III. Tình hình thực hiện công tác đấu thầu xây lắp ở công ty cầu 14.
1. Với dự án công ty tự tham gia đấu thầu:
Đấu thầu xây lắp là một hoạt động không thể thiếu đợc với các doanh nghiệp xây dựng - muốn tồn tại và phát triển trong thời điểm hiện tại và trong tơng lai. Hiệu quả của hoạt động này có ảnh hởng trực tiếp đến kết quả sản xuất kinh doanh của công ty vâỵ trong những năm qua công ty đã thực hiện công tác đấu thầu là công việc vô cùng quan trọng thu hút sự tham gia của mọi thành viên trong Công ty.
1.1. Thu thập thông tin về dự án và quyết định tham gia đấu thầu.
Để có các công trình tham gia đấu thầu xây lắp công ty rất quan tâm tới vấn đề tìm kiếm thông tin và coi đó là công tác quan trọng tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình cạnh tranh sau này. Nguồn thông tin mà công ty khai thác chủ yếu là:
- Trên các phơng tiện thông tin đại chúng, đó là việc quảng cáo đấu thầu. Hiện nay nhờ uy tín của mình; số công trình mà công ty biết và tham gia đấu thầu chủ yếu qua hình thức thông báo mời thầu, nh mời thầu.
- Thông tin về những nguồn vốn, công trình dự định đầu t xây dựng trong tơng lai.
- Nguồn thông tin có đợc nhờ quan hệ tốt với các cơ quan nhà nớc, các cấp chính quyền.
Sau khi thu thập đợc các thông tin công ty có bộ phận xem xét, đánh giá lại độ chính xác của thông tin, thông tin đó có cần hiệu lực không. Khi đó có đánh giá cụ thể về độ chính xác của thông tin. Trởng phòng kế hoạch kinh doanh chỉ định cán bộ lập công văn xin tham gia dự thầu kèm theo hồ sơ năng lực tài chính, thiết bị công nghệ, nhân lực, kinh nghiệm thi công. Chất lợng công trình đã thực hiện gửi cho chủ đầu t, tham gia sơ tuyển. Các hồ sơ này do trởng phòng kế hoạch kinh doanh chịu trách nhiệm cập nhập, kiểm soát.
Khi nhận đợc thông báo mời tham dự thầu của chủ đầu t, trởng phòng kế hoạch kinh doanh xem xét để trình giám đốc quyết định mua hồ sơ thầu hay từ chối tham gia thầu. Việc quyết định mua hồ sơ thầu hay từ chối thầu tham gia thầu do giám đốc công ty quyết định, chủ yếu dựa vào các thông tin về:
Tiềm năng của đối thủ cạnh tranh. Lịch sử của chủ đầu t.
Tình hình hiện tại của Công ty.
1.2. Lập hồ sơ dự thầu:
Khi đã có hồ sơ mời thầu các phòng chức năng tiến hành các công tác. - Xem xét, nghiên cứu tỷ mỷ hồ sơ thàu để hiểu rõ mọi yêu cầu của hồ sơ và chắc chắn công ty có đủ năng lực để thỏa mãn các yêu cầu. Kết quả viẹc xem xét phải lập thành văn bản trình lãnh đạoh xem xét phê duyệt.
Tiến hành khảo sát mặt bằng, địa điểm thi công, nguồn vật t khai thác đ- ợc tại địa phơng, lập bá cáo trên và hồ sơ thầu phòng kỹ thuật thi công tổ chức xây dựng biện pháp thi công gồm:
+ Bản tiền lơng. + Vật t hiện có.
+ Công nghệ và thiết bị sử dụng. 38
+ Biện pháp thi công.
Trởng phòng kỹ thuật thi công phải soát xem biện pháp thi công trớc khi trình giám đốc xem xét và phê duyệt.
Phòng kế hoạch kinh doanh tiến hành lập giá dự thầu căn cứ vào. - Các điều kiện của hồ sơ thầu.
- Biện pháp thi công, thiết kế kỹ thuật. - Nguồn vật t lựa chọn.
- Đơn giá xây dựng cơ bản. - Đơn giá ca máy tơng ứng.
- Thông báo giá của địa phơng tại thời điểm làm thầu. - Các thể chế hiện hành của nhà nớc.
- Các thiết bị, vật t luân chuyển sẵn có của Công ty. - Nguồn vốn điều kiện thanh toán.
Để giá trị thầu có sức cạnh tranh cao thì nó phải phù hợp với giá xét thầu của chủ đầu t. Mà giá xét thầu của chủ đầu t chủ yếu đợc lập dựa vào gái dự toán xây lắp công trình trên cơ sở khối lợng công tác xây lắp và định mức đơn giá của Nhà nớc. Mặt khác do sản phẩm xây dựng có tính chất cá biệt phụ thuộc nhiều vào khả năng của nhà thầu, địa điểm luôn xây dựng thay đổi theo từng dự án vì vậy công ty không thể thống nhất tính giá dự thầu cho các dự án mà phải tính cho từng loại công việc, công tác xây lắp sau đó tổng hợp lại thành gía thành xây lắp.
Trên cơ sở khối lợng mà chủ đầu t cung cấp và mức giá cả, các nhà thầu sẽ tính đợc giá dự thầu của mình giá dự thầu đợc xác định:
Gdth = ∑
=
m J 1
QJ . DJ
Trong đó QJ là khối lợng công tác xây lắp thứ j do bên mời thầu cung cấp trên cơ sở tiền lơng đợc bóc ra từ bản vẽ thiết kế kỹ thuật hoặc bản vẽ thi công.
DJ: là đơn giá dự thầu công tác xây lắp thứ J do nhà thầu lập ra theo hớng dẫn chung về lập giá xây dựng trên cơ sở điều kiện cụ thể của mình và giá cả thị trờng theo mặt bằng giá đợc ấn định trong hồ sơ mời thầu.
m: Số lợng công tác xây lắp do chủ đầu t xác định lúc mời thầu. Giá trị thầu đợc tổng hợp trong biểu:
S
Cách tính các thành phần chi phí trong đơn giá dự thầu.
STT Khoản mục chi phí Cách tính Kết quả
I Chi phí trực tiếp ∑ = m J 1 QJ . Jnc CT D + CLVL VL 1 1. Chi phí vật liệu
2. Chi phí nhân công
∑= = m J 1 QJ . Jnc CT D (1+ + ) NC
3. Chi phí máy thi công
∑= = m J 1 QJ . Jm CT D M Cộng chi phí trực tiếp VL + NC +M T II Chi phí chung P.NC C
III Thuế, lãi (T+ C) Tỷ lệ quy định Th,L
IV Dự toán xây lắp GXL = VL + M + NC + C + Th, l Trong đó:
QJ: Khối lợng công tác xây lắp thứ J, DJVL, DJnc, DJm: Chi phí vật liệu, nhân công, máy thi công. Trong đơn giá xây dựng cơ bản của công tác xây lắp thứ J.
F1: Các khoản phụ cấp lơng (nếu có) tính theo tiền lơng tối thiểu mà cha đợc tính hoặc tính cha đủ trong đơn giá xây dựng cơ bản.
F2: Các khoản phụ cấp lơng (nếu có) tính theo tiền lơng cấp bậc mà cha đợc tính hoặc cha tính đủ trong đơn giá xây dựng cơ bản.
h1n: Hệ số biểu thị quan hệ giữa chi phí nhân công trong đơn giá so với tiền lơng tối thiểu của nhóm lơng thứ n.
h2n: Hệ số biểu thị quan hệ giữa chi phí nhân công trong đơn giá so với tiền lơng cấp bậc của nhóm long thứ n.
p: Định mức chi phí chung. TL: Thuế và lãi.
CLVL: Chênh lệch vật liệu nếu có.
Nhà thầu thờng xuyên phải chuẩn bị 2 bộ hồ sơ dự thầu trở lên gồm một số bộ gốc và các bản sao. Ngoài bìa ghi số "bản gốc" hoặc "bản sao", tên gói thầu , tên nhà thầu. Các tài liệu trong hồ sơ dự thầu phải theo yêu cầu của bên mời thầu nhng thờng phải có những tài liệu sau:
- Đơn dự thầu.
- Giấy bảo lãnh dự thầu của ngân hàng.
- Các tài liệu xác nhận về t cách pháp nhân của nhà thầu: + Thông tin chung.
+ Quyết định thành lập doanh nghiệp. + Giấy phép hành nghề.
+ Đăng ký kinh doanh.
- Các tài liệu giới thiệu năng lực nhà thầu.
- Thiết kế tổ chức xây dựng, biện pháp tổ chức thi công tổng thể và chi tiết cho từng hàng mục công trình và cả công trình.
- Sơ đồ tổ chức hiện trờng. - Biểu tiến độ thi công. - Bảng dự toán giá dự thầu.
1.3. Nộp hồ sơ dự thầu:
Sau khi chuẩn bị các tài liệu có liên quan trong hồ sơ dự thầu công ty tiến hành nộp hố sơ dự thâù cho chủ đầu t trớc thời hạn quy định trong hồ sơ mời thầu hoặc không báo mời thầu. Trong thời gian này Công ty vẫn tiếp tục nghiên cứu những đề xuất kỹ thuật, tiến độ và biện pháp thi công.. đã nêu trong hồ sơ dự thầu. Nếu thấy, cần sửa chữa, bổ sung cho chủ đầu t theo quy định, nhằm phát huy tối đa tính cạnh tranh của hồ sơ dự thầu.
Khi hồ sơ thầu nộp sẽ đợc niêm phong bảo mật và chỉ đợc mở ra khi mở thầu.
1.4. Nhận đợc thông tin trúng thầu - ký hợp đồng khi nhận đợc thôngbáo trúng thầu, ký hợp đồng. báo trúng thầu, ký hợp đồng.
Khi nhận đợc thông báo trúng thầu, giám đốc công ty chỉ định cán bộ chịu trách nhiệm lập hồ sơ trúng thầu. bao gồm:
- Thoả thuận hợp đồng. - Các tiểu chuẩn kỹ thuật, - Các tiêu chuẩn chung. - Hồ sơ về giá.
- Các bản vẽ.
- Bản tuyên thệ sơ bộ. - Các phụ lục bổ sung.
- Danh mục các văn kiện tạo thành hợp đồng. - Giá trúng thầu.
- Bảo lãnh thực hiện hợp đồng. - Bản thiết kế thi công.
Trởng phòng kế hoạch kinh doanh phối hợp với trởng phòng kỹ thuật thi công xem xét kiểm kê các tài liệu trên, đặc biệt, chú ý của bản vẽ, các tiêu chuẩn để đảm bảo mọi yêu cầu đều đợc thể hiện rõ ràng đầy đủ, đồng thời th- ơng thảo với khách hàng để đi đến thống nhất để trình giám đốc ký hợp đồng thời thơng thảo với khách hàng đẻ đi đến thống nhất để trình giám đốc ký hợp đồng.
Trờng hợp không trúng thầu, trởng phòng kế hoạch kinh doanh phải xem xét và báo cáo với giám đốc bằng văn bản kèm theo văn bản giải đáp của hội đồng xét thầu (nếu có).
1.5. Phát sinh- sửa đổi bổ sung hợp đồng.
Đối với yêu cầu sửa đổi bổ sung hợp đồng, mọi văn bản yêu cầu sửa đổi bổ sung đều phải chuyển tới phòng kế hoạch kinh doanh. Phòng kế hoạch kinh doanh phối hợp với phòng kế kỹ thuật thi công để xem xét, tính toán khối lợng phát sinh và thông báo kèm theo các tài liệu hớng dẫn mới đã đợc giám đốc phê duyệt tới các bộ phận liên quan để thực hiện. Đối với những phát sinh do điều kiện khách quan đa lại, trởng phòng kỹ thuật thi công, đội trởng công trình phải thông báo cho phóng kế hoạch kinh doanh bằng văn bản và thống nhất vơí khách hàng hoặc đại diện khách hàng về nội dung các công việc phát sinh.