1. 2 Lĩnh vực hoạt động và các sản phẩm chủ chính của công ty
3.1 Khảo sát hệ thống quản lý nhân sự tiền lương tại công ty ICOM
ICOM Việt Nam
Thu thập thông tin nhân sự tiền lương tại công ty
Thu thập thông tin là công việc quan trọng quyết định tạo nên chất lương phần mềm. Với phần mềm quản lý nhân sự tiền lương tại mỗi công ty cần sử dụng các phương pháp thu thập phù hợp.Trong quá trình làm phần mềm này em sử dụng các phương pháp thu thập sau:
• Nghiên cứu tài liệu
Đây là phương pháp chủ yếu để tìm hiểu hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty. Qua việc nghiên cứu hồ sơ nhân việc, em nắm được các thông tin cần quản lý của từng nhân viên, các yêu cầu của việc quản lý nhân sự. Nghiên cứu các phiếu thanh toán lương, tài liệu về quá trình trả lương và tính công để tính và lập các bảng lương theo cách tính lương của công ty.
• Phỏng vấn
Phỏng vấn các nhân viên và những người trực tiếp quản lý về nhân viên và tiền lương để hiểu hơn về quy trình nghiệp vụ, thấy được những khó khăn, thuận lợi cũng như các nhu cầu, nguyện vọng của nhân viên với phần mềm quản lý nhân sự tiền lương.
• Quan sát
Quan sát quá trình trả quản lý thông tin nhân viên, cách thức trả lương để thiết kế phần mềm phù hợp với quy trình quản lý của công ty. Đưa ra các chức năng cần thiết của phần mềm.
Quy trình quản lý nhân sự - tiền lương tại công ty
Nhân sự là thành phần chủ chốt giúp công ty phát triển bền vững. Vì vậy việc quản lý chặt chẽ và khoa học nhân sự - tiền lương là điều vô cùng quản trọng để công ty có thể giữ được những nhân viên giỏi nghiệp vụ, giàu kinh nghiệm cho mình. Tại công ty Hồng Quảng, việc quản lý nhân sự - tiền lương cũng được thực hiện theo một quy trình chặt chẽ và rõ ràng.
• Đối với quản lý nhân sự
+ Khi nhân viên được nhận vào làm việc tại công ty, phòng hành chính - tổng hợp sẽ nhận hồ sơ nhân viên.
+ Phòng hành chính - tổng hợp sẽ kiểm tra sự chính xác của thông tin trong hồ sơ nhân viên rồi cập nhật các thông tin chung, thông tin về gia đình, quá trình công tác, bằng cấp, …
+ Trong quá trình công tác tại công ty, phòng hành chính - tổng hợp sẽ sửa đổi, bổ sung những thông tin phát sinh của nhân viên.
+ Cuối tháng hoặc quý hoặc theo yêu cầu của lạnh đạo, sẽ lập báo cáo thống kê gửi cho lạnh đạo.
• Đối với quản lý lương
+ Trong quá trình làm việc, phòng hành chính - tổng hợp sẽ theo dõi thông tin về khen thưởng - kỷ luật, nghỉ phép, thông tin về tiền lương của nhân viên.
+ Phòng hành chính - tổng hợp sẽ cập nhật thông tin về tiền lương.
+ Cuối mỗi tháng phòng hành chính - tổng hợp sẽ lập các báo cáo về tiền lương để gửi ban lãnh đạo, và gửi phòng tài chính - kế toán làm cơ sở thanh toán lương cho nhân viên.
Yêu cầu đối với phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương tại công ty
• Trên các form nhập dữ liệu phải được bố trí thuận tiện, dễ sử dụng, đảm bảo một số yêu cầu:
+ Màu sắc trên form phải hài hoà, dễ nhìn không có quá nhiều mà sắc song cũng cần làm nổi bật một số trường quan trọng.
+ Dùng phím tắt để thay đổi vị trí trường nhập theo một thứ tự từ trên xuống dưới, từ trái qua phải hay thay đổi vị trí từ form chính sang form con.
+ Hiển thị các thực đơn cùng với hướng dẫn sử dụng các phím tắt.
• Trên các form phải sử dụng các thuật ngữ đặc trưng của thiết bị tin học: + Giảm tối thiệu việc nhập dữ liệu bằng tay và nên sử dụng các combo box để nhân viên chọn các giá trị chuẩn có sẵn. Điều này sẽ giúp nhân viên thuận tiện hơn khi sử dụng và tăng độ chính xác của thông tin.
+ Dựa vào các qui tắc đã được chấp nhận về đồ hoạ để minh hoạ thông tin trên màn hình. Ví dụ nên sử dụng máy in để mô tả nút có chức năng in văn bản, sử dụng biểu tượng của đĩa mềm để mô tả nút có chức năng lưu văn bản.
+ Phải có dấu hiệu cho biết người sử dụng đang thao tác với thực đơn nào, ví dụ khi nhân viên đang thực hiện nhập danh mục hàng hoá thì trên thanh tiêu đề của form nhập phải hiển thị chữ danh mục hàng hoá.
+ Phải có câu hỏi xác nhận một số thao tác của nhân viên làm thay đổi dữ liệu hệ thống, ví dụ chương trình phải hiện thông báo hỏi nhân viên có chắc chắn muốn xoá hay thay đổi bản ghi nào đó hay không .
+ Các phím nóng phải được sự dụng thống nhất trong toàn bộ hệ thống, tiện lợi cho người sự dụng.
• Bảo mật
Hệ thống cho phép phân quyền cho người sử dụng, do đó chống được những truy nhập bất hợp pháp vào hệ thống dữ liệu, đồng thời định rõ được trách nhiệm trong trường hợp có sự cố.
• Yêu cầu đối với quản lý nhân sự
+ Cập nhật các thông tin về nhân viên: các thông tin chung, thông tin về quá trình công tác, quan hệ gia đình, bằng cấp,… đầy đủ và chính xác.
+ Dễ dàng sửa đổi, bổ sung các thông tin khi có những thay đổi xảy ra. + Có thể in thông tin chi tiết cho từng nhân viên.
+Cập nhật các các phiếu lĩnh lương nhanh chóng, chính xác. + Tính và in ra các phiếu lương cho từng nhân viên.
• Thống kê, báo cáo
+ Báo cáo thông tin nhân viên theo phòng ban, chức vụ, trình độ,…hoặc theo các tiêu chí phân loại của người sử dụng.
+ Lập các bảng lương theo tháng, hoặc yêu cầu người sử dụng. + In các phiếu lương cho từng nhân viên.
+ Cho phép người sử dụng in ra các báo cáo hoặc xuất ra các file dưới dạng MS World, MS Excel, XML…