C ỘNG HÒA XÃ HỘI HỦ NGHĨA V IỆT N AM
2.2.3. Kế toán tổng hợp về giá vốn hàng bán
Hàng ngày, căn cứ vào các hóa đơn chứng tư như hóa đơn GTGT, đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu chi… kế toán tiến hành vào sổ nhật ký chung( theo mẫu 2.8)
Tư sổ nhật ký chung, các số liệu sẽ được chuyển sang sổ cái TK 632. Cuối tháng, cuối quý cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau đó đối chiếu số liệu trên sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết xem đã khớp hay chưa. Khi số liệu đã chính xác thì số liệu đó sẽ được dùng để lập các báo cáo tài chính.
Biểu 2.14. Sổ cái TK 632 của công ty CPTM Dung Huy
Đơn vị: Công ty CPTM Dung Huy Mẫu số S03b-DN
Địa chỉ: TT Trới- Hoành Bồ- Quảng Ninh (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
Năm: 2012
Tên tài khoản : Giá vốn hàng bán Số hiệu: 632
Chứng tư
Diễn giải
Nhật ký chung Số hiệu TK đối
ứng
Số tiền Số hiệu Ngày
tháng
Trang số
STT
dòng Nợ Có
PX 118 01/12 Xuất bán cho công tyxây dựng Anh đức 155 16.816.000
PX119 05/12 Xuất bán cho Cty TNHH Hoàng Kim 155 24.232.800
… …. ….
PX120 12/12 Xuất bán cho DN tư nhân Sơn Hà
155 39.520.000
… … …
PKT60 31/12 K/c giá vốn hàng bán 911 2.539.789.000
Cộng số phát sinh trong tháng
2.539.789.000 2.539.789.000
Số dư cuối tháng
Ngày 31 tháng 12 năm 2012 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu)
2.3. Kế toán chi phí bán hàng
2.3.1. Chứng từ và thủ tục kế toán
Chi phí bán hàng là chi phí lưu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp. Chi phí bán hàng trong công ty CPTM Dung Huy bao gồm các loại sau:
Chi phí nhân viên bán hàng: là các khoản phải trả nhân viên bán hàng, nhân viên vận chuyển, bảo quản hàng hóa và các khoản tiền công bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các khoản phụ cấp khác.
Chi phí khấu hao tài sản cố định: là biểu hiện bằng tiền của phần hao mòn tài sản cố định, kể cả tài sản hữu hình và tài sản cố định vô hình trong quá trình bảo quản hàng hóa và quá trình bán hàng như khấu hao của nhà kho, cửa hàng, các phương tiện bốc xếp, phương tiện tính toán, kiểm nghiệm..
Chi phí dụng cụ, đồ dùng: là giá trị bằng tiền của các công cu, đồ dùng phục vụ cho quá trình bán hàng như giấy, mực in, bút...
Chi phí dịch vụ mua ngoài: là số tiền trả cho các đơn vị và cá nhân bên ngoài do cung cấp các dịch vụ, lao vụ cho công ty phục vụ cho quá trình bán hàng như tiền thuê vận chuyển, tiền sửa chữa tài sản cố định thuê ngoài,…
Chi phí bằng tiền khác: là những khoản chi phí chưa ghi vào các khoản đã trình bày ở trên như chi tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi tiền thuê xe, thuê bốc xếp, chi phí mở L/C…
Để hạch toán chi phí bán hàng, kế toán tập hợp các khoản chi phí phát sinh trên TK 641 – chi phí bán hàng. Tài khoản này phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ của doanh nghiệp. Tài khoản 641 được mở chi tiết theo tưng nội dung chi phí theo dõi ở các tài khoản cấp 2:
TK641.1- Chi phí nhân viên TK641.2- Chi phí vật liệu, bao bì TK641.3- Chi phí dụng cụ, đồ dùng TK641.4- Chi phí khấu hao TSCĐ TK641.5- Chi phí bảo hành
TK641.7- Chi phí dịch vụ mua ngoài TK641.8- Chi phí bằng tiền khác
Chứng tư sử dụng của công ty CPTM Dung Huy bao gồm: -Bảng thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương -Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ
-Phiếu xuất kho, các hợp đồng dịch vụ mua ngoài, hóa đơn GTGT -Phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng
-Các chứng tư có liên quan khác
2.3.2. Kế toán chi tiết chi phí bán hàng
Tất cả các chi phí bán hàng phát sinh đều được công ty theo dõi chi tiết và ghi sổ đầy đủ theo ngày tháng phát sinh của chi phí. Đối với các loại chi phí như lương cho nhân viên bán hàng, chi phí khấu hao TSCĐ… thì đến cuối tháng mới được tập hợp và ghi sổ.
Hàng ngày, căn cứ vào các hóa đơn, chứng tư như: bảng phân bổ tiền lương, hóa đơn mua sắm các dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho việc bán hàng, hóa đơn dịch vụ mua ngoài… kế toán phản ánh vào sổ chi tiết chi phí bán hàng.
Ví dụ: Ngày 09/12/2012, công ty có mua một số dụng cụ, đồ dùng để phục vụ cho bộ phận bán hàng với hóa đơn GTGT sau:
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần sách và thiết bị trường học Quảng Ninh Mã số thuế:
Địa chỉ: Số 10, Long Tiên, phường Bạch Đằng, Hạ Long, Quảng Ninh Điện thoại: 033.3828210 Số tài khoản: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thị Nơi
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần thương mại Dung Huy Mã số thuế: 5700.605.320
Địa chỉ: Tổ 6 – Khu 10 – TT.Trới – Hoành Bồ - Quảng Ninh Hình thức thanh toán : Tiền mặt
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
1 Bút bi cái 200 3.000 600.000
2 Giấy vệ sinh bịch 20 30.000 600.000
3 Bút xóa cái 50 20.000 1.000.000
4 Băng dính cuộn 60 25.000 1.500.000
Cộng tiền hàng 3.700.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 370.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 4.070.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn triệu không trăm bảy mươi nghìn đồng chẵn./
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên
Sau đó kế toán sẽ tiến hành lập phiếu chi như sau:
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 09 tháng 12 năm 2012
Mẫu số:01GTKT3/001 AA/12P Số:0034767
Biểu 2.15. Phiếu chi của công ty CPTM Dung Huy
Công ty Cổ phần thương mại Dung Huy mẫu số 02-TT Địa chỉ: Thị trấn Trới - Hoành Bồ - QN ( Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI
Ngày 09 tháng 12 năm 2012
Họ và tên người nhận tiền : Nguyễn Thị Nơi Địa chỉ: Công ty CPTM Dung Huy
Lý do chi: Mua VPP phục vụ cho bộ phận bán hàng Số tiền:4.070.000 đồng
Viết bằng chữ : Bốn triệu không trăm bảy mươi nghìn đồng chẵn. Kèm theo 01 chứng tư gốc
Đã nhận đủ số tiền viết bằng chữ: Bốn triệu không trăm bảy mươi nghìn đồng chẵn
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quy Người lập phiếu Người nhận tiền
(Ký, họ tên,đóng dấu) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên)
Sau khi đã tập hợp được đủ các chứng tư liên quan, kế toán tiến hành vào sổ chi tiết chi phí bán hàng.
Mẫu 2.16. Sổ chi tiết chi phí bán hàng của công ty CPTM Dung Huy
Quyển số: 10 Số:95 Nợ:641,133 Có: 111
Biểu 2.16. Sổ chi tiết chi phí bán hàng của công ty CPTM Dung Huy
Đơn vị: Công ty CPTM Dung Huy Mẫu số S36-DN
Địa chỉ: TT Trới-Hoành Bồ-Quảng Ninh ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG
Tài khoản: 641
Tư ngày 01/12/2012 đến ngày 31/12/2012
ĐVT:VNĐ Chứng tư Diễn giải Tài khoản đối ứng
Tổng số tiền
Ghi nợ TK 641
SH NT Nhân công Khấu haoTSCĐ …. CP dịch vụmua ngoài CP bằng tiềnkhác
… … … … … … … … … …
PC94 09/12 Chi trả tiền điện nước 111 2.310.000 2.310.000
PC95 09/12 chi mua VPP 111 3.700.000 4.070.000
…. … … … …
PKT55 31/12 Chi phí khấu hao bộ phận bán hàng
214 7.500.000 7.500.000
PC 100 31/12 Chi tiếp khách 111 3.200.000 3.200.000
… … … …
PKT 68 31/12 Kết chuyển chi phí bán hàng 911 204.158.000
Ngày 31 tháng 12 năm 2012 Người ghi sổ Kế toán trưởng
2.3.3. Kế toán tổng hợp về chi phí bán hàng.
Hàng ngày, căn cứ vào các hóa đơn, chứng tư có liên quan, kế toán tiến hành cập nhật chứng tư vào máy, sau đó số liệu sẽ được chuyển sang sổ nhật ký chung theo mẫu đã nêu ở trên. Tư sổ nhật ký chung số liệu sẽ được vào sổ cái TK 641.
Biểu 2.17. sổ cái TK 641
Đơn vị: Công ty CPTM Dung Huy Mẫu số S03b-DN
Địa chỉ: TT Trới- Hoành Bồ- Quảng Ninh (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
Năm: 2012
Tên tài khoản : Chi phí bán hàng Số hiệu: 641
Chứng tư
Diễn giải
Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng
Số tiền Số hiệu Ngày
tháng
Trang số
STT
dòng Nợ Có
… … … … … … … …
PC95 09/12 Chi mua VPP 111 3.700000
… … ….
PKT55 31/12 Chi phí khấu hao bộ phận bán hàng
214 7.500.000
PC 100 31/12 Chi tiếp khách 111 3.200.000
… … …
PKT 68 31/12 Kết chuyển chi phí bán hàng
911 204.158.000
Cộng số phát sinh trong tháng
204.158.000 204.158.000
Số dư cuối tháng
Ngày 31 tháng 12 năm 2012 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
CHƯƠNG III
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CPTM DUNG HUY
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại công ty CPTM Dung Huy:
Trong nền kinh tế hiện nay, sự cạnh tranh thị trường của các doanh nghiệp đang diễn ra hết sức gay gắt thì việc nâng cao hiệu quả của kế toán bán hàng có vai trò hết sức quan trọng. Nó là một công cụ phục vụ đắc lực cho công tác quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp trong đó có công tác tiêu thụ hàng hóa. Thông qua số liệu của kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa mà chủ doanh nghiệp biết được mức độ hoàn thành kế toán kinh doanh tiêu thụ của doanh nghiệp, phát hiện kịp thời những thiếu sót, mất cân đối giữa các khâu tư đó có biện pháp xử lý thích hợp. Còn các cơ quan Nhà nước thì thông qua đó để biết được mức độ hoàn thành kế hoạch nộp thuế. Các doanh nghiệp khác thì thông qua đó để xem có thể đầu tư hay liên doanh với doanh nghiệp hay không.
Để đạt được yêu cầu đó, quản lý hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa phải thực sự khoa học, hợp lý, phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp. Qua quá trình thực tập tại công ty CPTM Dung Huy và đi sâu vào chuyên đề “ Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty CPTM Dung Huy”, em có một số đánh giá về công tác kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng như sau:
3.1.1. Ưu điểm
•Về tổ chức bộ máy kế toán:
Công ty có đội ngũ bộ máy kế toán đủ trình độ và giàu kinh nghiệm, làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, bộ máy kế toán được thiết kế gọn nhẹ, được tổ chức sắp xếp phù hợp với yêu cầu của công ty và trình độ của mỗi người. Mỗi nhân viên phòng kế toán phụ trách một mảng công việc riêng,
chính sự phân công đó đã tạo nên sự chuyên môn hóa trong công tác kế toán, tránh chồng chéo công việc, tư đó tạo nên một môi trường làm việc tốt và hiệu quả cho tưng cá nhân trong công ty, nâng cao được hiệu quả của bộ máy kế toán.
Ngoài ra, bộ máy kế toán của công ty còn được tổ chức một cách linh hoạt, gọn nhẹ, theo hình thức tập trung tạo điều kiện cho việc kiểm tra, chỉ đạo của kế toán trưởng cũng như ban lãnh đạo công ty đối với toàn bộ hoạt động của phòng kế toán nói riêng và toàn công ty nói chung. Để tạo thuận lợi cho công tác kế toán, ban lãnh đạo công ty đã chú trọng trong việc trang bị các phương tiện, máy móc tính toán, xử lý thông tin phù hợp, tư đó làm giảm bớt được khối lượng công việc cho nhân viên kế toán trong suốt kì kế toán, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ, kiểm tra, đối chiếu trên các sổ kế toán.
•Về chứng tư, sổ sách
Nhìn chung, các phần hành kế toán được thực hiện hạch toán rõ ràng, về cơ bản đúng với chế độ quy định. Các tài khoản sử dụng phù hợp với chế độ kế toán, các mẫu, bảng biểu và báo cáo được lập đúng theo thể thức, đúng kỳ. Các nghiệp vụ kinh tế được phản ánh chính xác, kịp thời.
Các chế độ kế toán do nhà nước ban hành được công ty áp dụng một các linh hoạt, sáng tạo phù hợp với đặc điểm hoạt động của công ty và trình độ của nhân viên kế toán. Công ty đã thực hiện đúng chế độ ghi sổ của Nhà nước ban hành, các chứng tư sử dụng trong quá trình hạch toán đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các chứng tư đều được kiểm tra, xử lý đồng thời cũng được phân loại, hệ thống hóa các nghiệp vụ theo trình tự thời gian và lưu trữ cẩn thận.
Công ty áp dụng hình thức nhật ký chung trong công tác kế toán rất phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Việc áp dụng hình thức này giúp công ty hạn chế được số lượng sổ sách kế toán nhiều, phức tạp, đồng thời tạo
điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng vi tính vào công tác kế toán, giúp cho việc tổng hợp số liệu cuối kỳ được nhanh chóng và kịp thời.
•Về kế toán bán hàng
Quá trình bán hàng luôn được theo dõi chặt chẽ, luôn có sự kiểm tra, đối chiếu thường xuyên giữa phòng kế toán và các cửa hàng, với phòng kinh doanh của công ty vì vậy mà mọi thông tin về việc tiêu thụ luôn được cập nhật, tránh xảy ra sai sót, thất thoát không đáng có.
Công ty đã xây dựng được bảng mã hàng hóa bằng phương pháp mã hóa để mã hoa mỗi danh mục mặt hàng bằng một mã ký tự riêng. Việc xây dựng bảng mã này góp phần không nhỏ cho công tác quản lý hàng hóa và công tác bán hàng, giúp cho người sử dụng có thể nhận diện, tra cứu một cách nhanh chóng, chính xác.
Mỗi nghiệp vụ bán hàng phát sinh đều được tập hợp đầy đủ chứng tư, hóa đơn và phản ánh kịp thời vào các sổ chi tiết và các sổ tổng hợp có liên quan. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho công tác đối chiếu, kiểm tra số liệu, tư đó giúp các nhân viên kế toán hạch toán chính xác kết quả hoạt động kinh doanh.
3.1.2. Nhược điểm
•Về hệ thống sổ sách sử dụng:
Công ty đang áp dụng hình thức nhật ký chung trong công tác kế toán mà không sử dụng các nhật ký đặc biệt. Điều này khiến cho khối lượng ghi chép trên nhật ký chung là khá lớn làm cho hiệu quả công việc đạt được nhiều lúc không cao.
•Về công tác hạch toán hàng tồn kho:
Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp cả kỳ dự trữ tuy có thể giảm bớt được công việc tính toán cho nhân viên kế toán song độ chính xác không cao, công việc bị dồn vào cuối kỳ sẽ ảnh hưởng khá lớn đến việc cập nhật thông tin kịp thời, nhanh chóng của kế toán.
•Về việc trích lập và sử dụng các khoản dự phòng:
Điều này sẽ gây bất lợi cho công ty nếu trên thị trường có sự biến động lớn về giá cả hàng hóa. Công ty cũng không thực hiện việc đánh giá và trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi. Nguyên nhân có thể là do khách hàng của công ty hầu hết là những khách hàng quen biết, có mối quan hệ làm ăn lâu dài với công ty trong nhiều năm. Tuy nhiên các khoản phải thu cũng có thể gặp phải những khoản rủi ro nhất định. Việc không trích dự phòng các khoản phải thu khách hàng đôi khi làm cho công ty không chủ động được về mặt tài chính, ảnh hưởng không nhỏ đến quyền lợi của công ty.
•Về tình hình thanh toán công nợ:
Do đặc điểm kinh doanh của công ty có một số khách hàng được công ty áp dụng hình thức thanh toán chậm. Điều này đòi hỏi nhân viên kế toán công