su Phú Xuân
3.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán tài vụ tại nông trường
- Chức năng của phòng kế toán tài vụ
+Thực hiện quản lí vốn và tài sản công ty tại đơn vị theo quy chế tài chính + Thực hiện công tác kế toán và bộ máy kế toán
+ Thực hiện công tác kế toán tài chính và kế toán quản trị
+ Hướng dẫn và thực hiện chế độ, chủ trương chính sách về kế toán tài chính
- Nhiệm vụ của phòng kế toán tài vụ
+ Công tác quản lí vốn và tài sản: Quản lí, điều phối sử dụng vốn và tài sản Giám đốc công ty giao thể hiện trên bảng cân đối kế toán, theo quy chế tài
chính công ty và quy định của pháp luật, phục vụ tốt nhất cho công tác sản xuất kinh doanh. Tham mưu sử dụng các nguồn lực tài chính, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn phát huy hiệu quả, bảo toàn và phát triển các nguồn vốn.
3.2.2 Yêu cấu công tác tổ chức kế toán tại nông trường
- Tổ chức công tác kế toán và bộ máy bộ máy kế toán tại đơn vị phù hợp với qui mô sản xuất và định biên của công ty.
- Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ vốn và tài sản phục vụ cho công tác theo dõi báo cáo và phân tích kinh tế, phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của nông trường.
- Công tác kế toán của nông trường bao gồm có kế toán tài chính và kế toán quản trị.
- Phòng kế toán của nông trường phải có trách nhiệm:
+ Lập kế hoạch tài chính hàng năm trên cơ sở định mức kinh tế - kỹ thuật công ty và kế hoạch tài chính công ty giao.
+ Thực hiện báo cáo quản trị tài chính hàng tháng theo mẫu biểu công ty cho phòng kế toán - tài chính công ty và lãnh đạo nông trường. Thông qua quản trị đề xuất các quyết định kinh tế phù hợp với định mức và kế hoạch công ty.
+ Hướng dẫn việc chấp hành chế độ thủ tục xuất - nhập vật tư tiền mặt, bảo mật số liệu, bảo vệ tài sản và tiền vốn trong đơn vị. Tuân thủ chuẩn mực kế toán, luật kế toán và pháp luật liên quan đến công tác kế toán tài chính trong đơn vị.
+ Hướng dẫn việc chấp hành chế độ, chính sách của người lao động, định mức kinh tế - kĩ thuật, dự toán chi phí, hạn mức giải quyết ứng tiền lương và các khoản phục vụ sản xuất. Thời gian, thủ tục lập bộ chứng từ thanh toán, thực hiện đúng chế độ và quy chế quy định trong doanh nghiệp.
3.2.3 Nội dung của công tác kế toán tại nông trường 3.2.3.1 Mô hình tổ chức công tác kế toán tại nông trường
Nông trường cao su Phú Xuân được tổ chức theo mô hình kế toán theo mô hình tập trung
Tức là mô hình tổ chức có đặc điểm toàn bộ công việc xử lý thông tin trong toàn nông trường được thực hiện tập trung ở phòng kế toán, còn ở các bộ phận và các đơn vị trực thuộc chỉ thực hiện việc thu thập, phân loại và chuyển chứng từ cùng các báo cáo nghiệp vụ về phòng kế toán để xử lí và tổng hợp thông tin.
3.2.3.2 Tổ chức khối lượng công tác kế toán
Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
Cũng như nhiều đơn vị khác, nông trường cao su Phú Xuân sử dụng những chứng từ ghi trong chế độ: bảng chấm công, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, biên bản giao nhận tài sản cố định.
Là một đơn vị quản lí 749 công nhân viên chức, nông trường tiến hành trả lương theo cả hình thức trả lương gián tiếp và trả lương trực tiếp, và nông trường đã sử dụng bảng chấm công để làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp cho lao động trong nông trường, đồng thời làm căn cứ để thống kê lao động tiền lương.
Do nông trường được nhận nguyên liệu, phân bón, cây giống từ công ty cao su Đăk Lăk nên công ty sử dụng phiếu nhập kho nhằm xác định rõ khối lượng, chủng loại phân bón, cây giống…mà nông trường đã được công ty cao su Đăk Lăk cấp. Đây là căn cứ để ghi thẻ kho, xác định trách nhiệm với những người có liên quan và ghi sổ kế toán.
Ngoài ra công ty còn sử dụng phiếu xuất kho nhằm mục đích theo dõi số lượng, chủng loại phân bón, cây giống, nguyên vật liệu khác mà nông trường đã giao cho từng đội sản xuất. Đây cũng là cơ sở để kế toán xác định chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
Bất kì một doanh nghiệp nào cũng có tình hình thu - chi nên cần phải có phiếu thu, phiếu chi.
thực xuất quỹ mà làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ kế toán.
+ Phiếu thu xác định số tiền mặt, ngoại tệ, kim khí quý…thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan.
+ Bên cạnh đó công ty còn sử dụng chứng từ giao nhận tài sản cố định nhằm xác định giao nhận tài sản cố định sau khi hoàn thành xây dựng, mua sắm, được cấp trên cấp phát, biếu tặng…đưa vào sử dụng tại đơn vị. Biên bản giao nhận tài sản cố định là căn cứ giao nhận tài sản cố định và kế toán ghi sổ.
Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
Cũng như nhiều đơn vị khác, nông trường cao su Phú Xuân sử dụng những chứng từ ghi trong chế độ: bảng chấm công, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, biên bản giao nhận tài sản cố định.
Là một đơn vị quản lí 749 công nhân viên chức, nông trường tiến hành trả lương theo cả hình thức trả lương gián tiếp và trả lương trực tiếp, và nông trường đã sử dụng bảng chấm công để làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp cho lao động trong nông trường, đồng thời làm căn cứ để thống kê lao động tiền lương.
Do nông trường được nhận nguyên liệu, phân bón, cây giống từ công ty cao su Đăk Lăk nên công ty sử dụng phiếu nhập kho nhằm xác định rõ khối lượng, chủng loại phân bón, cây giống…mà nông trường đã được công ty cao su Đăk Lăk cấp. Đây là căn cứ để ghi thẻ kho, xác định trách nhiệm với những người có liên quan và ghi sổ kế toán.
Ngoài ra công ty còn sử dụng phiếu xuất kho nhằm mục đích theo dõi số lượng, chủng loại phân bón, cây giống, nguyên vật liệu khác mà nông trường đã giao cho từng đội sản xuất. Đây cũng là cơ sở để kế toán xác định chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
Bất kì một doanh nghiệp nào cũng có tình hình thu - chi nên cần phải có phiếu thu, phiếu chi.
+ Phiếu chi nhằm xác định khoản tiền mặt, vàng bạc ngoại tệ, đá quý… thực xuất quỹ mà làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ kế toán.
+ Phiếu thu xác định số tiền mặt, ngoại tệ, kim khí quý…thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan.
+ Bên cạnh đó công ty còn sử dụng chứng từ giao nhận tài sản cố định nhằm xác định giao nhận tài sản cố định sau khi hoàn thành xây dựng, mua sắm, được cấp trên cấp phát, biếu tặng…đưa vào sử dụng tại đơn vị. Biên bản giao nhận tài sản cố định là căn cứ giao nhận tài sản cố định và kế toán ghi sổ.
Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Để thực hiện công việc tổng hợp và kiểm tra, kiểm soát. Kế toán công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản kế toán bao gồm các tài khoản sau:
Tên tài khoản Số hiệu tài khoản
Tiền mặt 111 Nợ phải thu 131 Nguyên vật liệu 152 Công cụ,dụng cụ 153 CPSXKD dở dang 154 Thành phẩm 155 Cầm cố,kí quỹ,kí cược ngắn hạn 144 Đầu tư ngắn hạn 128 Tài sản cố định hữu hình 211 Tài sản cố định vô hình 213 Hao mòn tài sản cố định 214 Lương phải trả CNV 334 Các khoản phải nộp khác 338 (BHXH,BHYT,KPC Đ) Thuế và các khoản nộp cho NN 333
Các khoản phải trả 331
Nguồn vốn kinh doanh 411
Chênh lệch đánh giá lại tài sản 412
Quỹ đầu tư phát triển 414
Quỹ dự phòng tài chính 415
Quỹ khen thưởng,phúc lợi 431
Lợi nhuận chưa phân phối 421
Mua hàng 611
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621
Chi phí nhân công trực tiếp 622
Chi phí sản xuất chung 627
Chi phí quản lí doanh nghiệp 642
Thu nhập khác 711
Chi phí khác 811
Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 821
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản ngoài bảng (tài khoản loại 0). Hình thức ghi sổ kế toán
Hình thức ghi sổ kế toán được kế toán nông trường sủ dụng là ghi theo hình thức kế toán nhật kí chung.
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật kí, mà trọng tâm là sổ nhật kí chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó, lấy số liệu trên các sổ nhật kí để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật kí chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ làm căn cứ ghi sổ.
Ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật kí chung. Từ nhật kí chung chuyển số liệu để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Sau đó mở sổ kế toán chi tiết đồng thời với việc mở sổ nhật kí chung ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Cuối tháng cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối phát sinh. Sau đó kiểm tra đối chiếu khớp đúng với số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, từ đó tiến hành lập báo cáo tài chính.
Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán
Cũng như nhiều đơn vị khác, nông trường cao su Phú xuân đều lập các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị vào cuối năm, cuối quý.
Chứng từ kế toán
Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối phát sinh
Trong báo cáo tài chính bao gồm: + Bảng cân đối kế toán.
+ Bảng báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
+ Thuyết minh báo cáo tài chính.
Báo cáo quản trị do kế toán trưởng trực tiếp lập.
Theo định kì, phòng kế toán phải nộp các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị cho Giám đốc công ty và phòng kế toán - tài vụ của công ty cao su Đăk Lăk. Ngoài ra phải cung cấp cho các cơ quan Nhà nước như cơ quan thuế, cơ quan thống kê…
3.2.3.3 Tổ chức trang bị cơ sở vật chất kĩ thuật phục vụ cho việc thu thập và xử lý thông tin
Việc ứng dụng tin học trong công tác thu thập, sử dụng và xử lý thông tin được sử dụng trong công tác kế toán. Tại phòng kế toán tài vụ đều được trang bị đầy đủ máy tính, máy in, máy photocopy, các vật dụng - công cụ văn phòng. Đến đàu năm 2008, công ty sẽ chính thức mua phiên bản phần mềm kế toán máy MISA7.9 để ứng dụng vào chương trình kế toán của nông trường.
3.2.3.4 Quá trình lưư giữ chứng từ tại nông trường
Các chứng từ khi hết giá trị sẽ được lưu ở phòng kế toán 1 năm, sau đó chuyển vào kho. Các chứng từ giá trị thấp có thể được lưu ở kho 3 năm rồi hủy, còn các chứng từ có giá trị cao, thì tùy vào giá trị của chứng từ có thể lưu tại kho 5 năm, 10 năm hoặc đến 20 năm.
3.2.3.5 Tổ chức bộ máy kế toán về nhân sự tại nông trường cao su PhúXuân Xuân
Nông trường cao su Phú Xuân là một đơn vị trực thuộc công ty cao su Đăk Lăk, phương thức quản lí và hạch toán tài chính của nông trường còn phụ thuộc vào công ty cao su Đăk Lăk, nên công tác quản lí, tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán cũng mang nhưng nét đặc thù riêng của
nông trường.
Công tác tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán của nông trường được tổ chức như sau:
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại nông trường
Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng
Mối quan hệ giữa kế toán trưởng với các kế toán viên trong phòng là quan hệ trực tuyến hay quan hệ chỉ đạo. Kế toán trưởng bố trí, phân công công việc. Sắp xếp các vị trí trong phòng kế toán. Xác định rõ nhiệm vụ và chức năng của từng kế toán viên trong phòng. Quan hệ giữa kế toán trưởng và các kế toán viên trong phòng là quan hệ trực tuyến hay còn gọi là quan hệ chỉ đạo. Kế toán trưởng có quyền kiểm tra, giám sát các hoạt động, công việc của kế toán viên. Hướng dẫn và chỉ đạo các kế toán viên sao cho họ làm đúng công việc và chức năng của mình.
Mối quan hệ giữa các kế toán viên trong phòng là mối quan hệ chức năng. Các kế toán viên trong phòng đều có những phần hành công việc khác nhau, giữ các nhiệm vụ và chức năng khác nhau nhưng các kế toán viên phải có sự liên kết chặt chẽ với nhau, bổ sung cho nhau để cùng thực hiện những mục tiêu chung của công tác kế toán. Quan hệ giữa các kế toán viên còn được gọi là quan hệ đối chiếu. Do đặc thù của kế toán đó là yêu cầu về độ chính xác phải cao, phải tuyệt đối nên khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh các kế toán viên phải liên hệ, đối chiếu với nhau để tránh các gian lận, sai sót.
Kế toán trưởng Kế toán thanh toán công nợ kế toán thuế Kế toán vật tư và BHXH huy động vốn KTQT, nợ Cty CSLK, N viên ISO tín dụng Kế toán tiền lương, đầu tư
CSKTCB
Thủ kho Thủ quỹ
Ví dụ: Khi có nghiệp vụ khinh tế phát sinh như sau, 1 công nhân ứng trước tiền lương trong tháng 11/2007 là 2 triệu VNĐ bằng tiền mặt. Khi đó kế toán tiền mặt phải đối chiếu với kế toán tiền lương, để xem định mức tiền lương trong tháng của công nhân là bao nhiêu? số ngày công mà công nhân đã làm là bao nhiêu?...Từ đó để xem xét xem công nhân đó có thể ứng được số tiền trên không? Khi công nhân đến chỗ thủ quỹ để nhận tiền, thủ quỹ và các kế toán lương, kế toán tiền mặt phải liên hệ xem xét xem các thủ tục đã đầy đủ, hợp lệ chưa? số tiền cần chi có đúng không?...
Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức bộ máy kế toán tại nông trường cao su Phú Xuân
- Trưởng phòng - kế toán trưởng
+ Thực hiện quyền tự chủ, chủ động tham mưu cho Giám đốc về việc quản lý, điều phối sử dụng vốn sản xuất kinh doanh theo điều lệ công ty và theo qui định của pháp luật.
+ Cùng với Giám đốc nông trường chịu trách nhiệm trước pháp luật và công ty trong phạm vi vốn và tài sản ghi trong bảng cân đối kế toán của nông trường.
+ Tổ chức công tác kế toán, công tác thống kê và bộ máy kế toán phù hợp với qui mô sản xuất và định biên của công ty.
+ Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của nông trường.
+ Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời, đúng chế độ kết quả kiểm kê