2. Mục tiêu nghiên cứu đề tài
2.2.2.2.Tài khoản sử dụng và mã hóa chi tiết TK tại công ty
Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Nhà nước ban hành theo quyết đinh 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính, căn cứ vào nội dung và quy mô nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp Thành Đạt, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Thành Đạt mà đơn vị đã lựa chọn sử dụng danh mục trong kế toán bán hàng tại công ty gồm:
Tài khoản 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: TK này dùng để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế, và xác định doanh thu thuần trong kỳ của DN. Ở DN Thành Đạt, căn cứ yêu cầu của công ty đã có sự chi tiết thành các tài khoản cấp II, nhưng không chi tiết thành các tài khoản cấp III.
Mã hóa Chi tiết 5 TK cấp II của TK 511: - TK 5111 “Doanh thu bán hàng hóa” - TK 5112 “Doanh thu bán thành phẩm” - TK 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ” - TK 5118 “Doanh thu khác”
Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán: Tài khoản này phản ánh giá gốc của hàng
hóa đã tiêu thụ trong kỳ. Tài khoản này không được mở chi tiết.
Tài khoản 131- Phải thu của khách hàng: Tài khoản này phản ánh các khoản
nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của DN với khách hàng về tiền bán hàng hóa. Tài khoản này được công ty mở chi tiết cho từng đối tượng khách hàng.
Tài khoản 33311- Thuế GTGT đầu ra: Phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số
thuế GTGT được khấu trừ, số thuế GTGT đã nộp và còn phải nộp vào NSNN.
Các TK liên quan khác 111 “ Tiền mặt”, 112 “ Tiền gửi ngân hàng”
2.2.2.3. Kế toán các nghiệp vụ bán hàng tại công ty
+ Khi nhập hàng: Kế toán căn cứ thực tế hàng về và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ(PXKKVCNB) của Công ty Bỉm Sơn xuất ra làm phiếu nhập kho. Cuối tháng kế toán tập hợp các PXKKVCNB, đối chiếu các điểm nhập, đối chiếu với kế toán công ty Bỉm Sơn, sau khi thống nhất số liệu, Công ty Bỉm Sơn xuất Hóa đơn GTGT để nhà phân phối kê khai và lưu chứng từ.
Đối với hàng mua: Nợ TK 156
Nợ TK 1331 Có TK 331 Khi thanh toán: Nợ TK 331 Có TK 1121
+ Khi xuất bán hàng: Lập PXK + hoá đơn GTGT, căn cứ vào đó: Kế toán ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131
Có TK 5111 Có TK 3331 Đồng thời ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632 Có TK 156 Đối với khách hàng trả tiền luôn:
Nợ TK 1111, 1121 Có TK 511 Có TK 3331
Đối với khách hàng thanh toán sau Nợ TK 1111, 1121
Có TK 131
•Công ty không thực hiện gửi bán, tất cả các nghiệp vụ bán hàng đều là vận chuyển thẳng hoặc xuất hàng từ kho bán cho khách và đều được doanh nghiệp hạch toán qua kho( cả khách lẻ, khách công trình hay khách đại lý)
• Với các khách hàng lẻ: có số lượng ít hơn và không thường xuyên như khách công trình hay khách đại lý. Khách hàng trực tiếp đến kho của công ty để mua hàng và phương thức thu tiền hàng tập trung tại thủ quỹ của công ty. Đối với những khách hàng lẻ này thì hình thức thanh toán áp dụng là thu tiền luôn.
Ví dụ: Ngày 02/01/2013, xuất kho bán 18 tấn xi măng Bỉm Sơn cho công ty
TNHH Tuấn Lê, trị giá xuất kho 855.955(VNĐ), đơn giá 932.727(VNĐ), hóa đơn GTGT 10%( hóa đơn số 0000134, ngày 02/01/2013). Công ty Tuấn Lê đã thanh toán bằng tiền mặt.
Trên cơ sở đặt hàng của người mua, kế toán bán hàng lập hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho có ký duyệt hàng xuất của thủ kho. Dựa vào PXK(phụ lục 2.1) và hóa đơn GTGT(phụ lục 2.2) , kế toán lập phiếu thu(phụ lục 2.3) và thủ quỹ thu tiền hàng và ký vào đó.
Kế toán ghi nhận doanh thu tăng TK 5111, tăng thuế đầu ra phải nộp 3331, và tăng tiền mặt TK 111. Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán tăng TK 632, giảm hàng hóa TK 156.
Nợ TK 1111: 18.468.000 Đồng thời: Nợ TK 632: 15.407.201 Có TK 5111: 16.789.086
Có TK 156:15.407.201 Có TK 3331: 1.678.914
Căn cứ vào đó để ghi vào sổ cái các TK 511(phụ lục 2.9), 632(phụ lục 2.6) và 156(phụ lục 2.7)
•Đối với các đại lý cấp dưới thực chất là mua bán thẳng, không dùng PXKKVCNB, những đại lý này không trực tiếp xuất hóa đơn, mà công ty Thành Đạt xuất hóa đơn cho những khách hàng của các đại lý này theo lượng đại lý đã
mua, giá cả có thể cao hơn giá thực tế đại lý đã mua( đây là một hình thức trốn doanh thu, thu nhập của các đại lý).
Có thể lấy qua ví dụ nghiệp vụ bán hàng đại lý ngày 12/01/2013 của Thành Đạt: Vận chuyển bán thẳng 80 tấn xi măng Bỉm Sơn TCB bao 40 cho công ty TNHH Tiên Phong Công nghệ xanh, trị giá xuất kho 848.759(VNĐ), đơn giá bán 1.263.636(VNĐ), thuế GTGT 10%( hóa đơn GTGT số 0000165, ngày 12/01). Người mua ký nhận nợ. Người mua hàng Lê Văn Phong. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khi hàng đã vận chuyển đến cho khách hàng là công ty TNHH Tiên Phong Công nghệ xanh, kế toán căn cứ hóa đơn GTGT( phụ lục 2.5), ghi nhận doanh thu tăng TK 5111(phụ lục 2.9), tăng thuế đầu ra TK 3331 và tăng nợ phải thu TK 131(phụ lục 2.8)
Nợ TK 131: 111.200.000
Có TK 5111: 101.090.880 Có TK 3331: 10.109.120
Đồng thời: căn cứ vào phiếu xuất kho( phụ lục 2.4), ghi nhận giá vốn hàng bán tăng TK 632(phụ lục 2.6), giảm hàng hóa TK 156(phụ lục 2.7)
Nợ TK 632: 6.790.723 Có TK 156: 6.790.723
Ngoài các nghiệp vụ bán hàng trên, thì ở công ty không còn phát sinh nghiệp vụ thừa thiếu hàng bán nào khác. Bởi vì Công ty không thực hiện hoạt động gửi bán hàng hóa. Hơn nữa mặt hàng xi măng chủ yếu phần lớn là bán theo bao, bán rời cũng có nhưng rất ít và với số lượng không nhiều và việc bán rời này thì chỉ có khách hàng lẻ chủ động đến lấy trực tiếp tại nhà máy. Khi doanh nghiệp đến công ty xi măng Bỉm Sơn lấy hàng, xi măng đã được hai bên đối chiếu kiểm tra cẩn thận về số lượng, được cân đóng gói theo bao cố định thường 20 bao mỗi tấn( mỗi bao 50kg). Khi xuất bán hàng, theo đúng đơn đặt hàng của khách hàng, công ty vận chuyển thẳng đến cho khách hàng theo đúng lượng mà khách yêu cầu, luôn có sự kiểm tra đối chiếu số liệu trên hóa đơn với số thực xuất nên các đơn hàng luôn thực hiện đúng yêu cầu. Vì thế công ty không xảy ra trường hợp thừa thiếu hàng trong quá trình bán. Vì vậy mà kế toán công ty cũng không hạch toán theo dõi hàng thừa
thiếu trong quá trình bán hàng. Đây cũng là một ưu điểm trong công tác quản lý bán hàng cũng như hạch toán kế toán của công ty.
Do chính sách bán hàng của công ty là không áp dụng chính sách CKTM, chiết khấu thanh toán rõ ràng, cụ thể dành cho các khách hàng mua với số lượng lớn hay thanh toán sớm trước hạn, nên kế toán công ty không sử dụng các TK 521, 635 để hạch toán theo dõi các nghiệp vụ này. Đây cũng là một hạn chế nhỏ của công ty.
2.2.2.4. Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết
- Hình thức sổ kế toán mà Công ty Thành Đạt áp dụng là hình thức Nhật ký
chung và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khau thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kết hợp sử dụng phần mềm kế toán máy FAST.
Trong quy trình bán hàng thì công ty có sử dụng các loại sổ như sau: + Sổ theo dõi giá vốn: tài khoản 632(phụ lục 2.6)
+ Sổ theo dõi hàng hóa: tài khoản 156(phụ lục 2.7)
+ Sổ theo dõi công nợ khách hàng: tài khoản 131(phụ lục 2.8) + Sổ theo dõi doanh thu: tài khoản 511( phụ lục 2.9)
Ngoài ra, còn có Báo cáo bán hàng, Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn( phụ lục 2.10)
CHƯƠNG III: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN NHÓM HÀNG XI MĂNG TẠI CÔNG TY CPTM XI MĂNG THÀNH ĐẠT
3.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu kế toán nghiệp vụ bán nhóm hàng xi măng tại công ty CPTM xi măng Thành Đạt
3.1.1. Những kết quả đạt được
Là một doanh nghiệp còn khá trẻ(mới chỉ hoạt động được 6 năm), nhưng trong những năm qua, Thành Đạt đã hoạt động kinh doanh khá hiệu quả, công tác hạch
toán kế toán luôn được chấp nhận đúng quy định. Có thể thấy những kết quả đạt được sau:
Thứ nhất: Tổ chức hạch toán ban đầu
- Các chứng từ đều được sử dụng đúng mẫu của BTC ban hành, được lập và có đầy đủ yếu tố pháp lý, những thông tin kinh tế và nội dung của các nghiệp vụ kinh tế đều được ghi đầy đủ, chính xác vào chứng từ.
- Các chứng từ được sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợp với yêu cầu và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được kế toán lập chứng từ để làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán. Các hàng hóa bán ra đều được phản ánh đầy đủ trên hóa đơn GTGT và ghi chép hợp lệ, giá vốn hàng bán được phản ánh chính xác trên phiếu xuất kho.
- Các chứng từ đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử lý kịp thời.
- Công ty có kế hoạch lưu chuyển chứng từ tương đối tốt. Đồng thời các chứng từ được quản lý khá chặt chẽ( đều được tập trung lưu trữ tại phòng kế toán của công ty để đảm bảo tính an toàn bảo mật của thông tin).
- Hệ thống sổ sách kế toán được áp dụng đúng với quy định tài chính hiện hành. Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức nhật ký chung kết hợp phần mềm kế toán máy. Việc sử dụng phần mềm này đã giúp giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán, giảm bớt được số nhân viên, tiết kiệm thời gian mà đạt hiệu quả cao.
Thứ hai: Tài khoản sử dụng
- Hệ thống tài khoản của DN khá đầy đủ và phù hợp với hệ thống tài khoản do Nhà nước quy định theo chế độ kế toán DN đã lựa chọn, phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
- Ngoài ra, công ty đã chi tiết tài khoản 511 thành các tài khoản cấp II, đã thuận tiện cho việc theo dõi doanh theo từng loại mặt hàng.
TK 5111 “Doanh thu bán hàng hóa” TK 5112 “Doanh thu bán thành phẩm” TK 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ” TK 5118 “ Doanh thu khác” (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Công ty hiện không sử dụng TK 521 “ Các khoản giảm trừ doanh thu”. Cụ thể là 5212 “ Hàng bán bị trả lại”, 5213 “ Giảm giá hàng bán”. Điều đó cho thấy công ty đã hạn chế tối đa các khoản giảm trừ doanh thu không đáng có, chứng tỏ công tác kiểm tra chất lượng khi mua hàng cũng như bảo quản hàng hóa của công ty tương đối tốt.
Thứ ba: Về phương pháp hạch toán: Việc hạch toán kế toán bán hàng của công ty được kế toán áp dụng một cách linh hoạt nhưng vẫn đúng với tình tự quy định chung, đảm bảo ghi chép chính xác, kịp thời, tránh trùng lặp đồng thời quản lý theo dõi được tình hình bán hàng, tình hình thu hồi công nợ. Chính vì vậy, bộ phận kế toán luôn quyết toán kịp thời, đảm bảo tốt cho việc cung cấp thông tin kế toán.
- Về phương hạch toán Hàng tồn kho: Công ty sử dụng phương pháp KKTX. Điều này thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm soát HTK cả về số lượng và giá trị, tạo thuận lợi cho việc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch mua vào, đảm bảo cho dự trữ và bán ra HTK. Đồng thời việc hạch toán HTK cũng tuân theo đúng VAS 02 “ Hàng tồn kho”.
- Xác định giá vốn HTK: Kế toán đánh giá HTK theo nguyên tắc giá gốc trên cơ sở giá phí, sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để xác định. Theo phương pháp này, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Với phương pháp này có thể dễ dàng và thuận tiện hơn trong việc đánh giá tính toán cũng như theo dõi hàng tồn kho, mặt khác cũng che đậy được sự biến động của giá.
Khi áp dụng phương pháp này kế toán căn cứ vào đơn giá mua bình quân của từng loại hàng hóa trong một kỳ để xác định giá trị thực tế của hàng xuất kho cũng như giá trị thực tế của hàng tồn kho.
- Khi xuất hàng bán cho khách hàng luôn có sự kiểm tra, đối chiếu số liệu trên hóa đơn và số liệu thực tế xuất nên các đơn hàng luôn được thực hiện đúng yêu cầu, không xảy ra tình trạng thừa, thiếu hàng hóa và tránh mất mát hàng hóa.
- Hàng mua về của công ty phần lớn là chuyển bán thẳng luôn, rất ít khi nhập kho nhưng đều hạch toán qua kho. Việc chuyển bán luôn cũng giúp cho doanh nghiệp cắt giảm được các chi phí lưu kho, chi phí tồn kho hay giảm giá hàng tồn kho.
- Chi phí mua hàng của công ty khi phát sinh được hạch toán ngay vào TK 156. Khi xuất bán hàng thì phần chi phí này cũng đồng thời không còn treo trên TK 156 nữa mà được thực hiện kết chuyển giống như giá mua hàng cho trị giá vốn hàng đã bán (TK 632). Vì vậy đã xác định chính xác trị giá vốn của hàng xuất bán và đảm bảo nguyên tắc phù hợp khi ghi nhận doanh thu- chi phí của kế toán.
- Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Với hình thức kế toán này, tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh. Sau đó số liệu trên sổ Nhật ký chung mới dùng để ghi vào sổ cái các TK, cuối tháng đối chiếu số liệu, lập BCTC. Trong điều kiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên và có giá trị lớn thì việc công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung là hoàn toàn hợp lý giúp cho công tác kế toán sẽ gọn nhẹ hơn, quản lý chặt chẽ hiệu quả mà việc ghi chép lại đơn giản, tạo thuận lợi cho phân công lao động kế toán, các nhân viên dễ dàng tác nghiệp.
- Kế toán bán hàng đã mở Sổ chi tiết bán hàng theo từng khách hàng và mặt hàng cụ thể nên việc theo dõi chi tiết doanh thu bán hàng cũng như theo dõi công nợ trở nên dễ dàng hơn.
Ngoài ra, trong công tác quản lý của công ty, một ưu điểm có thể thấy rõ ràng là nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Công ty có một nhân viên theo dõi công nợ riêng, nhân viên thu hồi tiền riêng, tránh được trường hợp họ thu tiền rồi nhưng chưa ghi giảm nợ phải thu và chiếm dụng số tiền đó cho mục đích cá nhân.
3.1.2. Những tồn tại và nguyên nhân
3.1.2.1. Những tồn tại
Thứ nhất: Về tài khoản sử dụng
- Trong công tác kế toán bán hàng xi măng tại công ty, để phản ánh đầy đủ và đúng với quy trình, bản chất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì đáng lẽ công ty phải sử dụng đầy đủ các tài khoản 151, 156, 157, 511, 521, 632, 3331… thế nhưng công ty đã lược bớt không sử dụng một số tài khoản như TK 151 “ Hàng mua đang đi đường” hay TK 157 “ Hàng gửi bán”, tuy việc hạch toán của công ty vẫn chấp nhận được nhưng về bản chất nghiệp vụ thì chưa thật sự chính xác.
- Về chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán:
Hiện nay Công ty không sử dụng tài khoản 521 “ Các khoản giảm trừ doanh thu” vì chưa có quyết định cụ thể bằng văn bản cho việc “Chiết khấu thương mại” và “Giảm giá hàng bán” áp dụng đối với từng đối tượng khách hàng mà chủ yếu thỏa thuận giữa hai bên. Điều này chưa khuyến khích được khách hàng mua hàng