2.3.1 Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK 334- Phải trả công nhân viên.
+ TK 334 phản ánh các khoản phải trả công nhân viên và tình hình thanh toán các khoản đó( gồm: tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản thuộc thu nhập của công nhân viên)
Kết cấu của TK 334- Phải trả CNV
Bên Nợ
+ Các khoản tiền lương( tiền công) tiền thưởng và các khoản khác đã trả đã ứng trước cho CNV
+Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của CNV Bên Có:
+Các khoản tiền lương( tiền công) tiền thưởng và các khoản khác phải trả CNV
Dư có: Các khoản tiền lương( tiền công) tiền thưởng và các khoản khác còn phải trả CNV
Dư nợ: (cá biệt) Số tiền đã trả lớn hơn số tiền phải trả Tài khoản 334 có hai tài khoản cấp hai:
Tài khoản 3341 – Phải trả công nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của Công ty về tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên.
Tài khoản 3348 – Phải trả người lao động khác: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động khác
ngoài công nhân viên của Công ty về tiền công, tiền thưởng có tính chất tiền công và các khoản khác thuộc về thu nhập của người lao động.
* Tài khoản 335 – Chi phí phải trả: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí trích trước.
Kết cấu tài khoản 335:
Bên Nợ: Phản ánh các khoản ghi giảm chi phí phải trả Bên Có: Phản ánh các khoản ghi tăng chi phí phải trả Dư Có: Phản ánh các khoản còn phải trả CNV
Sơ đồ 2.1
Hạch toán tiền lương và thanh toán với người lao động
2.3.2. Chứng từ sử dụng.
Các chứng từ ban đầu hạch toán tiền lương thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương gồm các biểu mẫu sau:
− Bảng chấm công
− Bảng thanh toán tạm ứng
− Bảng thanh toán tiền thưởng
TK 334
TK 141, 138, 338(3,4) TK 641, 642
TK 111, 112 TK 335
Các khoản khấu trừ lương
Thanh toán cho CNV
TK 338.8
Lương, tiền ăn ca phải trả
TK 431 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trích từ quỹ khen thưởng, phúc lợi Lương phép thực tế Thanh toán lương tạm giữ hộ Lương tạm giữ hộ (đi vắng không lĩnh) TK 338.3 BHXH phải trả CNV
− Phiếu xác nhận công việc hoàn thành
− Bảng tính chi trả tiền làm thêm giờ
− Bảng chấm công làm thêm giờ
− Bảng thanh toán tiền lương
− Hợp đồng giao khoán
− Biên bản điều tra tai nạn lao động * Bảng chấm công làm thêm giờ:
Hàng ngày, Trưởng phòng căn cứ vào số giờ làm thêm thực tế theo yêu cầu công việc ở bộ phận mình để chấm giờ làm thêm cho từng người trong ngày, ghi vào ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến 31 theo các ký hiệu quy định.
Cuối tháng, người chấm công, phụ trách bộ phận có người làm thêm giờ ký vào bảng chấm công thêm giờ và chuyển bảng chấm công làm thêm giờ cùng các chứng từ liên quan về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu, quy ra công để thanh toán. Kế toán căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người tính ra số công theo từng loại tương ứng để ghi vào các cột.
* Bảng thanh toán tiền lương:
Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng. Cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lương là các chứng từ liên quan như: Bảng chấm công…
Cuối mỗi tháng căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán tiền lương lập Bảng thanh toán tiền lương chuyển cho kế toán trưởng soát xét xong trình cho Giám đốc ký duyệt, chuyển cho kế toán lập phiếu chi và phát lương. Bảng thanh toán tiền lương được lưu tại phòng kế toán của đơn vị. Mỗi lần lĩnh lương, người lao động phải trực tiếp ký vào cột “Ký nhận” hoặc người nhận hộ phải ký thay.
Bảng thanh toán tiền thưởng do phòng kế toán lập theo từng bộ phận và phải có chữ ký của người lập, kế toán trưởng và Giám đốc.
* Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ:
Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ phải kèm theo bảng chấm công làm thêm giờ của tháng đó, có đầy đủ chữ ký của người lập biểu, kế toán trưởng, giám đốc duyệt. Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ được lập thành một bản để làm căn cứ thanh toán.
Biểu 2.4
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG- TỔ SỮA CHỮA
Tháng 09 năm 2011 Đơn vị: nghìn đồng TT Họvà tên Bậc lương đ/thán g Hệ số Lương sản phẩm
Lương thời gian và ngừng nghỉ việc làm hưởng 100% Nghỉ việc, ngừng việc hưởng 75 %lương Phụ cấp thuộc quỹ lương Phụ cấp khác Tổng số Tạm ứng kỳ 1 Các khoản phải khấu trừ vào lương Kỳ 2 được lĩnh Số
SP tiềnSố côngSố tiềnSố côngSố tiềnSố côngSố tiềnSố BHXH BHYT BHTN Tổng Số tiền Ký
A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 C 1 Nguyễn thanh Hà 830 3.85 0 0 0 0 1.000 4.195,5 1.000 192 48 32 273 3.468,5 2 Phan Bá Tính 830 3.85 0 0 0 0 800 3.995,5 1.000 172 45 30 247 2.748,5 3 Nguyễn Văn Ba 830 2.34 0 0 0 0 700 2.642,2 1.000 116 29 19 164 1.478,2 4 Lê Ngọc Biên 830 2.67 0 0 0 0 700 2.916,1 1.000 118 30 10 158 2.058,1 5 Phạm Đình Sâm 830 3.45 0 0 0 0 800 3.663,5 1.000 170 42 28 240 2.423,5 6 Lê Văn Mạnh 830 3.45 0 0 0 0 800 3.663,5 1.000 170 42 28 240 2.423,5 7 Phạm Đình Trưởng 830 2.34 0 0 0 0 700 2.642,2 1.000 116 29 19 164 1.478,5
8 Nguyễn Công Hoàn 830 3.67 0 0 0 0 800 3.846,1 1.000 171 44 29 244 3.090,1
Cộng 6.300 27.564,6 8.000 1.225 309 195 1.730 17.834,6
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười bảy triệu tám trăm ba mươi tư nghìn sáu trăm đồng.
Ngày 05 tháng 10 năm 2011 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
Biểu 2.5
BẢNG THANH TOÁN TIỀN THƯỞNG Quý III Năm 2011
Số: 03 Số TT Họ và tên Chức vụ Bậc lương Mức thưởng Ghi chú Xếp loại thưởng Số tiền Ký nhận A B C 1 2 3 D E
1 L ê Thị Nhung nhân viên 2.67 B 500.000
2 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nguyến thanh Hà
Tổ trưởng tổ vận chuyển
3.85 A 800.000
3 Lê Văn Nam K ế to án 2.67 B 500.000
4 Lê văn Nhâm p.Kinh doanh 3.0 A 800.000
Cộng 2.600.000
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai triệu sáu trăm nghìn đồng
Ngày 05 thág 10 năm2011
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Công ty cổ phần thương mại Mẫu số 03a- DNN
Và xuất nhâp khẩu Hoàng Nam (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
Ngày 14/9/2006 của BTC) "Trích" sổ nhật ký chung Tháng 09 năm 2011 Đơn vị: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu Số phát sinh Số Ngày TK Nợ Có A B C D E 1 2
Số trang trước chuyển sang ...
20/09/2011 PC08 20/09/2011 Xuất quỹ TM tạm ứng lương đợt 1 T9/11cho CBCNV 334 23.400.000
111 23.400.000 30/09/11 30/09/11 Tính lương, phụ cấp phải trả CBCNV T9/11 154 36.175.000 Tính lương, phụ cấp phải trả CBCNV T9/11 642 25.400.000 Tính lương, phụ cấp phải trả CBCNV T9/11 334 61.575.000 30/09/11 30/09/11
Trừ vào lương BHXH, BHYT 334 1.181.400 Phải thu BHYT, ( Hà, Hương) 1388 13.700
Trừ vào lương BHXH 3383 984.500
Trừ vào lương BHYT 3384 210.600
30/09/11 30/09/11
Các khoản trích theo lương 154 1.751.900 Các khoản trích theo lương 642 2.044.000
Trích theo lương KPCĐ 3382 421.200
Trích theo lương BHXH 3383 2.953.500
Trích theo lương BHYT 3384 421.200
30/09/11 30/09/11 Tính tiền BHXH theo chế độ BH trả 3383 4.897.000
334 4.897.000
30/09/11 30/09/11 Tính tiền chế độ công đoàn cty trả 3382 300.000
334 300.000
5/10/11 PC 13 5/10/11 Xuất quỹ TM thanh toán hết tiền lương T9/2011 334 36.993.600
111 36.993.600 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
PC15 5//10/11
Xuât quỹ Tm chi trả tiền chế độ ( Chinh, Nhung, Duy Anh)
334 300.000
111 300.000
7/10/11 7/10/11
Trích tiền gửi ngân hàng nộp BHXH cho
CBCNV T9/11 3383 3.938.000
Trích tiền gửi NH mua thẻ BHYT cho
CBCNV T9/11 3384 631.800
Trích tiền gửi NH mua thẻ BHYT cho
CBCNV T9/11 112 4.569.800
7/10/11 7/10/11 BHXH thanh toán tiền chế độ qua tài khoản tiền gửi 3383112 4.897.000 4.897.000 7/10/11 PC 25 7/10/11 Xuất quỹ TM chi trả tiền chế độ ( Chinh, 334 4.897.000
7/10/11 PT 26 7/10/11 Thu tiền mua thẻ BHXH của Ông Hà, BàHương bằng tiền mặt 1388111 13.700 13.700 ...
Cộng
Ngày 05tháng 10 năm 2011
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Ngoài sổ Nhật ký chung công ty còn có các sổ chi tiết 154, 642.
Biểu 2.7
Tài khoản: 642
công ty cổ phần thương mại Mẫu số 03-DNN
xuất nhập khẩu hoàng nam ( Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC)ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC
Đơn vị: nghìn đồng Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có - Số dư đầu kỳ - Số phát sinh trong kỳ 0 0 ……….
06/09/11 PX20 Xuất kho công cụ dụng cụphục vụ bán hàng 153 3.000 10/09/11 PC100 Chi tiền điện tháng 08/11
30/09/11 30/09/11 Tính lương, phụ cấp phải trả CBCNV quản lý bán
hàng
334 25.400 30/09/11 30/09/11 Các khoản trích theo lương 334 2.044 ………… … …….. ……… ………… ……. ………… ………… …… ….. Kết chuyển chi phí 911 50.450 Cộng 50.450 50.450 Số dư cuối kỳ 0 0 Ngày 05 tháng 10 năm 2011
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Biểu 2.8 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản: 154
công ty cổ phần thương mại Mẫu số 03a- DNN
xuất nhập khẩu hoàng nam ( Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTCngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC
Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có - Số dư đầu kỳ - Số phát sinh trong kỳ 0 0 ………. 05/09/11 PX19
Xuất kho vật liệu để sản
xuất. 152 10.000
30/09/11 30/09/11 Tính lương, phụ cấp phải
trả CBCNV trực tiếp 334 25.400.000 30/09/11 30/09/11 Các khoản trích theo lương 334 2.044.000 ………… … …….. ……… ………… ……. ………… ………… …… ….. Kết chuyển chi phí 911 50.450.000 Cộng 50.450.000 50.450.000 Số dư cuối kỳ 0 0 Ngày 05 tháng 10 năm 2011
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Ngoài sổ Nhật ký chung thì sổ tổng hợp mà kế toán tập hợp ở đây còn là Sổ cái TK 334.
Ví dụ: Tháng 09/2011 căn cứ vào sổ Nhật ký chung ta tiến hành lập sổ cái TK 334 cho công ty như sau:
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI & XUẤT NHẬP KHẨU HOÀNG NAM Biểu 2.9 SỔ CÁI Tài khoản: 334 Năm 2011 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ
Diễn giải TK đối
ứng Sổ phát sinh Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 Số dư đầu kỳ ...
20/09/2011 PC 08 20/09/2011 Xuát quỹ TM Tạm ứng lương
tháng T9/11 cho CBCNV 111 23.400.000
03/10/11 03/10/2011 Tính lương, phụ cấp phải trả
CBCNV T9/11 642 61.575.000
05/10/11 05/10/11 Trừ vào lương BHXH, BHYT
338 1.181.400
06/10/11 06/10/11 Tính tiền BHXH theo chế độ BH
trả 3383 4.897.000
06/10/11 06/10/11 Tính tiền chế độ do công đoàn cty
trả 3382 300.000
07/10/11 PC 13 7/5/2008 Xuất quỹ TM thanh toán hết
lương T9/11 111 36.993.600
7/10/11 PC15 7/10/11 Xuất quỹ TM chi trã tiền chế độ
(Chinh, Hà, Nhung, Duy Anh) 111 300.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
7/10/11 PC25 7/10/11 Xuất quỹ TM chi trả tiền chế độ
(Chinh, Hà, Hương) 111 4.897.000 ...
Cộng phát sinh 66.772.000 66.772.000
dư cuối kỳ -
Ngày 05 tháng 10 năm 2011
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
2.3.3 Trình tự hạch toán tiền lương
Nghiệp vụ 1: Hàng tháng căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ liên quan khác kế toán tổng hợp số tiền lương phải trả công nhân viên và phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo từng đối tượng sử dụng lao động, việc phân bổ thực hiện trên “ Bảng phân bổ tiền lương và BHXH”. Kế toán ghi:
Nợ TK 154- sản phẩm dở dang
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 334-Phải trả công nhân viên
VD: Cuối tháng tính lương Lê Thị Nhung ( Phòng Kế toán) được hạch toán như sau
Nợ TK 642: 3.927.100 Có TK 334: 3.927.100
Anh Lê Văn Tuyển thuộc tổ vận chuyển( lao động trực tiếp) nên tiền lương được hạch toán vào tài khoản 154 theo quyết định 48
Nợ TK 154: 3.182.200 Có TK 334: 3.182.200
Nghiệp vụ 2: Tính tiền thưởng phải trả công nhân viên cuối năm, thưởng thường kỳ quý:
Nợ TK 431- Quỹ khen thưởng, phúc lợi Có TK 334- Phải trả công nhân viên
VD: Tháng cuối của II công ty đã khoá danh sách CNV đựơc thưởng trong quý, công ty đã hạch toán
Nợ TK 431: 2.600.000 Có Tk 334: 2.600.000
Nghiệp vụ 3: Tiền ăn ca phải trả cho người lao động tham gia vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Nợ TK 154: Nợ TK 642:
Có TK 334 : Phải trả CNV
VD: Chị Lê Thị Nhung thuộc phòng kế toán, anh Lê Văn Tuyển ( tổ vận chuyển)
Nợ TK 154: 440.000 Nợ TK 642: 440.000 Có TK 334 : 880.000
Nghiệp vụ 4:Tính tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho công nhân viên, ghi:
Nợ TK 642: Không trích trước tiền lương nghỉ phép Nợ TK 335: Nếu có trích trước tiền lương nghỉ phép Có TK 334: Phải trả người lao động
VD: Cuối tháng 08/2011 công ty có trích tiền lương nghỉ phép cho CNV trực tiếp cho tháng 09/2011 là
Nợ TK 335: 8.000.000
Có TK334: 8.000.000
Nghiệp vụ 5: Các khoản khấu trừ vào lương của CNV: khoản tạm ứng chi không hết khoản bồi thường vật chất, BHXH, BHYT Công Nhân Viên phải nộp, thuế thu nhập phải nộp ngân sách nhà nước, ghi:
Nợ TK 334- Phải trả công nhân viên Có TK 141- Tạm ứng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có TK 138 -Phải thu khác
Có TK 338- Phải trả, phải nộp khác
VD: Anh Đậu Ngọc Lợi chịu trách nhiệm mua đồ cho công ty với mục đích sữa chữa, trong tháng 09 anh tạm ứng mua đồ 10.000.000 nhưng tổng chi phí thực tế là 9.650.000, anh Lợi còn nợ công ty 350.000, cuối tháng trích vào tiền lương của anh Lợi
Nợ TK 334( Lợi) : 350.000 Có TK 141: 350.000
Sơ đồ 2.2.
khái quát tổ chức kế toán tiền lương
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ gốc về lao động và tiền lương, chứng từ thanh toán Bảng phân bổ lương & BHXH Sổ nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết thanh toán
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo kế toán
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái tài khoản
Kế toán căn cứ vào chứng từ gốc về lao động và tiền lương, chứng từ thanh toán tiền lương để lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH cho các đối tượng chịu chi phí ( như phân bổ tiền lương của nhân viên quản lý phân xưởng cho các sản phẩm kính khác nhau). Các chứng từ và bảng phân bổ sẽ được phản ánh trình tự vào sổ Nhật ký chung và các sổ thẻ kế toán chi tiết về chi phí tiền lương và thanh toán cho người lao động. Cuối kỳ số liệu trên sổ Nhật ký chung được phản ánh vào sổ cái các tài khoản 334, 335, 338 và lập bảng cân đối số phát sinh, sổ kế toán chi tiết sẽ lập bảng tổng hợp chi tiết. Căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết và bảng cân đối để lập báo
2.4. Kế toán các khoản trích theo lương tại Công ty Hoàng Nam
2.4.1. Chứng từ sử dụng
Để trích lập và quản lý các khoản trích theo lương Công ty Hoàng Nam đã sử dụng các chứng từ sau:
Bảng thanh toán tiền lương
Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH
Giấy chứng nhận ốm đau, thai sản, tai nạn lao động Phiếu nghỉ hưởng BHXH
Bảng thanh toán trợ cấp BHXH Bảng phân bổ tiền lương và BHXH * Bảng phân bổ tiền lương và BHXH: