Xuân
Nông trường cao su Phú Xuân là một đơn vị trực thuộc công ty cao su Đăk Lăk, phương thức quản lí và hạch toán tài chính của nông trường còn phụ thuộc vào công ty cao su Đăk Lăk, nên công tác quản lí, tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán cũng mang nhưng nét đặc thù riêng của
nông trường.
Công tác tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán của nông trường được tổ chức như sau:
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại nông trường
Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng
Mối quan hệ giữa kế toán trưởng với các kế toán viên trong phòng là quan hệ trực tuyến hay quan hệ chỉ đạo. Kế toán trưởng bố trí, phân công công việc. Sắp xếp các vị trí trong phòng kế toán. Xác định rõ nhiệm vụ và chức năng của từng kế toán viên trong phòng. Quan hệ giữa kế toán trưởng và các kế toán viên trong phòng là quan hệ trực tuyến hay còn gọi là quan hệ chỉ đạo. Kế toán trưởng có quyền kiểm tra, giám sát các hoạt động, công việc của kế toán viên. Hướng dẫn và chỉ đạo các kế toán viên sao cho họ làm đúng công việc và chức năng của mình.
Mối quan hệ giữa các kế toán viên trong phòng là mối quan hệ chức năng. Các kế toán viên trong phòng đều có những phần hành công việc khác nhau, giữ các nhiệm vụ và chức năng khác nhau nhưng các kế toán viên phải có sự liên kết chặt chẽ với nhau, bổ sung cho nhau để cùng thực hiện những mục tiêu chung của công tác kế toán. Quan hệ giữa các kế toán viên còn được gọi là quan hệ đối chiếu. Do đặc thù của kế toán đó là yêu cầu về độ chính xác phải cao, phải tuyệt đối nên khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh các kế toán viên phải liên hệ, đối chiếu với nhau để tránh các gian lận, sai sót.
Kế toán trưởng Kế toán thanh toán công nợ kế toán thuế Kế toán vật tư và BHXH huy động vốn KTQT, nợ Cty CSLK, N viên ISO tín dụng Kế toán tiền lương, đầu tư
CSKTCB
Thủ kho Thủ quỹ
Ví dụ: Khi có nghiệp vụ khinh tế phát sinh như sau, 1 công nhân ứng trước tiền lương trong tháng 11/2007 là 2 triệu VNĐ bằng tiền mặt. Khi đó kế toán tiền mặt phải đối chiếu với kế toán tiền lương, để xem định mức tiền lương trong tháng của công nhân là bao nhiêu? số ngày công mà công nhân đã làm là bao nhiêu?...Từ đó để xem xét xem công nhân đó có thể ứng được số tiền trên không? Khi công nhân đến chỗ thủ quỹ để nhận tiền, thủ quỹ và các kế toán lương, kế toán tiền mặt phải liên hệ xem xét xem các thủ tục đã đầy đủ, hợp lệ chưa? số tiền cần chi có đúng không?...
Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức bộ máy kế toán tại nông trường cao su Phú Xuân
- Trưởng phòng - kế toán trưởng
+ Thực hiện quyền tự chủ, chủ động tham mưu cho Giám đốc về việc quản lý, điều phối sử dụng vốn sản xuất kinh doanh theo điều lệ công ty và theo qui định của pháp luật.
+ Cùng với Giám đốc nông trường chịu trách nhiệm trước pháp luật và công ty trong phạm vi vốn và tài sản ghi trong bảng cân đối kế toán của nông trường.
+ Tổ chức công tác kế toán, công tác thống kê và bộ máy kế toán phù hợp với qui mô sản xuất và định biên của công ty.
+ Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của nông trường.
+ Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời, đúng chế độ kết quả kiểm kê tài sản hàng kì, chuẩn bị kịp thời thủ tục tài liệu cần thiết cho việc xử lý các khoản mất mát, hao hụt ,hư hỏng…đồng thời đề xuất các biện pháp giải quyết, xử lý.
+ Lập đầy đủ, gửi đúng hạn các báo cáo kế toán, thống kê và quyết toán của nông trường theo qui định.
toán Nhà nước và các qui định của công ty về thống kê, thông tin kinh tế cho bộ phận, cho cá nhân có liên quan trong nông trường và phòng kế toán - tài vụ + Các báo cáo kế toán, báo cáo thống kê, các hợp đồng kinh tế, các chứng từ tín dụng, các tài liệu liên quan đến việc thanh toán, trả lương, trả thưởng, thu - chi tiền mặt…đều phải có chữ kí của kế toán trưởng mới có giá trị pháp lý.
+ Khi phát hiện những hành động của bất cứ người nào trong đơn vị vi phạm những luật lệ, thể lệ đã được qui định thì tùy trường hợp, kế toán trưởng có quyền báo cáo cho Giám đốc đơn vị hoặc kế toán trưởng công ty hoặc cơ quan thanh tra, kiểm soát.
+ Kế toán trưởng không được lập, kí duyệt các báo cáo, chứng từ, tài liệu không phù hợp với luật lệ của Nhà nước và các qui định chung của công ty. Trường hợp Giám đốc đơn vị ra lệnh (bằng giấy hoặc bằng miệng) thực hiện một việc bị pháp luật nghiêm cấm hoặc trái với các qui định của công ty, thì kế toán trưởng có quyền từ chối, không chấp nhận, đồng thời phải báo cáo ngay bằng văn bản cho Giám đốc công ty hoặc kế toán trưởng công ty. Ngược lại, kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm như người đã ra lệnh.
- Nhân viên kế toán thanh toán công nợ nội bộ Trách nhiệm:
+ Theo dõi tình hình biến động vốn bằng tiền (viết phiếu, ghi sổ quỹ, đối chiếu giao dịch kiểm tra, kiểm soát chứng từ hàng ngày).
+ Cập nhật chứng từ phát sinh, in báo cáo quản trị theo qui định. + Theo dõi, nhắc nhở thu hồi các khoản nợ.
Quyền hạn:
+ Tham mưu cho kế toán trưởng (trưởng phòng) theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.
+ Có quyền yêu cầu cán bộ công nhân viên lập đầy đủ thủ tục đúng trình tự pháp lí khi thanh toán.
Trách nhiệm:
+ Lập kế hoạch thu hồi vốn đầu tư, vốn lưu động, các khoản nghĩa vụ các chủ hộ CSLK. Lập chứng từ thanh toán mủ cao su liên kết hàng tháng.
+ Theo dõi, thu hồi các khoản nợ tạm ứng trong cán bộ công nhân viên, nợ khách hàng.
+ Theo dõi các khoản thu phụ hàng tháng, quý, năm.
+ Thẩm định vốn vay và thu nợ. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và quỹ tín dụng theo quy định.
Quyền hạn:
+ Tham mưu cho kế toán trưởng (trưởng phòng) theo chức năng, nhiệm vụ được phân công
- Nhân viên kế toán tiền lương Trách nhiệm:
+ Tổng hợp các số liệu mủ lập bảng thanh toán lương cán bộ công nhân viên nông trường hàng tháng.
+ Tổng hợp và hạch toán lương, báo cáo quản trị tiền lương hàng tháng. + Theo dõi trái phiếu công ty, cổ phần tín dụng công ty.
Quyền hạn:
+ Tham mưu cho kế toán trưởng (trưởng phòng) theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.
+ Kiểm tra, kiểm soát tất cả chứng từ lương yêu cầu bổ sung và ký đầy đủ chứng từ theo quy định.
- Nhân viên kế toán vật tư - bảo hiểm xã hội Trách nhiệm:
+ Theo dõi nhập, xuất, tồn vật tư - phân bón - hóa chất. Cân đối kế hoạch sử dụng. Lập báo cáo vật tư định kì, báo cáo kiểm kê theo quy định.
+ Tập hợp và đề xuất thanh toán bảo hiểm xã hội 5% hàng quý, trích bảo hiểm xã hội hàng tháng.
+ Tham mưu cho kế toán trưởng (trưởng phòng) theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.
+ Giải thích cho cán bộ công nhân viên về chế độ thanh toán bảo hiểm xã hội theo quy định của Nhà nước.
- Nhân viên thủ kho, thủ quỹ Trách nhiệm:
+ Phụ trách công tác thủ kho thủ quỹ. + Lưu trữ, bảo quản chứng từ.
+ Chịu trách nhiệm về chủng loại, mẫu mã, khối lượng, chất lượng theo phiếu nhập vật tư cũng như phiếu xuất vật tư.
+ Đề xuất xử lí vật tư, hàng hóa bị hư hỏng, mất phẩm chất trong kho. Quyền hạn:
+ Tham mưu cho kế toán truởng (trưởng phòng) theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.