hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ của Cục Ứng dụng công nghệ thông tin
1. Công tác văn thư, lưu trữ của Cục Ứng dụng công nghệ thông tin
Cục Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) là cơ quan trực thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông; có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng để giao dịch theo quy định của pháp luật. Các công việc về công tác văn thư, lưu trữ của Cục Ứng dụng CNTT do Văn phòng phụ trách
1.1. Công tác văn thư
Công tác văn thư của Cục được tổ chức theo hình thức hỗn hợp. Một số công việc về văn thư được thực hiện tập trung tại Văn thư Cục như tiếp nhận văn bản, đăng ký văn bản, nhân bản, đóng dấu, ban hành văn bản…Một số công việc được thực hiện phân tán tại các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục như soạn thảo văn bản, in ấn.
Nội dung công tác văn thư cụ thể bao gồm: a) Quản lý và giải quyết văn bản đến
b) Quản lý và giải quyết văn bản đi c) Quản lý và sử dụng con dấu
1.2. Công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ của Cục Ứng dụng CNTT bao gồm: a) Lưu trữ tại Văn thư Cục
b) Lưu trữ của các cá nhân
c) Lưu trữ của các Ban Quản lý dự án
2. Phân tích công tác văn thư, lưu trữ dưới góc độ của nguyên tắc toàn diện toàn diện
Phân tích công tác văn thư, lưu trữ của Cục Ứng dụng CNTT dưới góc độ của nguyên tắc toàn diện trong nhận thức và thực tiễn nhằm xem xét từng tình tiết, diễn biến trong công tác văn thư, lưu trữ và mối liên hệ giữa chúng cũng như mối liên hệ giữa công tác văn thư, lưu trữ với các quy định hiện hành của pháp luật về văn thư, lưu trữ; từ đó tìm ra cái đúng, cái chưa đúng, nguyên nhân, hậu quả của nó và đưa ra các phương án, đề ra các biện pháp xử lý có hiệu quả nhất.
Nếu coi công tác văn thư, lưu trữ của Cục Ứng dụng CNTT là một vấn đề cần xem xét thì theo nguyên tắc toàn diện cần xem xét sự tồn tại của nó trong mối liên hệ qua lại giữa các bộ phận, yếu tố, thuộc tính khác nhau trong tính chỉnh thể của nó và trong mối liên hệ qua lại giữa nó với các quy định hiện hành của pháp luật về văn thư, lưu trữ; phải xem xét, đánh giá từng mặt, từng mối liên hệ và phải nắm được đâu là mối liên hệ chủ yếu, bản chất quy định công tác văn thư, lưu trữ. Ở đây, ta cần xem xét mối liên hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ; đây là mối liên hệ bên trong. Còn mối liên hệ giữa công tác văn thư, lưu trữ của Cục Ứng dụng CNTT với các quy định của pháp luật hiện hành về văn thư, lưu trữ là mối liên hệ bên ngoài. Trong điều kiện này thì mối liên hệ bên ngoài lại đóng vai trò quyết định. Vì công tác văn thư, lưu trữ của Cục Ứng dụng CNTT trước hết phải thực hiện đúng theo quy định của pháp luật.
Hiện nay, công tác văn thư, lưu trữ của Cục Ứng dụng CNTT thực hiện theo quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật sau:
- Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04/4/2001;
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
- Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06/5/2002 của Bộ Công an và Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
Sau khi nghiên cứu, xem xét mối liên hệ giữa công tác văn thư, lưu trữ của Cục Ứng dụng CNTT với các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ thì công tác văn thư, lưu trữ thực tế hiện nay của Cục Ứng dụng CNTT có những điểm đúng nhưng vẫn còn có những điểm chưa đúng. Sau đây, chúng ta chỉ tập trung xem xét những điểm còn chưa đúng với quy định của pháp luật. Bởi vì những điểm này nếu còn tồn tại lâu dài sẽ gây ra những hậu quả tương đối nghiêm trọng; ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng hiệu quả của công tác văn thư, lưu trữ.
Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến, do Cục Ứng dụng CNTT đã sử dụng phần mềm máy tính để quản lý văn bản nên việc đăng ký văn bản đến được thực hiện trên máy. Văn bản đến được trình cho Lãnh đạo Cục xem xét và cho ý kiến chỉ đạo giải quyết. Do không được chuyển trở lại văn thư nên việc chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết không do văn thư thực hiện mà do Lãnh đạo Cục chuyển trực tiếp trên máy tính sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết. Việc chuyển giao như vậy bảo đảm được yêu cầu nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ. Tuy nhiên, việc chuyển giao theo cách này, cá nhân xử lý văn bản đến sẽ không có bản chính của văn bản nên sẽ khó khăn trong việc lập hồ sơ sau này.
Đối với việc lập hồ sơ hiện hành, Khoản 4 Điều 23 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP đã quy định:“Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó”. Tuy nhiên, việc lập hồ sơ hiện hành đối với mỗi cá nhân thuộc Cục Ứng dụng CNTT chưa được quan tâm. Phần lớn các cá nhân chưa nhận thức được vai trò của việc lập hồ sơ hiện hành nên không thực hiện việc lập hồ sơ. Nếu có lập thì phần lớn cũng chưa bảo đảm đầy đủ nội dung của việc lập hồ sơ và chưa đáp ứng được yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập. Trong việc chuyển giao văn bản đến, Văn thư Cục chỉ chuyển cho cán bộ giải quyết các tài liệu điện tử của văn bản. Trước đây, khi chưa có phần mềm quản lý văn bản trên máy tính thì Văn thư Cục cũng chỉ sao lại văn bản đến để chuyển cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết còn bản chính của văn bản đến thì lưu lại. Vì vậy, các hồ sơ hiện hành nếu được lập cũng chỉ là tập hợp những văn bản có giá trị thông tin tham khảo. Và theo quy định, những hồ sơ như vậy không phải là tài liệu lưu trữ. Nguyên nhân của vấn đề này là do Cục Ứng dụng CNTT chưa có quy định và hướng dẫn cụ thể về việc lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục.
Việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của Cục Ứng dụng CNTT hiện nay cũng chưa được triển khai trong khi Điểm a Khoản 1 Điều 22 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP quy định:“Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định”. Nguyên nhân chính của vấn đề này là Cục Ứng dụng CNTT chưa có quy định rõ ràng bằng văn bản về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của Cục. Nếu vấn đề này còn chưa kịp thời được xử lý thì khoảng 05 năm sau, Cục Ứng dụng CNTT sẽ không có hồ sơ nào được lập, bảo quản theo đúng quy định để nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia và Nghị định số 111/2004/NĐ-CP. Vì thời hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử là 10 năm, Cục Ứng dụng CNTT đã thành lập và đi vào hoạt động được 05 năm. Cục Ứng dụng CNTT lại là cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III theo Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/2009 của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Xem xét mối liên hệ bên trong giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ, chúng ta nhận thấy sản phẩm cuối cùng của công tác văn thư (hồ sơ) là đầu vào của công tác lưu trữ. Tuy nhiên, việc lập hồ sơ hiện hành của Cục Ứng dụng CNTT và của các cá nhân trong Cục chưa thực sự được quan tâm; các tài liệu văn thư (văn bản, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của Cục) phần lớn được lưu trữ phân tán; việc bảo quản các tài liệu này cũng chưa được quan tâm đúng mức. Việc xác định giá trị tài liệu không thường xuyên được thực hiện nên việc phân loại tài liệu để giao nộp tài liệu văn thư có giá trị vào lưu trữ hiện hành trở nên rất khó khăn. Và cùng với điều đó, việc lựa chọn tài liệu lưu trữ hiện hành để giao nộp vào lưu trữ lịch sử và loại ra tài liệu hết giá trị để tiêu hủy sẽ càng khó khăn, phức tạp. Tất cả những vấn đề trên đều ảnh hưởng lớn đến công tác lưu trữ mà nguyên nhân là do mối liên hệ với công tác văn thư tạo ra.
3. Vận dụng nguyên tắc toàn diện đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ
Công tác văn thư, lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng đối với mọi hoạt động của các cơ quan, tổ chức nói chung và của Cục Ứng dụng CNTT nói riêng. Nó liên quan đến tất cả các đơn vị, cá nhân trong Cục. Do đó, việc đề ra các
giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ của Cục Ứng dụng CNTT là việc làm cần thiết.
Vận dụng nguyên tắc toàn diện, để nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác văn thư, lưu trữ cần có các biện pháp để tác động đồng thời đến cả công tác văn thư và công tác lưu trữ. Đối với công tác văn thư phần lớn đã thực hiện đúng quy định, các biện pháp chủ yếu chỉ cần tác động vào việc chuyển giao văn bản đến, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành. Đồng thời, công tác lưu trữ phải tiến hành thu thập ngay các hồ sơ trở về trước để giao nộp vào lưu trữ hiện hành; lập kế hoạch thu thập đối với các hồ sơ, tài liệu hiện tại.
Cũng theo quan điểm toàn diện, để tác động đồng thời đến cả công tác văn thư và công tác lưu trữ cần áp dụng đồng bộ các biện pháp sau:
- Tổ chức các buổi hội thảo trình bày các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ để toàn thể cán bộ, công chức nhận thức đúng đắn về vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ;
- Xây dựng Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Cục Ứng dụng CNTT; - Không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ văn thư, lưu trữ; - Thay đổi quy trình chuyển giao văn bản đến;
- Thường xuyên nhắc nhở cán bộ, công chức áp dụng đúng các mẫu trình bày văn bản đã được ban hành trong quá trình soạn thảo văn bản;
- Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành phải được quy định cụ thể trong Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Cục Ứng dụng CNTT.
- Hàng năm, Văn thư Cục phải lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập;
- Hàng năm, Văn thư Cục đề xuất thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu để lựa chọn tài liệu lưu trữ hiện hành có giá trị giao nộp vào lưu trữ lịch sử và loại ra tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.