doanh tại công ty Linh Đạt
2.1 Chứng từ và sổ sách sử dụng
2.1.1 Các chứng từ cần thiết sử dụng trong quá trình bán hàng của công ty:
Hợp đồng mua hàng
Phiếu xuất kho
Hoá đơn giá trị gia tăng
Phiếu thu
Giấy báo có của ngân hàng
Những hoá đơn, chứng từ này đều phải tuân theo quy định của BTC và phù hợp với chế độ kế toán mà doanh nghiệp áp dụng.
Hợp đồng mua hàng: Là sự thoả thuận giữa công ty và người mua. Quy định số lượng, mặt hàng yêu cầu. Hợp đồng có giá trị pháp lý là căn cứ để giao hàng, nhận hàng và để công ty lập định mức sản xuất.
Phiếu xuất kho: Phiếu này do thủ kho lập dựa trên số lượng hàng hoá thực xuất. phiếu xuất kho ghi: tên, đơn vị tính, số lượng yêu cầu, số lượng xuất, đơn giá, thành tiền và tổng số.
Hoá đơn giá trị gia tăng: công ty hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, theo quy định của BTC. Hoá đơn GTGT gồm 3 liên: liên một màu tím lưu tại cuống sổ, liên hai màu đỏ giao cho khách hàng, liên ba màu xanh dùng để luân chuyển ghi sổ.
Phiếu thu: khi khách hàng thanh toán cho công ty bằng tiền mặt, phiếu thu ghi rõ số tiền mà công ty đã nhận từ khách hàng.
Giấy báo có của ngân hàng: khi khách hàng thanh toán cho công ty bằng chuyển khoản. Trên giấy báo có gồm các thông tin về công ty và bên thanh toán, số tài khoản ngân hàng của mỗi bên, số tiền thanh toán.
Tất cả các hoá đơn, chứng từ đều phải hợp lý, hợp lệ về nội dung và hình thức và tuân theo các bước sau đây:
Bảng 2.11 Quy trình luân chuyển chứng từ trong quá trình bán hàng