CÔNG TY CỔ PHẦN CÁP QUANG VÀ THIẾT BỊ BƯU ĐIỆN 3.1 Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu
BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU VẬT TƯ, HÀNG HOÁ
Thành phần tham dự: Phòng tài chính kế toán: Trưởng phòng: Kế toán vật tư: Phòng vật tư: Trưởng phòng:
Cán bộ theo dõi nhập, xuất: Thủ kho:
STT Mã vật
tư Tênvật tư ĐVT Số liệu phòng vật tư Số liệu phòng kế toán
Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn
Ngày… tháng… năm…
Phòng vật tư Thủ kho Phòng kế toán
Ba là, Công ty cần mở các khóa đào tạo nghiệp vụ quản lý vật tư, hàng hoá tồn kho nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ vật tư, ban hành các quy trình
nghiệp vụ làm việc trong công tác phối hợp giữa các phòng ban trong Công ty. Tăng cường đội ngũ lao động có trình độ cho công tác quản lý đại lý, đội ngũ này sẽ đi kiểm tra, hướng dẫn các đại lý thực hiện chế độ bảo quản, báo cáo, kiểm kê định kỳ đối với hàng hoá gửi bán của Công ty .
Về kế toán hàng tồn kho tại Công ty Một là, về tổ chức hạch toán ban đầu:
Công ty cần thực hiện lập các phiếu nhập xuất trực tiếp đúng ngày nghiệp vụ thực tế phát sinh. Việc lập đúng ngày (tuy không ảnh hưởng tới số tồn kho cuối kỳ vì là nghiệp vụ nhập xuất trực tiếp) có tác dụng cung cấp thông tin chính xác và kịp thời hơn cho giám đốc trong việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.
Bên cạnh đó công ty cũng cần điều chỉnh quy trình luân chuyển chứng từ theo hướng rút ngắn thời gian quy định thủ kho về phòng vật tư đối chiếu và nhận phiếu nhập xuất vật tư xuống thành 5-7 ngày thay vì 10 ngày như trước đây. Bên cạnh đó, chu kỳ kế toán xuống kho lấy phiếu nhập xuất cũng được giảm xuống 10 ngày 1 một lần nhằm tăng tính kịp thời trong hạch toán kế toán.
Hai là, về tài khoản sử dụng
Để có thông tin chính xác hơn về trị giá hàng tồn kho phục vụ công tác quản lý hàng tồn kho và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty nên sử dụng các tài khoản sau:
Tài khoản 151-“Hàng mua đang đi đường”.
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hoá, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của Công ty còn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến Công ty nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 151-“Hàng mua đang đi đường”.
Số dư đầu kỳ:
Phản ánh trị giá hàng hoá đã mua về nhưng còn đang đi đường kỳ trước.
Số phát sinh: Số phát sinh:
- Trị giá hàng hoá đã mua đang đi đường. - Trị giá hàng hoá đã mua đang đi đường đã về nhập kho hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng.
Số dư cuối kỳ:
Phản ánh trị giá hàng hoá đã mua về nhưng còn đang đi đường cuối kỳ.
Hạch toán tài khoản 151 - “hàng mua đang đi đường”.
♦ Quy định về hạch toán tài khoản:
Hàng hóa được coi là thuộc quyền sở hữu của Công ty nhưng chưa nhập kho bao gồm:
- Hàng hoá mua ngoài đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng còn để ở kho người bán, ở bến cảng, ở bến bãi, hoặc đang trên đường vận chuyển;
- Hàng hoá mua ngoài đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nghiệm, kiểm nhận nhập kho.
- Kế toán hàng mua đang đi đường được ghi nhận trên TK 151 theo nguyên tắc giá gốc quy định trong Chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho”.
- Hàng ngày khi nhận được hoá đơn mua hàng, nhưng hàng chưa nhập kho, kế toán chưa ghi sổ mà tiến hành đối chiếu với hợp đồng kinh tế lưu hoá đơn vào tập hồ sơ riêng: “Hàng mua đang đi đường”.
- Trong tháng, nếu hàng về nhập kho, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho kiêm hoá đơn mua hàng ghi sổ trực tiếp vào tài khoản 156 “Hàng hoá”.
- Nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về thì căn cứ hoá đơn mua hàng ghi vào Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường”.
- Kế toán phải mở chi tiết để theo dõi hàng mua đang đi đường theo từng chủng loại hàng hoá, từng lô hàng, từng hợp đồng kinh tế.
- Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào hoá đơn mua hàng của các loại hàng mua chưa về nhập kho dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:
Nợ TK151- Hàng mua đang đi đường (giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 - Phải trả cho người bán; hoăc Có các TK 111, 112, 141,…
- Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho, căn cứ hoá đơn và phiếu nhập kho, ghi: Nợ TK156 - Hàng hoá
Có TK151 - Hàng mua đang đi đường.
- Trường hợp sang tháng sau hàng hoá đã mua đang đi đường không nhập kho công ty mà giao thẳng cho khách hàng theo hợp đồng kinh tế tại phương tiện, tại kho người bán, tại bến cảng, bến bãi hoặc gửi thẳng cho khách hàng, gửi bán đại lý, ký gửi, ghi:
Nợ TK632 - Giá vốn hàng bán; hoặc: Nợ TK 157 - Hàng gửi đi bán
Có TK151 - Hàng mua đang đi đường .
- Trường hợp hàng mua đang đi đường bị mất mát phát hiện ngay khi phát sinh hoặc khi kiểm kê cuối kỳ. Căn cứ vào biên bản mất mát, kế toán phản ánh giá trị hàng tồn kho bị mất mát, ghi:
Nợ TK1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK151 - Hàng mua đang đi đường. Tài khoản 159 - “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập khi có những bằng chứng tin cậy về sự giảm giá của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư, hàng hoá tồn kho bị giảm giá; đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho của Công ty khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 159-“Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”.
Bên Nợ Bên Có
Số dư đầu kỳ:
Phản ánh trị giá dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có đầu kỳ.
Số phát sinh: Số phát sinh:
- Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ.
- Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ
Số dư cuối kỳ:
Phản ánh trị giá dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có cuối kỳ.
Hạch toán tài khoản 159 - “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”.
♦ Quy định về hạch toán tài khoản:
- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc và được ghi nhận vào giá vốn hàng bán trong kỳ. - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối kỳ kế toán năm khi lập báo cáo tài chính. Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải được thực hịên theo đúng các quy định của Chuẩn mực kế toán “Hàng tồn kho” và quy định của chế độ tài chính hiện hành.
- Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập cho từng mặt hàng và được tính như sau: Mức dự phòng giảm giá của mặt hàng i = Số lượng mặt hàng i tồn kho x Giá gốc mặt hàng i -
Giá trị thuần có thể thực hiện được của mặt hàng i
Trong đó :
Giá trị thuần có thể thực hiện được của mặt hàng i =
Giá bán ước tính của hàng i trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường
-
Chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ hàng i - Cuối niên độ kế toán căn cứ vào số lượng, giá gốc, giá trị thuần có thể thực hiện được của từng thứ hàng hoá việc xác định khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cho niên độ kế toán tiếp theo:
Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán này lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn được ghi tăng dự phòng và ghi tăng giá vốn hàng bán.
Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đang ghi trên sổ kế toán thì số chênh lệch nhở hơn được hoàn nhập ghi giảm dự phòng và ghi giảm giá vốn hàng bán.
♦ Phương pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu: - Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý), khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý) tiếp theo:
Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn, ghi:
Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 632 - Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho)
Ba là, Công ty có thể lập Hội đồng kiểm kê có trình độ chuyên môn cả về vật tư, kỹ thuật để khi tiến hành kiểm kê không chỉ kiểm kê về số lượng mà còn đánh giá về chất lượng nhằm phát hiện những vật tư, hàng hoá có chất lượng kém hoặc bị hư hỏng để có biện pháp giải quyết trước khi tiêu thụ. Biên bản đánh giá hàng hoá kém chất lượng, hỏng hóc cần sửa chữa khi kiểm kê cũng là căn cứ để kế toán trích lập các khoản dự phòng.