sản phẩm 2.3.4.1. Tài khoản sử dụng - Tài khoản 154. - Tài khoản 621. - Tài khoản 622 . - Tài khoản 627.
Ngoài ra còn có một số tài khoản liên quan như TK 334, TK 338, TK 152, TK 133
2.3.4.2. Chứng từ sử dụng
Sổ sách kế toán : + Sổ chi phí sản xuất kinh doanh + Thẻ tính giá thành sản phẩm.
2.3.4.3. Luân chuyển chứng từ
Sơ đồ 2.5 : Luân chuyển chứng từ tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
Biên bản nghiệm thu xác nhận khối lượng hoàn thành; Biểu quyết toán khối lượng hoàn thành; Hoá đơn kiêm phiếu suất kho; Bảng chấm công và
chia lương; Bảng thanh toán BHXH …
Nhật ký chung
Bảng phân bổ khấu hao; Thẻ tính giá thành; sổ chi phí sản xuất; sổ chi tiết các TK:
6271 CP nhân công 6272 - CP vật liệu 6273 - CP dụng cụ 6274 - CP khấu hao 6277 - CP dịch vụ 6278 - CP bằng tiền Sổ cái TK: 621- CP NVL trực tiếp 622- CP NC trực tiếp 627- CP sản xuất chung Bảng tổng hợp tăng giảm hao mòn; Bảng tổng
hợp quỹ tiền lương Bảng cân đối phát sinh
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu
2.3.5. Kế toán bán hàng
Hàng hoá của công ty chủ yếu là các sản phẩm tin học, viễn thông như:
- Các linh kiện máy tính tiết bị văn phòng như: máy tính, máy in, máy photocopy, máy chiếu…
- Các loại dây cáp điện, cáp quang…
- Các thiết bị điện, thiết bị chống đột nhập, chống sét, các thiết bị nguồn…
Đặc điểm của các mặt hàng này là có chất lượng sử dụng cao, đạt tiêu chuẩn quốc tế.
Để theo dõi chi tiết hàng hoá, kế toán công ty sử dụng phương pháp thẻ song song.
Sơ đồ 2.6: Phương pháp thẻ song song được biểu diễn trên sơ đồ sau
Phiếu xuất Phiếuxuất Phiếu xuất Sổ chi tiết hàng hoá Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn hàng hoá Ghi chú: Ghi hàngtháng Ghi cuối tháng
- Ở kho: Các chứng từ nhập, xuất được cập nhật vào thẻ kho, thẻ kho được mở chi tiết cho từng mặt hàng. Thẻ kho do thủ kho giữ được dùng để ghi chép hàng ngày theo dõi chỉ tiêu số lượng. Định kỳ thủ kho kiểm tra, đối chiếu số lượng tồn trên thẻ kho với số lượng tồn thực tế, cuối tháng thủ kho chuyển thẻ kho (sổ kho) lên phòng kế toán để đối chiếu kiểm tra về mặt số lượng thẻ kho ở kho và thẻ kho của phòng kế toán có chính xác không. Nếu có sai lệch cần tìm ra nguyên nhân để điều
chỉnh và có sự xác nhận của bên kế toán và thủ kho.
- Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết hàng hoá theo từng loại tương ứng với thẻ kho ở kho.
- Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho trên cơ sở được lập và được kế toán ghi chép vào sổ chi tiết hàng hoá (theo giá vốn) với hai chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu cũng được mở chi tiết cho từng mặt hàng.
Để có thể hoạt động kinh doanh và tồn tại trong nền kinh tế thị trường Công ty S- Com đã áp dụng nhiều hình thức bán hàng khác bao gồm cả bán buôn và bán lẻ, bán theo hợp đồng vì khách hàng của công ty rất đa dạng.
Đối với nghiệp vụ bán hàng tại công ty thì cơ sở có mỗi nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá thường dựa vào các hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc các đơn đặt hàng của khách hàng. Trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng phải ghi rõ những điểm sau: Tên đơn vị mua hàng; Số tài khoản; Chủng loại hàng hoá; Số lượng; đơn giá; Quy cách; Phẩm chất; Thời gian và địa điểm giao hàng; Thời hạn thanh toán. Căn cứ vào đó để giao hàng và theo dõi thanh toán. Hiện nay trong kinh doanh công ty luôn củng cố, phát huy việc bán hàng theo hợp đồng và đơn đặt hàng vì theo hình thức này hoạt động kinh doanh của công ty có cơ sở vững chắc về pháp luật do đó công ty có thể chủ động lập kế hoạch bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của công ty , giúp công ty chủ động được nguồn hàng
2.3.5.1. Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. - Tài khoản 515 : Doanh thu tài chính.
- Tài khoản 635 : Chi phí tài chính. - Tài khoản 711 : Thu nhập khác. - Tài khoản 811 : Chi phí khác.
Ngoài ra còn có một số tài khoản có liên quan TK 131, TK 3387, TK 521.
2.3.5.2. Chứng từ sử dụng
- Các loại hoá đơn : + Hóa đơn GTGT. + Sổ chi tiết bán hàng. + Sổ chi tiết tài khoản.
Mẫu biểu 2.3. Hóa đơn GTGT về khoản CKTM cho khách hàng
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT - 3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG QĐ/2011B
Liên 2 : Giao khách hàng 0047513
Ngày 28 tháng 12 năm 2011
Đơn vị bán
hàng : Công ty Cổ Phần Thương mại máy tính S- Com
Địa chỉ : Số 8 Ngõ 93 Phố Vương Thừa Vũ- Quận Thanh Xuân - Hà Nội. Số tài khoản:
Điện thoại: MST: 0 1 0 2 5 6 8 9 1 6
Họ tên người mua hàng : Trần Thị Thanh
Tên đơn vị : Sở giáo dục và đào tạo tỉnh Quảng Ninh
Địa chỉ : 163B Nguyễn Văn Cừ, TP Hạ Long, Quảng Ninh Số tài khoản Hình thức TT: TGNH MST: 5 7 01 1 9 6 0 1 9 5 9 S T T
Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính
Số
lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
CKTM 2% trên giá bán chưa thuế cho máy tính xách tayHP EC3010IB của HĐ GTGT 0047512 của Sở GDĐT Quảng Ninh 450.327.273*2%= 9.006.546 Cộng tiền hàng: 9.006.546
Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 900.655
Tổng cộng tiền thanh toán: 9.907.201 Số tiền viết bằng
chữ : Chín triệu chín trăm linh bảy nghìn hai trăm linh một dồngchẵn./
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
2.3.5.3. Luân chuyển chứng từ
Sơ đồ 2.7: Luân chuyển chứng từ tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh
Biểu thanh toán tiền hàng; Hoá dơn VAT; Biên bản đối chiếu công nợ;
Nhật ký chung
Sổ chi tiết tiêu thụ; Sổ chi tiêt TK: 91110501 91110502 91110503 91110504 91110508 Sổ cái TK 511- Doanh thu 632 – GVHB 911 – Xác định KQKD Bảng tổng hợp quyết toán thuế VAT; Bản tổng hợp danh thu. Bảng cân đối phát sinh
Ghi chú
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu
* Các phương thức bán hàng
Hiện nay công ty S-com áp dụng các phương thức bán hàng sau: Bán buôn: Thường việc mua bán diễn ra với các khách hàng lớn, quen thuộc và có uy tín với công ty nên họ thường được ưu đãi về phương thức thanh toán chủ yếu là thanh toán theo phương thức trả chậm. Vệc mua bán diễn ra dựa trên hợp đồng đã ký kết để quy định rõ quyền hạn, trách nhiệm của các bên tham gia.
Bán lẻ: Là phương thức bán hàng tực tiếp cho khách hàng, việc mua bán diễn ra đơn giản, được tiến hành giữa khách hàng với bộ phận bán hàng của công ty về giá cả, phương thức thanh toán.
* Các hình thức thanh toán
Hiện công ty S- Com áp dụng các hình thức thanh toán chủ yếu sau: - Hình thức bán hàng thu tiền ngay: Theo hình thức này thì cùng với việc giao hàng cho khách hàng công ty thu được tiền ngay, khách hàng có thể trả bằng Séc, chuyển qua ngân hàng hoặc bằng tiền mặt.
- Hình thức bán hàng chưa thu tiền: Theo hình thức này khách hàng mua hàng nhưng chưa thanh toán tiền.
- Khách hàng trả tiền trước: Theo hình thức này khách hàng ứng trước tiền cho công ty do đó công ty xuất hàng giao cho khách hàng thì hàng hoá được xác định là tiêu thụ.
- Hình thức thanh toán theo hợp đồng đã ký: Theo hình thức này khách hàng sẽ thanh toán theo hợp đồng đã ký với công ty.
* Kế toán doanh thu bán hàng tại công ty - Bán hàng thu tiền ngay
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng trong tháng phòng kinh doanh sẽ căn cứ vào số liệu thực tế của nghiệp vụ để xuất Hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT được dùng để xác nhận số lượng, đơn giá, số tiền bán và tổng giá thanh toán của hàng xuất kho, làm chứng từ xác định nghiệp vụ đã phát sinh. Hóa đơn GTGT được kế toán lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu tại cuống
Liên 2: Khách hàng giữ làm căn cứ đi đường và hạch toán ở đơn vị khách hàng
Liên 3: Lưu tại phòng Tài chính- Kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Khi bán hàng thu tiền ngay, trên cơ sở các hóa đơn bán hàng, bảng kê bán lẻ, số tiền khách hàng trả, kế toán tiền lập phiếu thu. Phiếu thu được lập làm 3 liên, chuyển cho kế toán trưởng ký cả 3 liên. Sau đó được chuyển cho thủ quỹ để làm thủ tục nhập quỹ tiền mặt. Khi đã nhận đủ tiền, thủ quỹ ký tên vào phiếu thu. Một liên lưu tại cuống, một liên giao lại cho người nộp tiền, thủ quỹ giữ một liên để ghi vào sổ quỹ, sau đó chuyển cho kế toán tiền để ghi sổ.
Trong trường hợp này, khi nhận được hàng khách hàng không thanh toán luôn bằng tiền mặt như trường hợp trên mà sẽ trả bằng tiền gửi ngân hàng. Hình thức này thường được áp dụng cho trường hợp bán buôn theo hợp đồng kinh tế với số tiền thanh toán lớn. Khi phát sinh nghiệp vụ này kế toán sử dụng một số chứng từ như hợp đồng mua bán, hợp đồng vận chuyển, Hóa đơn GTGT, séc chuyển khoản, séc thanh toán, ủy nhiệm thu, Giấy báo Có của Ngân hàng, bảng sao kê của Ngân hàng, …và các tài
khoản như TK 5111, TK 1211, TK 33311 để hạch toán doanh thu bán hàng. Cụ thể như sau:
- Trình tự thủ tục lập và mẫu Hóa đơn GTGT - Hợp đồng kinh tế
- Trình tự thủ tục lập hợp đồng kinh tế tại Công ty như sau: Hàng tháng phòng kinh doanh sẽ lên kế hoạch tiêu thụ và gửi cho Giám đốc phê duyệt. Sau đó phòng kinh doanh sẽ gửi giấy chào hàng hoặc bảng báo giá hàng hóa cho các khách hàng quen thuộc và khách hàng tiềm năng của công ty. Khách hàng nào có nhu cầu mua hàng sẽ liên hệ với công ty qua điện thoại, fax hoặc gửi văn bản tới công ty. Công ty sẽ lập Hợp đồng mua bán giữa hai bên về việc mua hàng, thanh toán và vận chuyển. Hai bên đều phải tuân thủ theo những nội dung đã ký kết trong hợp đồng như thời hạn giao hàng, cách thức giao hàng, địa điểm giao hàng, hình thức thanh toán..
Trường hợp bán hàng chưa thu tiền
Khi khách hàng mua hàng của Công ty nhưng chưa thanh toán ngay tiền hàng thì kế toán cũng sử dụng các chứng từ như trường hợp bán hàng thu tiền ngay như Hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng...và các tài khoản phản ánh doanh thu như trên: TK 5111, 33311. Ngoài ra trong trường hợp này kế toán sử dụng tài khoản phản ánh các khoản phải thu của khách hàng đó là TK 131- Phải thu khách hàng. Tài khoản này được mở chi tiết đến từng đối tượng khách hàng của công ty.
Trường hợp khách hàng trả trước tiền hàng
Khi khách hàng thanh toán trước tiền hàng bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, kế toán sẽ căn cứ vào phiếu thu hoặc Giấy báo Có của Ngân hàng để nhập liệu vào máy tính bút toán xác định số tiền khách hàng thanh toán trước và giảm khoản phải thu của khách hàng. Khi Công
ty giao hàng cho khách hàng thì lúc đó kế toán mới xác định doanh thu của số hàng đã bán.