2. Mục tiêu nghiên cứu đề tài
2.2.Khái quát thực trạng kế toán nghiệp vụ bán nhóm hàng xi măng tại công tyCPTM xi măng
CPTM xi măng Thành Đạt
2.2.1. Đặc thù về nghiệp vụ bán hàng tại công ty
2.2.1.1. Phương thức bán hàng và hình thức bán hàng áp dụng tại công ty
Công ty CP Thương mại xi măng là nhà phân phối cấp I của Công ty CP Xi măng Bỉm Sơn. Được thành lập từ năm 2007, cho đến nay công ty đã xây dựng được mạng lưới các đại lý và khách hàng phủ rộng khắp khu vực Hà Nội 2 ( tỉnh Hà Tây cũ).
- Vì là phân phối cấp I của Công ty xi măng Bỉm Sơn nên mặt hàng xi măng chính là xi măng Bỉm Sơn, các loại xi măng khác chỉ bán khi có khách đặt hàng.
- Công ty được hưởng các chính sách khuyến mại, chiết khấu của Công ty Bỉm Sơn theo từng đợt.
- Tổ chức bán hàng: có mạng lưới là các đại lý, các nhà phân phối cấp dưới, các khách hàng thường xuyên. Hàng về được đưa thẳng đến cho khách hàng, hoặc nhập kho hoặc khách đến lấy trực tiếp tại nhà máy.
- Nhóm hàng Xi măng của công ty được bán theo nhiều phương thức:
+ Đưa đến chân công trình: Công ty sẽ xuất hàng từ kho bảo quản của mình(nhà máy) và vận chuyển hàng đến tận nơi khách hàng yêu cầu(từng địa điểm
công trình), nhưng phần lớn là mua hàng rồi vận chuyển thẳng đến cho khách hàng. Khi làm xong thủ tục bàn giao hàng hóa, hàng hóa đã được xác định là tiêu thụ. Khách công trình chấp nhận thanh toán( Thành Đạt cho khách nợ trong hạn mức và thời hạn tín dụng theo quy đinh của công ty)
+ Đưa đến cửa hàng đại lý: Theo phương thức này, phần lớn công ty sẽ mua vận chuyển thẳng hàng đến, rất ít khi lấy hàng từ kho của mình(nhà máy) và vận chuyển hàng đến các cửa hàng đại lý, công ty không thực hiện gửi bán, mà thực chất là mua bán thẳng. Vì vậy, khi hàng hóa đã bàn giao xong thì hàng hóa đã được xác định là tiêu thụ, các đại lý phải thanh toán 50% số tiền và phần còn lại chấp nhận thanh toán.
+ Khách hàng tự vận chuyển từ nhà máy: Theo phương thức này công ty trực tiếp xuất hàng từ kho giao cho khách hàng mua hàng. Hàng hóa được coi là tiêu thụ khi khách hàng thanh toán. Việc thanh toán có thể bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. 2.2.1.2. Các chính sách bán hàng áp dụng tại công ty
- Hàng đã bán không được trả lại. Nếu lô hàng hàng nào khi khách hàng sử dụng có vấn đề gì thì công ty báo cáo với Công ty Bỉm Sơn để công ty cử cán bộ kỹ thuật đến kiểm tra và xử lý. Nếu do lỗi của nhà sản xuất thì nhà sản xuất chiụ trách nhiệm, nếu lỗi do công tác bảo quản của nhà phân phối thì nhà phân phối phải chịu.
Công ty có chính sách bán hàng rất mềm dẻo và linh hoạt đối với các đối tượng mua hàng khác nhau. Công ty áp dụng cả phương thức thanh toán trả chậm để khuyến khích bán hàng và tăng doanh thu.
Đối với khách hàng thanh toán trả ngay: Được hưởng chiết khấu tương ứng với mức chiết khấu thỏa thuận giữa hai bên. Đối tượng áp dụng là những khách hàng chưa có hạn mức nợ, không có nợ đến hạn hay nợ thanh toán chưa hết. Ngay sau khi chuyển giao xong quyền sở hữu hàng hóa từ công ty cho khách hàng thì khách hàng sẽ thanh toán trực tiếp cho công ty thông qua tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, ngân phiếu, séc.
Đối với khách hàng thanh toán trả chậm: Vẫn phải chịu mức giá chung, được hưởng chiết khấu, khuyến mãi không tùy thuộc vào thỏa thuận. thời hạn cho nợ được áp dụng theo quy định chung cụ thể của công ty. Sau một khoảng thời gian sau khi hàng hóa được chuyển giao quyền sở hữu thì khách hàng mới thanh toán
cho công ty. Do đó hình thành khoản nợ phải thu của khách hàng. Khoản nợ phải thu này được hạch toán, quản lý chi tiết theo từng đối tượng quản lý, từng đối tượng phải thu và ghi chép, theo dõi từng lần thanh toán của khách hàng. Theo phương thức này nguồn vốn và tiền hàng thu về sẽ chậm hơn, dễ dẫn đến trường hợp hàng hóa đã bàn giao xong mà đến thời hạn phải thanh toán nhưng khách hàng lại chưa thanh toán hay không đủ khả năng thanh toán.
- Phương thức thanh toán:
+ Khách hàng lẻ: Thanh toán tiền ngay khi nhận hàng
+ Khách đại lý: Hạn mức cho nợ từ 300-500 triệu đồng, phải thanh toán ngay 50% + Khách công trình: Cho nợ 15 ngày, nợ hơn 15 ngày tính cộng thêm lãi xuất cho vay của ngân hàng vào giá bán.
+ Mỗi một lần giao hàng có giấy biên nhận giữa lái xe và người nhận hàng, kế toán căn cứ giấy biên nhận và sổ theo dõi công nợ, lập biên bản đối chiếu công nợ theo qui định của công ty để nhắc nhở khách hàng thanh toán tiền.
- Giá bán: Được xác định trên cơ sở đã được trừ khuyến mại, chiết khấu, và được thoả thuận giữa 2 bên, đảm bảo bù đắp chi phí và có lãi cho doanh nghiệp.
+ Tại công trình: Giá bán= giá vốn + cước vận chuyển+ bốc xếp+ lãi (lãi =20% giá vốn)
+ Tại nhà máy: Giá bán= giá vốn +lãi (lãi =20 % giá vốn) - Giá vốn: Được xác định theo công thức
Giá vốn= giá mua tại nhà máy- khuyến mại
2.2.1.3. Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng tại công ty Đối với Công ty thời điểm ghi nhận doanh thu là khi: Đối với Công ty thời điểm ghi nhận doanh thu là khi: - Hàng hóa đã chuyển giao cho người mua
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
2.2.2. Thực trạng kế toán bán nhóm hàng xi măng tại công tyCPTM xi măng Thành Đạt Đạt
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng
- Phiếu xuất kho: Được dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn GTGT cho khách hàng. Giá trên phiếu xuất kho phản ánh giá vốn hàng bán, số lượng hàng bán trên PXK và hóa đơn GTGT phải trùng khớp nhau để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu.
- Hóa đơn GTGT đầu ra: Khi bán hàng, phòng kế toán sẽ lập chứng từ này căn cứ vào Phiếu xuất kho và hợp đồng kinh tế giữa hai bên. Chứng từ này dùng để xác định doanh thu bán hàng và thuế đầu ra phải nộp cho Nhà nước. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phiếu thu: Kế toán lập nhằm xác định rõ số tiền mặt thực tế nhập quỹ làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền,ghi sổ quỹ và kế toán các khoản thu có liên quan.
- Giấy báo có của ngân hàng: Là chứng từ được gửi tới từ ngân hàng để xác nhận khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của công ty.
Trình tự luân chuyển chứng từ: Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, các chứng từ được lập để phản ánh nội dung kinh tế của các nghiệp vụ tại thời điểm phát sinh. Các chứng từ này sẽ được kiểm tra về mặt nội dung, quy cách theo đúng quy định của công ty. Nếu chứng từ đã hợp lệ hợp pháp thì tiếp tục chuyển đến các bộ phận kế toán có liên quan, tại đó kế toán có trách nhiệm hạch toán, ghi số liệu trên chứng từ vào các sổ kế toán có liên quan theo hình thức Nhật ký chung mà công ty đã lựa chọn.
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng và mã hóa chi tiết TK tại công ty
Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Nhà nước ban hành theo quyết đinh 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính, căn cứ vào nội dung và quy mô nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp Thành Đạt, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Thành Đạt mà đơn vị đã lựa chọn sử dụng danh mục trong kế toán bán hàng tại công ty gồm:
Tài khoản 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: TK này dùng để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế, và xác định doanh thu thuần trong kỳ của DN. Ở DN Thành Đạt, căn cứ yêu cầu của công ty đã có sự chi tiết thành các tài khoản cấp II, nhưng không chi tiết thành các tài khoản cấp III.
Mã hóa Chi tiết 5 TK cấp II của TK 511: - TK 5111 “Doanh thu bán hàng hóa” - TK 5112 “Doanh thu bán thành phẩm” - TK 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ” - TK 5118 “Doanh thu khác”
Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán: Tài khoản này phản ánh giá gốc của hàng
hóa đã tiêu thụ trong kỳ. Tài khoản này không được mở chi tiết.
Tài khoản 131- Phải thu của khách hàng: Tài khoản này phản ánh các khoản
nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của DN với khách hàng về tiền bán hàng hóa. Tài khoản này được công ty mở chi tiết cho từng đối tượng khách hàng.
Tài khoản 33311- Thuế GTGT đầu ra: Phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số
thuế GTGT được khấu trừ, số thuế GTGT đã nộp và còn phải nộp vào NSNN.
Các TK liên quan khác 111 “ Tiền mặt”, 112 “ Tiền gửi ngân hàng”
2.2.2.3. Kế toán các nghiệp vụ bán hàng tại công ty
+ Khi nhập hàng: Kế toán căn cứ thực tế hàng về và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ(PXKKVCNB) của Công ty Bỉm Sơn xuất ra làm phiếu nhập kho. Cuối tháng kế toán tập hợp các PXKKVCNB, đối chiếu các điểm nhập, đối chiếu với kế toán công ty Bỉm Sơn, sau khi thống nhất số liệu, Công ty Bỉm Sơn xuất Hóa đơn GTGT để nhà phân phối kê khai và lưu chứng từ.
Đối với hàng mua: Nợ TK 156
Nợ TK 1331 Có TK 331 Khi thanh toán: Nợ TK 331 Có TK 1121
+ Khi xuất bán hàng: Lập PXK + hoá đơn GTGT, căn cứ vào đó: Kế toán ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131
Có TK 5111 Có TK 3331 Đồng thời ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632 Có TK 156 Đối với khách hàng trả tiền luôn:
Nợ TK 1111, 1121 Có TK 511 Có TK 3331
Đối với khách hàng thanh toán sau Nợ TK 1111, 1121
Có TK 131
•Công ty không thực hiện gửi bán, tất cả các nghiệp vụ bán hàng đều là vận chuyển thẳng hoặc xuất hàng từ kho bán cho khách và đều được doanh nghiệp hạch toán qua kho( cả khách lẻ, khách công trình hay khách đại lý)
• Với các khách hàng lẻ: có số lượng ít hơn và không thường xuyên như khách công trình hay khách đại lý. Khách hàng trực tiếp đến kho của công ty để mua hàng và phương thức thu tiền hàng tập trung tại thủ quỹ của công ty. Đối với những khách hàng lẻ này thì hình thức thanh toán áp dụng là thu tiền luôn.
Ví dụ: Ngày 02/01/2013, xuất kho bán 18 tấn xi măng Bỉm Sơn cho công ty
TNHH Tuấn Lê, trị giá xuất kho 855.955(VNĐ), đơn giá 932.727(VNĐ), hóa đơn GTGT 10%( hóa đơn số 0000134, ngày 02/01/2013). Công ty Tuấn Lê đã thanh toán bằng tiền mặt.
Trên cơ sở đặt hàng của người mua, kế toán bán hàng lập hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho có ký duyệt hàng xuất của thủ kho. Dựa vào PXK(phụ lục 2.1) và hóa đơn GTGT(phụ lục 2.2) , kế toán lập phiếu thu(phụ lục 2.3) và thủ quỹ thu tiền hàng và ký vào đó.
Kế toán ghi nhận doanh thu tăng TK 5111, tăng thuế đầu ra phải nộp 3331, và tăng tiền mặt TK 111. Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán tăng TK 632, giảm hàng hóa TK 156.
Nợ TK 1111: 18.468.000 Đồng thời: Nợ TK 632: 15.407.201 Có TK 5111: 16.789.086 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có TK 156:15.407.201 Có TK 3331: 1.678.914
Căn cứ vào đó để ghi vào sổ cái các TK 511(phụ lục 2.9), 632(phụ lục 2.6) và 156(phụ lục 2.7)
•Đối với các đại lý cấp dưới thực chất là mua bán thẳng, không dùng PXKKVCNB, những đại lý này không trực tiếp xuất hóa đơn, mà công ty Thành Đạt xuất hóa đơn cho những khách hàng của các đại lý này theo lượng đại lý đã
mua, giá cả có thể cao hơn giá thực tế đại lý đã mua( đây là một hình thức trốn doanh thu, thu nhập của các đại lý).
Có thể lấy qua ví dụ nghiệp vụ bán hàng đại lý ngày 12/01/2013 của Thành Đạt: Vận chuyển bán thẳng 80 tấn xi măng Bỉm Sơn TCB bao 40 cho công ty TNHH Tiên Phong Công nghệ xanh, trị giá xuất kho 848.759(VNĐ), đơn giá bán 1.263.636(VNĐ), thuế GTGT 10%( hóa đơn GTGT số 0000165, ngày 12/01). Người mua ký nhận nợ. Người mua hàng Lê Văn Phong.
Khi hàng đã vận chuyển đến cho khách hàng là công ty TNHH Tiên Phong Công nghệ xanh, kế toán căn cứ hóa đơn GTGT( phụ lục 2.5), ghi nhận doanh thu tăng TK 5111(phụ lục 2.9), tăng thuế đầu ra TK 3331 và tăng nợ phải thu TK 131(phụ lục 2.8)
Nợ TK 131: 111.200.000
Có TK 5111: 101.090.880 Có TK 3331: 10.109.120
Đồng thời: căn cứ vào phiếu xuất kho( phụ lục 2.4), ghi nhận giá vốn hàng bán tăng TK 632(phụ lục 2.6), giảm hàng hóa TK 156(phụ lục 2.7)
Nợ TK 632: 6.790.723 Có TK 156: 6.790.723
Ngoài các nghiệp vụ bán hàng trên, thì ở công ty không còn phát sinh nghiệp vụ thừa thiếu hàng bán nào khác. Bởi vì Công ty không thực hiện hoạt động gửi bán hàng hóa. Hơn nữa mặt hàng xi măng chủ yếu phần lớn là bán theo bao, bán rời cũng có nhưng rất ít và với số lượng không nhiều và việc bán rời này thì chỉ có khách hàng lẻ chủ động đến lấy trực tiếp tại nhà máy. Khi doanh nghiệp đến công ty xi măng Bỉm Sơn lấy hàng, xi măng đã được hai bên đối chiếu kiểm tra cẩn thận về số lượng, được cân đóng gói theo bao cố định thường 20 bao mỗi tấn( mỗi bao 50kg). Khi xuất bán hàng, theo đúng đơn đặt hàng của khách hàng, công ty vận chuyển thẳng đến cho khách hàng theo đúng lượng mà khách yêu cầu, luôn có sự kiểm tra đối chiếu số liệu trên hóa đơn với số thực xuất nên các đơn hàng luôn thực hiện đúng yêu cầu. Vì thế công ty không xảy ra trường hợp thừa thiếu hàng trong quá trình bán. Vì vậy mà kế toán công ty cũng không hạch toán theo dõi hàng thừa
thiếu trong quá trình bán hàng. Đây cũng là một ưu điểm trong công tác quản lý bán hàng cũng như hạch toán kế toán của công ty.
Do chính sách bán hàng của công ty là không áp dụng chính sách CKTM, chiết khấu thanh toán rõ ràng, cụ thể dành cho các khách hàng mua với số lượng lớn hay thanh toán sớm trước hạn, nên kế toán công ty không sử dụng các TK 521, 635 để hạch toán theo dõi các nghiệp vụ này. Đây cũng là một hạn chế nhỏ của công ty.
2.2.2.4. Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết
- Hình thức sổ kế toán mà Công ty Thành Đạt áp dụng là hình thức Nhật ký
chung và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khau thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kết hợp sử dụng phần mềm kế toán máy FAST.
Trong quy trình bán hàng thì công ty có sử dụng các loại sổ như sau: + Sổ theo dõi giá vốn: tài khoản 632(phụ lục 2.6)
+ Sổ theo dõi hàng hóa: tài khoản 156(phụ lục 2.7)
+ Sổ theo dõi công nợ khách hàng: tài khoản 131(phụ lục 2.8) + Sổ theo dõi doanh thu: tài khoản 511( phụ lục 2.9)
Ngoài ra, còn có Báo cáo bán hàng, Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn( phụ lục 2.10)
CHƯƠNG III: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN NHÓM HÀNG XI MĂNG TẠI CÔNG TY CPTM XI MĂNG THÀNH ĐẠT
3.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu kế toán nghiệp vụ bán nhóm hàng xi măng tại công ty CPTM xi măng Thành Đạt
3.1.1. Những kết quả đạt được
Là một doanh nghiệp còn khá trẻ(mới chỉ hoạt động được 6 năm), nhưng trong những năm qua, Thành Đạt đã hoạt động kinh doanh khá hiệu quả, công tác hạch
toán kế toán luôn được chấp nhận đúng quy định. Có thể thấy những kết quả đạt được sau:
Thứ nhất: Tổ chức hạch toán ban đầu
- Các chứng từ đều được sử dụng đúng mẫu của BTC ban hành, được lập và có đầy đủ yếu tố pháp lý, những thông tin kinh tế và nội dung của các nghiệp vụ