phần tư đầu tư xõy dựng E con:
Là một cụng ty tư vấn đầu tư xõy dựng, kinh doanh đa dạnh cỏc ngành nghề trong lĩnh vực xõy dựng thụng qua hỡnh thức đấu thầu nờn địa bàn hoạt động của Cụng ty trải dài khắp mọi nơi trờn toàn quốc (kể cả vựng sõu vựng xa), nhưng thị trường chủ yếu của Cụng ty là ở Hà Nội và cỏc tỉnh phớa Bắc.
Xõy lắp là một ngành sản xuất đúng vai trũ quan trọng trong nền kinh tế quốc dõn. Với chức năng tạo cơ sở vật chất, ngành xõy lắp luụn luụn phải đi trước tạo tiền đề phỏt triển cho cỏc ngành kinh tế khỏc. So với cỏc ngành sản xuất khỏc, ngành xõy lắp cú những đặc điểm riờng về quỏ trỡnh sản xuất cũng như sản phẩm hoàn thành.
Sản phẩm xõy lắp thường cố định tại nơi sản xuất cũn cỏc điều kiện sản xuất (xe, mỏy, thiết bị thi cụng, người lao động, v.v) phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm. Cụng tỏc quản lý, cụng tỏc kế toỏn vật tư, tài sản vỡ thế mà phức tạp do ảnh hưởng của điều kiện tự nhiờn, dễ mất mỏt, hư hỏng v.v
Sản phẩm xõy lắp từ khi khởi cụng cho đến khi hoàn thành cụng trỡnh bàn giao đưa vào sử dụng thường kộo dài, phụ thuộc vào quy mụ, tớnh phức tạp về kỹ thuật của từng cụng trỡnh. Quỏ trỡnh thi cụng được chia thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại chia thành nhiều cụng việc khỏc nhau. Cỏc cụng việc thường diễn ra ngoài trời nờn chịu tỏc động rất lớn của cỏc nhõn tố mụi trường như nắng, mưa, bóo lũ v.v Do đú, cỏc nhà thầu phải cú trỏch nhiệm bảo hành cụng trỡnh (chủ đầu tư giữ lại một tỷ lệ nhất định trờn giỏ trị cụng trỡnh, khi hết thời hạn bảo hành cụng trỡnh mới trả lại cho đơn vị xõy lắp.)
Khỏc với doanh nghiệp sản xuất hàng húa thụng thường, giỏ cả sản phẩm của Cụng ty hoàn toàn phụ thuộc vào kết quả đấu thầu, giỏ trị doanh thu của mỗi cụng trỡnh mang lại được xỏc định qua giỏ dự toỏn ghi trong hợp đồng xõy dựng. Do vậy, Cụng ty luụn cải tiến cụng tỏc tớnh giỏ dự toỏn ngày càng chớnh xỏc hơn để tạo ưu thế cạnh tranh, cú như vậy mới cú thể thắng thầu được nhiều cụng trỡnh. Ngoài ra Cụng ty vẫn luụn phấn đấu đảm bảo yờu cầu về kỹ thuật và thi cụng đỳng tiến độ nhằm tạo uy tớn trờn thị trường.
Cụng ty luụn mở rộng khai thỏc thị trường tiềm năng, đồng thời luụn giữ mối quan hệ tốt với những khỏch hàng và đối tỏc cũ của. Chỳ trọng tới cụng tỏc chăm súc khỏch hàng với phương thức bảo hành tốt những sản phẩm mỡnh cung cấp, đội ngũ nhõn viờn cú trỡnh độ và nghiệp vụ cao đó giỳp cho khỏch hàng và đối tỏc trao trọn niềm tin vào cụng ty.
Trong những năm tới, mục tiờu chiến lược của Cụng ty là xõy dựng Cụng ty ngày càng lớn mạnh, phỏt triển một cỏch bền vững trờn cơ sở: tất cả cho chất lượng cụng trỡnh, tuõn thủ nguyờm tỳc cỏc qui định của phỏp luật, hài hũa lợi ớch giữa cụng ty với cỏc đối tỏc, giữa người lao động và cụng ty.
Đồng thời nõng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng thờm thu nhập cho người lao động, tớch cực hoàn thành nghĩa vụ nộp Ngõn sỏch với Nhà nước.
2.1.2.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất- kinh doanh của Cụng ty cổ phần tư đầu tư xõy dựng E con:
Là một đơn vị cú đặc thự sản xuất thuộc ngành xõy lắp nờn hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty cú những đặc điểm riờng biệt, khi trỳng thầu cụng trỡnh sẽ giao khoỏn từng phần việc hoặc toàn bộ cụng việc cho mỗi đội sản xuất( tựy thuộc vào khối lượng quy mụ cụng trỡnh).
Quy trỡnh sản xuất diễn ra liờn tục, trải qua nhiều giai đoạn khỏc nhau nhưng cơ bản vẫn theo một quy trỡnh chung như sau:
Sơ đồ 2 . 1 : Quy trỡnh xõy dựng 1 cụng trỡnh
(Nguồn : Phũng Thiết kế 1)
Sơ đồ 2.2: Tổ chức tổ - đội thi cụng
( Nguồn : Phũng Thiết kế 1)
Cỏc giai đoạn đầu tư xõy dựng cụng trỡnh : - Giai đoạn chuẩn bị đầu tư
+ Để nhận được phộp đầu tư xõy dựng một cụng trỡnh thỡ Phũng thị trường kết hợp cựng Giỏm đốc và cỏc phũng ban trong đơn vị từ sự nắm rừ
Chủ đầu tư Nhận hồ sơ Lập dự ỏn thi cụng
và lập dự toỏn Nghiệm thu, bàn
giao, xỏc định kết quả, lập quyết toỏn
Tiến hành
xõy dựng Chuẩn bị nguồn nhõn lực
Tham gia đấu thầu Thắng thầu Chuẩn bị nguồn lực Nhõn viờn kỹ thuật Đội trưởng
Nhõn viờn kinh tế đội
cỏc thụng tin đầu tư xõy dựng cơ sở hạ tầng trong và ngoài nước mà tham gia dự thầu.
+ Khi nhận được hồ sơ thầu, Phũng kế hoạch thống kờ, Phũng kỹ thuật,Phũng thiết kế,Phũng tư vấn giỏm sỏt Phũng vật tư thiết bị, phũng thị trường cựng hỗ trợ nhau lập dự ỏn thi cụng và dự toỏn cho cụng trỡnh.
+ Hồ sơ thầu được gửi đi tham gia đấu thầu
+ Cụng ty thắng thầu bắt đầu chuẩn bị cho giai đoạn thực hiện đầu tư. - Giai đoạn thực hiện đầu tư
+ Tiếp xỳc thăm dũ thị trường trong nước hoặc ngoài nước để tỡm nguồn cung ứng vật tư, thiết bị từ cỏt, đỏ, xi măng, thộp …, tỡm hiểu khả năng cú thể huy động nguồn vốn để đầu tư mà chủ yếu là vay ngõn hàng để lựa chọn hỡnh thức đầu tư phự hợp với từng cụng trỡnh.
+ Điều tra khảo sỏt địa điểm mà chủ đầu tư xõy dựng. + Lập dự ỏn đầu tư.
+ Gửi hồ sơ dự ỏn và cỏc văn bản liờn quan đến giỏm đốc cụng ty, chủ đầu tư, UBND quận (huyện), phường (xó) nơi đặt địa điểm cụng trỡnh tổ chức cho vay vốn đầu tư và cơ quan thẩm định dự ỏn.
+ Cỏc đội cử nhõn cụng san lấp mặt bằng, chuẩn bị điện, nước, cụng xưởng kho tàng, bến cảng, đường xỏ, lỏn trại và cụng trỡnh tạm phục vụ thi cụng, chuẩn bị vật liệu xõy dựng …
+ Tiến hành thi cụng xõy lắp cụng trỡnh theo đỳng thiết kế, dự toỏn và tổng tiến độ được duyệt.
- Giai đoạn kết thỳc đưa cụng trỡnh vào khai thỏc sử dụng
+ Cụng ty đạt được thành tựu và uy tớn như hiện nay là cỏc cụng trỡnh do Cụng ty đầu tư xõy dựng đều hoàn thành và đưa vào sử dụng đồng bộ, hoàn chỉnh, đỳng thời hạn quy định theo tổng tiến độ, đảm bảo chất lượng và hạ giỏ thành xõy lắp.
+ Khi hoàn thành cụng trỡnh chủ đầu tư đến nghiệm thu, Cụng ty bàn giao cụng trỡnh, thực hiện việc kết thỳc xõy dựng, vận hành cụng trỡnh và hướng dẫn sử dụng cụng trỡnh cho chủ thầu, chủ đầu tư giữ lại 5 % giỏ trị hợp đồng để bảo hành cụng trỡnh, quyết toỏn vốn đầu tư, phờ duyệt quyết toỏn. Nghĩa vụ thực hiện hợp đồng xõy dựng chấm dứt hoàn toàn khi hết thời hạn bảo hành cụng trỡnh.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty cổ phần đầu tư xõy dưng E Con:
2.1.3.1 Tổ chức bộ mỏy kế toỏn tại Cụng ty cổ phần tư đầu tư xõy dựng E con:
Bộ mỏy kế toỏn của cụng ty là một bộ phận rất quan trọng, cú chức năng tham mưu và giỳp việc cho Giỏm đốc trong lĩnh vực quản lý tài chớnh của cụng ty, phản ỏnh tỡnh hỡnh tài chớnh của cụng ty qua cỏc bỏo cỏo tài chớnh và bỏo cỏo thuế,… Do đú, cần phải tổ chức cụng tỏc kế toỏn khoa học và hợp lý đảm bảo cho kế toỏn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận và đỏp ứng được yờu cầu quản lý sản xuất.
Bộ mỏy kế toỏn của cụng ty được tổ chức theo mụ hỡnh kế toỏn tập trung, nghĩa là cụng tỏc kế toỏn được thực hiện tại Phũng Tài chớnh - Kế toỏn của cụng ty. Tất cả những cụng việc từ xử lý chứng từ, ghi sổ, kế toỏn chi tiết, ghi sổ tổng hợp, lập bỏo cỏo và phõn tớch bỏo cỏo cho tới việc hướng dẫn, kiểm tra, đụn đốc cụng tỏc kế toỏn ở đội sản xuất.
Phũng Tài chớnh - kế toỏn của cụng ty gồm cú 8 lao động kế toỏn trong đú cú 1 kế toỏn trưởng, 7 nhõn viờn kế toỏn phần hành, và kế toỏn đội ở cỏc đội sản xuất. Nhõn viờn Phũng Tài chớnh - Kế toỏn đều là những người cú trỡnh độ chuyờn mụn cao (đại học và trờn đại học) cũn nhõn viờn kế toỏn đội cú trỡnh độ trung cấp.
Mỗi nhõn viờn kế toỏn đều được phõn định rừ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể theo sự phõn cụng của kế toỏn trưởng, mỗi người được phõn cụng nhiệm cụ khỏc nhau tạo nờn hệ thống nhất.
Sơ đồ 2.3: Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn
KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP Kế toỏn thanh toỏn Kế toỏn tiền lương Kế toỏn ngõn hàng Kế toỏn TSCĐ CCDC vật tư Kế toỏn thuế Thủ quỹ Kế toỏn đội
(Nguồn: Phũng Tài chớnh kế toỏn)
Chỳ thớch:
Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ tỏc nghiệp:
Kế toỏn trưởng:
- Tổ chức thực hiện toàn bộ cụng tỏc tài chớnh kế toỏn của Cụng ty theo cỏc điều khoản khỏc của luật kế toỏn Việt Nam.
- Phụ trỏch phũng tài chớnh kế toỏn Cụng ty và cụng tỏc kế toỏn tài chớnh chung của toàn cụng ty, tổng hợp cỏc thụng tin kinh tế tài chớnh kế toỏn, cung cấp phục vụ cho yờu cầu của Giỏm đốc và cỏc phũng ban cú liờn quan.
- Tham mưu và giỳp việc cho Giỏm đốc trong lĩnh vực quản lý tài chớnh của Cụng ty
- Kiểm tra, kiểm soỏt việc chi tiờu đỳng với quy định của Nhà nước, của Cụng ty về chế độ quản lý tài chớnh.
- Hướng dẫn, kiểm tra đụn đốc cỏc Phũng, Ban, cỏc Đội thi cụng thu thập chứng từ để phục vụ cụng tỏc thanh quyết toỏn.
- Xỏc định và phản ỏnh chớnh xỏc, kịp thời đỳng chế độ, tỡnh hỡnh, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty. Lập đầy đủ, gửi đỳng hạn và chịu trỏch nhiệm về cỏc bỏo cỏo kế toỏn, thống kờ và quyết toỏn của Cụng ty theo đỳng chế độ quy định.
- Chịu trỏch nhiệm về mọi hoạt động tài chớnh của Cụng ty.
- Cập nhật thường xuyờn cỏc chứng từ phỏt sinh và thực hiện cỏc bỳt toỏn vào chương trỡnh kế toỏn. Hệ thống và kiểm soỏt việc lưu trữ chứng từ kế toỏn tổng hợp.
- Tổng hợp chứng từ liờn quan đến chi phớ sản xuất do kế toỏn cỏc phần hành lập và tớnh ra giỏ thành sản phẩm theo từng quý
- Tổng hợp chứng từ, sổ sỏch kế toỏn và lập cỏc bỏo cỏo kế toỏn tổng hợp - Lập bỏo cỏo thuế hàng thỏng gửi cho nội bộ đơn vị
- Chịu trỏch nhiệm trước Kế toỏn trưởng đối với cỏc bỏo cỏo kế toỏn và cỏc chứng từ kốm theo
Kế toỏn thanh toỏn:
- Tiếp nhận và kiểm tra cỏc chứng từ thanh toỏn của cỏc đội (trừ thanh toỏn lương).
- Theo dừi chi tiết từng khoản tạm ứng, thanh toỏn theo đối tượng và theo từng cụng trỡnh
- Hàng thỏng, Kế toỏn thanh toỏn tổng hợp số dư Nợ để đốc thỳc việc thanh toỏn. Cuối mỗi cụng trỡnh thanh quyết toỏn phải đối chiếu toàn bộ cụng nợ của cụng trỡnh và tất toỏn với đơn vị.
- Đụn đốc cỏc đội, cỏc đối tương liờn quan nộp hồ sơ, chứng từ một cỏch kịp thời làm cơ sở kờ khai thuế, lập bỏo cỏo doanh thu hàng thỏng và ghi chộp sổ kế toỏn.
- Cỏc cụng việc khỏc theo yờu cầu
Kế toỏn tiền lương:
- Tiếp nhận và kiểm tra cỏc bảng tạm ứng, thanh toỏn tiền lương của cỏc đội.
- Bỏo cỏo tỡnh hỡnh tăng giảm lao động, tiền lương với cơ quan BHXH - Tớnh toỏn quỹ lương theo thụng bỏo đó được duyệt của Sở LĐTBXH, trớch BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN theo đỳng chế độ quy định.
- Theo dừi tỡnh hỡnh thu, nộp BHXH của người lao động và cỏc cụng việc khỏc cú liờn quan.
Kế toỏn ngõn hàng:
- Giao dịch với ngõn hàng, kết hợp cựng kế toỏn thanh toỏn với cụng việc thu chi tiền gửi ngõn hàng
- Theo dừi tỡnh hỡnh biến động cỏc quỹ cơ quan
- Chi, mở sổ theo dừi việc luõn chuyển tiền tệ cuối ngày, tuần, thỏng, phải đối chiếu khớp với thủ quỹ.
Kế toỏn tài sản cố định, vật tư, cụng cụ dụng cụ:
- Thu thập hồ sơ, chứng từ, mở sổ sỏch quản lý theo dừi TSCĐ, CCDC, vật tư tăng giảm trong kỳ của Cụng ty.
- Theo dừi việc trớch khấu hao TSCĐ hàng thỏng theo quy định chế độ kế toỏn mà Bộ Tài chớnh quy định (Thụng Tư số 203/2009/TT-BTC), lập cỏc bỏo cỏo kiểm kờ định kỳ TSCĐ theo mẫu quy định của Bộ Tài chớnh. Thu thập và kiểm tra hồ sơ Nhật trỡnh mỏy, tớnh toỏn và phõn bổ khấu hao vào cỏc cụng trỡnh liờn quan.
Kế toỏn thuế:
- Tớnh toỏn số thuế của từng loại thuế mà cụng ty phải chịu, quyết toỏn thuế và nộp thuế cho cơ quan nhà thuế.
Thủ quỹ:
- Phải đảm bảo an toàn tuyệt đối quỹ tiền mặt, chỉ được phộp xuất tiền ra khỏi quỹ khi đó cú phiếu chi được ký duyệt.
- Khi quản lý quỹ tiền ngõn phiếu, phải lưu ý thời hạn trỏnh để quỏ hạn - Căn cứ vào cỏc phiếu thu- chi hàng ngày để lập bỏo cỏo quỹ, đối chiếu thường xuyờn với kế toỏn tiền mặt.
Kế toỏn tại cỏc đội sản xuất:
- Quản lý toàn bộ hồ sơ phỏp lý, chất lượng của cụng trỡnh, theo dừi cõn đối thu chi, tập hợp cỏc hoỏ đơn, chứng từ cú liờn quan đến thanh quyết toỏn cụng trỡnh đưa về cụng ty.
Cụ thể là:
- Theo dừi hạch toỏn chi tiết vật tư, tiền lương, chi phớ bằng tiền khỏc, tập hợp chi phớ phỏt sinh ban đầu cỏc hợp đồng, cỏc cụng trỡnh
- Tổng hợp số liệu bỏo cỏo lờn phũng tài chớnh của cụng ty giải trỡnh cụ thể và hợp lý hoỏ mọi số liệu tài chớnh liờn quan đảm bảo thụng tin tài chớnh được cung cấp đầy đủ lành mạnh, chớnh xỏc.
2.1.3.2 Tổ chức hệ thống kế toỏn tại Cụng ty cổ phần tư đầu tư xõy dựng E con:
* Cỏc chớnh sỏch kế toỏn chung:
Chế độ kế toỏn ỏp dụng tại cụng ty theo Quyết định số15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh về việc ban hành chế độ kế toỏn doanh nghiệp được ỏp dụng tại Cụng ty như sau:
- Niờn độ kế toỏn: Bắt đầu từ ngày 01/01 kết thỳc ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chộp: đồng Việt Nam
Nguyờn tắc: Phương phỏp chuyển đổi từ cỏc đồng tiền khỏc, thu chi theo tỉ giỏ thực tế của Ngõn hàng Đầu tư và Phỏt triển Việt Nam cụng bố.
- Cụng ty ỏp dụng hệ thống tài khoản theo chế độ kế toỏn, chuẩn mực kế toỏn hiện hành.
- Tớnh thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ.
- Phương phỏp kế toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn
- Xỏc định trị giỏ vật tư xuất kho theo phương phỏp thực tế đớch danh. - Phương phỏp khấu hao TSCĐ theo phương phỏp đường thẳng theo Thụng Tư số 203/2009/TT-BTC, ngày 20/10/2009 của bộ trưởng BTC.
- Phương phỏp tập hợp chi phớ sản xuất là phương phỏp trực tiếp - Phương phỏp đỏnh giỏ sản phẩm dở dang theo chi phớ dự toỏn. - Phương phỏp tớnh giỏ thành theo phương phỏp giản đơn
- Phần mềm kế toỏn: FAST.
* Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toỏn:
Cụng tỏc kế toỏn của Cụng ty được thực hiện theo chế độ kế toỏn hiện hành của Bộ Tài chớnh. Cỏc chứng từ ỏp dụng tại cụng ty đều tuõn thủ theo đỳng quy định của Nhà nước, được lập theo mẫu đó in sẵn của Bộ Tài chớnh ban hành.Cỏc mẫu khụng bắt buộc, cụng ty thực hiện theo hướng dẫn của Bộ tài chớnh, xõy dựng cỏc chứng từ tương đối hoàn chỉnh và phự hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị.