- Thường xuyên thu thập ý kiến phản hồi của nhân viên.
3.2.8. Một số ý tưởng Kaizen cho C.T Group:
Trước khi áp dụng Kaizen: Không có định mức về việc sử dụng văn phòng phẩm cho từng phòng, cứ hết thì mua hoặc đăng ký mua hàng tháng và không kiểm tra hàng tồn kho dẫn đến có loại thì luôn thiếu, loại thì thừa, loại thì sử dụng quá mức
Chi phí cho văn phòng phẩm: 150 triệu/năm
Đề xuất Kaizen: Mỗi phòng sẽ cung cấp nhu cầu dự báo của phòng mình cho một bạn ở bộ phận mua hàng, bạn này có nhiệm vụ kiểm tra tồn kho trước khi gửi yêu cầu sang bộ phận đặt hàng. Nếu thấy có sự tăng đột biến về nhu cầu này, bạn Owner sẽ có trách nhiệm liên lạc với trưởng bộ phận và người đăng kí văn phòng phẩm của phòng đó để làm rõ trước khi đặt. Nếu có yêu cầu đăng kí thêm trong quá trình sử dụng thì phải được sự đồng ý của trưởng bộ phận.
Sau khi áp dụng Kaizen: Ước tính có thể tiết kiệm được 30% chi phí văn phòng phẩm -> 45 triệu/năm dựa vào bảng khảo sát nhu cầu thực tế của từng nhân viên cho văn phòng phẩm.
3.8.4.2. Tiết kiệm giấy:
Trước khi áp dụng Kaizen: Các nhân viên sử dụng giấy in văn phòng mà không quan tâm có thể tái sử dụng được hay không hoặc tiết kiệm bằng cách in hai mặt.
Chi phí cho giấy in: 20 triệu/năm.
Đề xuất Kaizen: Gửi cho toàn thể nhân viên hướng dẫn cách in hai mặt và những tác hại đến môi trường khi sử dụng giấy quá mức, khuyến khích nhân viên lưu trữ, chuyển tài liệu qua file mềm. Tiến hành phân loại rác thải thành ba loại: giấy, nhựa và các chất hữu cơ để có thể tái chế lại.
Sau khi áp dụng Kaizen: Ước tính có thể tiết kiệm được 50% chi phí giấy in, giảm được ô nhiễm môi trường và kích thích tinh thần bảo vệ môi trường của toàn thể nhân viên.
3.8.4.3. Tiết kiệm điện:
Trước khi áp dụng Kaizen: Nhân viên thường xuyên không tắt đèn, quạt, máy lạnh trước khi ra khỏi phòng họp hoặc trước lúc ra về.
Tiền điện: 10 triệu/tháng.
- Lắp đặt đèn trần riêng biệt cho từng khu vực bàn làm việc và có sợi công tắc ngay tại đó để có thể tắt một cách nhanh chóng trước khi đi họp.
- Dán thông báo ở mỗi phòng nhắc nhở mọi người tắt các thiết bị điện trước khi ra khỏi phòng họp.
- Phổ biến chương trình tắt điện 1 giờ vào buổi trưa khi đi ăn cơm.