TSCĐ trong công ty chiếm vị trí rất quan trọng trong việc tham gia vào quá trình sản xuất. Nó tham gia vào nhiều chu kỳ hoạt đông sản xuất kinh doanh và vẫn giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu cho đến khi hư hỏng. TSCĐ bị hao mòn dần và giá trị của nó được chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Bảng tổng hợp thu, chi
Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt Phiếu thu Phiếu chi Nhật ký chung Sổ cái TK 111 Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo kế toán Sổ quỹ tiền mặt
1.3.2.1 Tài khoản sử dụng
TK 211: Tài sản cố định hữu hình TK 213: Tài sản cố định vô hình TK 214: Hao mòn tài sản cố định
2.3.2.2 Chứng từ sử dụng
Kế toán TSCĐ tại Công ty Lâm nghiệp Cầu Ham sử dụng các loại chứng từ sau:
Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu 01-TSCĐ) dùng để ghi chép, theo dõi TSCĐ thay đổi. Khi có sự thay đổi, giao nhận TSCĐ do bất kỳ nguyên nhân nào cũng phải thành lập Hội đồng giao nhận TSCĐ. Hội đồng này có nhiệm vụ nghiệm thu và lập biên bản giao nhận TSCĐ theo mẫu 01 trong chế độ ghi chép ban đầu. Biên bản này lập riêng cho từng TSCĐ. Trường hợp giao nhận cùng lúc nhiều TSCĐ cùng loại thì có thể lập chung nhưng sau đó phải sao cho mỗi TSCĐ một bản để lưu vào hồ sơ riêng. Biên bản giao nhận TSCĐ được lập thành 02 bản. Bên giao và bên nhận mỗi bên giữ 01 bản.
Hồ sơ TSCĐ: Mỗi TSCĐ đều có một bộ hồ sơ riêng bao gồm Biên bản giao nhận TSCĐ, các bản sao tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng và các hoá đơn, chứng từ có liên quan đến việc mua sắm, sửa chữa TSCĐ.
Thẻ TSCĐ (mẫu số S23-DN): Thẻ được lập cho từng đối tượng ghi TSCĐ. Thẻ TSCĐ dùng chung cho mọi TSCĐ là nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị…Căn cứ để lập thẻ TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu 04-TSCĐ), Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ (Mẫu 06- TSCĐ), Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu 02-TSCĐ), Các tài liệu kỹ thuật có liên quan.
- Sổ TSCĐ (mẫu số S21-DN): Dùng để đăng ký, theo dõi và quản lý chặt chẽ TSCĐ trong doanh nghiệp từ khi mua sắm, đưa vào sử dụng đến khi giảm
TSCĐ (nhà cửa, máy móc thiết bị…). Căn cứ vào chứng từ tăng, giảm TSCĐ để ghi vào sổ TSCĐ.
2.3.2.3 Qui trình ghi sổ
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.4: Quy trình ghi sổ kế toán TSCĐ theo hình thức Nhật ký chung
Giải thích qui trình ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ để lập định khoản kế toán sau đó ghi vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian các nghiệp vụ liên quan đến việc tăng, giảm, sủa chữa, nâng cáp TSCĐ. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau khi ghi sổ Nhật Ký chung kế toán
Chứng từ gốc (Biên bản bàn giao, thanh lý TSCĐ Sổ Nhật ký chung Sổ cái TK 211,214,213,212 Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ TSCĐ
Bảng ghi tăng giảm TSCĐ Thẻ và sổ đăng ký
lấy số liệu để ghi vào sổ cái TK 211, 212, 213, 214. Cuối tháng từ sổ TSCĐ vào bảng ghi tăng, giảm TSCĐ. Đối chiếu số liệu giữa các bảng tổng hợp ghi tăng, giảm TSCĐ và sổ cái TK 211, 212, 213, 214. Cuối kỳ kế toán lấy các số liệu cần thiết trên các sổ cái để lập bảng đối chiếu số phát sinh tài khoản, đồng thời lấy số liệu trên bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết đẻ lập báo cáo.