6. Kết cấu đề tài
2.2.2.kiểm soát kết quả mua hàng của công ty
a, Kiểm soát kết quả mua hàng theo các mặt hàng chủ yếu (đơn vị :triệu đồng)
Tên sản phẩm Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 2010/2009
( % )
2011/2010 ( % )
máy tính văn phòng 247,2 350 428,12 41,59 22,32
laptop 321,84 410,5 532 27,39 29,6
Khoa quản trị doanh nghiệp Trần Thị Trang
Lớp K6HQ1B 26
Máy pho to 279,15 310 372 11,05 20
Máy in 336,3 361,4 376 7,34 4,04
Thiết bị mạng và phần mềm 213,45 241 267,5 12,91 11
Các linh kiện điện tử 215,3 256 284 18,9 10,94
Máy chấm công 246,72 301,4 348,2 22,16 15,53
Bảng 2 : kết quả mua hàng theo mặt hàng chủ yếu
Nhìn vào bảng 2 ta thấy tổng trị giá mua vào của 3 năm đều tăng. Năm 2010 doanh số mua vào tăng so với năm 2009. Năm 2011 tỷ lệ tăng doanh số mua vào là 22,32% so với 2010. Như vậy có thể đánh giá được rằng doanh nghiệp đã không ngừng tăng quy mô kinh doanh, đầu vào tăng lên chứng tỏ đầu ra cũng tăng do công ty luôn tổ chức mua hàng dựa trên kế hoạch, kế hoạch lại dựa trên dự đoán nhu cầu, nên số lượng hàng hóa mua vào tăng lên được đánh giá là hợp lí so với kế hoạch bán ra.
Nhìn lại phân tích tình hình mua hàng của công ty TNHH thương mại và dịch vụ phong cách qua các mặt hàng chủ yếu ta thấy rằng 3 năm qua là năm có nhiều biến động trong công tác mua hàng. Có nhiều mặt hàng tăng nhanh về số lượng nhưng cũng có nhiều mặt hàng do nhiều yếu tố tác động làm cho số lượng hàng mua vào qua các năm có xu hướng giảm.
Năm 2011 do nền kinh kế khủng hoảng , người dân thắt chặt chi tiêu hơn nên nhu cầu của họ giảm đáng kể .Các mặt hàng của công ty đều giảm số lượng mua theo nhu cầu.
b, Kiểm soát kết quả mua hàng của công ty theo nguồn hàng (đơn vị :triệu đồng)
Nguồn mua Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 2010/2009(%) 2011/2010(%) 1.mua trong nước
Công ty cổ phần siêu thanh Hà Nội
61,7 85,61 94,73 38,75 10,65 công ty cổ phần BIGBUY 72 93,13 121,5 29,35 30,46 Công ty khác 49,67 66 79,32 32,88 20,18 2.nhập khẩu Trung quốc 103,67 133,4 151,3 28,68 13,42
Nhật bản 87,36 115 136,17 31,64 18,41
Nước khác 60 73,4 81,23 22,33 10,67
Bảng 3 : kết quả mua hàng theo nguồn hàng
Đối với doanh nghiệp thương mại hàng hóa mua vào thường được mua từ nhiều nguồn khác nhau. Để đạt được hiệu quả cao trong kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải tiến hành phân tích tình hình mua hàng theo từng nguồn hàng để thấy được sự biến động tăng, giảm từ đó tìm ra những ưu điểm, lợi thế cũng như những điểm tồn tại, vướng mắc trong những nguồn hàng mua, làm cơ sở cho những căn cứ cho việc lựa chọn nguồn cung cấp có lợi, mang lại hiệu quả kinh doanh.
Qua bảng 3 ta thấy công ty chủ yếu mua hàng trong nhập khẩu. Chủ yếu nhập khẩu từ trung quốc . Năm 2009 ,Công ty nhập khẩu hàng từ trung quốc chiếm 41,3% trong tổng số nguồn hàng nhập khẩu .
Về nguồn hàng trong nước công ty có một số nhà cung cấp nhưng chủ yếu mua hàng tại công ty cooe phần BIGBUY chiếm 39,26% ( năm 2009 )tổng số nguồn hàng mua trong nước
Trong 3 năm kết quả mua hàng của công ty TNHH thương mại và dịch vụ phong cách có xu hướng tăng .tuy nhiên năm 2011 thì tăng nhẹ so với các năm do ảnh hưởng khủng hoảng kinh tế .
2.2.3. kiểm soát nhân sự trong khâu mua hàng
Đối với công tác tổ chức hoạt động mua hàng:
Bộ phận mua hàng thuộc phòng quản lí kinh doanh. Gồm trưởng phòng kinh doanh và sáu nhân viên mua hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trưởng phòng là người có trách nhiệm dự thảo hợp đồng kinh tế (đối với những mặt hàng có giá trị lớn), báo cáo giám đốc quá trình thực hiện mua hàng,đồng thời chịu trách nhệm trước giám đốc về quá trình thực hiện hợp đồng. Trưởng phòng kinh doanh luôn đôn đốc, theo dõi, kiểm tra công tác mua hàng và dự trữ.
Mỗi nhân viên mua hàng được giao nhiệm vụ kí kết hợp đồng, giao dịch với nhà cung cấp của một hoặc một số loại hàng hoá nhất định và quy định trách nhiệm rõ ràng trong việc đảm bảo cung ứng hàng hóa cho bán hàng, thực hiện hợp đồng đã kí kết. Nếu do chủ quan, thiếu trách nhiện gây thiệt hại về kinh tế cho công ty thì những nhân viên này sẽ phải bồi thường thiệt hại tuỳ theo mức độ do công ty quy định.
Khoa quản trị doanh nghiệp Trần Thị Trang
Lớp K6HQ1B 28
Mặt khác những nhân viên này cũng được hưởng “ tháng lương thứ mười ba” nếu trong năm nhân viên hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn, mua được hàng theo đúng tiêu chuẩn, chi phí mua hàng nhỏ nhất, trực tiếp mang lại lợi ích kinh tế cho công ty. Mỗi nhân viên thường xuyên kiểm tra nguyên liệu tồn kho để nắm rõ tình hình nhu cầu cần mua loại hàng hoá mà mình đảm nhiệm. Với chế độ thưởng phạt vật chất đối với nhân viên mua hàng, công ty đã khuyến khích được nhân viên mua hàng hoàn thành tốt công việc mà mình được giao. Kết quả là trong những năm vừa qua công ty luôn có hàng để bán.
Về nhân sự:
Trong bộ phận mua hàng mặc dù lượng nhân viên chiếm ít hơn so với các bộ phận khác nhưng trình độ của nhân viên còn nhiều hạn chế. Có nhân viên đã tốt nghiệp đại học nhưng cũng có nhân viên mới chỉ tốt nghiệp trung học. Đây là một hạn chế lớn đối với công tác mua hàng vì thành công trong mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào nhân viên mua. Với một nhân viên có trình độ cao thì khả năng thành công là lớn. Công ty cần tổ chức đào tạo và đào tạo lại, tuyển dụng thêm nhân viên mới có khả năng thật sự trong mua hàng.
2.3. Các kết luận thực trạng công tác kiểm soát mua hàng tại công ty
Trong quá trình mua hàng công ty đã xác định được mục tiêu của công tác kiểm soát mua hàng là mục tiêu nhu cầu, mục tiêu chất lượng và mục tiêu chi phí. Công tác kiểm soát mua hàng của công ty thời gian qua có ưu điểm sau:
- Ngày càng có nhiều đối tác muốn có quan hệ làm ăn với công ty, cung cấp hàng hóa cho công ty thể hiện trong thời gian qua có rất nhiều các nhà cung cấp tự tìm đến thương lượng và đặt hàng với công ty. Vì thế công ty ngày càng có nhiều cơ hội lựa chọn nhà cung ứng tối ưu.
- Chiến lược nội địa hóa đầu vào, công ty đã tìm kiếm nhà cung cấp trong nước có thể cung cấp các mặt hàng mà công ty có nhu cầu với chất lượng đảm bảo, giá cả hợp lí giúp cho công ty có khả năng cạnh tranh với các mặt hàng ngoại và giúp cho công ty có thể giảm được chi phí mua hàng, vận chuyển và bảo quản hàng hóa.
- Khả năng quay vòng vốn do công ty thực hiện nhu cầu và đúng thời điểm, tức là chỉ khi nào cần mới mua. Mặt khác công ty đã giảm đến mức thấp nhất chi phí bảo quản do mua nhiều hàng.
Bên cạnh những ưu điểm thì công tác quản trị mua hàng còn những hạn chế sau:
- Đối với việc xác định nhu cầu mua hàng do hạn chế của nhân viên không xác định cụ thể nhu cầu của người tiêu dùng nên còn tồn tại tình trạng hàng mua không phù hợp với nhu cầu, thị hiếu của người tiêu dùng, hàng mua lỗi mốt hay mẫu mã không phù hợp.
- Việc lập kế hoạch cung ứng của công ty nhiều khi chưa chính xác, có loại thì thiếu, có loại thì
thừa. Và nhiều lần công ty phải dùng vào hàng mua vào cho kì sau. .
- Do đội ngũ cán bộ chuyên môn ít có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, khả năng phản ứng với các tình huống bất ngờ xảy ra còn kém làm cho quá trình thương lượng và đặt hàng đạt hiệu quả không cao.
- Cơ cấu mặt hàng thay đổi chậm so với nhu cầu của thị trường. Về chính sách mặt hàng kinh doanh còn chưa đa dạng, phong phú, mặt hàng chủ lực của công ty còn chưa mạnh.
- Về chính sách giá cả cũng có nhiều tiến bộ song vẫn chưa có chính sách giá lâu dài vào mục tiêu đã định mà chủ yếu nhằm vào giải quyết tốt việc bán ra. Vì vậy mà đôi khi còn làm giảm lợi nhuận kinh doanh của công ty.
- Việc phân tích, đánh giá các dữ liệu phục vụ cho mua hàng và hoạt động kinh doanh của công ty chưa được chú ý sát sao, kế hoạch mua hàng được đưa ra đôi khi không sát với thực tế.
- Công ty còn bị đọng vốn ở những mặt hàng nhập khẩu do những mặt hàng này thường phải nhập lô lớn, trong khi đó nhu cầu sử dụng lại chưa cao, lô hàng nhập lại phải sử dụng trong thời gian dài.
Khoa quản trị doanh nghiệp Trần Thị Trang
Lớp K6HQ1B 30
Chương3:
Đề xuất và kiến nghị đối với công tác kiểm soát mua hàng tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ phong cách
3.1 Phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới.
Với hơn 7 năm tồn tại và phát triển công ty TNHH thương mại và dịch vụ phong cách đã từng bước trưởng thành và mở rộng về quy mô. Sản phẩm của công ty đã đa dạng phong phú có thể đáp ứng được nhu cầu của mọi tầng lớp dân cư. Trong thời buổi hiện nay rất nhiều siêu thị điện máy và công ty về thiết bị văn phòng được mở ra nên sự cạnh tranh ngày một khắc nghiệt giữa các công ty . Để giữ được khách hàng truyền thống và thu hút được khách hàng mới về phía mình công ty đã không ngừng nỗ lực, cố gắng phấn đấu tự tìm cho mình một đường đi riêng. Vào cuối mỗi năm công ty luôn tổng kết những gì đạt được trong năm qua và đề ra phương hướng phấn đấu cho những năm tiếp theo. Đồng thời xem xét, kiểm điểm lại xem kế hoạch đề ra dài hạn có phù hợp không. Để thích ứng với tình hình kinh tế mới, công ty đã đề ra phương hướng phát của công ty trong năm tới.
Phương hướng của công ty trong năm tới:
- Doanh thu tăng từ 10-12%, nộp ngân sách nhà nước tăng từ 5-8% so với năm trước.
- Đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường để tiếp tục đưa ra thị trường những sản phẩm mới có chất lượng cao, giá thành thấp ,từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty trên thương trường. - Duy trì và phát triển sản phẩm và sản phẩm mới trên thị trường hiện tại và thị trường truyền thống. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Nâng cao chất lượng quản trị trong toàn công ty trên tất cả các khâu về mọi mặt. Nhiệm vụ của công ty trong thời gian tới.
- Tăng cường quảng bá ,giới thiệu công ty và sản phẩm tới người tiêu dùng.
- Cải tiến công tác quản lí, tổ chứa lại lực lượng lao động, bố trí, sắp xếp lao động một cách hợp lí, khoa học tiến tới tinh giảm bộ máy quản lí.
- Đẩy mạnh hoạt động bán ra, tăng doanh số bán hàng, thực hiện khoán doanh thu tới từng nhân viên bán hàng, nâng cao năng suất lao động của nhân viên.
- Coi khách hàng là trọng tâm của mọi hoạt động trong công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng.
Một số phương hướng nhằm nâng cao công tác kiểm soát mua hàng tại công ty trong thời gian tới.
Để chất lượng công tác kiểm soát mua hàng của công ty ngày càng được nâng lên, xuất phát từ thực tế, công ty đã đề ra một số phương hướng sau:
- Hoàn thiện và củng cố quy trình mua hàng của công ty theo các bước công việc một cách hợp lí. - Giải quyết tốt mối quan hệ giữa các hoạt động mua hàng, dự trữ và tiêu thụ hàng hoá. Sao cho các khâu này diễn ra một cách hài hoà và hỗ trợ cho nhau.
- Tăng cường công tác quản lí các chi phí có liên quan đến dự trữ hàng hoá. Giảm chi phi mua hàng và chi phí bảo quản hàng hoá, sao cho hai khoản chi phí này luôn bằng nhau trong mọi chu kì sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Thường xuyên nâng cao chất lượng đội ngũ lao động tham gia vào hoạt động mua hàng.
3.2 . Quan điểm giải quyết những vấn đề trong công tác kiểm soát mua hàng của công ty
Qua phân tích cơ sở lí luận của kiểm soát mua hàng ở chương 1 và qua quá trình khảo sát thực tế ở chương 2 em xin mạnh dạn đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại để hoàn thiện
Giải pháp 1: Phát triển công tác kiểm soát thị trường.
- Kiểm soát hoạt động nghiên cứu: Xác định thị trường là yếu tố sống còn của mỗi doanh nghiệp, vì vậy mà công ty phải luôn chú trọng để giữ vững thị trường cũ đồng thời không ngừng tìm kiếm và mở rộng thị trường mới. Công ty có thể tiến hành nghiên cứu thị trường thông qua việc tìm hiểu thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng, trên các tài liệu của các tổ chức kinh tế khi bắt đầu thâm nhập thị trường. Công ty tăng cường cải thiện và phát triển công tác nghiên cứu thị trường tạo cơ sở vững chắc cho việc hoạch định công tác xây dựng chiến lược thị trường.
- Kiểm soát công tác chiến lược thị trường. Công ty muốn tìm kiếm, khai thác và tận dụng cơ hội trên thị trường, công ty cần phải xây dựng chiến lược thị trường hợp lý. Việc xây dựng chiến lược được dựa trên cơ sở của quá trình đánh giá thực trạng và triển vọng của công ty trên thị trường hiện tại và tiềm năng.
hiện tốt hơn công tác kiểm soát mua hàng tại công ty.
Giải pháp 2 : Củng cố và hoàn thiện hệ thống các nhà cung cấp.
Để có một hệ thống các nhà cung cấp hợp lí đảm bảo cho quá trình mua hàng được diễn ra một cách thường xuyên, đều đặn thì công ty phải thực hiện những công việc sau:
Khoa quản trị doanh nghiệp Trần Thị Trang
Lớp K6HQ1B 32
- Công ty nên tập trung mua hàng của những nhà cung cấp đã có uy tín với công ty, Những nhà cung cấp này sẽ đảm bảo cho công ty kịp thời gian, đảm bảo đúng số lượng và chất lượng mà công ty yêu cầu. Tuy nhiên đối với họ công ty luôn phải có sự kiểm tra, giám sát chặt chẽ xem liệu chất lượng hàng hoá, giá cả cả họ so với các nhà cung cấp khác có sự khác biệt nào không. Hàng năm công ty nên tổ chức bình chọn những nhà cung cấp của mình xem có cần phải thay bằng các nhà cung cấp khác hay vẫn tiếp tục mua của các nhà cung cấp cũ. Với những nhà cung cấp mới công ty nên mua với số lượng ít để phòng ngừa rủi ro.
- Công ty nên tăng cường tìm kiếm, tạo lập nhiều mối quan hệ với các nhà cung cấp mới, từ đó tìm ra nhà cung cấp tối ưu có thể cung cấp hàng hoá cho công ty với chất lượng cao, giá thành hợp lí, kịp thời về mặt thời gian. Với sự phát triển của khoa học kĩ thuật thì ngày nay rất nhiều loại hàng hoá mới ra đời có thể thay thế hàng cũ mà giá cả, mẫu mã lại đẹp hơn và rẻ hơn. Công ty nên cố gắng tìm những sản phẩm mới có khả năng thay thế để đảm bảo có lợi nhất cho mình và người tiêu dùng. Để làm được điều đó ngoài việc nghiên cứu nhu cầu người tiêu dùng công ty nên có mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp bởi không chỉ các công ty thương mại mới là người quan tâm tới nhu cầu tiêu dùng mà ngay cả bản thân các nhà cung cấp cũng là người rất quan tâm đến các nhu cầu thị