6. Nhận và nhượng tái bảohiểm các nghiệp vụ
2.2.2. Công tác đề phòng hạn chế tổn thất
Đề phòng hạn chế tổn thất là những hoạt động nhằm ngăn ngừa hạn chế giảm bớt rủi ro có thể xảy ra gây thiệt hại cho các công trình xây dựng, lắp đặt. Đây là vấn đề đáng quan tâm của người được bảo hiểm, người tham gia bảo hiểm cũng như PTI
Đứng trên giác độ người được bảo hiểm, người tham gia bảo hiểm, họ không muốn gặp rủi ro để nhận số tiền bồi thường của nhà bảo hiểm. Vì cho dù khi
xảy ra tổn thất họ có được người bảo hiểm bồi thường thì công việc sản xuất kinh doanh vẫn bị ảnh hưởng, ngoài ra họ còn bị thiệt hại về mặt tài chính đó là mức khấu trừ mà người bảo hiểm đưa ra để nâng cao trách nhiệm của họ. Về phía PTI, muốn Công ty làm ăn có lãi đảm bảo kinh doanh và phát triển thì đồng thời phải tăng nguồn thu từ khâu khai thác và giảm tối đa các khoản chi có thể được. Khoản bồi thường thiệt hại chiếm tỷ lệ lớn nhất trong cơ cấu chi của Công ty. Do đó nếu giảm được khoản chi này thì sẽ đảm bảo nâng cao hiệu quả kinh doanh và tăng quỹ dự trữ cho Công ty. Công việc đề phòng hạn chế tổn thất đóng một vai trò hết sức quan trọng trong việc giảm chi bồi thường cho Công ty.
Đặc biệt đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt thường là có giá trị công trình rất lớn nên khi tổn thất xảy ra thường để lại hậu quả trầm trọng về ngươi và tài sản. Vì vậy kiểm soát tổn thất là một khâu có ý nghĩa quan trọng không chỉ đối với người được bảo hiểm mà cả nhà bảo hiểm.
Trên cơ sở đánh giá đúng vai trò của công tác này, PTI đã thực hiện được một số hoạt động sau đây:
Trong thời gian đầu công tác đề phòng hạn chế tổn thất chủ yếu tập trung vào công tác kiểm tra thường xuyên công trình được bảo hiểm, phối hợp với các cơ quan hữu quan trong việc đề phòng hạn chế tổn thất xảy ra. Công ty đã thiết lập quỹ đề phòng hạn chế tổn thất theo tỷ lệ doanh thu để chi cho công tác này.
Công ty đã kết hợp với các chủ đầu tư, chủ thầu cùng nhau góp vốn để mua một số vật liệu, công cụ ngăn chặn rủi ro, mua các phông bạt che mưa nắng cho các thiết bị, tạo các lưới sắt bảo vệ…
Bên cạnh các rủi ro lớn như động đất, sụt, lún… thì trong quá trình thị công có rủi ro dễ dàng gây thiệt hại cho công trình, đó là hoả hoạn. Nguyên nhân cơ bản của hoả hoạn là do công trình cũng như máy móc thiết bị ngày càng sử dụng nhiều các vật liệu dễ cháy, dễ bắt lửa. Chú trọng điểm này, Công ty một
mặt phối hợp với các chủ thầu để mua các bình cứu hoả đặt tại nơi dễ xảy ra hoả hoạn. Mặt khác Công ty đặt mối quan hệ với các công ty giám định, cục giám định Bộ Xây dựng, cơ quan phòng cháy chữa cháy… nhờ họ giúp đỡ trong công tác kiểm tra giám sát thường xuyên tại công trường để để phòng và phối hợp hành động khi có hoả hoạn xảy ra.
Công ty có những tư vấn với khách hàng trong việc xếp dỡ các nguyên liệu, vật liệu tại công trường, nơi để xe, máy, thiết bị… sao cho thuận tiện đường đi và đảm bảo an toàn trong việc cứu chữa cũng như khắc phục khi có tổn thất xảy ra.
Trong thời gian tới, để có thể thực hiện tốt công tác này, cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh thì Công ty phải nâng tỷ lệ lập quỹ đề phòng cao hơn nữa để công tác đề phòng xứng đáng với tầm quan trọng của nó trong quá trình triển khai nghiệp vụ bảo hiểm xây dựng - lắp đặt .
2.2.3. Công tác giám định bồi thường.
Trong những trường hợp không may nếu tổn thất xảy ra gây thiệt hại đến công trình, người được bảo hiểm mong muốn các công ty bảo hiểm sẽ nhanh chóng bồi thường cho họ để kịp thời tiếp tục tiến hành thi công, mà họ không muốn gặp phải thủ tục rườm ra hay chậm trễ của người bảo hiểm trong việc giám định bồi thường thiệt hại xảy ra. Sau hơn mười năm hoạt động, Công ty đã có nhiều kinh nghiệm, cũng như những vấn đề phát sinh trong quá trình giám định bồi thường đã bộc lộ. Do vậy công ty đã thực hiện giám định bồi thường nghiệp vụ bảo hiểm Xây dựng - Lắp đặt theo một quy trình nhất quán trong toàn Công ty để giúp công tác này được thực hiện khoa học hơn, tránh bị chồng chéo. Quy trình đó như sau:
2.2.3.1. Thông báo tai nạn/tổn thất:
Ngay khi nhận được thông báo tai nan/tổn thất từ khách hàng qua bất cứ hình thức nào, bồi thường viên phải:
-Thu thập các thông tin ban đầu liên quan đến tổn thất theo mẫu -Mở sổ theo dõi tổn thất/sổ nhận khai báo tai nạn theo mẫu
2.2.3.2. Đánh giá sơ bộ tổn thất:
Xem xét tổn thất có được bảo hiểm hay không tại PTI
Đánh giá sơ bộ tổn thất có thuộc phạm vi trách nhiệm bảo hiểm hay không. Nếu tổn thất không được bảo hiểm hoặc có thể khẳng định ngay không thuộc trách nhiệm bảo hiểm thì có trả lời ngay cho khách hàng để khách hàng có biện pháp thích hợp đối với tài sản của mình, tránh tổn thất phát sinh.
Nếu nhận thấy chưa thể xác định ngay được và/hoặc phạm vi trách nhiệm bảo hiểm chưa rõ ràng, tiến hành các công việc sau:
-Hướng dẫn khách hàng thực hiện các biện pháp bảo lưu quyền đòi bên thứ ba như: lập biên bản giám đinh sơ bộ (niêm phong lại các dấu vết cũ để lưu); lập và gửi thông báo tổn thất cho các bên liên quan, yêu cầu người được bảo hiểm ký xác nhận.
-Thường xuyên liên hệ với người được bảo hiểm để biết được mọi tình hình về tổn thất, các quyết định xử lý, để hướng dẫn người được bảo hiểm có các hành động thích hợp giảm thiểu tổn thất.
2.2.3.3. Báo cáo và đề xuất với lãnh đạo về hướng xử lý.
Báo cáo với lãnh đạo về tổn thất theo phân cấp và đề xuất hướng xử lý. Lãnh đạo xem xét và đưa ra phương án xử lý.
Các trường hợp tổn thất trên phân cấp, tổn thất phức tạp thì phải:
-Thông báo về phòng Bảo hiểm Tài sản & Kỹ thuật - Công ty để báo các và xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo và thông báo Tái bảo hiểm.
-Trong trường hợp phải chỉ định luật sư, tư vấn hoặc phải chỉ định công ty nước ngoài điều tra, phải báo cáo Công ty xem xét quyết đinh.
Chỉ định giám định
Đơn vị chủ động tự giám định nếu:
+ Xét thấy tổn thất đơn giản và nhỏ, thuộc phân cấp của đơn vị
+ Có nguyên nhân rõ ràng, hợp đồng bảo hiểm gốc không bị ràng buộc bởi các điều khoản “Claim control”, đồng bảo hiểm hoặc tái bảo hiểm.
+ Ít có khả năng tranh chấp từ phía khách hàng.
Ngoài trường hợp nêu trên đơn vị phải tiến hành chỉ định một Công ty giám định độc lập theo Danh sách các Công ty giám định
Trong trường hợp ước tổn thất trên phân cấp, hoặc tổn thất có tính phức tạp, phải thông báo cho Phòng Bảo hiểm Tài sản & Kỹ thuật - Công ty thực hiện chỉ định giám định.
Theo dõi giám định
Công ty thoả thuận với khách hàng về việc chỉ định giám định để khách hàng tạo điều kiện, cùng phối hợp thực hiện công việc giám định và thực hiện theo kết luận của giám định sau này. Theo dõi quá trình giám định.
Trường hợp có tổn thất lớn liên quan đến trách nhiệm của bên thứ ba, bồi thường viên phải báo cáo ngay với lãnh đạo và yêu cầu khách hàng cũng như công ty giám định thực hiện các bước nhằm bảo lưu quyền khiếu nại đối với người thứ ba theo trình tự sau:
-Yêu cầu công ty giám định ước tính sơ bộ tổn thất
-Gửi yêu cầu tới các bên liên quan thực hiện giám định đối tịch
-Yêu cầu chính quyền địa phương can thiệp trong trường hợp bên thứ ba bất hợp tác.
Trường hợp do tính chất của vụ tổn thất yêu cầu phải tổ chức sửa chữa hoặc bán đấu giá tài sản để xác định tổn thất, thương lượng với khách hàng rồi tổ chức thực hiện với sự chứng kiến của các bên liên quan và theo những quy định của Công ty.
chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị nhằm giải quyết các vấn đề phát sinh.
Nhận (nếu chỉ định giám đinh) hoặc phát hành (nếu trực tiếp giám định) biên bản giám định.
2.2.3.5. Thu thập hồ sơ bồi thường
Ngay sau khi việc giám định được tiến hành xong và đã có kết quả giám định, nhân viên yêu cầu khách hàng cung cấp bộ hồ sơ khiếu nại.
Hồ sơ khiếu nại bao gồm:
-Yêu cầu bồi thường tài sản bị tổn thất theo mẫu. Trường hợp người được bảo hiểm lập công văn thì phải thể hiện được nội dung tương tự. Yêu cầu bồi thường phải có dấu thể hiện thời gian nhận thư và bộ chứng từ, có bút tích của lãnh đạo đơn vị thể hiện sự phân công cán bộ xét khiếu nại.
-Danh mục các chứng từ cần thiết của hồ sơ bồi thường.
Sau khi nhận được Hồ sơ yêu cầu bồi thường, bồi thường viên phải xem xét hồ sơ và nếu cần bổ sung những chứng từ còn thiếu thì phải yêu cầu trong thời gian không quá 7 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ.
Đối với sự cố tổn thất hàng hoá trong kho, trong nhà máy, yêu cầu niêm phong ngay các chứng từ liên quan đến phiếu xuất, nhập kho. Các file dữ liệu về lượng hàng xuất, nhập trong máy vi tính ngay tại thời điểm mới phát hiện được tổn thất. (Phần này phải được áp dụng ngay từ khi tự giám định/ chỉ định, yêu cầu giám định)
Đối với các chi phí phát sinh sau tổn thất: yêu cầu cung cấp các hoá đơn, biên lai thu tiền.
2.2.3.6. Kiểm tra hồ sơ - bộ chứng từ
Ngay khi tiếp nhận hồ sơ bồi thường của khách hàng, bồi thường viên phải kiểm tra, xem xét bộ chứng từ được cung cấp có thể hiện đầy đủ các chi tiết số liệu cần thiết, các chứng từ có hợp pháp, hợp lệ hay không.
Việc kiểm tra bộ chứng từ phải có bút tích ghi nhận lại. Nếu thấy chứng từ thiếu cần bổ sung, hoặc cần sửa đổi cho chính xác thì cần gửi văn bản nhắc
người được bảo hiểm cung cấp.
2.2.3.7. Xét bồi thường.
Xác minh phí
Chỉ xem xét khiếu nại khi đã có xác minh phí bảo hiểm. Trường hợp có vấn đề nảy sinh liên quan đến phí bảo hiểm, cần phải có ý kiến chỉ đạo của đơn vị. Trong mọi trường hợp, việc không đóng phí bảo hiểm theo quy định và thoả thuận trong hợp đồng luôn đồng nghĩa với việc tổn thất không nằm trong phạm vi trách nhiệm bảo hiểm. Vì vậy, xác nhận đóng phí phải ghi rõ số hợp đồng bảo hiểm, số tiền đã đóng và thời điểm đóng phí.
Kiểm tra tính hợp lệ của tổn thất
Xem xét tổn thất có thuộc phạm vi trách nhiệm của hợp đồng bảo hiểm hay không là bước quan trọng, cần được xem xét và đánh giá thận trọng và chính xác. Các điểm cần xem xét gồm:
-Người khiếu nại có quyền lợi bảo hiểm vào thời điểm khiếu nại hay không? Người khiếu nại phải chứng minh rằng họ có quyền lợi bảo hiểm khi khiếu nại người bảo hiểm trên cơ sở hợp đồng bảo hiểm
-Tổn thất có xảy ra trong thời hiệu của hợp đồng bảo hiểm không? Thời hiệu bảo hiểm được xét trên cơ sở phù hợp giữa thời gian và không gian của đối tượng bảo hiểm
-Tổn thất có thuộc những điểm loại trừ không?
-Tổn thất có vi phạm các thoả thuận riêng được quy định trong đơn bảo hiểm/ hợp đồng bảo hiểm không?
Trên cơ sở xem xét các điểm nêu trên để đánh giá có hay không có trách nhiệm bảo hiểm đối với khiếu nại của người khiếu nại. Nếu có những điểm chưa rõ ràng, cần bổ sung thêm chứng từ thì sang bước tiếp theo là hoàn thiện bộ chứng từ. Nếu thuộc phạm vi trách nhiệm theo hợp đồng bảo hiểm thì tiến hành bước Tờ trình bồi thường.
Hoàn thiện chứng từ
chứng từ hoặc tôt chức đi kiểm tra tái giám định, thu thập thông tin từ các đơn vị khác có thể liên quan. Trường hợp các chứng từ trong bộ hồ sơ khiếu nại chưa làm sáng tỏ được tổn thất có thuộc trách nhiệm bảo hiểm hay không thì tuỳ từng trường hợp vướng mắc ở điểm nào để có hướng tập trung thu thập tiếp cơ sở chứng cứ làm sang tỏ điểm đó. Thường có các hướng sau:
-Yêu cầu người khiếu nại cung cấp thêm chứng từ, có thể là: hợp đồng mua bán, biên bản hoàn công, hoá đơn, biên lai thu phí, các biên bản của cơ quan hữu quan.
-Tổ chức thực hiện, kiểm tra, tái giám định, thu thập hồ sơ chứng cứ từ các đơn vị có liên quan trong và ngoài Công ty.
Tờ trình bồi thường
Sau khi xem xét các bước trên bồi thường viên tiến hành lập Tờ trình bồi thường. Trong đó có một số vấn đề cần thực hiện như sau:
Xét số tiền bồi thường: Cán bộ xét bồi thường phải làm đề xuất nêu các điểm sau:
-Tổn thất do thuộc phạm vi trách nhiệm bảo hiểm. Tổn thất được qui thành đơn vị chuẩn.
-Tính số tiền khiếu nại dự kiến bồi thường: có thể có các trường hợp sau:
+ Tổn thất toàn bộ thực tế hay ước tính: bồi thường theo gía trị thực tế ngoài thị trường nhưng không vuợt quá số tiền bảo hiểm theo hợp đồng bảo hiểm và trừ đi mức khấu trừ
+ Tổn thất về chi phí: Có thể có các chi phí sau trong một hồ sơ bồi thường: chi phí ngăn ngừa hoặc giảm nhẹ tổn thất thuộc phạm vi trách nhiệm bảo hiểm; chi phí để phòng và giảm thiểu tổn thất hoặc ngăn ngừa tổn thất được sự chấp thuận cảu người được bảo hiểm.
Sau khi hoàn tất Tờ trình bồi thường, bồi thường viên trình toàn bộ hồ sơ cho Lãnh đạo (theo phân cấp bồi thường) xem xét và có ý kiến về việc bồi thường.
2.2.3.8. Duyệt hồ sơ bồi thường
Lãnh đạo xem xét cho ý kiến và duyệt hồ sơ bồi thường theo phân cấp
2.2.3.9. Thông báo bồi thường
Nếu công ty không đồng ý bồi thường hoặc không thuộc trách nhiệm thì cán bộ bồi thường lập công văn gửi cho người khiếu nại giải thích rõ về việc từ chối bồi thường tổn thất mà người được bảo hiểm khiếu nại. Trong công văn phải nêu tóm tắt vụ việc và lý do khước từ trách nhiệm bảo hiểm.
Sau khi được lãnh đạo xem xét đồng ý duyệt bồi thường, cán bộ bồi thường lập thông báo bồi thường và gửi cho khách hàng để lấy ý kiến chấp nhận của họ về số tiền dự kiến bồi thường. Nếu khách hàng chấp nhận Thông báo bồi thường bằng văn bản, bồi thường viên tiến hành bước Thanh toán bồi thường. Nếu khách hàng không chấp nhận Thông báo bồi thường, bồi thường viên phải xét lại bồi thường.
Bước thanh toán bồi thường được thực hiện như sau:
- Vào sổ theo dõi hồ sơ bồi thường, có ghi nhận lại việc đánh giá nhà cung cấp dịch vụ giám định
- Trường hợp có tái chỉ định, công ty phải lấy xác nhận chấp thuận bồi thường phần trách nhiệm nhận tái của các Công ty này trước khi thanh toán bồi thường.
- Chuyển hồ sơ bồi thường cho kế toán để thực hiện việc thanh toán tiền bồi thường. Cam kết về thời hạn thanh toán của PTI trong thông báo bồi thường là 7 ngày kể từ khi có xác nhận bằng văn bản của khách hàng về số tiền bồi thường.
- Nhập thống kê theo quy định của Công ty.
2.2.3.10. Các công việc sau bồi thường
Đòi tái bảo hiểm
Đối với các trường hợp tổn thất thuộc trách nhiệm bồi thường có liên quan đến việc đòi các nhà Tái bảo hiểm, chuyển một bản thông báo bồi thường và bản sao hoá đơn phí giám định về cho Phòng Bảo hiểm Tài sản & Kỹ thuật -
công ty để tập hợp đòi Tái bảo hiểm.