Chúng ta sẽ chia bộ phận quản lí dự án thành nhiều bộ phận nhỏ thực hiện các vai trò chuyên môn phân việc cho từng bộ phận quản lí dự án để theo dõi và kiểm soát dự án phần mềm khi nó đang được tiến hành.
Với từng bộ phận khác nhau thì công việc của từng bộ phận cũng khác nhau. Cụ thể như:
- Bộ phận theo dõi hoạt động của hệ thống: nhóm theo dõi sẽ kiểm tra hệ thống có đang hoạt động tốt hay không bằng cách nhận các phản hồi của bộ phận quản lí điểm trên trường. Nếu tình trạng tốt thì tiếp tục theo dõi, nếu tình trạng lỗi thì báo với bộ phận sửa chữa để kịp thời khắc phục lỗi.
- Bộ phận giải quyết sự cố: nhóm giải quyết sự cố nhận thông báo từ bộ phận theo dõi hoạt động của hệ thống sau đó tìm hướng giải quyết để khắc phục nhanh các lỗi càng sớm càng tốt.
Việc quản lí dự án phần mềm cần có sự kết hợp tốt giữa các bộ phận quản lí với nhau. Cụ thể như:
- Các nhóm phụ trách các nhiệm vụ khác nhau sẽ thường xuyên họp để thu thập tình trạng hoạt động của hệ thống, đưa ra các vấn đề hay sự cố gặp phải và cùng thảo luận giải quyết các sự cố với yêu cầu khắc phục sự cố một cách hiệu quả và nhanh nhất.
- Đánh giá kết quả của cuộc họp, tổng kết những bất cập hiện có trong hệ thống máy tính và đưa ra được giải pháp khắc phục lỗi. Phân công nhiệm vụ lại nếu cần thiết và phân công công việc cho các nhóm thực hiện tiếp trong thời gian tới.
- Xác định tiến độ thực hiện dự án nhằm đánh giá được những gì đã làm được, những gì chưa làm được, những vướng mắc và quan trọng hơn là xác định các mốc dự án chính thức đã được đúng tiến độ như lập lịch chưa.
- Cần có mối liên hệ với nhà quản lý để cập nhật những yêu cầu phát sinh trong quản lý nhằm điều chỉnh việc thiết kế phần mềm một cách nhanh chóng và kịp thời.
- Kiểm soát được nhóm sử dụng để quản trị tài nguyên dự án, giải quyết vấn đề và chỉ huy tất cả các thành viên trong nhóm. Nếu mọi việc đang trôi chảy (tức là dự án theo đúng lịch và trong pham vi ngân sách, các cuộc họp cho thấy có tiến bộ thực sự và đạt được những cột mốc quan trọng), thì việc kiểm soát là nhẹ nhàng. Nhưng khi vấn đề xuất hiện thì chúng ta phải biết thực thi kiểm soát để điều tiết một cách nhanh chóng và phù hợp nhất. Sau khi vấn đề đã được chuẩn đoán, có thể tập trung thêm tài nguyên phụ vào miền có vấn đề. Để nhóm có thể bố trí lại công việc của các thành viên trong nhóm hay có thể chỉnh lại lịch biểu.