạt động
Hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là thước đo cơ bản để đánh giá sự thành công trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để có thể đạt được tính minh bạch và hiệu quả hơn trong công tác đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp hiện nay, Trung tâm năng suất Việt Nam (VPC) đang tiến hành công tác nghiên cứu và trên cơ sở đó sẽ xây dựng nên bộ tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMBs). Bộ tiêu chí này được dự kiến sẽ áp dụng thí điểm tại một số doanh nghiệp Việt Nam. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Theo nội dung của bộ tiêu chí đánh giá trên – được xây dựng với sự hỗ trợ của Tổ chức Năng suất châu Á (APO) và Trung Tâm năng suất Nhật Bản vì sự phát triển kinh tế xã hội (JPC –SED) – thì nội dung của việc đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp sẽ tập trung vào 6 khía cạnh trong công tác quản lý bao gồm quản lý nguồn nhân lực, quản lý sản xuất, quản lý chung, bán hàng và marketing, quản lý tài chính và kiểm soát chất lượng.
Có thể chia các yếu tố tác động đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thành 2 yếu tố cơ bản chính: yếu tố vi mô và yếu tố vĩ mô. Yếu tố vi mô có thể bao hàm các nhân tố tác động đến bản thân doanh nghiệp như áp lực cạnh tranh của nhà cung cấp, áp lực cạnh tranh từ phía khách hàng, các nhân tố ảnh hưởng đến lượng cung cấp nguyên vật liệu … Yếu tố vĩ mô có thể là các chính sách của chính phủ, các yếu tố xã hội và xu thế hội nhập, các yếu tố tự nhiên.
2.2.1 Các nghiên cứu học thuật
Hayes et al (2001) đưa ra bằng chứng về thị trường vốn đặt ra giá trị gia tăng đối
với công ty khi ứng dụng hệ thống ERP, khi các nhà đầu tư phản ứng khá khả quan đối với thông báo việc ứng dụng ERP cho doanh nghiệp. Cũng theo đó, một bài nghiên cứu hành vi của Hunton et al (2002) tìm ra rằng các phân tích tài chính đã cho thấy sự gia tăng các điều chỉnh thu nhập dự báo khi doanh nghiệp thông báo chuẩn bị ứng dụng hệ thống ERP. Trong khi có bài nghiên cứu chỉ ra rằng những người tham gia vào thị trường vốn tin rằng sự ứng dụng ERP sẽ làm cải thiện tương lai hiệu quả hoạt động doanh nghiệp, nâng cao quy mô thu nhập cho các cổ đông.
Nghiên cứu về vấn đề này, Poston và Grabski (2001) nghiên cứu tác động của hệ thống ERP lên hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong thời kì 3 năm. Họ tìm ra một sự suy giảm có ý nghĩa trong tỷ số của nhân viên đối với doanh thu trong cả khoảng thời gian 3 năm, và một sự suy giảm trong tỷ số giá vốn hàng bán trên doanh thu cũng trong 3 năm. Tuy nhiên, họ nhận thấy không có sự cải thiện đáng kể nào trong tỷ số chi phí bán hàng, chi phí chung và chi phí quản lý lên doanh thu, hay lợi nhuận giữ lại. Kể từ đó, họ đưa ra một vấn đề trái ngược – trong khi hệ thống ERP xuất hiện tác động đối với hiệu quả chỉ về một vài mặt, bù lại bằng sự gia tăng chi phí liên quan tới doanh thu. Những nhà nghiên cứu khác cũng quan sát thấy rằng không có hoặc có rất ít sự thay đổi của hiệu quả hoạt động doanh nghiệp khi thực hiện nâng cấp công nghệ thông tin, một vấn đề được xem như là một nghịch lý năng suất (Grover et al.,1998; Harris 1994; Pinsonneault, 1998).
Robertson và Gatignon (1986), Hitt và Brynjolfssom (1996) lại đưa ra một hướng
khác khi xem xét nghịch lý năng suất, đó là quy mô sẽ gia tăng khi có sự cải thiện về hiệu quả của công nghệ thông tin, doanh nghiệp sẽ có được thu nhập tài chính đáng kể hơn khi giảm được giá thành trong một thị trường cạnh tranh khốc liệt bởi các đối thủ cùng ngành khác. Nghiên cứu về vấn đề này, Hunton, Lippincott và Reck (2002) đã kiểm định ảnh hưởng thời kì của việc ứng dụng ERP vào các doanh nghiệp bằng cách so sánh hiệu quả tài chính của những doanh nghiệp ứng dụng và không ứng
dụng. Đối với hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp ứng dụng có thể không thay đổi về mặt nào đó trong thời kì trước và sau khi ứng dụng nhưng hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp không ứng dụng được kì vọng sẽ thấp hơn. Và đúng như vậy, theo kết quả họ nghiên cứu đã chỉ ra các doanh nghiệp ứng dụng ERP hoạt động tốt hơn đáng kể so với các doanh nghiệp không ứng dụng ERP, chủ yếu là do sự suy giảm hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp không có ERP. Hay nói một cách khác, việc ứng dụng ERP chỉ làm duy trì hiệu quả hoạt động mà không có sự cải thiện rõ rệt đặc biệt trong giai đoạn sung mãn của doanh nghiệp, còn nếu không ứng dụng thì hiệu quả sẽ giảm sút đáng kể cho đến khi có những chuyển biến tích cực hơn.
2.2.2 Vấn đề thực tế
Với đặc thù là một hệ thống tích hợp công nghệ phần mềm hoàn chỉnh, ERP giúp cho doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, đẩy mạnh quá trình hoạt động hiệu quả, đẩy mạnh quá trình truyền thông và cải thiện khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Với việc chỉ phải tiến hành nhập liệu một lần cho tất cả các giao dịch có liên quan, các báo cáo khác được thực hiện với độ chính xác cao và tốc độ nhanh hơn. Việc kiểm soát các hạn mức về các mục doanh thu, lợi nhuận, chi phí, tồn kho, công nợ… được tiến hành một cách có hiệu quả hơn trước đi kèm với việc tối ưu hóa các nguồn lực của doanh nghiệp như nguyên vật liệu, máy móc thi công, nhân công… ứng dụng cả trong sản xuất, kinh doanh và dịch vụ. Các quy trình được tích hợp một cách xuyên suốt, các cách biệt giữa các mắt xích trong chu trình làm tăng khả năng trọng tâm hóa công tác quản lý các nguồn lực của doanh nghiệp (quản lý nhân sự, R&D, tài chính – kế toán, bán hàng và quản lý bán hàng, sản xuất, quản trị sản xuất…) vào cùng một hệ thống. Nhờ mối quan hệ chặt chẽ giữa các module trong doanh nghiệp, tính tích hợp được tạo ra một cách bền vững và giải quyết được tình trạng cô lập, ngắt quãng hoặc là “nghẽn mạch” giữa các khâu và các bộ phận khác nhau trong quá trình tương tác và truyền thông. Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát một cách chặt chẽ. Các thông tin mà doanh nghiệp cần sử dụng có thể được tập trung và sử dụng một cách kịp thời cho tất cả các đối tượng cần sử dụng như khách
hàng, đối tác, cổ đông … Khách hàng sẽ được hài lòng hơn vì việc giao hàng sẽ được thực thi đúng hạn và chính xác. Việc áp dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc các hoạt động của doanh nghiệp được tổ chức lại một cách chuyên nghiệp, cải thiện được chất